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Está em busca de uma maneira mais eficiente de identificar e solucionar os problemas de sua empresa? As Análises de Pareto existem para tornar mais simples o desafio de lidar com crises e encontrar soluções eficazes e, por isso, são fortes aliadas da rotina de um gestor. Se você ainda não conhece, não sabe para que serve e nem como utilizar essa ferramenta, não se preocupe. Fizemos este post justamente para te contar sobre a Análise de Pareto e sua aplicação. Assim, ao final da leitura, você estará ainda mais preparado para contribuir para a conquista de melhores resultados em sua empresa! Vamos lá? O que são as Análises de Pareto Vilfrido Pareto foi um economista italiano que constatou que 80% da riqueza de seu país se concentrava nas mãos de 20% da população, o que causava problemas econômicos. Essa análise levou à ideia de que 80% dos problemas têm origem em 20% das causas. Uma teoria que pode ser utilizada para além da economia e que, por isso, levou ao desenvolvimento da Regra 80/20, Curva ABC, Diagrama de Pareto ou Análises de Pareto. Para que servem essas análises? Em ambiente empresarial, as Análises servem para indicar que grande parte dos problemas com os quais gestores lidam diariamente tem origem em causas mais específicas do que, por vezes, pode parecer. Isso porque, sem realizar uma análise, fica difícil identificar com clareza qual a origem real dos desafios que a empresa enfrenta. Dessa forma, gestores e colaboradores acabam direcionando seus esforços a soluções que acabam sendo apenas paliativas sem, de fato, chegar ao cerne da questão. Assim sendo, as Análises de Pareto fornecem informações valiosas para o desenvolvimento de estratégias mais assertivas, soluções eficazes e duradouras e para evitar a ocorrência de novas crises. Tudo isso de forma mais fácil e segura, poupando esforços, tempo e recursos. E, portanto, levando a resultados melhores e mais promissores. Como aplicar as Análises de Pareto na sua empresa As Análises de Pareto se baseiam no desenvolvimento de tabelas, planilhas e gráficos. Ainda que tudo isso possa ser feito manualmente ou com o apoio do Excel, o mais indicado é buscar por um software que reúna todas essas funcionalidades. Vale considerar que esse tipo de tecnologia, além de tornar o processo mais simples, facilita o cruzamento de informações para uma análise mais rica e completa. Seja qual for a sua escolha para o desenvolvimento das Análises, é importante saber que a relação 80/20 não é exata e pode variar de acordo com a realidade de cada empresa. A ideia, porém, permanece, bem como a eficácia do método. Desenvolvimento do diagrama O Diagrama de Pareto é feito com base na coleta e organização de dados relativos aos problemas e causas identificados na empresa. Num primeiro momento, o processo pode parecer trabalhoso, mas leva a resultados claros e que tendem a apresentar uma nova visão para a solução de crises. –  O primeiro passo é justamente listar os problemas identificados e suas causas; –  O segundo passo é ordenar essa lista, do problema mais recorrente ao menos recorrente; –  O terceiro passo é fazer um cálculo da porcentagem da ocorrência de cada problema, com base no número de causas; –  O quarto e último passo é organizar esses dados em um gráfico de barras que relacione problemas x frequência. Análise dos dados Uma vez desenvolvido o diagrama ou gráfico, fica visualmente fácil de identificar a verdadeira relação entre problemas e causas e suas consequências para a rotina e resultados da empresa. O acesso a dados mais precisos favorece o desenvolvimento de soluções, contribui para a análise de qualidade dos processos e estratégias aplicadas e, ainda, para o processo global de tomada de decisões. Depois da análise dos dados levantados, é hora de colocar um plano de ação em funcionamento!

