Risk management: how to improve your company’s KPIs?
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Você está procurando por alternativas personalizadas para fazer um melhor gerenciamento da sua empresa? Com tantas opções no mercado, fica difícil saber qual delas funciona melhor para você. Então, conhecer os Produtos Actio é uma forma de seu negócio ficar mais que conectado. Se você já repetiu que “os sistemas de gestão não são para mim”, precisa conhecer nossas soluções. Agora, veja como a Actio pode ser a ajuda ideal para você conseguir alavancar as rotinas gerenciais para ser uma das empresas do futuro. Por que escolher a Actio Software? A Actio une gestão e tecnologia para oferecer o melhor desempenho para sua organização. São soluções com base nos pilares: pessoas, performance e processos. Com uma bagagem com mais de 15 anos de mercado, mais de 100 mil usuários e mais de 200 empresas beneficiadas, somos a inovação que seu negócio precisa. Os serviços da Actio Software estão em 7 países. O objetivo é atender às necessidades de sistematizar a gestão empresarial com simplicidade, padronização e de forma contínua. Com isso, gerando resultados expressivos para as organizações. Você pode contar com os Produtos Actio para sua estratégia organizacional, e assim, implementar e reestruturar seus modelos de gestão. Dessa forma, você conseguirá iniciar e dar continuidade a um gerenciamento eficaz. Estão incluídos: organizações de metas, projetos, plano de ação e controle financeiro. Com proatividade, criatividade e uma visão de longo alcance, a Actio tem a metodologia adequada para o seu dia a dia. Quais são os produtos Actio para sua empresa? A Actio é a única empresa que possui o certificado Falconi no mercado. Traduzimos a necessidade do mercado em sistemas de gestão que unem tecnologia com o que há de mais moderno nos processos gerenciais. Veja as soluções que oferecemos para o seu negócio. Módulo Gestão Estratégica O Módulo Gestão Estratégica auxilia na gestão da performance da sua empresa. Com ações efetivas, ágeis e centralizadas. Você tem acesso a: Mapas Estratégicos; Dashboards Personalizados; Indicadores e KPI’s; Desdobramentos de Metas; Acompanhamento de Ações; Análise e Tratamento de Desvios; Matriz de Resultados; Avaliação por Área etc. O software conta com inúmeras ferramentas processuais adaptadas para suprir as demandas do seu projeto, podendo ainda trabalhar com metodologias como: BSC, PDCA, KANBAN e muito mais. Módulos Matriz Orçamentária Se você deseja alcançar metas de receitas e despesas, a Matriz Orçamentária é ideal para aplicar as práticas de gestão no orçamento de sua empresa. Com essa solução, você terá acesso a: Matriz de Resultados; Matriz Mensal; Relatório de Acompanhamento; Matriz de Indicadores; Análise de Fenômenos; Acompanhamento de Ações etc. Problemas com a organização do orçamento da empresa, nunca mais! Além disso, ainda pode contar com dados para uma análise profunda da saúde do seu negócio. Módulo Remuneração Variável Se sua busca é por automatizar e ter mais transparência na remuneração por resultados, encontrou o que precisa. O Módulo Remuneração Variável traz para a sua companhia: Cards de Metas; Indicadores e KPI’s; Análise de Tratamento de Desvios; Bônus por área etc. Assim, será muito mais fácil o acompanhamento das bonificações por resultados em todos os níveis de gestão da empresa aplicando as melhores práticas de remuneração variável. Módulo Gestão de Risco Os riscos são parte de todo empreendimento. No entanto, você pode evitar surpresas desagradáveis ao gerenciar os cenários com eficácia. Veja o que oferecemos para sua empresa: Dashboard interativo; Matriz de Riscos; Plano de Mitigação; Matriz de Risco por Processo; Acompanhamento de Ações; Gestão de Pendências; Comunicação Centralizadas etc. Dessa forma você poderá administrar de forma integrada de todos os riscos da sua organização com mais eficiência no controle dos fatores e tratamento dos riscos residuais Agora você já conhece como os Produtos Actio podem ajudar no seu negócio. Então, não perca tempo e modernize seus processos de gestão. O gerenciamento da sua empresa com o olhar do futuro! Gostou dessas alternativas? Então, conheça mais sobre as soluções Actio para você.
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Risk management is essential for companies that want to achieve their goals. Click here to learn more about the process.
