O desejo de crescer no mercado e se destacar da concorrência é o que tem motivado muitos gestores a adotarem um software de gestão empresarial, mas nem todos sabem exatamente quais são as vantagens de sua utilização, tampouco como fazer a escolha do sistema mais adequado para a realidade de sua organização. Aumento da produtividade, economia de tempo, redução de custos, impacto na qualidade da execução de tarefas e aumento na lucratividade são alguns dos resultados que diversas empresas percebem ao automatizar seus processos. Listamos 9 funções que um bom software deve executar e explicamos por que elas são importantes. Continue lendo e confira! 1- Proteção e sigilo das informações É comum ouvirmos sobre sistemas invadidos e vazamento de informações sigilosas, o que pode prejudicar completamente uma organização. Por causa disso, é imprescindível escolher um software que ofereça o máximo possível de segurança. Antes de contratar um sistema de gestão, avalie as opções de segurança e se ele oferece garantia de proteção e sigilo das informações da empresa. 2- Acessibilidade Dentre as vantagens advindas da automatização de processos está a agilidade na atualização de dados e na tomada de decisões. Para isso acontecer de fato e a gestão ser feita de forma dinâmica, é primordial que o software escolhido esteja disponível não apenas em computadores, mas em qualquer tipo de dispositivo móvel, como tablets e smartphones. Os gestores precisam conseguir acompanhar o andamento das atividades e ter acesso às informações da empresa em qualquer horário e lugar, por isso, o ideal é que haja disponibilidade em nuvem e que os dados do negócio estejam constantemente acessíveis. 3- Aderência a diferentes metodologias Muitas empresas já fazem uso de algumas metodologias que são bastante conhecidas no ambiente empresarial, como RACI e caminho crítico. A adoção do software de gestão não precisa interromper o uso dessas ferramentas, pelo contrário, é importante escolher uma opção que consiga aderir a elas e até mesmo aprimorar seu desempenho. Procure um sistema que consiga dialogar com as principais metodologias disponíveis no mercado. 5- Alertas automáticos Não é fácil organizar a rotina dentro de uma empresa e alguns afazeres do dia a dia podem acabar sofrendo atrasos. É interessante que o sistema emita alertas quando uma meta não é cumprida, tanto para o responsável pela ação quanto para seu superior, informando que determinada meta não foi atingida no prazo. Essa é mais uma estratégia que ajuda a manter a produtividade e a execução do planejamento. 6- Gestão à vista Esta já é uma prática bastante comum em empresas, visando uma gestão transparente, em que as informações são compartilhadas com os colaboradores de maneira clara. Contudo, quando ela não é automatizada, demanda muito tempo para ser organizada. Escolha um software de gestão empresarial que otimize esse processo, por meio de ferramentas que forneçam relatórios com informações acerca dos indicadores monitorados pela empresa. 7- Gestão de portfólio de projetos Outra função importante em um sistema de gestão é a integração da gestão de portfólio de projetos com o planejamento estratégico da empresa, para que seja possível alinhar as atividades realizadas por cada setor às estratégias definidas em cada projeto. 8- Integração com o RH É necessário que haja integração entre a gestão com o setor de Recursos Humanos, de modo que seja possível conhecer melhor o engajamento da equipe e analisar o desempenho individual dos colaboradores. Um bom software é aquele que consegue tratar os dados de performance de cada colaborador e facilita a obtenção de uma avaliação mais precisa sobre todos os envolvidos nas atividades da empresa. 9- Otimização de reuniões O ideal é que um software de gestão empresarial facilite os processos que envolvem uma reunião, seja entre gestores e colaboradores ou com fornecedores e clientes. Busque um sistema que forneça ferramentas para gerenciar os compromissos, com opções de convite, agendamento e definição de pauta, por exemplo. Agora você já sabe por que é importante conhecer as funções que um bom software de gestão empresarial deve executar. Se sua conclusão foi de que um sistema para automatizar os processos de sua empresa pode ser a chave para alcançar o sucesso planejado, conheça as opções oferecidas pela Stratec: Gestão estratégica e Gestão de projetos.

