En medio de tantos compromisos, responsabilidades e información, encontrar maneras de reducir la carga diaria de actividades y enfocar tu esfuerzo en la parte estratégica del negocio es esencial para que puedas planificar con más calidad y así obtener resultados más satisfactorios con tu equipo. Pero, ¿cómo lograrlo?
Saber priorizar lo realmente importante
Diariamente tenemos cuatro tipos de actividades:
- Importantes y urgentes: por alguna razón no se hicieron en el momento adecuado y requieren doble atención para cumplir los plazos.
- Importantes y no urgentes: están en su plazo de ejecución y permiten una actuación tranquila y bien planeada.
- No importantes y urgentes: son los famosos “incendios” que tenemos que apagar diariamente y que nos toman tiempo precioso.
- No importantes y no urgentes: son las distracciones que toman nuestra atención.
Si te paras a evaluar estas cuatro situaciones, verás que la ideal es la segunda, importante y no urgente. Las demás debes evitarlas o delegarlas para poder trabajar con calidad y sin estrés. Así que crea una matriz de priorización de actividades dentro de estos cuatro cuadrantes y empieza a organizar tu día a día con lo que realmente genera resultados para tu trabajo.
Delega actividades menos complejas
Saber delegar actividades es una característica que todo gestor debe tener. Para delegar con seguridad, conoce tu equipo y el potencial de cada miembro para ejecutar determinadas tareas y defina papeles y responsabilidades con precisión. Pero, se cuidadoso con la supervisión de esas tareas: si delegaste la actividad, delega también la responsabilidad para ejecutarla y esté pendiente de la evolución, auxiliando a tu equipo siempre que sea necesario.
Automatiza procesos
Muchas de las preocupaciones que tenemos en el día a día están relacionadas a trabajos manuales, que demandan tiempo y no traen resultados efectivos para la empresa, como rellenar documentos, hojas de cálculo y emitir informes. Para esas actividades, busca sistemas informatizados que puedan concentrar toda la información y generar informes gerenciales que auxilien tu toma de decisiones, optimizando tiempo y reduciendo estrés.
Define objetivos, metas y métricas
Cuando estableces objetivos y metas de desempeño para tu equipo, crea mayor sentido de pertenencia y genera un mayor compromiso en las personas. Pero para saber si todo se mueve de acuerdo al plan, también se requiere la identificación de métricas o indicadores de desempeño. Sabiendo dónde el equipo necesita llegar, cuáles son los pasos a seguir y mantenido un control regular de los resultados, tienes la herramienta ideal para reducir tu carga diaria y hacer que tu equipo trabaje de manera integrada, enfocada en los mismos objetivos.
Utiliza la tecnología a tu favor
La tecnología es cada vez más accesible y adaptada a las necesidades de las empresas, por lo tanto, invierte unos minutos para conocer cuáles son tus posibilidades de gestión a partir de herramientas tecnológicas, tales como sistemas de ERP, CRM, automatización de marketing, gestión de contactos y gestión de proyectos. Existen muchas de esas herramientas disponibles en la nube, como es el caso del software de software de gestión estratégica de Stratec, lo que facilita el acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Reducir la carga diaria te permite pensar con más calma en la dirección que quieres dar a tu empresa, así que invierte unos minutos en planificar tu horario, implica a las personas adecuadas y asegúrate de que cuentas con los recursos adecuados para optimizar tu tiempo.