Os riscos são fatores internos e externos que causam incertezas em qualquer negócio. Essas incertezas – aliadas a uma má gestão – podem acarretar prejuízos, e fazer com que seu empreendimento feche as portas. A Gestão de Riscos é um processo aplicado em toda organização para identificar eventos em potencial. Quando falamos em eventos, falamos de todas as situações que podem afetar negativamente a empresa. O foco do processo de Gerenciamento de Riscos é cumprir com os objetivos definidos pela organização. Aliás, estratégia e risco são termos que caminham juntos. Portanto, o plano de Gestão de Riscos é uma ferramenta indispensável para o bom andamento do planejamento estratégico. O que é Gestão de Riscos? Antes de tudo, vamos definir do que se trata uma gestão de riscos: consideramos Gestão de Riscos todo desenvolvimento ou projeto que têm um alto nível de risco, como por exemplo, a chance de algo não sair conforme o planejado, causando atrasos ou perda de recursos. Gerenciar riscos é saber adotar medidas com a capacidade de prevenir ou elidir tais riscos, e também perceber oportunidades que possam gerar valor para a organização. Trata-se de uma série de processos específicos, com o objetivo de fazer com que a empresa não seja arruinada em função dos riscos apontados, os quais apresentam diferentes impactos e probabilidades de acontecer. É fundamental estabelecer estratégias que tragam equilíbrio entre as metas e objetivos a serem alcançados e os riscos que os rodeiam. Como identificar os tipos de riscos para a empresa? Na prática, riscos são vistos como incertezas, pois não sabemos se deles virá algo destrutivo ou se virá uma oportunidade. Levando isso em conta, podemos dizer que existem 3 tipos de risco: 1. Coisas que você conhece; 2. Coisas que você sabe que não conhece; 3. Coisas que você nem sabe que não conhece. A gestão de riscos deve avaliar todo o panorama do mercado em que se insere para tomar as melhores decisões e encontrar as melhores oportunidades, mesmo diante de situações que pareçam ser negativas. Para as empresas, os eventos desconhecidos exigem um pouco mais de cuidado, pois podem causar danos para as pessoas, para o ambiente e para os resultados, levando-as à ruína. Confira 5 passos para a execução de um bom gerenciamento de riscos 1. Identificação Para conhecer os riscos, é preciso conhecer a sua empresa. Quais são as vulnerabilidades do seu negócio? Seu empreendimento está inserido em qual destes contextos: amadurecimento, crescimento, expansão ou consolidação? A partir destas respostas fica mais fácil identificar, compreender e analisar todos os riscos. 2. Análise Quantitativa Essa etapa tem como objetivo investigar – com precisão numérica – quais os potenciais impactos e efeitos que os riscos identificados têm sobre a empresa. 3. Análise Qualitativa Após definir o modelo de risco, é hora de ouvir seus gestores para compreender como os processos e as atividades funcionam. Por meio da análise qualitativa, será possível definir o grau de importância de cada risco e a probabilidade de eles se concretizarem. 4. Planejamento de Respostas Nesse momento, os riscos são colocados em ordem de importância, com o interesse de priorizar aqueles com maior impacto e maior probabilidade de acontecer. Após definir a prioridade dos riscos, é preciso elaborar um planejamento para monitorar ou eliminar tais riscos. As soluções devem ser específicas, e sempre baseadas em fatos. 5. Monitoramento Depois de determinar quais ações serão necessárias para lidar com os riscos, é necessário acompanhar como esses riscos estão se comportando e, para isso, existem diversas ferramentas que a empresa pode adotar, como por exemplo: controles automatizados, relatórios, indicadores de desempenho, criação de políticas internas e procedimentos, implantação de mecanismos de controle, canal de denúncias, etc. Você está pronto para fazer uma gestão de riscos na sua empresa? Se tem algo inevitável na jornada de uma empresa – e de um empreendedor – são os riscos que cruzarão seu caminho. Afinal, empreender significa buscar um retorno econômico-financeiro em meio a um universo de possíveis desvios. A diferença está em como você e sua empresa estão preparados para administrar os riscos do caminho. Mais ainda, em como está a capacidade de tomar decisões com a agilidade que o assunto merece. Importante também é lembrar que o processo de Gerenciamento de Riscos de sua empresa deve estar alinhado aos objetivos e ao planejamento estratégico. É isso que vai definir como será a identificação e classificação dos eventos, bem como sua avaliação, mensuração e tratativas. Saber o que é Gestão de Riscos e como ela funciona é fundamental para o sucesso da sua empresa. Mas lembre-se: o mundo dos negócios é muito dinâmico, e passa por constantes transformações. Por isso, é preciso manter-se atento e informado, pois os riscos também estão sujeitos a mudar Conclusão E aí? Ficou claro? Esperamos ter esclarecido o que é gestão de riscos, seus processos e que tenha sido importante tanto para aprimorar seu entendimento sobre a Gestão de Riscos quanto para auxiliá-lo nos primeiros passos de sua implementação.