No processo de planejamento de qualquer tipo de empresa, geralmente existe um plano de ação, ferramenta de gestão utilizada para acompanhar o avanço das atividades da organização. Contudo, mesmo utilizando essa ferramenta, nem todo mundo entende por que ela é tão importante para a consolidação da gestão estratégica do negócio e obtenção de bons resultados. Para que serve o plano de ação? De maneira resumida, pode-se dizer que a principal função da ferramenta é detalhar as estratégias e medidas a serem adotadas, visando alcançar o objetivo da empresa, previamente definido. Ela serve para registrar as ações que serão realizadas e tudo que as envolve, como prazo, responsáveis e condições. Com a distribuição de informações em uma tabela ou planilha, o plano de ação serve para facilitar a visualização dos participantes, que conseguem acompanhar as tarefas e identificar em que estágio cada uma se encontra. Desse modo, é possível entender qual o caminho a ser percorrido e quanto tempo há disponível para tal. Com o plano de ação, é possível compreender quais são os recursos disponíveis e necessários para as tarefas, sejam humanos, financeiros ou materiais. A ferramenta também serve para separar as ações de rotina diária daquelas que pertencem ao planejamento estratégico e/ou projetos, facilitando a gestão de um processo específico, permitindo a percepção da necessidade de alterações de prazos, troca de responsáveis, investimento de novos recursos, etc. Quando deve ser utilizado? O plano de ação pode ser usado diariamente, para apontar as atividades a serem realizadas para alcançar um objetivo. Mas o ideal mesmo é que ele seja utilizado após a definição do plano estratégico da organização. Isso porque depois de ter ajustadas as metas estratégicas para um período determinado, é fundamental determinar como elas serão atingidas. É o momento de definir o que será feito, o que tem prioridade, quem deve fazer o quê e quem irá supervisionar o andamento das tarefas. Por que usar um Plano de Ação automatizado? Quando dizemos plano de ação automatizado, nos referimos à gestão das ações e não à execução automatizada do que foi planejado. E por que vale a pena automatizar gestão? Sabemos que o ser humano é falho, e com o excesso de informações (e distrações) a qual somos submetidos diariamente, nota-se nas empresas uma grande dificuldade de cumprir com o que foi planejado. Especialmente, no prazo acordado. Utilizando um software, o sistema avisa o responsável quando tem alguma ação atrasada, e avisa também o gestor acima do responsável, gerando uma pressão positiva para o cumprimento das ações. Além disso, o sistema vincula cada plano de ação a um indicador de performance, deixando claro para quem executa, quais são as consequências do não cumprimento e sua responsabilidade diante das metas globais da empresa. E quando o Plano de Ação é fundamental? Para aprofundar um pouco mais, vamos apontar algumas situações específicas em que a utilização do plano de ação se torna extremamente importante: Implantação de ações estratégicas: mediante necessidades pontuais, como redução de custos produtivos, ampliação da capacitação de colaboradores ou aumento da satisfação dos clientes. Gestão de projetos: em casos como implantação de um novo sistema ou automatização de determinados processos. Implantação de projetos orçamentários: de acordo com a situação financeira da empresa, como no caso da necessidade de cortar custos, reduzir mão de obra ou adquirir novos equipamentos. Quais as consequências de sua utilização?   Se você ainda está em dúvidas sobre quais as vantagens de “gastar tempo” construindo e utilizando um plano de ação, conheça algumas possíveis consequências que a empresa pode desfrutar: os envolvidos passam a conhecer melhor a organização; todos ficam cientes de onde se quer chegar; fica mais fácil conhecer o mercado e a concorrência; há aumento no engajamento dos funcionários; há melhoria no relacionamento profissional entre líderes e subordinados; os objetivos e metas são alcançados de maneira estruturada; os recursos da empresa são mais bem aproveitados; há aumento na eficiência dos processos. Vale lembrar que tanto os resultados quanto a forma de planejar e executar o plano de ação variam de uma empresa para outra. É fundamental que sua criação se baseie no bem-estar de todos os envolvidos, para que ninguém se sobrecarregue ou não consiga acompanhar o processo. Se você ficou interessado em consolidar sua gestão estratégica e atingir suas metas por meio dessa ferramenta, confira nosso artigo que ensina como montar um plano de ação eficaz.  

