Comprende la forma de gestionar los servicios externos de tu empresa en tu sistema de gestión estratégica.
Muchas empresas optan por hacer externos algunos procesos a fin de aumentar la calidad de sus servicios y productos, optimizar el tiempo y la productividad de la empresa, además de resolver problemas de presupuesto. Todo esto para lograr la satisfacción del cliente, optimizar los costos y mantener sus estándares de calidad.
Sin embargo, la externalización plantea algunos retos a los gestores, entre ellos: la cualificación y formación del personal. subcontratado en los procesos rutinarios de la empresa; la rotación de las personas que llevan a cabo las servicios externalizados y control de las actividades realizadas por la otra empresa. En ocasiones, el servicio externalizado no se realiza dentro de la empresa que lo contrata, lo que dificulta el control por parte del responsable del área. En el caso de las empresas que deben cumplir controles de calidad, leyes y certificaciones, hay que prestar más atención y planificar antes de externalizar el procedimiento necesario. Al fin y al cabo, su marca y su reputación están en juego.
Según Priscilla Nogueira, Directora de Alianzas Estratégicas de Actio, varios estudios indican que los principales desafíos para un gerente al contratar servicios externos corresponden a la calidad de los servicios prestados, la especialización de las personas que prestan estos servicios, la obtención del compromiso del personal y la estandarización de los procesos que han sido externalizados. “Independientemente de la meta que se quiera lograr con la externalización, ya sea la reducción de costos, enfocarse en el negocio principal, u otros, el gerente que contrata a una empresa subcontratada siempre se enfrentará a estos desafíos”, comentó.
Para mitigar el riesgo de contratar servicios externos y tener un mayor control sobre ellos, se recomienda que la compañía defina muy bien sus procesos en toda la organización, preferiblemente en una plataforma en la que esté a disposición toda la información a nivel estratégico y administrativo.
Priscila comenta que el software de Gestión Estratégica de Stratec permite definir y controlar indicadores a lo largo de todos los procesos de la cadena de valor de la organización, en línea con los objetivos estratégicos. Todos los criterios, políticas y normas que rigen el contrato con el subcontratista pueden incluirse en el software, lo que permite gestionarlo. "Como el software está basado en la web, con la posibilidad de definir diferentes perfiles de acceso, el subcontratista podrá supervisar su rendimiento y elaborar planes de acción si no cumple sus objetivos. Además, el software permite adjuntar documentos a los valores realizados de los indicadores y los planes de acción, lo que facilita la presentación de pruebas de los mismos", afirmó.
Por último, debe haber una integración del proveedor de servicios y estar familiarizado con la cultura de la empresa contratante, sus valores, metas y procesos, evitando así problemas en la ejecución. “El entrenamiento y la capacitación de los procesos y valores son fundamentales para la integración de la empresa subcontratada en la organización. También contar con indicadores claros, alineados con los objetivos organizacionales, realizar una retroalimentación estructurada y guiada por los hechos y los datos, permiten integrarse y comprometerse.”, concluyó Priscila.