Muito se fala em planejamento estratégico nas empresas e o quanto isso é importante para o seu desenvolvimento. No mundo dos negócios, planejamento é sinônimo de conhecimento. Entretanto, as propostas de planos brilhantes sequer fluem do desenvolvimento para a execução em si. É necessário, além de um planejamento sem falhas, saber fazer com que tudo o que foi proposto seja seguido e atingido com o mesmo impacto do plano inicial e, na ocasião, vemos a dificuldade que as pessoas têm na execução do planejamento estratégico e o quanto isso deve ser treinado e compreendido para que se obtenha sucesso. De nada adianta ter excelentes ideias se não souber como torná-las reais, sem sair do esboço. Todavia, é preciso estabelecer uma disciplina de execução e segui-la a risca para obter-se resultados significativos. O desdobramento de metas é o início do gerenciamento e é essencial para que se consiga construir soluções alinhadas e definidas por uma excelente administração. Um bom planejamento estratégico deve ser aquele no qual os líderes podem se basear para atingir os objetivos propostos, e isso só é possível por meio de constante avaliação de como seus elementos estão sendo executados. Isso garante que toda a organização trabalhe de forma coesa e cada um compreenda sua contribuição pessoal ao planejamento estratégico proposto. Como fazer o planejamento estratégico empresarial funcionar? Estratégia x Metas Em primeiro lugar é necessário conhecer os objetivos da empresa e onde ela almeja chegar. Mais do que conhecer, é preciso divulgar essas informações para toda a organização, de maneira que desperte nos colaboradores o desejo de fazer parte deste planejamento. Uma das maiores razões para a falta de ação ocorre porque as “novas estratégias” não são, de fato, estratégias, são metas. Uma meta diz apenas o que a empresa deseja alcançar a médio e longo prazo. Para alcançá-la, você precisa de um caminho, e é neste momento em que entra o planejamento estratégico. Muitos planejamentos estratégicos não são implementados por não representarem um conjunto de escolhas claras, apesar dos esforços da equipe envolvida. Ao invés de passarem tanto tempo explicando quais são as possíveis opções a serem escolhidas dentro do planejamento, é melhor começar a focar em explicar a lógica por detrás dele. Existem guias para auxiliar no desenvolvimento estratégico, mas poucos falam sobre como executá-lo. A dificuldade de alcançar a excelência na execução é, na maioria das vezes, um grande obstáculo. Todo planejamento estratégico passa por etapas fundamentais para o êxito desejado. Elas podem ser desmembradas, analisadas e seguidas de forma separada mas, em todo caso, podemos classificar quatro etapas essenciais para um planejamento estratégico eficiente: 1. Análise do cenário 2. Definição de objetivos 3. Definição de estratégias 4. Criação do plano ação Se seguido com disciplina, utilizando-se de uma metodologia de eficiência comprovada – como as quatro etapas aqui apresentadas – e alinhando as perspectivas da empresa com seu propósito, não existe dúvida de que se obterá êxito ao executar o planejamento estratégico proposto. Outros modelos de gestão eficientes que podem ser aplicados são o BSC e o GPD: – BSC (Balanced Scorecard): metodologia voltada para a avaliação e melhoria da performance empresarial. É uma ferramenta que visa medir e gerenciar a performance da companhia, baseada em quatro perspectivas: financeira, clientes (externos e internos), processos e crescimento organizacional. – GPD (Gerenciamento pelas Diretrizes): alternativa para otimizar a implantação da estratégia. É um sistema de planejamento que define as diretrizes anuais da organização, levando em consideração a filosofia da organização e destrinchando o plano pela hierarquia até chegar ao nível operacional. Recomendações Para a execução do planejamento estratégico, as empresas devem promover a coordenação entre as unidades, e desenvolver a eficiência de adaptar-se às mudanças nas condições de mercado. Reformular a execução nesses termos pode ajudar aos gestores a identificar o motivo dela estar estagnada. Munidos de uma compreensão mais ampla, eles podem evitar armadilhas e manter o foco nos fatores mais importantes para trazer resultados favoráveis ao planejamento estratégico e em sua execução. Um planejamento estratégico completo requer muito mais esforço e dedicação do que normalmente imaginamos, mas se feito com qualidade, certamente não haverá mais falhas em sua implementação.