Não é mais necessário enfatizar a importância do capital humano para o sucesso de um negócio, certo? Empreendedores e gestores já reconhecem o quanto é fundamental possuir uma equipe engajada dentro da empresa, por isso, o foco tem sido melhorar cada vez mais a gestão de pessoas. Atualmente existem diversas práticas para aprimorar essa gestão, como é o caso do chamado “People Analytics”.  O conceito é simples: trata-se das métricas dos recursos humanos de uma empresa, muito utilizado na área de RH para atrair e reter talentos, além de ampliar a motivação e produtividade dos colaboradores. Em suma, estamos falando de um processo de análise de dados que torna a gestão muito mais estratégica e é capaz de transformar a maneira como as organizações lidam com seus funcionários. Continue acompanhando e entenda o porquê. Dados e recursos humanos As tomadas de decisão hoje nas empresas são baseadas na análise de grandes volumes de dados, graças às tecnologias que permitem seu armazenamento. Na gestão dos recursos humanos, existem modelos de análise de dados que facilitam a identificação, recrutamento, desenvolvimento e retenção dos talentos certos para as demandas da organização. Falando de forma simples, ao usar o People Analytics, a empresa demonstra que reconhece que seu quadro de colaboradores é o recurso mais valioso de sua organização. E, assim sendo, precisa conhece-lo muito bem! Os novos sistemas de informações de dados facilitam a padronização dos dados relativos às operações dos negócios e ao desempenho e competências dos colaboradores. Tendo à disposição dos gestores de recursos humanos, dados padronizados sobre a performance dos colaboradores, andamento de projetos, operações do negócio e a competência da equipe, os líderes de cada time podem utilizar as informações disponíveis para relacionar a gestão de talentos à performance dos profissionais. Assim, é possível entender o que torna as pessoas felizes e engajadas em suas funções. Além disso, o processo de análise de dados acerca dos recursos humanos disponíveis na organização, torna a empresa capaz de identificar padrões que não são óbvios a partir do cruzamento de diferentes tipos de dados, apontando as causas de problemas que precisam ser mitigados ou eliminados dentro de uma empresa. É possível, por exemplo, correlacionar dados de performance com a demografia, a idade ou a formação dos colaboradores, revelando qual o melhor perfil para desempenhar determinada função e gerar melhores resultados. Como o People Analytics pode ser útil O destaque vai para sua utilidade na tomada de decisões relacionadas a contratações e cortes de funcionários, também na elaboração de planos de carreira e de sucessão, programas de treinamento e políticas de remuneração variável. Isso porque, a partir da análise de dados, as decisões são menos parciais e subjetivas, pois são baseadas em estatísticas, fatos e parâmetros previamente estabelecidos. Além de auxiliar na escolha do profissional mais adequado, esse processo também favorece a retenção de talentos, pois as análises apontam ajustes necessários nas práticas de gestão do capital humano. A utilização do People Analytics também facilita a formação de equipes multidisciplinares e uma distribuição adequada de tarefas. Por fim, também tem como vantagem a possibilidade de avaliação da performance de gestores e candidatos a cargos de liderança, visando o aprimoramento de competências técnicas, comportamentais e gerenciais. Veja também: Matriz 9Box: como identificar as lideranças? Como começar? Sua empresa pode começar a implantar a cultura de “People Analytics” colhendo dados do software de gestão da sua empresa, mídias sociais, avaliações de desempenho, entre outros. Com esses dados, consegue-se identificar padrões de comportamento, observando o que faz com que determinados funcionários sejam mais produtivos e motivados e outros não.  A ideia é buscar os pontos em comum. Por exemplo; uma área X possui colaboradores muito eficientes? Vale verificar se o gestor é bem avaliado, se todos têm clareza das metas e dos por quês de suas atividades, se a remuneração está condizente com o mercado, se o relacionamento interpessoal é bom, entre outros vários fatores. Com base nos dados, o gestor também consegue ver quem do time está com baixo engajamento e até mesmo, porque a empresa tem alta rotatividade de funcionários. Mais produtividade e motivação Como já falamos, quando o RH utiliza as métricas relacionadas aos colaboradores, consegue contratar os melhores profissionais e planejar treinamentos mais eficazes, de acordo com as qualidades e debilidades individuais, o que resulta em uma equipe mais motivada e produtiva. Se as políticas internas também sofrem transformações e passam a atender os anseios dos funcionários, isso interfere no seu engajamento e comprometimento, resultando em um time de alto desempenho. A análise de dados permite a identificação dos motivos que afetam a retenção de talentos e então a organização pode tomar providências para resolver os problemas e melhorar o engajamento. Na análise de desempenho, a aplicação do People analytics mostra dados que não são percebidos em uma avaliação mais superficial. A partir daí é possível promover mudanças nos relacionamentos e na valorização dos funcionários, o que aumenta seus índices de rendimento, já que o colaborador que se sente confortável e valorizado tende a produzir mais e melhor. Muitas vezes, as avaliações de desempenho e pesquisas de clima organizacional não são vistas com bons olhos pelos funcionários, pois nem sempre os resultados são utilizados para melhorar algo no ambiente de trabalho. Com o People analytics a coleta de informações é mais apurada e fornece mais material para mudanças significativas e que afetem a cultura da empresa e os colaboradores. A consequência disso é aumento na motivação e envolvimento de toda a equipe. E então, sua empresa já utiliza o conceito do People analytics? Que vantagens já são percebidas? Compartilhe sua experiência conosco no espaço para comentários!