Sem tempo para ler este artigo? Clique no player acima e ouça o conteúdo! O tema de melhoria contínua já é bastante difundido em todas as organizações, sendo que o Ciclo PDCA é uma das ferramentas mais utilizadas nesse sentido. Contudo, existem algumas variações neste ciclo que podem ser implementadas e trazer resultados ainda melhores. Estamos falando do PDCL e do PDSA. Você já ouviu falar nessas siglas? Sabe o que elas significam e como se diferenciam do tradicional PDCA? É o que vamos descobrir hoje. Fique atento! PDCA: resgatando os fundamentos Certamente você já ouviu falar em PDCA e até já aplicou na sua empresa. Também já abordamos algumas vezes esse tema aqui no blog da Stratec. Mas, para recuperarmos o entendimento e podermos seguir em frente com o PDCL e o PDSA, vale a pena relembrar do que se trata. Basicamente, o PDCA consiste em um ciclo contínuo de melhoria, organizado da seguinte maneira: planejar, realizar, checar e agir (plan, do, check, act). Você identifica um problema, levanta hipóteses sobre as causas, planeja a melhor forma de solucionar a questão, faz as mudanças necessárias, monitora o desempenho e procede com os ajustes necessários. Veja também: PDCA + DMAIC + MASP + BSC – quais são as diferenças e semelhanças Ele pode ser aplicado tanto a questões pontuais, como uma falha em uma máquina, como em processos. Na parte de processos, o interessante é que você pode lidar continuamente com a melhoria dos mesmos, sempre aplicando o mesmo ciclo. PDCL: aprendendo com a experiência Quando você aplica o PDCA na empresa, está aprendendo com as falhas e o processo de melhoria, correto? O ideal, inclusive, é registrar as mudanças, comparar o antes e o depois, para ter o histórico de evolução e também evitar que erros corrigidos se repitam no futuro. Diante dessa percepção, a FNQ – Fundação Nacional da Qualidade, elaborou o modelo PDCL, onde o “agir” do PDCA é substituído pelo “aprender”. No caso de melhoria de processos, por exemplo, é altamente recomendável que você utilize esse Ciclo, afinal, você vai aprendendo quais são as melhores práticas para tornar os processos mais ágeis e eficientes. Pode ser que uma mudança seja benéfica, mas pode ser que não. E aí você tem um aprendizado. Uma única mudança pode resolver todo o problema, mas pode ser necessário realizar muitas outras. Mais uma vez, você está aprendendo o que é melhor para sua organização. PDSA: estudar o problema para resolvê-lo O PDSA, por sua vez, substitui o “checar” do PDCA pelo “estudar” (study). Essa abordagem é perfeita para empresas que precisam determinar a causa raiz de um defeito ou falha ou então determinar a melhor forma de aplicar um processo. Uma indústria que esteja com alto percentual de produtos defeituosos pode usar o PDSA para encontrar a causa primordial do problema e assim aprender a resolver a questão em situações futuras, por exemplo. Digamos que uma máquina, a cada 1000 horas de trabalho, comece a apresentar defeito em virtude da falta de lubrificação. Aplicando o PDSA, a equipe de qualidade tem condições de aprender quais as melhores práticas para manter a máquina em perfeito funcionamento. Esse aprendizado permite que a empresa tenha estudos de caso que possam ser replicados para todos os funcionários e até apresentados a clientes a fim de melhorar a argumentação de vendas. Veja ainda: As ferramentas que não podem ser esquecidas na hora de montar seu planejamento estratégico Em todos os casos, você está aplicando a melhoria contínua, mas focando naquilo que é mais importante. Resolver um problema imediato com o PDCA, aprender com sua experiência de resolução de um problema ou então estudar a fundo uma situação para poder melhorá-la continuamente. Você já aplicou algum desses métodos na sua empresa? Como foi a experiência? Conte pra gente!

Já pensou em encontrar meios de tornar seu plano estratégico mais simples e assertivo? Existem ferramentas que tornam isso possível e que, portanto, não podem ser esquecidas pelos gestores de empresas de qualquer porte e segmento. Como já se sabe, a realização desse planejamento é uma prática de suma importância para organizações que desejem alcançar resultados cada vez melhores e de forma eficiente. Embora seja uma atividade comum, definir metas, ações e meios para a execução dessas ações não é tarefa fácil. Há uma série de fatores a serem levados em consideração e por isso, o gestor responsável por traçar as estratégias da empresa se vê diante de um importante desafio. As ferramentas em questão se apresentam como recursos simples, porém poderosos. Capazes de simplificar a análise do cenário e a definição de metas, reduzindo falhas e aumentando as chances de sucesso. Interessado? Continue a leitura e saiba mais! Checklist 5W2H O 5W2H é uma ferramenta básica que funciona como um checklist do plano estratégico. São, ao todo, sete perguntas a serem respondidas pelo gestor e que vão orientar o plano tanto para o seu desenvolvimento, quanto para a sua execução. Com o 5W2H o gestor aponta a resposta para as seguintes perguntas: What ou O quê? – qual ação ou tipo de ação vai ser executada;Why ou Por quê? – por qual motivo essa ação se faz necessária;When ou Quando? – quando a ação vai ser feita e por qual período de tempo;Where ou Onde? – onde essa ação será realizada;Who ou Quem? – qual