Assim como todo negócio apresenta riscos que precisam ser gerenciados, pois se concretizados podem acarretar prejuízos, todo projeto também possui riscos, que envolvem incertezas e perdas, que podem ameaçar os planos e resultar em atrasos e aumento nos custos. A gestão de riscos é fundamental em qualquer área, assim como nos projetos, permitindo a avaliação da probabilidade e do impacto das inseguranças que podem afetar o projeto em questão, de modo que seja possível um planejamento para sanar os riscos e garantir sua eficácia. Um gerenciamento proativo é capaz de ampliar a probabilidade e o impacto daquilo que é positivo, ou seja, as oportunidades, e minimizar a probabilidade e o impacto do que é negativo ao projeto, que são suas ameaças. Continue acompanhando e entenda como é possível se precaver e contornar os eventos que possam ameaçar o sucesso de seu projeto. O que é um risco em projetos? O risco é aquele componente de incerteza que pode influenciar de maneira positiva ou negativa o resultado final do projeto. Isso quer dizer que são considerados riscos tanto as ameaças que podem prejudicar a execução do projeto quanto as oportunidades que podem surgir e ajudar a promover um melhor desempenho. Mesmo que o risco não seja uma certeza, não quer dizer que é impossível prevê-lo, pelo contrário, é possível determinar sua probabilidade e impacto, por meio de análises quantitativas e qualitativas, com o objetivo de se preparar para a eventualidade de sua concretização. Pensar em riscos para o projeto não é apenas uma preocupação com os perigos a que ele está sujeito, mas sim uma forma de administrar e se precaver sobre os elementos incertos que fazem parte da execução. Como fazer o gerenciamento de riscos? Como não poderia deixar de ser, o primeiro passo é planejar o gerenciamento de riscos, conforme orienta o PMBOK. O propósito do planejamento é definir como os riscos serão abordados, quem serão as pessoas envolvidas e que metodologia será usada. Somente depois de definir as equipes, técnicas e ferramentas é possível partir para a próxima etapa, que consiste em identificar os riscos, por meio de uma lista das incertezas que podem influenciar o resultado do projeto. A terceira etapa é a qualificação dos riscos, que é feita por meio de dois tipos de análises: 1- Análise qualitativa Este tipo de análise serve para priorizar os riscos, ou seja, dedicar mais atenção àqueles que têm maior probabilidade de se concretizar ou aos que podem causar maiores impactos ao projeto. Geralmente a análise qualitativa é feita com base em dados confiáveis, como estatísticas históricas ou conversas com especialistas. É possível também determinar o “escore do risco”, conhecido como ES, obtido com a seguinte fórmula: ES = P*I, sendo P a probabilidade, estabelecida com um valor de porcentagem, e I o impacto, descrito em uma moeda e representando o dano ou ganho financeiro do risco. Vale destacar que esse tipo de análise é subjetiva, mesmo quando embasada por opiniões especializadas e dados reais. 2- Análise quantitativa Utilizada para demonstrar o impacto financeiro e de tempo que os riscos causam ao projeto, esta análise fornece números, como dias e horas, além de valores, como os custos que a empresa terá caso os riscos se concretizem. Geralmente a análise quantitativa contempla os riscos priorizados pela qualitativa, envolvendo simulações de cenários e números mais precisos, o que pode demandar investimento de recursos. Quando os riscos identificados anteriormente não são expressivos ou em casos em que o projeto tem escopo pequeno ou baixa complexidade, a análise quantitativa pode não ser realizada. Depois desses passos, a execução pode ter início, desde que haja um acompanhamento para verificar se tudo está ocorrendo conforme previsto. Também é preciso lembrar que durante a execução do projeto novos riscos podem surgir e devem ser gerenciados. Como monitorar e controlar os riscos? Após a identificação e qualificação dos riscos, é válido pensar em um plano de respostas para eles, lembrando que cada um requer um tratamento diferente. Uma boa prática é buscar formas de evitar o risco sem custos ou consequências diretas ao resultado final; outra estratégia é mitigar o risco, ou seja, reduzir a probabilidade de que ele ocorra ou o valor de seu impacto caso aconteça. Quando a tentativa de mitigar o risco não compensa financeiramente ou o impacto é baixo, uma opção para o gestor de projetos é assumir o risco. A ideia da gestão de riscos não é prever o futuro de maneira exata, mas se preparar para eventualidades, de modo a aproveitar oportunidades e evitar prejuízos. Mais do que planejar as respostas aos riscos, o gestor deve também estabelecer formas de controle e monitoração desses riscos para evitar surpresas desagradáveis. Como foi possível ver, o maior risco para um projeto é não pensar nos seus riscos. Se quer saber um pouco mais sobre gestão de projetos, não deixe de conferir nosso artigo que mostra como fazer a gestão de aquisições em projetos.
