Novedad es lo que no falta en el software Gestión Estratégica. Con la política de invertir siempre en innovación y personalización de la herramienta para atender mejor a los usuarios, el software ahora cuenta con otra funcionalidad en su sistema: el Gráfico de Gantt y la Red PERT. Con estas nuevas formas de visualizar e interpretar la información, cada vez es más fácil gestionar proyectos en la organización.
Fernando Quintans, gerente de proyectos de GD Consult, fue el responsable de la implementación del software Gestión Estratégica en la SAE – Secretaría de Asuntos Estratégicos de la Presidencia de la República. Él cuenta que la herramienta fue una indicación del Ministerio de Planificación y que, como el software es una herramienta más orientada a la planificación estratégica y la gestión de planes de acción, tuvieron que hacerse algunas personalizaciones para facilitar la gestión de proyectos. Pero, después de eso, ha funcionado muy bien en la Secretaría.
Guilherme Barbassa, director de Stratec, afirma que los cambios en el software fueron realmente pensados para ayudar a la gestión de proyectos. “Lo que hicimos fue crear una red PERT en el software, estableciendo una relación entre las actividades. Cuando se tiene la Red PERT, es posible crear el camino crítico del proyecto, que es la identificación de qué actividades, si se retrasan, retrasarán el plazo final del proyecto. Hay actividades que pueden retrasarse y no retrasarán el plazo final. Pero hay actividades primordiales para el cumplimiento del plazo final”, explica. Además, se incluyó el Gráfico de Gantt, que convierte el plan de acción en un gráfico visual de rápida interpretación. “Con el plan de acción se tiene toda la información, facilitando su interpretación”, dice.
Quintans cuenta que el software Gestión Estratégica controla todos los proyectos estratégicos de la Secretaría de Asuntos Estratégicos de la Presidencia de la República. “Toda la metodología que la SAE necesita para gestionar los proyectos están en la herramienta, así como todo el control de costes de los proyectos, control presupuestario e indicadores”, dice. Además, Quintans cuenta que han aprovechado otras funcionalidades, como por ejemplo, parámetros para separar por área. “La SAE se divide en varias áreas, tiene la secretaría ejecutiva, el área de desarrollo sostenible, la secretaría de defensa, entre otras… Con el software, consigo hacer la gestión de proyectos separada por área”, revela.
Quintans agrega además que controla todos los indicadores a través del software. Según él, el objetivo de la SAE es la formulación de políticas públicas para todo el país y los indicadores evalúan no solo la formulación de las políticas como también la aprobación de ellas por la presidencia. “Tiene dos indicadores que muestran bien eso, uno de los indicadores controla la efectividad en la SAE y otro controla la efectividad ante la presidencia”, afirma.
Otra mejora en el software, sugerida por la SAE, fue la implementación del cronograma que permite ver las fechas y costes de cada ítem en el nivel del proyecto principal. “Dentro de un proyecto tengo otros proyectos, y dentro de ese último, tengo más otros. Son tres niveles: proyecto abuelo, proyecto padre y proyecto hijo”, bromea. Explica que antes no podía ver los costes en el proyecto macro, en el proyecto principal (abuelo), solo en los proyectos que seguían en la jerarquía, pero ahora consigue visualizarlos de manera más abarcadora.
Barbassa presenta otra novedad en el sistema. “Además de las novedades ya citadas, el usuario podrá optar si quiere usar el software en el modelo de plan de acción o de proyecto. El plan de acción no contempla la red PERT, entonces no tiene precedencia de las actividades, no tiene camino crítico, es una forma más simple de acompañar las actividades. Ya la gestión de proyecto es más compleja, estamos hablando de planes de una envergadura mayor, planes corporativos, que contemplan varias áreas, muchas actividades, presupuestos elevados y que requieren una metodología más completa de gestión de proyectos”, aclara.