pessoa é responsável por essa ação;How ou Como? – qual é o passo a passo para a execução dessa ação;How much ou Quanto? – qual vai ser o custo dessa ação. Apesar da sua simplicidade, a ferramenta proporciona a geração de informações cruciais e precisas. Além disso, pode ser aplicada em diferentes níveis, para pequenos ou grandes projetos. Ciclo PDCA O ciclo PDCA, por sua vez, aparece como uma metodologia interativa que orienta o planejamento de estratégias visando o controle e a melhoria de processos variados na empresa. O PDCA é chamado de “ciclo” porque é baseado na repetição e deve ser aplicado continuamente nos processos para que a empresa alcance as metas estabelecidas. Funciona da seguinte forma: Plan ou Planejar: etapa em que são estabelecidos os objetivos e os processos necessários para a conquista de resultados;Do ou Executar: etapa em que se coloca em prática o planejamento realizado;Check ou Verificar: etapa em que se verifica se as metas foram atingidas com sucesso;Act ou Agir/Ajustar: etapa em que são feitas as modificações que se façam necessárias e são estabelecidas como condutas padrão as ações que deram certo. Em suma, o PDCA está relacionado ao controle de qualidade. É uma ferramenta capaz de fornecer dados sobre os processos que precisam ser aprimorados em busca de nova metas para a organização Análise de SWOT Também conhecida como planilha F.O.F.A, a análise de SWOT permite que se faça uma análise do cenário com base nos seguintes pontos: Strengths ou Forças;Weaknesses ou Fraquezas;Opportunities ou Oportunidades;Threats ou Ameaças. A SWOT possibilita tanto a análise do ambiente externo ou macroambiente, quanto do ambiente interno ou microambiente da organização. Uma vez conhecido todo o cenário, o gestor passa a reunir condições para desenvolver estratégias visando o aproveitamento das oportunidades e dos pontos fortes da empresa. Bem como para gerenciar ameaças e reduzir riscos e encontrar meios de minimizar ou corrigir os pontos fracos da empresa. Os dados gerados a cada análise realizada podem servir de parâmetro para a evolução da organização ao longo dos anos, bem como do sucesso ou não de ações adotadas a cada período. Você faz uso de alguma outra ferramenta na hora de desenvolver o plano estratégico da sua empresa? Deixe seu comentário!

Metodologias de gestão são sempre bem-vindas para organizar, padronizar e melhorar processos, bem como para maximizar resultados. Mas, quando chega o momento de escolher qual delas aplicar na empresa, o que surge é uma grande dúvida: PDCA, DMAIC, MASP ou BSC? Qual delas é a melhor? Podemos dizer que não existe uma metodologia melhor do que a outra ou mais completa, apenas que cada uma delas tem seus prós e contras. Cabe à você e sua equipe determinar qual – ou quais – tem mais a ver com a sua empresa e o objetivo dela. Para facilitar esse trabalho, listamos quatro das metodologias de gestão mais utilizadas no mercado, bem como suas diferenças e semelhanças. Esperamos que ao final do post você consiga fazer sua seleção! PDCA O PDCA é um método de resolução de problemas bastante utilizado na gestão da qualidade. Sua aplicabilidade cabe a qualquer problema enfrentado pela empresa e pode ser bastante válida na melhoria de processos. O ciclo PDCA é composto de quatro etapas: plan, do, check, act. Ou, em bom português, planejar, fazer, checar e agir. Diante do problema apresentado, você planeja o que deve ser feito; em seguida, executa o planejado; na sequência, confere os resultados; para então ajustar o que tenha que ser corrigido e reiniciar o ciclo. O PDCA pode ser usado no desenvolvimento de novos produtos, melhoria de processos, otimização de estratégias, resolução de problemas, entre outras situações que necessitem de avaliação e aprimoramento contínuo. DMAIC O método DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) também é focado na melhoria contínua, contudo, está baseado em indicadores de performance. O intuito é definir seus indicadores de desempenho, mensurá-los, analizá-los, incrementar a estratégia e controlar os resultados. Excelente para acompanhar a evolução rumo aos objetivos estratégicos da organização e a performance de estratégias de marketing e vendas, pois permite conhecer em profundidade o que afeta o desempenho da organização. Com esse método, fica mais fácil melhorar a satisfação dos consumidores, incrementar a produtividade da empresa, otimizar recursos e obter redução de custos. MASP Metodologia de Análise e Solução de Problemas (MASP) também nasceu na gestão da qualidade, visando detectar e corrigir não-conformidades em processos, seja na indústria, varejo ou serviço. O MASP possui 8 etapas a serem consideradas: identificação do problema – além de identificar o problema, é preciso isolá-lo de outras variáveis, a fim de poder analisar com critério a causa-raiz; coleta de informações – consiste na observação do problema, a fim de reunir informações que possam ajudar na solução; análise – os dados coletados são analisados sob diversas óticas; plano de ação – com base na análise, é criado o plano de ação, ou seja, as estratégias, táticas e ações a serem desenvolvidas para a solução do problema; execução – seu plano de ação é colocado em prática; análise de resultados – os resultados são analisados a fim de verificar se