Ao se pensar nos objetivos estratégicos da empresa, somos levados a pensar também em gestão estratégica, que é o que permite o levantamento de informações importantes sobre a organização e seu posicionamento competitivo no mercado. Esse gerenciamento aponta diversos aspectos relevantes, como as oportunidades e ameaças da empresa, além de seus recursos disponíveis. A questão é que em dado momento é necessário avaliar se a estratégia da organização está sendo bem gerenciada. Para isso serve o diagnóstico de gestão estratégica, que revela a necessidade de novas ações baseadas no planejamento estratégico da empresa. Para entender melhor o assunto e aprender como realizar essa avaliação, continue lendo este artigo! Por que avaliar  a sua gestão estratégica? Tudo o que a Alta Direção de uma empresa quer é que a gestão da organização seja feita de modo que os planos estratégicos abordem toda a estrutura organizacional. Para isso, é necessário que a empresa tenha objetivos bem definidos e a partir daí seja feita uma análise do ambiente competitivo da organização e suas estratégias sejam avaliadas, implantadas e acompanhadas. O principal objetivo da gestão estratégica é garantir a execução do que foi planejado e alcançar os objetivos estratégicos traçados a curto, médio e longo prazo. Vale destacar que gestão estratégica é diferente de planejamento estratégico, embora ambos devam estar alinhados. Enquanto o planejamento estratégico consiste em um plano para definir estratégias de longo prazo para a empresa, destrinchado em metas e ações e que envolve também a consolidação de objetivos e ideias, a gestão estratégica se encarrega de implementar, analisar, monitorar e reajustar o plano. Na verdade, o planejamento estratégico e a execução da estratégia andam juntos e são administrados pela gestão estratégica. A necessidade de fazer a avaliação de como as atividades da empresa determinam seus custos e afetam seus lucros é um dos motivos pelos quais é importante fazer o diagnóstico de gestão estratégica. Diagnóstico de Gestão Estratégica O primeiro passo quando uma empresa decide elaborar uma gestão estratégica é avaliar sua atual situação estratégica. É fundamental analisar os objetivos estratégicos da organização e mapear os fatores externos e internos que restringem ou impulsionam a busca por tais objetivos. É aqui que a empresa identifica suas oportunidades e ameaças, pontos fortes e fracos, a famosa Matriz SWOT. É importante avaliar se a empresa possui a qualificação necessária para executar suas atividades e processos de maneira a entregar produtos e/ou serviços de valor, ou seja, com o desempenho esperado e por um preço que o consumidor esteja disposto a pagar. Muito além da SWOT, o diagnóstico de gestão estratégica auxilia em diversas tarefas, como entender quais são as principais áreas do negócio, comparar seu atual desempenho ao esperado, entender qual o nível de maturidade da empresa e compreender o que precisa ser feito e em qual área. Diagnóstico na prática Existem algumas questões que podem ser úteis para orientar a etapa do diagnóstico, entre elas: As diretrizes estratégicas da empresa são claras? Todos os colaboradores da empresa conhecem essas diretrizes? A empresa possui um bom planejamento estratégico? Quais são as principais oportunidades e ameaças do mercado? Quais são os pontos fortes e fracos da empresa e de seus concorrentes? Quais são os diferenciais da empresa em comparação à concorrência? Quais são seus melhores produtos? Qual é a qualidade da matéria-prima utilizada? Quais são seus melhores processos e atividades? Todos os colaboradores são qualificados? Que processos internos precisam de melhorias? Existe alguma oportunidade de expansão? Outras perguntas podem surgir durante o processo e elas podem ser muito úteis para um diagnóstico completo e bastante informativo. Ficou mais fácil entender como o diagnóstico de gestão estratégica pode ajudar a avaliar se suas estratégias estão sendo bem geridas?   Nós temos um material educativo que pode guiar sua empresa por essa auto-avaliação. Baixe gratuitamente aqui.  Tem algo a acrescentar sobre o assunto? Compartilhe sua opinião conosco no espaço para comentários!

