Con el modelo operativo actual, el flujo de procesos se torna una herramienta central dentro de la gobernanza corporativa.
En este contexto, muchos ejecutivos enfrentan el cambio de salir de la preocupación por el diseño de procesos para migrar a un desafío aún más complejo: el de garantizar que estos procesos funcionen.
Es en esta transición que conceptos como la gestión de procesos del flujo de trabajo, el mapeo de estos flujos de procesos y la incorporación de la IA dentro de estos flujos de procesos ganan relevancia.
El rol del flujo de procesos en la ejecución de la estrategia
Diversos estudios han comprobado que el gran problema de la conexión entre la estrategia y la operación no es la falta de definición, sino las fallas en la ejecución. Kaplan y Norton, al desarrollar el Cuadro de mando integral, dejan eso claro.
Con esto, el flujo de procesos se convierte en un eslabón entre la estrategia y la entrega operacional, permitiendo los siguientes puntos cuando están bien estructurados:
- Traducir objetivos estratégicos en rutinas ejecutables;
- Garantizar estandarización y predecibilidad;
- Reducir dependencia de individuos;
- Sustentar escalabilidad con control.
Aun así, esta consistencia no sucede de forma espontánea, siendo preciso estructura, gobernanza y, principalmente, visibilidad de todo el proceso.
¿Por qué los procesos fallan en la práctica?
Existen diferentes motivos por los cuales los procesos fallan, entre ellos podemos citar la falta de seguimiento en tiempo real, la falta de responsabilidad y cuando estos procesos no están conectados a las estrategias.
Como dicho en el libro BPM CBOK, la gestión de procesos depende de tres pilares para ser eficaz: modelado, ejecución y monitoreo continuo. Y la ausencia de cualquiera de estos pilares puede comprometer el sistema como un todo.
En general, las principales fallas encontradas en los flujos de procesos son:
- Procesos no conectados a la estrategia;
- Falta de acompañamiento en tiempo real;
- Falta de atribuição clara de responsabilidade;
- Dependencia excesiva del conocimiento tácito;
- Dificultad en identificar cuellos de botella operacionales.
Este escenario explica por qué muchas iniciativas de mapa de procesos y flujos no generan impacto real: se detienen en el diseño y no avanzan hacia la gestión activa.
La evolución del mapeo de flujo de procesos
Tradicionalmente, el mapeo del flujo de procesos es el punto de partida. Dado que permite visualizar actividades, decisiones y dependencias dentro de la operación, utilizándose en enfoques como BPM y Lean.
Aun así, en entornos corporativos complejos, solo mapear no es suficiente. Para evolucionar, será necesario transicionar a un Modelo de gestión continua, siendo ajustado e integrado en la toma de decisiones.
Aquí, metodologías como Lean y Six Sigma contribuyen directamente, al introducir conceptos como:
- Eliminación de desperdicios;
- Reducción de variabilidad;
- Mejora continua basada en datos.
Con esto, el flujo de procesos se transforma en un sistema vivo, conectando el desempeño de los colaboradores con los objetivos de la corporación.
Gestión de procesos de flujo de trabajo: el desafío de la escala
A medida que las organizaciones crecen, la complejidad operativa aumenta exponencialmente. Con esto, procesos que antes dependían solo de la proximidad entre las áreas y la comunicación directa pasan a exigir estructura formal.
Precisamente por isso, a gestão de procesos de flujo de trabajo surge como una respuesta a este desafío, permitiendo involucrar algunos puntos esenciales para ser puesta en práctica, siendo ellas:
- Estandarización de rutinas operacionales;
- Definición clara de roles y responsabilidades;
- Creación de mecanismos de control y auditoría;
- Integración con indicadores de desempeño.
En este momento, la cuestión central deja de ser“¿Cómo dibujar un flujo de procesos?”para ser aún más profunda: ¿cómo garantizar que estos procesos se sigan y evolucionen dentro de la organización?
To achieve this, it is essential to combine technology with governance and organizational discipline.
IA para flujo de procesos: de la visibilidad a la inteligencia operativa
La incorporación de la IA al flujo de procesos es un paso importante para dar visibilidad a la operación y, principalmente, para ayudar en el mapeo predictivo de los datos.
Con esto, existen aplicaciones interesantes que la IA puede ofrecer para el flujo de procesos, como veremos a continuación:
- Identificación automática de cuellos de botella;
- Detección de desviaciones operacionales en tiempo real;
- Priorización inteligente de acciones correctivas;
- Análisis de patrones de ejecución.
De acuerdo con la McKinsey, organizaciones que utilizan analítica avanzado en operaciones logran mejorar significativamente la eficiencia y reducir costes operativos.
Con esto, la IA ayuda en la toma de decisiones, al compilar y traer datos importantes para un análisis continuo de la información.