surtiram o efeito desejado; padronização – caso o problema tenha sido solucionado, as novas práticas são implementadas e padronizadas; conclusão – a equipe responsável reúne-se para avaliar todo o processo. Com o MASP, é possível reduzir falhas processuais e de produção, conquistando maior eficiência e eficácia na empresa. BSC Por fim, temos o Balance Scorecard, uma metodologia de gestão focada no nível estratégico da organização. O BSC avalia a performance empresarial sob 4 perspectivas distintas: financeiro – satisfação dos sócios e acionistas; mercado – satisfação dos clientes; processos internos – desempenho de processos; aprendizado e crescimento organizacional – capacidade de aprender e inovar. Para que o BSC seja aplicado, você deve ter os objetivos estratégicos da organização bastante claros, segmentando-os em metas e atribuindo indicadores que permitam a mensuração de resultados. Também é essencial que esses objetivos sejam decompostos em objetivos táticos e operacionais, a fim de envolver toda a empresa na conquista dos mesmos. Afinal, qual metodologia de gestão usar? Como você deve ter percebido, uma não exclui a outra. Ao contrário, elas podem ser somadas e aplicadas em cenários distintos, trazendo melhores resultados. Para facilitar a manutenção dessas metodologias, o ideal é que você conte com um software de gestão estratégica que contemplem mais de uma delas, como é o caso do software da Stratec, que possibilita o uso do PDCA, DMAIC, MASP e BSC.

Não pode ler agora? Ouça a matéria clicando no player: O Ciclo PDCA, ou Ciclo de Deming, vem sendo utilizado como ferramenta de gestão há bastante tempo, tendo sua utilidade verificada primeiramente na área de gestão da qualidade. O intuito da ferramenta é promover a melhoria contínua por meio de quatro etapas que se repetem ciclicamente, dando à equipe a oportunidade de buscar inovações que impactem positivamente no trabalho. Tamanho é o sucesso do Ciclo PDCA (plan, do, check, act) que ele extrapolou os setores de qualidade e conquistou muitas outras áreas, inclusive a gestão de projetos. Entenda agora como usar essa ferramenta! Semelhanças entre PDCA e gestão de projetos Se resumirmos a gestão de projetos, chegaremos a uma estrutura bastante parecida à do ciclo PDCA: planejamos, executamos, monitoramos resultados e encerramos o projeto. A diferença para o PDCA é que o trabalho não para no encerramento, afinal, processos nunca terminam, são cíclicos. As três primeiras etapas são as mesmas e requerem os mesmos cuidados, o que diferencia a quantidade de trabalho envolvido em cada uma delas é a complexidade do projeto ou do processo com o qual estamos lidando. Entrando mais a fundo na gestão de projetos, também percebemos que o PDCA pode ser aplicado em cada uma das áreas trabalhadas: escopo, tempo, custos, aquisições, entre outras. Pode até ser que uma melhoria nãos seja implementada no mesmo projeto, mas a lição aprendida pode ser levada para outras iniciativas. Usando o PDCA na gestão de projetos Uma das tarefas que temos ao iniciar o planejamento de um projeto é determinar como ele será executado. Isso é um processo. Cada área a ser trabalhada ao longo do projeto também precisa de processos estruturados e indicadores de desempenho para que possamos acompanhar a evolução da equipe rumo aos resultados. Diante disso, podemos dizer que o PDCA pode ser usado tanto para melhoria global do projeto, avaliando o planejamento, execução e monitoramento do mesmo, como em subáreas essenciais para o sucesso da iniciativa, como a gestão de custos, por exemplo. Primeiro, você planeja os custos do projeto, define o orçamento e identifica os indicadores de performance que permitirão acompanhar o previsto x realizado. Essa é a fase do Plan. Em seguida, você começa a executar o orçamento, faz aquisições, paga a mão de obra, investe em equipamentos. Essa é a etapa do Do. Na sequência, vem o Check, isto é, analisar os indicadores para ver se o que foi planejado está sendo cumprido. Digamos que a equipe esteja gastando mais do que o previsto. É hora do Act, ou seja, verificar uma forma de reduzir os custos do projeto para que ele seja concluído dentro do orçamento previsto. Feito isso, o ciclo se reinicia, com a equipe replanejando os custos, executando o orçamento, monitorando os resultados e agindo novamente para que os objetivos sejam cumpridos. Este exemplo serve para qualquer área da gestão de projetos e pode ser aplicada a todos os tipos de projetos que sua empresa tenha. Isso porque o PDCA é uma ferramenta simples e fácil de ser aprendida. Por que usar o PDCA na gestão de projetos? Com tantas ferramentas tecnológicas disponíveis, você pode estar se perguntando por que usar o PDCA, algo tão simples? Exatamente por isso! Porque ele é simples e eficaz. O PDCA auxilia na tomada de decisão, trilha o caminho para a melhoria contínua na gestão de projetos. Se você deixar para corrigir o curso de uma ação apenas ao final do projeto, pode ser que seus objetivos não sejam atingidos. Já pensou em ter um desvio de escopo e entregar um produto final que não atende ao que o cliente precisa? Ou então perder o prazo de entrega do projeto e deixar o cliente com uma solução obsoleta? Essas situações podem ser evitadas com o PDCA e uma cultura voltada à melhoria contínua. Pense nisso!