É verdade que, em muitos casos, correr riscos é o primeiro passo para alcançar grandes conquistas, mas no mundo corporativo é prudente agir com cautela, afinal, alguns riscos podem comprometer significativamente a sustentabilidade do seu negócio. Se todo projeto envolve algum tipo de obstáculo, é importante que toda empresa que deseja ser bem-sucedida busque fazer uma correta gestão de riscos para proteger seu negócio. Para isso, existem algumas metodologias que auxiliam na identificação dos riscos, para que seja possível traçar ações efetivas para contorná-los. As quatro metodologias que apresentaremos a seguir têm sido eficazes em diferentes tipos de organizações, portanto basta conhecer suas características e identificar qual método é mais adequado ao perfil e necessidades de sua empresa. Confira! 1- Análise Preliminar de Riscos A APR é uma técnica bastante conhecida, especialmente na área de saúde e segurança do trabalho, sendo uma das mais utilizadas hoje em dia, graças à sua alta eficácia. Essa é uma ferramenta que se propõe a identificar potenciais riscos em um ambiente de trabalho, sejam elementos ou fatores ambientais que possam representar perigo. A Análise Preliminar de Riscos é uma espécie de protocolo que serve para prevenir acidentes de trabalho, em que são apontadas ações que possam minimizar a possibilidade que esses acidentes ocorram. Na APR constam descrições da atividade a ser executada, a quantidade de profissionais envolvidos e que equipamentos precisam ser utilizados, além das ações que devem ser realizadas rotineiramente durante a execução da atividade. De forma resumida, na APR é possível encontrar as seguintes informações: qual o risco, sua provável causa, seu possível impacto e os controles preventivos necessários. Essas informações são então avaliadas pelos responsáveis pela gestão do risco, que só autoriza a realização das atividades quando conclui que ele foi mitigado. 2- Análise SWOT A sigla SWOT vem das palavras Strenghts, Weaknesses, Opportunities and Threats. Por isso hoje em dia é possível encontrar a mesma metodologia com a sigla FOFA, pois a tradução seria Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. Esta técnica tem sido muito usada no planejamento estratégico de organizações, mas também no planejamento de riscos, apontando o que precisa ser analisado. Detalhando os pontos, temos: Forças: Neste quesito, devem ser listados os principais diferenciais e vantagens competitivas do negócio, ou seja, aquilo que pode minimizar impactos ou impedir os riscos, reduzindo as probabilidades de problemas e acidentes. Fraquezas: Este é o momento de listar o oposto imediato do item anterior, as deficiências do projeto, que são aqueles fatores que podem aumentar as chances de os riscos se concretizarem, desde motivos ambientais, de contexto político ou econômico, a problemas com a equipe ou equipamentos. Oportunidades: Aqui é onde são consideradas as possibilidades de mitigar os riscos de acordo com a capacidade da empresa de reduzir os impactos para o projeto, Por meio de melhorias em seus processos, sejam internos ou externos. Vale lembrar que as melhorias são potenciais, o que quer dizer que talvez os resultados não sejam exatamente como imaginado. Ameaças: Mudanças na legislação tributária ou o crescimento da concorrência são alguns exemplos de ameaças de um projeto, portanto neste quesito deve-se listar o que pode ser um obstáculo para o sucesso do negócio. A ideia da metodologia SWOT é que a empresa trabalhe de forma a aumentar as forças para alcançar as oportunidades e reduzir as fraquezas para evitar as ameaças, por meio de dados que sejam mensuráveis e reais, que possam ser acompanhados constantemente. 