Trabajar con indicadores de rendimiento no es una práctica nueva, pero muchas empresas todavía no saben exactamente cómo implementar la gestión de KPIs en el día a día de la organización.
La sigla KPI viene del término Key Perfomance Indicator y se refiere a los datos que son relevantes para medir el desempeño de un proceso y de los involucrados en el mismo.
Los indicadores sirven para que los responsables puedan medir lo que está funcionando bien o no en todos los procesos dentro de la empresa y puedan conocer los problemas y establecer soluciones para optimizar el trabajo.
Estabelecer um sistema de gestão de KPIs também permite rastrear o cumprimento das metas dos colaboradores, e os ajuda na priorização de tarefas e na compreensão de suas responsabilidades dentro da organização.
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Si sabes reconocer las ventajas de implementar esta gestión en tu empresa, pero no sabes cómo hacerlo, sigue a continuación algunos pasos para lograrlo.
Alinea los indicadores con la planificación estratégica
Es fundamental que toda empresa posea una planificación estratégica orientando sus acciones para alcanzar determinados objetivos. Es por medio de esta que los colaboradores comprenden sus papeles y se define cómo los procesos agregarán valor a los productos y/o servicios ofrecidos por la organización.
En la gestión de KPIs, é necessário entender completamente os objetivos estratégicos para que sejam traduzidos em metas alinhadas a eles.
Define metas realistas
Las metas basadas en la planificación estratégica deben ser relevantes para el negocio, mensurables y realistas, de modo que sea posible establecer un tiempo para que sean alcanzadas y, a partir de ahí, elegir los KPI que serán monitoreados.
Selecciona los KPI
Depois de ter metas estabelecidas, é preciso saber como medir se a empresa está caminhando para o sucesso ou não. Os indicadores de desempenho têm por função medir a performance do processo a que cada meta se refere.
La principal sugerencia para orientar la elección de los indicadores es que no pueden ser difíciles de medir. Vale recordar que ellos deben enfocarse en las tareas que agregan más valor a la cadena productiva.
Não é recomendado definir um número exagerado de KPIs, no máximo cinco para cada processo. Também é importante indicar quem é o responsável pelo desempenho dos KPIs, seja uma pessoa ou um departamento.
Ve También: “Los indicadores de éxito que no puedes perder de vista al administrar tus proyectos”
Monitorea los procesos
O passo seguinte é acompanhar a performance dos processos para verificar se o desempenho está dentro do esperado. Os KPIs precisam ser medidos e monitorados constantemente, de modo que eventuais desvios sejam percebidos e medidas sejam tomadas.
Corrije las fallas en tu gestión de KPI
Un KPI por debajo de la meta es señal de que una intervención necesita ser hecha para que el rendimiento vuelva al nivel deseado. Para ello, es necesario evaluar las causas para que la corrección se haga en la raíz del problema.
Busca mejorar continuamente
Uno de los principales propósitos de la gestión de KPI debe ser la mejora continua en los procesos, aunque la meta de desempeño esté siendo alcanzada.
Investigar a ocorrência de atrasos, gargalos e desperdícios é uma forma de otimizar os processos e alcançar níveis de performance cada vez mais altos.
É importante lembrar que os KPIs precisam ser autênticos, com base em dados confiáveis, a ponto de direcionar a empresa para as melhores tomadas de decisão. A ideia é que a empresa não se mantenha estática, mas dê passos à frente com a implementação da gestão.
Dependiendo del tipo de organización, los KPI deben estar alineados con normas como ISO 9001 y PBQP-H, entre otras. Esto quiere decir que la tarea no será tan simple como parece.
De hecho, implementar la cultura de monitorear los KPIs manualmente requiere bastante trabajo, lo que implica la creación de fórmulas y gráficos, un proceso de recolección de datos, además de poner en riesgo la confiabilidad de los mismos. Sin embargo, actualmente existen programas específicos en el mercado que facilitan esta implementación.
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