Sem tempo para ler esse artigo? Que tal OUVI-LO? A gestão de projetos já está presente em boa parte das empresas, sendo que 97% delas acredita que o gerenciamento de projetos é essencial para o sucesso organizacional. Essa crença é fruto dos esforços de diversas instituições que fomentam as melhores práticas de gestão de projetos no mundo, como é o caso do PMI – Project Management Institute. Ciente da importância de disseminar conhecimentos de gestão que auxiliem as organizações a obterem melhores resultados em projetos, o PMI elaborou o Guia PMBOK (Project Management Body Knowledge). Com a leitura deste post, você fica sabendo exatamente do que se trata esse guia e por que ele é tão falado na gestão de projetos. Fique atento! O que é o Guia PMBOK? O Guia PMBOK, ou Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, é um compilado de melhores práticas em gestão de projetos, elaborado pelo PMI, uma das instituições de maior renome internacional em gestão de projetos. Ao longo das quase 600 páginas deste referencial teórico e prático, o profissional entra em contato com as 10 áreas do gerenciamento de projetos, aprendendo a planejar, executar e controlar todas as faces de um projeto desenvolvido em modo cascata, ou seja, em fases sequenciais. Considerado a “bíblia da gestão de projetos”, o PMBOK traz conhecimentos adquiridos por profissionais de todo o mundo, reunidos e compilados de forma didática para que qualquer pessoa consiga desenvolver projetos de baixa à alta complexidade. Partindo dos conceitos utilizados no segmento, o Guia PMBOK descreve o ciclo de vida de um projeto de forma completa, considerando os processos, atividades e documentos relacionados. Ele traz normas, técnicas, métodos e processos consolidados com anos de experiência, fornecendo subsídios para uma gestão estratégica e eficaz. As áreas com as quais o profissional de projetos aprende a lidar são: Gerenciamento de escopo; Gerenciamento de tempo; Gerenciamento de custos; Gerenciamento de qualidade; Gerenciamento de aquisições; Gerenciamento de recursos humanos; Gerenciamento de comunicação; Gerenciamento de riscos; Gerenciamento de partes interessadas (stakeholders); Gerenciamento de integração. Qual a importância do PMBOK na gestão de projetos? A partir dos conhecimentos adquiridos com o PMBOK, o gestor de projetos tem a possibilidade de padronizar os processos, estabelecer diretrizes claras de gestão e socializar a informação de maneira adequada, garantindo maior confiabilidade e qualidade na gestão de projetos. Leia tambem: Os indicadores de performance que você não pode perder de vista na gestão de projetos No início da implementação de um PMO (Project Management Office), por exemplo, são elaborados os documentos de registro e controle, os quais podem ser utilizados em qualquer iniciativa da empresa. Também são definidas normas e procedimentos para que o trabalho da equipe de projetos seja executado de forma alinhada à estratégia da organização. A distribuição de responsabilidades torna-se mais transparente e cada profissional envolvido conhece quais são os inputs de suas atividades, bem como os outputs. O controle de cronograma, bem como o acompanhamento da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) dão a dimensão necessária para que cada colaborador saiba exatamente o que e quando deve ser feito. O registro detalhado de todas as atividades e decisões de cada projeto é utilizado para a elaboração do Manual de Lições Aprendidas, ou seja, um compilado das experiências positivas e negativas vivenciadas pela equipe em cada projeto desenvolvido. Veja ainda: Comunicação efetiva e gestão de projetos, como combinar as duas coisas? Esse documento passa a fazer parte do conhecimento corporativo, um histórico a ser consultado sempre que necessário. Com ele, é possível conservar o aprendizado da empresa na execução de projetos e treinar novos colaboradores que venham a somar na equipe. Além do PMBOK, existem outros modelos de gerenciamento de projetos e outros conjuntos de melhores práticas que podem ser implementadas na sua empresa. Fique atento às novidades da Stratec, assine nossa newsletter e faça da gestão de projetos sua aliada!