3- Eixo de probabilidade Medir as probabilidades de que um problema se concretize é uma das principais tarefas da gestão de riscos. Contudo, é essencial compreender que não basta avaliar um risco de maneira isolada, mas sim conjugando e comparando a outros, e, se necessário, elegendo quais demandam mais atenção. Também chamado de matriz de riscos, o eixo de probabilidade serve para que os potenciais riscos sejam representados em uma tabela com 2 eixos, de forma que um aponte as probabilidades de os problemas se concretizarem e o outro aponte informações sobre os impactos que o risco pode provocar. A escala desses dois eixos contém: para o primeiro, muito pouco possível; pouco possível; possível; muito possível; extremamente possível; e para o segundo, sem impacto; pouco impactante; impacto moderado; impacto alto; impacto muito alto. Ao conjugar essas informações, é possível encontrar, por exemplo, um risco extremamente possível com impacto muito alto, o que significa que é preciso uma intervenção imediata. Já um risco muito pouco possível com impacto moderado pode aguardar para que sejam realizadas ações de prevenção. A metodologia permite que se estabeleça uma espécie de ranking de prioridades e os gestores possam definir que ações devem ser tomadas e com que tipo de urgência para cada item. 4- Estrutura Analítica de Riscos A EAR serve para classificar e definir o nível de cada risco, a partir de um enquadramento de cada ação e seus riscos potenciais em algumas definições. O primeiro passo consiste em dividir os problemas potenciais em riscos externos e riscos internos. Para isso, é preciso entender a origem e o contexto de cada risco. No quadrante de riscos externos podemos encontrar, por exemplo, problemas com fornecedores, mão de obra, concorrência, legislação e regulação do mercado. Entram também fatores globais, como opinião pública e grupos de interesse no negócio. Já no segundo quadrante, o de riscos internos, existem as seguintes subdivisões: Projeto: dificuldades específicas do projeto, como recursos, prazos, equipe e comunicação entre as partes interessadas. Organizacional: problemas com orçamento, financiamento, procedimentos gerenciais, cadeias de comando e pressão de franqueados e acionistas. Técnico: performance da equipe, infraestrutura disponível e mudanças de tecnologia. Comercial: problemas com fornecedores de matéria-prima e contratos. Legal: problemas com sindicatos, contratos e garantia de produtos com defeitos ou serviços realizados indevidamente. Independentemente da escolha da metodologia, é imprescindível que a gestão de risco determine ações (que precisam de planejamento e acompanhamento). É fundamental avaliar a diminuição dos problemas conforme seja realizada a mitigação dos riscos e monitorar os impactos causados pelos problemas concretizados. Além disso, vale destacar que um gestor de riscos não deve trabalhar sozinho, toda empresa precisa se envolver na tarefa de eliminar problemas potenciais e adotar comportamentos seguros para ampliar os resultados
Não é novidade que o Brasil vem passando por um momento difícil. Ainda que o primeiro semestre de 2018 tenha se mostrado em ritmo de aquecimento, a sensação é que ainda estamos vivendo um momento delicado. O aumento da inflação, do dólar, os reajustes de preços e impostos têm impactado diretamente na gestão das empresas em todo país. E com a instabilidade política tudo fica muito incerto e a economia fica retraída. Inicialmente, é preciso entender que viver momentos como este faz parte da realidade das organizações. Se levarmos em consideração que riscos e oportunidades fazem parte da rotina de todo negócio e que ambos surgem, na maioria das vezes, por agentes externos (governo, acionistas, sociedade, clientes, fornecedores, etc), pode-se dizer que a crise atual não oferece ameaças novas, ainda que sejam críticas. Nesse ponto, se diferenciará no mercado quem estiver mais preparado a passar pelas fases