Entenda como administrar os serviços terceirizados de sua empresa em seu sistema de gestão estratégica
Muitas empresas optam por terceirizar alguns serviços de sua companhia visando aumentar a qualidade de seus serviços e produtos, otimizar o tempo e a produtividade da empresa, além de resolver questões orçamentárias. Tudo isso para atingir o grau de satisfação dos clientes e racionalizar custos, mantendo seu padrão de qualidade.
No entanto, a terceirização oferece alguns desafios aos gestores, entre eles: a capacitação e treinamento do terceirizado no processo rotineiro da empresa; a rotatividade das pessoas que executam os serviços terceirizados e o controle das atividades que são feitas pela outra empresa. Algumas vezes, o serviço terceirizado não é feito dentro da empresa que o contrata, dificultando o controle pelo gestor da área. Para empresas que são cobradas por controle de qualidade, leis e certificações, é preciso redobrar a atenção e planejamento antes de terceirizar o procedimento necessário. Afinal, é a sua marca e reputação que está em jogo.
Segundo Priscila Nogueira, diretora de alianças estratégicas da Stratec, vários estudos apontam que os principais desafios de um gestor ao contratar serviços terceirizados englobam a qualidade dos serviços prestados, a qualificação das pessoas que prestam esses serviços, a obtenção do comprometimento das pessoas e a padronização dos processos que foram terceirizados. “Independente do objetivo que se quer alcançar com a terceirização, seja ele redução de custos, foco no core business, ou outros, o gestor que contrata uma empresa terceirizada sempre vai enfrentar esses desafios”, diz.
Para amenizar os riscos da contratação de serviços terceirizados e ampliar o controle sobre os mesmos, recomenda-se que a empresa defina muito bem os seus processos e os formalize em toda a organização, de preferência em uma plataforma onde a informação fique disponível para toda o nível estratégico e administrativo.
Priscila comenta que o software Gestão Estratégica da Stratec permite a definição e o acompanhamento de indicadores ao longo de todos os processos da cadeia de valor da organização, alinhados aos objetivos estratégicos. Todos os critérios, políticas e regras que regem o contrato com a terceirizada podem ser incluídos no software, permitindo sua gestão. “Como o software é baseado na web, com possibilidade de definição de perfis diferenciados de acesso, a empresaterceirizada poderá acompanhar seu desempenho, e elaborar planos de ação caso não esteja atingindo suas metas. Além disso, o software permite que sejam anexados documentos aos valores realizados dos indicadores e aos planos de ação, o que facilita que sejam fornecidas evidências dos mesmos”, ressalta a diretora.
Além disso, é preciso que haja uma integração do prestador de serviço terceirizado para que ele esteja familiarizado com a cultura da empresa contratante, seus valores, metas e processos, evitando assim problemas na execução. “Treinamento e capacitação nos processos e nos valores da empresa são fundamentais para a integração do terceirizado na organização. Também ter indicadores e metas claros, alinhados aos objetivos organizacionais, feedback estruturado e pautado em fatos e dados, permitem que ele se integre e se comprometa com a organização”, diz Priscila.
