Gerenciar essas partes é fundamental para o sucesso do projeto, tanto que na quinta edição do Guia PMBOK foi incluído como nova área: o gerenciamento de partes interessadas, em que é feita a identificação dos stakeholders, além do planejamento, gerenciamento e controle das informações sobre as influências, expectativas e interesses desse grupo.
A gestão de partes interessadas serve para antecipar oportunidades e facilitar a prevenção de problemas e a melhoria na comunicação do projeto. Continue lendo e entenda como o gestor de projetos pode fazer isso.
O que é a gestão de partes interessadas?
O Guia PMBOK considera como gestão de stakeholders todos os processos realizados com o objetivo de identificar as pessoas, instituições ou grupos capazes de impactar ou serem impactados por um projeto.
Na prática, é feita uma análise das expectativas dos intervenientes e sua influência no projeto, para a partir daí, serem desenvolvidas as melhores estratégias para o gerenciamento que visa resultar em um engajamento eficaz por parte dos stakeholders.
De acordo com o Guia elaborado pelo instituto PMI (Project Management Institute), o gerenciamento de partes interessadas requer o cumprimento das seguintes etapas:
- Identificação dos stakeholders
- Planejamento da gestão de stakeholders
- Gerenciamento do envolvimento dos stakeholders
- Controle do envolvimento dos stakeholders
How to perform a gap analysis?
Para facilitar o entendimento de como a gestão de partes interessadas é feita na prática, vamos explicar melhor cada uma das etapas a serem seguidas.
1- Identificar os envolvidos
Fazer a identificação dos intervenientes consiste em listar todas as pessoas ou grupos que podem influenciar o sucesso do projeto de alguma forma. Para isso, é interessante fazer um brainstorming e registrar todas as partes que potencialmente têm algum interesse no projeto, independentemente do tamanho do impacto de/em cada um.
É importante descrever esses grupos e seus participantes de maneira a conhecer bem os stakeholders, para que seja possível identificar como podem impactar ou serem impactados por alguma atividade, decisão ou resultado do projeto.
2- Analisar seus interesses e expectativas
Essa etapa serve para entender o que cada stakeholder quer, para isso é necessário descrever quais são as expectativas e interesses de cada um dos envolvidos a respeito do projeto.
Nesse momento é fundamental avaliar tanto o aspecto positivo quanto o negativo desses interesses, pois alguns podem ser prejudiciais à iniciativa. A partir dessa análise é que será possível conhecer profundamente os interessados e definir como devem ser tratados.
3- Classificar os envolvidos
Depois de saber quem são os envolvidos e o que pretendem, deve-se definir qual o nível de influência de cada interveniente sobre o projeto. Para isso, o próximo passo é classificá-los por ordem de importância, de acordo com seu grau de poder, impacto, susceptibilidade e interesse.
Essa classificação serve para esclarecer qual a capacidade de cada stakeholder para alavancar ou paralisar o projeto. Também tem por finalidade facilitar o desenvolvimento de uma estratégia específica para cada um.
4- Criar um plano de abordagem
Depois de ter os envolvidos identificados e classificados, bem como suas expectativas e necessidades, é hora de definir como será a abordagem de cada um para controlar seu envolvimento, o que requer do gestor duas competências: negociação e comunicação.
É essencial planejar de maneira detalhada como será o relacionamento com cada diferente tipo de stakeholder, de maneira a conseguir evitar embates desnecessários, manter um diálogo aberto e aumentar o engajamento das partes interessadas.
Planejar a comunicação com os intervenientes garante que os objetivos de todos fiquem alinhados e que as partes do projeto possam se envolver quando necessário. Vale dizer que o ideal é que, na gestão de partes interessadas, os stakeholders sejam envolvidos desde o início dos trabalhos.
O gestor deve focar sua atenção naqueles que desde o início “compraram a ideia”, pois estes podem motivar as demais partes e diminuir possíveis resistências. Também é válido estabelecer alianças com os responsáveis pelos recursos necessários para o desenvolvimento do projeto.
O segredo é sempre manter um canal aberto de prestação de contas do andamento do projeto, para eliminar desconfiança e resistência que podem prejudicar o resultado.
Seguindo essas etapas e dicas, será possível fazer uma boa gestão de stakeholders e, consequentemente, uma boa gestão de projetos, com bons resultados para todos os envolvidos.
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