Es común que entre las actividades de una empresa algunas necesiten ser ejecutadas todos los días, exigiendo de los gestores que se haga una gestión de la rutina. Las actividades que se repiten constantemente pueden incluso ser embotadas para los colaboradores, sin embargo, sucede con frecuencia que las situaciones de emergencia tomar el enfoque y que las tareas más simples ser dejadas de lado. Con ello, otras actividades se ven perjudicadas, pues las pequeñas tareas rutinarias son esenciales para el funcionamiento eficiente de la organización en general.
Por eso, es fundamental buscar una buena gestión de rutina que pueda mapear las actividades de la empresa que son imprescindibles para las otras operaciones diarias. También es importante transmitir esto con claridad a los responsables de cada tarea para mejorar cada vez más los resultados del equipo.
Hay algunas prácticas de gestión capaces de ayudar a mejorar esta gestión de rutina. Si quiere saber cuáles son, siga leyendo este artículo.
GRD – Gestión de la rutina diaria
El GRD (Gestión de la Rutina diaria) se ha popularizado en el ambiente corporativo, por tratarse de una metodología que ayuda a orientar a los miembros de un equipo sobre cómo mejorar sus resultados, a través de tres pilares principales, que son la mejora continua, estandarización del trabajo y el tratamiento de las anomalías.
Una técnica bastante usada para ello en el GRD es el Ciclo PHVA, que busca ayudar en el desarrollo y mejora de las empresas y suprimir las anomalías en las actividades. De forma resumida, el PDCA consiste en 4 pasos
- planificar (trazar objetivos y caminos);
- ejecutar (hacer que suceda);
- controlar (comparar la planificación y la ejecución);
- mejorar (hacer correcciones).
Estandarización de Procesos
Estandarizar los procesos es una excelente estrategia para ahorrar tiempo y ampliar la confianza de los profesionales en la ejecución de las tareas. Cuando hay un patrón para realizar una actividad, puede ser hecha por varios colaboradores y no sólo por un responsable específico.
Como la gestión de rutinas consiste en verificar y realizar acciones cotidianas para que los colaboradores estén aptos para desarrollar sus obligaciones, esto se hace mucho más fácil con la estandarización.
Organización de Prioridades
El flujo de trabajo es optimizado cuando hay una división de las rutinas de manera objetiva y clara. Esto debe hacerse en base a la prioridad de cada tarea, para separar las actividades normales de las que son críticas.
Entre los criterios utilizados para organizar las prioridades están el plazo de entrega, el grado de impacto en el funcionamiento de la institución, los recursos involucrados y el nivel de dificultad de la ejecución.
Distribución de Tareas
Centralizar actividades es un hábito nocivo para la eficiencia y el cumplimiento de plazos. Por eso, es fundamental distribuir correctamente las tareas y delegar rutinas a los diversos profesionales del equipo de acuerdo con la prioridad de los procedimientos y la capacidad de cada colaborador.
Aquí también es importante considerar las prioridades y repasar principalmente aquellas tareas que pueden ser hechas por cualquier empleado por tener un patrón a seguir. Es importante destacar que delegar actividades para quienes no tienen habilidad para su ejecución puede ser perjudicial y generar un efecto cascada, obstaculizando el progreso de otras tareas.
Monitoreo del Desempeño
La gestión de rutina requiere un monitoreo constante, tanto individualcomo del equipo y de la empresa en general.
Esto se hace mediante el control de tareas y el cobro de la ejecución de los procedimientos dentro de los plazos previstos. El uso de herramientas que ayudan a la conferencia de progreso de las actividades es muy útil, sean check-list y plantillas o aplicaciones y software de gestión de planes de acción..
El monitoreo permite la verificación de problemas en determinadas rutinas, para motivar la búsqueda de cambios, correcciones o la planificación de nuevos procedimientos
Clasificar las Rutinas
Una técnica interesante y que puede generar buenos resultados en la productividadde los colaboradores es categorizar las rutinas operacionales. La práctica consiste en separar en grupos los procedimientos a ser realizados de acuerdo con su semejanza.
A partir de ahí, el equipo puede enfocarse en las actividades de una misma categoría, para facilitar la concentración y hacer el trabajo más rápido. Esto es porque cuando alguien necesita romper su atención para realizar tareas muy distintas, la tendencia es que el proceso sea más largo.
A medida que estas prácticas pasan a formar parte de la gestión rutinaria, se implementa una nueva cultura en la empresa, enfocada en la ejecución organizada de las tareas diarias y una mayor disciplina dentro del equipo.
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