Estructurar el método de gestión en una organización es un proceso que trae impactos en sus rutinas internas, hay cambios en la parte estratégica, incluso en los valores culturales. Una organización con baja madurez en gestión presenta una serie de deficiencias, no hay una rutina muy bien estructurada y los procesos de comunicación entre los sectores suceden de manera muy informal.
En equipos con una formación inadecuada, a menudo el gestor no realiza el seguimiento de los procesos para que se implemente una rutina de trabajo. Las metas, cuando existen, no se cumplen ni se justifican. Reconocer estas desventajas dentro de la estructura de la organización ya demanda cierta madurez, sin embargo, la implementación de los procesos de cambio exige un mayor maduramiento.
Tener un software que ayude en los procesos de gestión y desempeño es una herramienta importante, ya que pasa a desempeñar el papel de organizador de metas y rutinas. Sin embargo, al implementar el software, la organización necesita comprometerse con la práctica de utilizarlo y seguir las directrices trazadas.
El consultor, en el papel de educador dentro de la organización, ayuda en este entendimiento de que el software es una herramienta, un medio para que la organización alcance madurez estratégica, siempre que haya este acuerdo y cambio en la estructura y cultura de la institución.
Según Segundo Sol Sánchez, gerente nacional de canales y alianzas de Stratec, el software auxilia el papel de la implementación de estrategia creada por el consultor, ya que los colaboradores de la organización aún no tienen la cultura para ejecutar esta estrategia. “Toda la parte de las alertas, de demostrar, por medio de avisos, dónde están los problemas, hace que el software contribuya mucho más que los métodos antiguos de hoja de cálculo”, dice.
El proceso de cobro de tareas suele generar cierta incomodidad entre gerentes y colaboradores, además de una demanda de tiempo invertido en reuniones excesivas. Con la adopción de la herramienta, este rol se delega al software. El debido seguimiento del liderazgo continúa, pero la rutina esencial pasa a ser demandada a través de la herramienta. A menudo, se crea un malestar entre distintos sectores cuando un gerente de un área necesita hacer un reclamo a un colaborador de otra, ya que el flujo de trabajo demanda que uno ejecute el trabajo para que el otro pueda dar seguimiento. El uso de la herramienta elimina esta necesidad de confrontación y evita la incomodidad entre los equipos.
Para Sánchez, una de las grandes ventajas de utilizar el software es unir el conocimiento del consultor, su trabajo, con la herramienta. Así, él pasa a tener la certeza de que el cobro se está realizando, y por un proceso automatizado, ya que en el día a día el colaborador, muchas veces, se pierde en el flujo de trabajo.
Con retroalimentación a través software, o consultor tem uma facilidade maior de demonstrar que sua estratégia está sendo bem implementada.
Un modelo de madurez en gestión estratégica comienza con el reconocimiento de la ineficiencia de los procesos por parte de la organización, este es el primer paso para que el consultor pueda aplicar sus conocimientos y definir una estrategia, y el software es la herramienta ideal para la ejecución y el mantenimiento del método.