No gerenciamento de projetos, a definição de escopo é o primeiro item a ser realizado. Essa atividade consiste em determinar quais processos e recursos são necessários para a realização da empreitada, delimitando exatamente o que está e o que não está incluso. De imediato, pode parecer uma atividade simples de ser executada, mas saiba que 78% dos projetos não têm um escopo alinhado aos objetivos estratégicos das empresas que os contratam, impactando nos resultados esperados. O mau dimensionamento do escopo pode acarretar uma série de problemas, especialmente no que tange ao custo, que pode aumentar, e ao prazo, que também pode ser afetado por mudanças não previstas a tempo. Não quer incorrer nesses erros? Confira as dicas que separamos para você definir corretamente o escopo dos seus projetos! Colete os requisitos Antes de mais nada, é preciso saber qual é o objetivo final do projeto, identificando os requisitos que ele deve cumprir juntamente com todos os stakeholders. Por exemplo: no desenvolvimento de um software de gestão de pessoas, haverá um módulo para folha de pagamento, outro para controle de jornada, outro para avaliação de desempenho, e assim por diante. Cada módulo deve carregar algumas funcionalidades, cumprindo com requisitos estipulados por quem vai fazer uso da solução. Este exercício serve para determinar o que está e o que não está contemplado no projeto. Para ficar mais claro para todos os motivos pelos quais cada requisito está sendo considerado, você pode desenvolver uma matriz de rastreabilidade de requisitos, onde são justificados todos os elementos considerados, demonstrando como eles contribuem para o objetivo final. Liste premissas e restrições Um exercício por vezes esquecido no gerenciamento de projetos e definição do escopo é a identificação das premissas e restrições do projeto. Premissa é tudo aquilo que se considera essencial para o desenvolvimento do projeto. No caso da construção de uma casa, por exemplo, podemos dizer que uma premissa é que os materiais sejam comprados com antecedência. Já as restrições são fatos ou situações que limitam a execução do projeto, como, por exemplo, o orçamento. Se você tem apenas 10 mil reais para desenvolver um novo protótipo de carro, pode ser que o produto final não fique exatamente como você gostaria, pela falta de recursos. Crie a EAP do projeto A Estrutura Analítica do Projeto é uma espécie de mapa que permite detalhar as atividades inerentes a cada entrega do projeto, dando uma dimensão mais completa de todo o esforço necessário para a conclusão do mesmo. Com a EAP, fica mais fácil dimensionar a quantidade de pessoas e recursos necessários para o desenvolvimento da iniciativa, bem como elaborar o diagrama de caminho crítico, o qual auxilia na mensuração do tempo necessário para o trabalho. No projeto de uma nova ala hospitalar, por exemplo, podemos decompor o entregável UTI em unidades menores, como: fundação; edifício; rede elétrica; rede de água e esgoto; entre outras. Essas podem, ainda, ser pormenorizadas, dependendo da complexidade do projeto e necessidade de detalhamento das atividades envolvidas. Valide o escopo Finalmente, não esqueça de validar o escopo do projeto com o sponsor e demais stakeholders, obtendo a aprovação de todos com relação aos dados levantados. Desta maneira, caso haja uma solicitação de mudança no meio do caminho ou então um questionamento acerca da execução do projeto, você terá um documento comprobatório de que todos estavam cientes de como seria o desenvolvimento do trabalho. Principalmente quando desenvolvemos projetos internos, isto é, para a nossa própria organização, esquecemos desta etapa. E quando surgem os problemas, ninguém lembra do que foi acordado inicialmente, gerando uma série de conflitos. Planejar e definir o escopo de um projeto não precisa ser difícil nem conflituoso. Siga estas dicas, utilize uma ferramenta de gestão de projetos para acelerar os fluxos de informação e otimize seu trabalho!

