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As instituições hospitalares têm, como missão principal, prestar o melhor atendimento possível a todos os seus pacientes. Exatamente por isso, toda unidade hospitalar precisa buscar permanentemente a melhoria da qualidade da sua gestão e assistência. A integração entre as áreas é um caminho a seguir, além do uso das ferramentas corretas e análise de indicadores precisos. Uma das formas de atingir parâmetros de excelência no atendimento hospitalar é através da certificação e acreditação de entidades que se dedicam a regulamentar e avaliar o funcionamento das instituições. Entre elas, podemos destacar a ONA (Organização Nacional de Acreditação). No artigo de hoje, vamos ver como sua instituição pode se preparar para a avaliação. A gestão e acreditação A gestão de uma unidade hospitalar é uma tarefa complexa, pois é necessário organizar todos os processos de forma interligada. Afinal, todos os setores interferem de alguma maneira nos demais. Por isso, é preciso avaliar o todo, e não somente as áreas de forma isolada. O processo de acreditação segue o mesmo raciocínio. O objetivo é usar da melhor forma possível os recursos existentes, e isso só acontece quando se racionaliza e ordena a organização como um todo. Para isso, é importante definir métricas e indicadores de qualidade. (Veja também o nosso artigo sobre indicadores de sucesso para hospitais). Mantendo a atenção nos dados, fica mais fácil tomar decisões e concentrar os esforços em áreas com maior índice de erros. Melhor ainda se toda a informação puder ser acompanhada através de uma só solução para gestão estratégica. Veja também o nosso artigo sobre “Porque é importante obter a certificação ONA?” Tipos de acreditação e requisitos específicos Acreditado ONA 1 Neste nível inicial de acreditação, as instituições são avaliadas em relação aos requisitos legais e técnicos mínimos, para que possam operar. Entre eles: Processos-chave padronizados Programas de Identificação de Risco Presença de instrumentos de controle Também é recomendável que a unidade hospitalar já tenha implantado: Modelo de gestão por competências Planejamento de metas e objetivos da organização Indicadores sistematizados sobre qualidade e segurança Reorganizar os processos é uma das tarefas mais complicadas para a maioria das organizações que aplicam. Acreditado Pleno ONA 2 Além de ter recebido a acreditação ONA 1, uma entidade de saúde precisa contar com um sistema de planejamento que tenha como foco a gestão integrada. Aqui é onde podemos voltar a conectar com a necessidade de contar com soluções que contribuam para a melhoria dos processos. A modernização da Tecnologia da Informação hospitalar e o uso de softwares de gestão integrada são uma necessidade básica para as organizações que buscam por este tipo de acreditação. O objeto de estudo, neste caso, é a qualidade do fluxo de informações da instituição e o canal usado para transmitir tais dados. Processos ágeis, que funcionem através de sistemas automatizados minimizam as chances de erro. Neste nível de acreditação, que tem uma validade de 2 anos, também são avaliados fatores como: Existência de programas de capacitação contínua Formação de equipes multidisciplinares para promover melhorias em processos Acreditado com Excelência ONA 3 Unidades hospitalares que queiram receber a acreditação ONA 3 precisam contar com o suporte de sistemas de gerenciamento de desempenhos completos, e isso em cada nível organizacional. Estes sistemas devem ser 100% informatizados e permitirem total manutenção de métricas. As avaliações devem ser constantes, tudo para melhorar os resultados. Neste sentido, programas de melhoria contínua geram resultados válidos para alinhar a performance do quadro de profissionais em relação aos objetivos da organização como um todo. Sua organização quer ser acreditada, mas precisa de ajuda? Conte conosco! Entre em contato para entender como podemos te ajudar!