de instabilidade. Abaixo, veja algumas dicas para que a gestão do negócio não seja prejudicada em momentos de insegurança. Não foque apenas na gestão financeira As finanças da empresa são as mais impactadas nos momentos de crise e todas as atenções tendem a se voltar para os orçamentos nesse período. Porém, se uma empresa definir todos os seus passos em termos de custos, poderá abrir mão de alguns recursos essenciais para a saúde do negócio a longo prazo. Sendo assim, é importante que a empresa tenha um caixa reserva que possa sustentá-la e cobrir gastos em tempos de crise. Contudo, caso a reserva não seja suficiente, é importante trabalhar na redução de custos, porém, com cuidado. Quando se pensa em reduzir custos, a primeira opção sugerida aos gestores é o corte de pessoal ou redução dos benefícios. É preciso ter cautela em relação a essas mudanças, pois elas podem funcionar de imediato, no entanto, podem também trazer impactos negativos a longo prazo. Deve-se lembrar que o ciclo operacional é um dos fatores que mais retém capital na empresa. Portanto, ao invés de trabalhar na redução de custos em gestão de pessoas, existem outras medidas que podem trazer mais resultados, como por exemplo, focar mais na produtividade e resultados das equipes, medindo e acompanhando com mais afinco. Um dos caminhos é envolver os funcionários da empresa no processo, buscando os melhores canais para redução de custos. Os resultados podem surpreender. Envolver os funcionários no momento de crise, trazendo a responsabilidade para todos, pode mudar a postura das equipes e orientá-las a atingir resultados e inovar na produção. Não abra mão da Gestão Estratégica O aspecto econômico não pode ser o único recurso empregado pela organização para transpor a crise. A empresa deve possuir seu planejamento estratégico e não deve de forma alguma abrir mão dele no momento de instabilidade. Por isso, é tão importante que este planejamento seja feito de forma realista e flexível. Caso seja necessário, pode-se adaptar novos prazos, realocar recursos ou inovar nos processos. O estabelecimento de metas e o acompanhamento rígido das mesmas, funciona como um termômetro que indica qual o impacto da crise em seus resultados. Em situações de insegurança, as organizações que possuem a capacidade de se reinventar e se adaptar a novas realidades em um curto período são as que se destacarão. Dessa maneira, o fator inovação é o maior aliado dos gestores nos processos de mudança. Entende-se por inovação nesse caso, um meio de criar novos mapas mentais que irão conduzir melhorias nos processos de negócio, reduzindo tempo aplicado em cada operação e criando assim, uma liberação de capital de giro que antes ficava contido na empresa. As empresas que investem em sistemas eficazes de planejamento, gestão de custos, gerenciamento de riscos, acompanhamento de desempenho estratégico e logístico que possam servir como suporte à tomada de decisão, com certeza terão mais facilidade para se adaptar ao cenário atual. Conclusão Para uma boa gestão em tempos de crise, será de suma importância usar a gestão estratégica como aliada nos próximos anos, além de ter um cuidado especial com as finanças e a gestão de pessoas. Cortar gastos, realocar recursos, mudar prazos, inovar, cada uma destas soluções podem ajudar a driblar a crise que ainda persiste. Ao mesmo tempo, as decisões da organização devem estar alinhadas com sua visão de futuro e objetivos estratégicos. Sem recursos e sem tempo, a missão de inovar fica mais complicada, porém, investir em ações criativas é essencial para transpor esse período. As crises são passageiras e superá-las tornará sua empresa mais madura e preparada para crescer. Você tem mais alguma sugestão para empresas superarem seus desafios em momento de crise? Deixe sua contribuição nos comentários.