A constante busca por resultados e maior competitividade tem levado as organizações hospitalares a desenvolverem melhores estratégias de gestão, sendo a gestão à vista, uma das aplicadas. Quando falamos neste termo, nos referimos à modalidade de gestão que deixa tudo às claras, tanto para os dirigentes do hospital quanto para funcionários, fornecedores e investidores. O intuito é envolver todos os stakeholders na busca por resultados, deixando claro (à vista) quais são os objetivos traçados, as metas a serem alcançadas e, claro, os resultados obtidos ao longo do tempo. Não é uma mudança fácil de ser implementada, afinal, muitos gestores ainda têm medo de comunicar abertamente quais são os planos de longo prazo, o faturamento real da organização, os custos da operação, as falhas e acertos. Entretanto, cada dia mais, vê-se a necessidade de colocar tudo em pratos limpos para atrair a atenção de potenciais investidores e assim consolidar a marca no mercado. A gestão à vista na tomada de decisão Um dos maiores objetivos em se implementar a gestão à vista em uma organização hospitalar é melhorar a tomada de decisão, envolvendo desde o nível operacional até o estratégico. A partir do estabelecimento de metas, a empresa de saúde atribui a cada setor e funcionário determinarmos indicadores de performance, como as metas de redução de infecção hospitalar, por exemplo. Esse número é conhecido por todos e o desempenho do setor rumo à meta é divulgado diariamente, seja por meio de quadros localizados em ambientes de grande fluxo de pessoas ou por meio de tecnologias, como sistemas de gestão estratégica. Essa medida simples evita que os resultados sejam conhecidos somente ao final do mês, contribuindo para que a equipe aja proativamente para contornar obstáculos e chegar aos resultados almejados. Um hospital que tenha esse sistema implementado mostra, a potenciais investidores, que busca o alinhamento estratégico em todas as instâncias de atuação, o que confere maior credibilidade à marca. Gestão à vista e maior produtividade Quando os objetivos, metas e responsabilidades são compartilhados, os colaboradores sentem-se parte vital do processo de geração de valor, tornando-se mais engajados. Um técnico em enfermagem que seja estimulado a oferecer ideias e soluções para problemas internos, por exemplo, passa a atuar de maneira mais focada, elevando a qualidade dos serviços prestados aos pacientes e demais setores. O comprometimento elevado faz com que os profissionais aumentem a produtividade e também a qualidade dos serviços prestados, o que se reflete em uma melhor imagem da empresa de saúde junto ao mercado. As organizações que configuram a lista das melhores empresas para se trabalhar no mundo, por exemplo, têm boas cotações na bolsa de valores, são respeitadas pelo público em geral e recebem aportes de investidores com maior frequência. Esse tipo de reconhecimento da sociedade também pode ser conquistado por clínicas e hospitais, desde que estes invistam em estratégias de gestão focadas no ser humano como peça-chave na geração de valor. Não é incomum vermos investidores questionando sobre pesquisas de clima organizacional e entrevistando colaboradores para saber como a empresa realmente é, antes de fazer qualquer negociação. Neste sentido, a gestão à vista faz com que o discurso interno seja sempre o mesmo, bem como a cultura organizacional esteja consolidada para oportunidades de aporte de capital. Gestão à vista e redução de riscos A análise de riscos é uma das primeiras a serem feitas por qualquer investidor, independentemente da situação financeira da organização hospitalar. Os riscos podem ser toda ordem, portanto, é imprescindível ter na ponta do lápis todos os eventos que podem impactar positiva ou negativamente os negócios. A gestão à vista, neste caso, auxilia na detecção de problemas com maior velocidade e precisão, já que os indicadores de performance são compartilhados com todos. Qualquer desvio do planejado é facilmente percebido e pode ser tratado antes que riscos maiores venham a ocorrer. Do ponto de vista do investidor, esse tipo de atitude por parte da empresa de saúde demonstra maturidade para lidar com questões internas e externas e preparo para enfrentar qualquer adversidade, estimulando-o a realizar o investimento com segurança. Na hora de atrair investimentos externos, não tenha medo de mostrar o potencial da sua instituição e envolva cada colaborador neste processo. Desta maneira, não há como errar! Quer saber mais sobre gestão à vista e termos relacionados? Inscreva-se em nossa newsletter e fique por dentro de novos conteúdos!

