No es raro que dentro de la empresa surjan dudas sobre quién es responsable de determinada actividad, quién debe aprobar ciertos proyectos o quién debe ser consultado o informado sobre una decisión.

La matriz RACI es una excelente herramienta para evitar que el equipo tenga ese tipo de duda. Algunas organizaciones hasta conocen el concepto, pero no siempre saben cómo el modelo RACI puede ser útil para el contexto de su negocio.

Para aclarar mejor para que la matriz sirve y cómo puede ser implementada, explicamos todo sobre el tema en este artículo. ¡No dejes de leerlo!

¿Qué es matriz RACI?

De un modo resumido, podemos decir que su papel es ayudar a las empresas a organizar y priorizar las acciones de sus colaboradores, de modo que todos sepan exactamente de lo que son responsables.

La herramienta sirve para alinear a los empleados y sus funciones en un proyecto, proceso, servicio o en un departamento, con el propósito de que todo funcione sin problemas, con cada miembro específico consciente de lo que se le asigna.

La sigla RACI es un acrónimo de los términos en inglés:

• Responsabilidad
• Aprobador
• Consulta
• Información

Explicando cada uno, tenemos:

R – Quien es responsable por la ejecución efectiva de una actividad, en otras palabras, el que se responsabiliza por el trabajo de un elemento particular dentro de un proyecto o proceso.

A – Quien tiene la autoridad para aprobar de manera formal una tarea o producto a entregar. Ese es el responsable por solucionar posibles problemas en un proceso y tiene autoridad final sobre un proyecto.

C – Quien necesita ser consultado en caso de que haya dudas o problemas en un proceso, además de la necesidad de cambios. La comunicación con esa persona se realiza en dos vías, con consulta y respuesta.

I – Quien necesita ser informado sobre acciones tomadas, cambios y resultados de un proyecto, aunque esa persona no esté involucrada en el proceso de toma de decisiones. La comunicación se hace sólo en un sentido, donde solo se enviará información sin necesidad de recibir una respuesta.

¿Cuáles son los beneficios del modelo?

El modelo RACI puede ser beneficioso para la organización en diversos sentidos:

• Aumento en el compromiso: con la reducción de dudas y confusión típicas en proyectos y procesos, los colaboradores se sienten menos estresados y más involucrados, ya que saben exactamente cuál es su papel, por lo que son responsables y con lo que no necesitan preocuparse;
• Entrenamiento más eficiente: cuando los empleados son entrenados acerca de lo que no se refiere a sus competencias y responsabilidades, sólo están perdiendo tiempo, pero cuando cada empleado es entrenado en lo que agrega valor a su función, toda la empresa sale ganando;
• Ahorro de tiempo: con el modelo, sólo se convocan a reuniones aquellos colaboradores que están involucrados con el proyecto o proceso específico, ahorrando el tiempo de todos los demás que no necesitan participar;
• Reducción en la frustración con el liderazgo: muchos colaboradores se sienten frustrados al buscar a alguien de un nivel superior en la jerarquía y no conseguir respuestas o soluciones a sus problemas. Cuando todos saben con quién hablar, hay un alivio en esa frustración.

¿Cómo crear e implementar la matriz RACI?

La implementación de la matriz RACI es capaz de resultar en proyectos y procesos más exitosos, pero es fundamental que el método sea aplicado en la práctica. Para ello, se pueden utilizar hojas de cálculo electrónicas, procesador de textos o incluso papel. Si usted ya utiliza un software para la gestión de sus proyectos, las hojas de cálculo sólo se pueden realizar para planificar y alinear la información con el equipo, y luego ser incluidas en el sistema.

Un modelo simple consiste en enumerar responsabilidades horizontalmente y los principales proyectos verticalmente, para entonces llenar cada caja de la rejilla con las iniciales R, A, C e I. El formato aquí no hace mucha diferencia, lo realmente importante es pasar por esas etapas:

1- Identificación de los proyectos estratégicos que necesitan el modelo RACI

El primer paso es identificar los principales proyectos vinculados a los objetivos estratégicos de la organización. Después de eso, listar los pasos de los proyectos o de sus tareas principales. Sólo entonces se puede pensar en quién será el responsable de la ejecución y la aprobación, y quién debe ser consultado e informado sobre cada etapa/tarea.

Es importante recordar que para un mejor uso de la matriz RACI, es fundamental que para toda actividad exista al menos un R (responsable de la ejecución) y un A (aprobador), pero nunca más de un aprobador para una misma actividad.

2- Reunión con los responsables de cada elemento del proyecto

Todos los individuos identificados como parte de la matriz RACI deben participar en reuniones regulares para que todos sean conscientes de sus responsabilidades y para las revisiones estratégicas. Es decir, que las personas marcadas con I, que sólo son informadas, no siempre necesitan participar en todas las reuniones.

Lo ideal es que el modelo RACI sea utilizado sólo en los principales proyectos y procesos estratégicos de la empresa, aquellos que tienen alto valor y son críticos para su buen funcionamiento.

Como se puede ver, es una herramienta simple de utilizar, pero que puede generar diversos beneficios para su organización. ¡Si este contenido ha sido útil para usted, comparta en sus redes sociales para ayudar también a sus amigos!