En la gestión de proyectos es igual, especialmente cuando se trata de dar y recibir retroalimentaciones. Vea en este artículo cómo mejorar la comunicación de su equipo de proyectos.
En cualquier ámbito de la vida, ya sea personal o profesional, la habilidad de comunicarse y transmitir informaciones con claridad permite evitar errores y desacuerdos. En la gestión de proyectos es igual, especialmente cuando se trata de dar y recibir retroalimentaciones..
Para que la comunicación sea eficaz, es necesario que el emisor y el receptor hablen el mismo idioma, lo que dentro de una corporación significa habilidad para interactuar, relacionarse y negociar con diferentes tipos de personas, así como gestionar equipos y liderar.
La comunicación en proyectos es una de las áreas más importantes de conocimiento, de acuerdo con el PMI (Project Management Institute), y requiere de atención y de una buena gestión. Por más que tengamos disponibles varios medios de comunicación actualmente, en el Plan de Gestión del Proyecto es fundamental definir cómo se llevará a cabo la comunicación.
Por más que todo el mundo crea saber comunicarse perfectamente, existen algunas formas para evitar fallas en la transmisión de información y en la planificación y organización de la comunicación con los equipos de proyectos. Sigue leyendo y comprenderás mejor.
¿Cuál es la importancia de la comunicación en proyectos?
Al tratarse de la gestión de proyectos, una comunicación adecuada (en la que el receptor comprende totalmente el mensaje enviado y no hay interferencia) sirve para definir todos los aspectos de la planificación, tales como lo que se hará, quién ejecutará cada actividad, cuál es el plazo disponible y cuál es el resultado final previsto.
Todos los recursos humanos involucrados en el proyecto deben recibir información clara y suficiente para entender el flujo de trabajo. Además, es por medio de la comunicación que es posible establecer vínculos entre los miembros del equipo y el gestor, para que ideas sean generadas y consideraciones importantes sean diseminadas.
Cabe recordar que las conversaciones e intercambios informales de ideas, como las que ocurren en los intervalos, también pueden impactar el proyecto positiva o negativamente.
- comunicación interna (que ocurre dentro del equipo) y externa (con clientes, público u otros proyectos);
- comunicación escrita y oral;
- verbal y no verbal (lo que incluye tono de voz y lenguaje corporal);
- vertical (entre niveles superiores e inferiores) y horizontal (entre colaboradores del mismo nivel)
Al hablar de la importancia de la comunicación en proyectos, necesitamos destacar también que la ineficiencia en esa área puede acarrear diversos perjuicios en la gestión y resultar en fracaso.
Por otra parte, la falla en la comunicación puede promover desentendimientos, dificultad para comprender lo planeado e inconsistencias con respecto a las responsabilidades de cada involucrado. Además de perjuicios financieros, esto puede retrasar la ejecución del proyecto y aumentar la repetición de trabajos. Debemos destacar también que la ineficiencia en esa área puede acarrear en diversos daños para la gestión y resultar en fracaso.
Buenas prácticas
Los procesos de gestión de la comunicación sirven para garantizar que la información del proyecto sea debidamente planificada y luego recolectada, creada, catalogada, compartida, gestionada y monitoreada, además de presentadas siempre de manera accesible y clara.
De acuerdo con la Guía PMBOK, los procesos destinados al área de comunicación son la Planificación de la gestión de las comunicaciones, Gestión de las comunicaciones y Control de las comunicaciones.
Existen algunas prácticas, pero son altas las tasas de éxito en las empresas, incluso en gestión de proyectos. Consiste en el mapeo de todas las funciones y actividades a ser realizadas de manera bien visual, lo que permite un mejor entendimiento del flujo de trabajo y de la división de responsabilidades.
El Método Canvas puede hacerse en una pared o, para proyectos más modernos, a través de un software de gestión. La idea del método es simple, pero son altas las tasas de éxito en las empresas, incluso en la gestión de proyectos. Consiste en el mapeo de todas las funciones y actividades a realizar de manera bien visual, lo que permite un mejor entendimiento del flujo de trabajo y de la división de responsabilidades. El Canvas puede ser hecho por medio de un mural o, para proyectos más modernos, a través de softwares de gestión.
Software de gestión de proyectos
El área ya tiene muchos recursos tecnológicos disponibles que pueden facilitar todos los aspectos y hacer la comunicación más eficiente. Con un software, es posible dejar toda la información necesaria a disposición de los involucrados, como plazos, metas, presupuesto, responsabilidades y Riesgos.
Además, cada colaborador puede añadir nuevos contenidos y actualizar sus tareas, para que otros miembros del equipo sepan lo que se está haciendo.
Público externo
Es un error creer que sólo la comunicación interna es relevante para el buen desarrollo del proyecto. Escuchar a los proveedores, clientes y demás públicos de interés puede ayudar en la obtención de informaciones y opiniones valiosas.
Ofrecer un canal de comunicación a ese público, en el que sea posible, por ejemplo, que los clientes prueben innovaciones y envíen retroalimentación sobre determinado producto o servicio. Esto puede evitar la inversión de recursos en elementos con poca funcionalidad o que no alcancen la expectativa de los consumidores.
Dar feedback a los colaboradores y crear un ambiente favorable a la comunicación también son prácticas útiles para que la comunicación en proyectos sea eficiente. El éxito del proyecto está directamente vinculado a la comunicación y la forma en que se hace.