Ninguém está livre da competitividade do mercado. Até mesmo instituições de saúde devem preocupar-se com performance, qualidade e resultados. Quanto mais eficiente sua organização é, maiores as chances de perpetuar os negócios. Entretanto, vemos uma grande dificuldade em estipular e monitorar indicadores de desempenho em instituições de saúde. É por esse motivo que, no post de hoje, você confere como os indicadores de desempenho podem ajudar a melhorar a gestão hospitalar. Vamos adiante? O que são indicadores? Antes de mais nada, vamos relembrar o que são indicadores de desempenho. Tratam-se de unidades de medida que auxiliam no monitoramento e mensuração de resultados da organização hospitalar. Estão estreitamente ligados ao planejamento estratégico da organização e permitem acompanhar a evolução das metas de qualidade estipuladas no planejamento anual.   Como planejar os indicadores de qualidade certos? A partir dos objetivos globais da organização hospitalar, devem ser identificadas as metas de curto, médio e longo prazo. A cada uma das metas são atrelados um ou mais indicadores de performance que permitam acompanhar o desempenho rumo ao objetivo final. Tais métricas devem ser monitoradas mês a mês a fim de proverem uma visão abrangente e segura sobre ações X resultados. Neste sentido, um software de gestão pode ser um grande aliado, afinal, traz facilidades na hora de estabelecer e monitorar seus indicadores de qualidade na gestão hospitalar.   Indicadores de qualidade Os indicadores de qualidade hospitalar são um dos grupos mais importantes de dados a serem acompanhados. Eles indicam a performance da sua instituição em oferecer um bom serviço de saúde, zelando pelas melhores práticas hospitalares. Um bom desempenho em qualidade significa pacientes satisfeitos, com a saúde em dia, sem falar na melhoria da reputação da marca. Confira alguns destes indicadores: ●      Taxa de mortalidade geral hospitalar; ●      Taxa de infecção hospitalar; ●      Taxa de cesáreas; ●      Taxa de cirurgias desnecessárias; ●      Taxa de complicações ou intercorrências; ●      Taxa de mortalidade; ●      Taxa de glosas por planos de saúde; ●      Entre outras. Indicadores de uso eficiente da infraestrutura O investimento em infraestrutura é um dos mais altos na área de saúde. Um leito cirúrgico ocioso, por exemplo, significa que seu investimento não está trazendo retorno financeiro para a organização. O mesmo acontece com equipamentos de Raio X, Ressonância Magnética e salas de cirurgia. Se não há pacientes, não há ganho financeiro, apenas despesas. Neste sentido, cabe a identificação e monitoramento de indicadores que mostrem o uso efetivo do espaço, tal como: ●      Taxa de ocupação de leitos; ●      Taxa de ociosidade de equipamentos; ●      Depreciação de equipamentos; ●      Taxa de retorno sobre o investimento.   Indicadores de desempenho humano Outra vertente a ser monitorada regularmente são os indicadores de desempenho humano, que estão atrelados à performance da sua equipe. Dada a infraestrutura necessária para que todos trabalhem com qualidade, é possível monitorar uma série de indicadores que ajudarão na gestão hospitalar: ●      Produtividade por hora; ●      Custo de pessoal por hora; ●      Taxa de absenteísmos; ●      Taxa de ociosidade; ●      Efetividade de treinamentos; ●      Retorno sobre o investimento em pessoal.   Indicadores de qualidade no atendimento No setor de saúde, a qualidade no atendimento é uma das maiores responsabilidades de qualquer empresa. O estado delicado em que os pacientes se encontram, tanto física quanto psicologicamente, exige um preparo adequado e, claro, o monitoramento de indicadores. Alguns indicadores de qualidade a serem acompanhados: ●      Índice de satisfação dos pacientes; ●      Número de reclamações atendidas; ●      Número de recomendações recebidas; ●      Taxa de mortalidade; ●      Taxa de infecções hospitalares; ●      Tempo médio de permanência de pacientes.   Indicadores de uso eficiente de recursos Hospitais, assim como clínicas e outros estabelecimentos que lidam com a saúde das pessoas, trabalham diretamente com compra e armazenagem de medicamentos, troca de equipamentos e implementação de novos projetos a fim de melhorar o atendimento. Neste sentido, faz-se necessário avaliar se os recursos estão sendo utilizados da maneira correta. Um exemplo fácil de ser lembrado é com relação ao estoque de medicamentos: a correta gestão de estoques evita perdas por prazos de validade vencidos. Alguns indicadores referentes à área de logística hospitalar são: ●      Qualidade dos fornecedores; ●      Giro de estoque; ●      Tempo de reposição de estoque; ●      Número de perdas de medicamentos por prazo de validade vencido; ●      Quebras de estoque por mau armazenamento.   Indicadores de gestão estratégica Os indicadores setoriais servem de base para que a organização hospitalar atinja seus objetivos maiores, previstos no planejamento estratégico. O correto acompanhamento da evolução desses esforços é feito por meio de indicadores de gestão estratégica, que podem ser: ●      Índice de lucratividade; ●      Índice de rentabilidade; ●      Nível de endividamento; ●      Patrimônio líquido.   Como gerir esses indicadores de gestão hospitalar Quando entramos em contato com tantos dados e decisões a serem tomadas, a impressão que dá é que é impossível monitorar tudo ao mesmo tempo e extrair valor de tais informações a ponto de poder melhorar a gestão hospitalar. No entanto, é possível padronizar todos os cálculos e otimizar a apuração de dados contando com ferramentas próprias para isso, como sistemas de gestão estratégica. Preparados para oferecer insights precisos a respeito dos indicadores de desempenho da sua organização, esses sistemas são capazes de demonstrar, por meio de dashboards de controle, um panorama completo da gestão hospitalar. Assim, as decisões se tornam mais simples de serem tomadas e as ações necessárias para levar adiante um objetivo estratégico ganham velocidade de execução. Quer saber mais a respeito dessa tecnologia que vem revolucionando a forma de gerir organizações hospitalares? Conheça o software de gestão estratégica da Stratec!