De esta forma, en lugar de utilizar diferentes herramientas para compilar y analizar los datos a la hora de crear o monitorizar el flujo de procesos, la gestión puede centrarse en lo más importante: analizar cómo se está siguiendo este flujo y sus posibles mejoras.
Cómo conectar el flujo de procesos a la gestión de riesgos
Para conectar el flujo de procesos a la gestión de riesgos, será necesario incorporar las etapas de análisis de riesgos dentro de las etapas del flujo operativo y integrar los planes de mitigación a las rutinas de ejecución.
Vale la pena decir que, a diferencia de lo que se cree, el mayor problema dentro de las organizaciones maduras no está en la falta de una gestión de riesgos, sino en cómo esta se desconecta de la operación diaria.
Con esto, el riesgo comúnmente se trata como una capa paralela, mientras que los procesos continúan sin incorporar estos datos en el día a día.
Para ayudar en la gestión de riesgos integrada al flujo de procesos, marcos como el COSO ERM y ISO 31000 ayudan en la toma de decisiones y, consecuentemente, en el impacto de estos riesgos en el cotidiano operacional.
En este contexto, no basta solo integrar los planes de mitigación a las rutinas, sino también monitorear los posibles desvíos, vulnerabilidades e impactos potenciales, además de asociar controles a los puntos críticos de exposición.
En este contexto, el flujo de procesos deja de ser solo un instrumento de eficiencia y se convierte en un mecanismo activo de protección y gobernanza.
¿Cómo estructurar un modelo sostenible de gestión del flujo de procesos?
Para estructurar un modelo sostenible de gestión del flujo de procesos, será necesario integrar estrategia, procesos, ejecución, monitoreo y la mejora continua de este flujo.
En la práctica, esta lógica integra todos los frentes de una operación, desde la parte estratégica hasta la ejecución y el análisis de los indicadores. Para ello, basta tener en mente los siguientes puntos:
Estructuración
En esta etapa, el desafío va más allá de estructurar un flujo de procesos, sino en Garantizar que refleje las prioridades estrategias de la empresa.
De esta forma, los procesos operan conectados a los OKRs y al BSC, lo que promueve un impacto relevante en los resultados de la corporación y auxilia en la traducción de los objetivos a los flujos.
Ejecución
Aquí la estandarización de los procesos pasa a depender exclusivamente de los colaboradores, lo que puede reducir la previsibilidad de cómo estos procesos están siendo seguidos.
Con eso, se vuelve esencial seguir rutinas estructuradas y mecanismos claros de ejecución, de manera que permita ser auditable.
Monitoreo
Monitorear the data is an essential process for acompañar los indicadores y los resultados generados con el flujo.
Para ello, es esencial establecer KPIs, integrar dashboards y seguir esta información en tiempo real para, no solo monitorear problemas, sino actuar sobre ellos antes de que generen un impacto real.
Gobernanza
Aquí la principal falla es la ausencia de una clara rendición de cuentas, lo que acarrea planes de acción que no se siguen de manera analítica.
Con eso, una buena gobernanza necesita establecer flujos de decisión y criterios de priorización, lo que garantiza que las desviaciones se identifiquen y monitoreen.
Riesgo
La integración entre el flujo de procesos y riesgos es esencial para la eficiencia operacional. Sin esta conexión, la empresa puede operar a alto rendimiento, pero corre el riesgo de que un evento aislado desestabilice toda la cadena.
Con esto, incorporar las prácticas de ERM a los flujos permite anticipar riesgos, evaluar impactos y estructurar controles dentro de las etapas del proceso.
El papel de la tecnología integrada en el soporte de los procesos
A medida que la complejidad de los procesos aumenta, las herramientas aisladas dejan de ser suficientes y es necesaria la integración completa entre los procesos y las herramientas de análisis.
De esta forma, las soluciones que integran todas las etapas de un flujo de procesos y permiten el seguimiento holístico de toda la estrategia salen adelante.
Plataformas como a Actio actuamos exactamente en este punto crítico, permitiendo que el flujo de procesos sea gestionado como parte de un sistema mayor y no como un elemento aislado.
Con esto, se vuelve posible:
- Alineación entre estrategia y operación;
- Visibilidad en tiempo real;
- Reducción de la dependencia de personas.;
- Sustentación de la disciplina organizacional.
En este contexto, el flujo de procesos deja de ser un mero instrumento operacional para convertirse en un activo estratégico esencial para la gestión de las empresas.
Permitiendo ejecución con consistencia, escalabilidad de forma controlada, adaptación y la reducción de riesgos estructurales.
Con esto, la combinación entre las metodologías, gobernanza y la IA para el flujo de procesos pasa a sustentar el rendimiento a lo largo del tiempo, permitiendo que los procesos funcionen como deberían durante el día a día.