A ISO 31000 é, sem dúvida, a queridinha do momento. Talvez porque ela não exija certificação como as famosas ISO 9000 e ISO 14000 mas, essa “não exigência”, não significa que a norma seja menos importante. Ao contrário, é exatamente por não ser certificável que o crescente número de empresas que adotam a ISO 31000 tem mostrado seu valor: gerenciar riscos de forma eficaz e sistemática. Para você, é melhor prever as crises ou saber lidar com elas quando vierem? Atuar nos dois caminhos é a proposta desse conjunto de normas. Para começar, a ISO 31000 se dedica a oferecer princípios e diretrizes para que a organização adquira noções de gestão de risco. Com essas noções assimiladas as diretrizes sugerem também pontos sobre remoção de fontes de risco, alteração de consequências e probabilidades e atualização constante das informações sobre riscos. Certamente, a implementação desses norteadores desenvolverão habilidades para que a própria organização crie a sua gestão de risco particular e a faça dar resultados. Apesar de se propor como uma norma mais geral, a ISO 31000 perpassa por todos os tipos de risco levando a empresa a analisar, refletir e se organizar em relação a riscos mais comuns como os econômicos e financeiros, até os mais abrangentes que se referem a crises locais e/ou crises mundiais. Ao mesmo tempo, a Norma oferece diretrizes tanto para prever quanto para saber se comportar perante os riscos. Riscos: antever ameaças e oportunidades e aumentar a vantagem competitiva Uma curiosidade é que na análise de riscos pode-se identificar oportunidades. Afinal, se há uma oportunidade de negócio, mas não existe a capacidade de atender à demanda, ela acaba se tornando um risco também. Em um mercado tão competitivo como o atual, esse tipo de deslize pode ser fatal. Desse modo, analisar, prever e atuar sobre os riscos, naturalmente auxilia no potencial de mercado da empresa pois traz vantagens competitivas que sobrepõem à visão da “massa” do mercado – que não trabalha com gestão estratégica de riscos – em relação a ameaças e oportunidades. Mas será que trabalhar com dados isolados que apontem esses riscos é suficiente? O Laboratório Leme por exemplo – empresa referência na medicina diagnóstica da Bahia desde 1973 – mesmo tendo conquistado diversas certificações de qualidade enfrentava problemas para gerir os dados coletados em relação ao seu controle de qualidade. Ana Paula Tude, gerente de planejamento e qualidade do Laboratório Leme, explica que durante muitos anos a empresa utilizou diversas planilhas de Excel para fazer seus controles de risco, deixando os dados descentralizados e as informações inconsistentes. Apesar dos constantes esforços para coletar e analisar os dados, a sensação era de que as áreas da empresa continuavam desintegradas. Por isso, optaram por uma solução que acabaria com esses problemas recorrentes: agregar em uma única ferramenta todos os dados e processamentos de informações. “Agora, com o uso do software GE a gestão é muito mais fácil e fica à vista dos gestores e diretoria. Nossa reunião de acompanhamento hoje é toda feita com o software. O uso da ferramenta melhorou muito a nossa gestão estratégica”, elogia Ana Paula. Mas e na gestão de riscos? O software ajuda? Uma das grandes novidades da versão 6.12 do Software Gestão Estratégica é a possibilidade de fazer revisões periódicas dos riscos. Você pode definir um colaborador responsável pela revisão e periodicamente (mensalmente, semanalmente ou diariamente – ao gosto da empresa) ele precisa revisar a questão para fins de compliance. O sistema então, manda e-mails automaticamente para o responsável pelo risco para que ele o revise. Isso traz um controle maior para o controle de gestão de risco, além das funcionalidades que o sistema já apresentava. No caso do Laboratório Leme, após três anos utilizando o GE, a empresa sentiu necessidade de sugerir algumas customizações para melhorar sua gestão de riscos. Segundo Ana Paula, a análise dos riscos é feita dentro do planejamento estratégico, que acontece na empresa anualmente, sempre em outubro. “A gente pediu algumas adequações no software para conseguir fazer isso lá dentro. Hoje a minha matriz SWOT fica dentro do sistema. Eu já construo o planejamento estratégico todo lá dentro, o que me ajudou muito”, conta. Ela diz que atualmente, cada gestor insere no software os riscos de sua área, as probabilidades e os indicadores de monitoramento. Se o risco estiver com o farol vermelho ou amarelo, eles têm que criar um plano de ação para mitiga-lo. E esse plano tem que ser aprovado pela diretoria semestralmente. “Nós fazemos a revisão dos riscos semestralmente, mas antes, não conseguíamos revalidar a mesma matriz para o semestre seguinte. A gente tinha que configurar tudo de novo. Agora, com a nova versão do software GE, consigo repassar para o ano que vem. No nosso caso é importante fazer isso porque os riscos se mantêm, em nível maior ou menor, mas continuam. Essa atualização facilita demais o nosso acompanhamento porque, além de poupar trabalho operacional, o sistema já me fala se o risco foi revisado no semestre anterior e quem fez isso”, comemora. Para conhecer melhor o software Gestão Estratégica e suas funcionalidades relativas à gestão de riscos, solicite uma apresentação.
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