Vivemos em uma época onde empresas de todos os setores já perceberam que é preciso fazer uso das tecnologias disponíveis e inovar em seus produtos para se destacar em meio à concorrência. Mas é importante pensar que a inovação não deve alcançar apenas os produtos que chegam ao consumidor, é fundamental que envolva também os processos, operações e gestão da indústria. Investir em gestão estratégica é a melhor forma de promover mudanças e fazer escolhas acertadas para um negócio. As decisões não devem ser tomadas de maneira impulsiva, mas sim, baseada em dados concretos. Neste artigo, apontamos algumas razões para inovar na gestão em indústrias e trazemos algumas dicas de soluções e estratégias. Confira! Por que implementar uma gestão estratégica? Estudos mostram que as empresas que mais inovam são aquelas que crescem de forma mais rápida. Sendo assim, o crescimento do negócio pode ser sua primeira motivação para aprimorar as operações da indústria. Hoje em dia, graças à disponibilidade da tecnologia, é fácil entrar em um mercado e se igualar em qualidade com os produtos já conhecidos, portanto esse não é mais um diferencial. A inovação na gestão em indústrias promove vantagem competitiva quando leva a empresa a conseguir realizar suas atividades com menos esforço, gastando menos tempo e dinheiro. Além disso, ao aumentar a eficiência nas operações e processos de uma indústria, é possível melhorar a forma como são utilizados os recursos naturais e adotar práticas mais sustentáveis, o que resulta em uma melhor imagem diante do público. Por fim, vale ressaltar que a inovação em um único processo pode resultar em efeitos positivos que refletem até mesmo na entrega para os clientes. Geralmente as tarefas em indústrias são interligadas e dependentes, portanto uma gestão estratégica em determinado processo é capaz de simplificar as demais tarefas e beneficiar o produto final e sua distribuição. Como implementar essa gestão? Para desfrutar dos benefícios de uma gestão estratégica é preciso primeiramente entender bem do próprio negócio. Querer crescer e se destacar não basta, é preciso saber por que, de que jeito e para onde ir. O gerenciamento estratégico envolve ter em mãos informações concretas sobre o mercado em que se está inserido, os recursos disponíveis e os pontos fortes e fracos da organização. É preciso avaliar o desempenho atual e o esperado do negócio, bem como os erros e acertos que já foram cometidos. A partir daí é que será possível pensar em decisões, medidas corretivas e desenvolvimento de cada setor. Depois disso, é hora de dar o primeiro passo e estabelecer um ritmo a se manter. A gestão estratégica possui etapas, que podem ser definidas da seguinte maneira: diagnóstico, planejamento, implementação e acompanhamento. Cada uma tem sua importância e é essencial seguir essa ordem. Existem dois fatores que merecem destaque no processo de implementação de uma gestão estratégica: Equipe É fundamental valorizar a equipe envolvida nos processos da indústria, pois ela é a responsável por fazer o negócio acontecer. Para que a equipe apresente melhores resultados, é preciso que a gestão possibilite e incentive seu caminho. Ao oferecer aos colaboradores um ambiente inovador, com aprimoramentos nos processos e operações, a indústria recebe em troca uma equipe mais motivada e engajada. Entretanto, é preciso investir constantemente em capacitação e preparação dos colaboradores, para que o atendimento às metas e as entregas alcancem o resultado esperado. Tecnologia É inegável que investir em tecnologia é imprescindível para quem deseja evoluir e se desenvolver. É necessário buscar tecnologias que consigam otimizar e integrar processos, o que aumenta a produtividade e consequentemente os lucros, além de reduzir as falhas e erros, ampliando a satisfação dos clientes. Atualmente existem diversos softwares de gestão que eliminam o uso de inúmeros papéis e planilhas com informações sobre o negócio. Um bom software permite uma melhor visualização dessas informações e garante dados mais confiáveis, facilitando o acompanhamento das métricas e a execução real da estratégia planejada. É claro que em um primeiro momento grandes mudanças podem assustar, especialmente em empresas onde a administração é mais conservadora. Mas como foi possível ver, por mais que a inovação apresente alguns riscos, são várias as vantagens de um modelo de gestão mais moderno. Ficou mais fácil entender por que e como implementar uma gestão estratégica em indústrias? Qual a sua opinião sobre o assunto? Compartilhe conosco no espaço para comentários!