A acreditação hospitalar impacta diretamente na qualidade do funcionamento de unidades hospitalares e no atendimento dos pacientes. A implantação de procedimentos normativos padronizados também é benéfica para a rotina de trabalho dos prestadores de serviço de saúde. Além disso, obter a acreditação também coloca a instituição como uma referência no setor. Uma das consequências positivas é a melhora da imagem da instituição frente à opinião pública, o que estimula a confiança dos pacientes e profissionais envolvidos. No Brasil, hoje em dia, a quantidade de unidades hospitalares que conta com certificados de acreditação ainda é pequena. Dentre os tipos de certificados existentes, no artigo de hoje, vamos focar no emitido pela Organização Nacional de Acreditação (ONA), uma das principais do Brasil. Vejamos a seguir alguns pontos que reforçam a importância deste título. #01 Capacitação Contínua dos Profissionais A gestão da qualidade nas instituições de saúde pode ser melhorada quando os profissionais que compõem o quadro de colaboradores se envolvem nos processos e forma de trabalhar. Para que isso se torne uma realidade, é importante estimular os profissionais da saúde através da capacitação contínua. Dessa forma, desenvolve-se a capacidade de análise e os processos são beneficiados como um todo. A certificação faz com que, paulatinamente, se verifique uma mudança de hábitos. Profissionais que participam do processo de acreditação têm uma tendência a se esforçar mais no trabalho. Quando os colaboradores têm voz ativa, se engajam mais, tornam-se mais eficientes e se compromete com metas e objetivos. #02  Segurança no Trabalho Instituições que têm, em suas filosofias, predominância de conceitos como humanidade e integração e que tratam todas as camadas hierárquicas da mesma forma, além de dar abertura para participação em decisões e processos de otimização apresentam melhores índices de segurança e eficiência. Humanizar o tratamento não tem necessariamente a ver com acompanhamento permanente, e sim com a um tratamento personalizado que faz com que paciente e profissionais da saúde estejam mais próximos. #03 Melhoria permanente dos serviços prestados De acordo com a ONA, as instituições do setor de saúde que fazem parte do programa de acreditação hospitalar são mais comprometidas com a ética profissional, segurança, eficácia das atividades e qualidade do atendimento aos pacientes. Isso só é possível quando uma unidade conta com as ferramentas adequadas de gestão estratégica e é capaz de acompanhar os processos e avaliar as métricas da prestação de serviços. Acreditações A ONA certifica em 3 níveis, de acordo com o grau de otimização de cada instituição que adere ao programa voluntário de avaliação: Acreditado: Unidades de saúde que comprovem atender a todos os critérios de segurança em todo seu funcionamento, inclusive estrutural e assistencialmente. Acreditado Pleno: Unidades que, além do certificado anterior, tenham uma gestão integrada e apresentem processos fluidos e comunicação funcional. Acreditado com Excelência: Além de atender às exigências dos dois primeiros certificados, é preciso contar com um modelo de organização que vise a melhoria contínua. Para ter acesso ao procedimento de acreditação hospitalar, é preciso que a unidade entre em contato com uma das organizações credenciadas e inicie os procedimentos com base em um contrato assinado por ambas. A certificação é feita in loco através de visitas do grupo de avaliadores. A Actio está à disposição da sua instituição para que possam colocar em prática as estratégias do seu hospital e alinhar os recursos disponíveis com as necessidades operacionais. Nossas soluções em gestão permitem que sua unidade planeje seus objetivos e acompanhe a execução através do monitoramento permanente. Quer saber mais? Fale conosco e agende uma reunião.

As empresas, independente do ramo de atuação, para garantir sua perpetuidade no mercado têm uma necessidade em comum: responder às demandas rapidamente e efetivamente. Mas, como conhecer essas demandas antecipadamente? E como se preparar para elas antes da concorrência? A velocidade da informação e sua confiabilidade dos dados são requisitos fundamentais nesse processo. De fato, é preciso favorecer a execução da estratégia, relacionando os recursos aos objetivos globais da organização e garantindo sua posição competitiva. O que os gestores precisam então, são de ferramentas que sustentem a tomada de decisão, garantindo confiabilidade e rapidez na geração de informações estratégicas. Segundo Guilherme Barbassa, diretor da Stratec, o que acontece frequentemente nas empresas é que cada setor visualiza somente suas tarefas, não se importando com os processos dos outros departamentos. Porém, em grande parte das vezes, os processos não são exclusivos e interferem também no serviço de outras áreas. “Nos tempos atuais, visualizar processos de maneira holística é essencial”, afirma. Para solucionar essa questão, a melhor opção é automatizar a estratégia da empresa, ou seja, tirar a estratégia do papel e coloca-la em um sistema, na nuvem, onde todos possam acessá-la, entendê-la e sentir-se parte do processo. Para isso, existem softwares específicos no mercado, como o Gestão Estratégica, que proporciona rapidez na tomada de decisão, acompanhamento mais próximo dos processos internos, tarefas, projetos interdisciplinares, gerando também uma melhor comunicação entre as áreas. Aderente às principais metodologias de gestão estratégica, como BSC, PDCA, GPD e VBM, o software Gestão Estratégica, permite o planejamento de metas e planos de ação claros, além do acompanhamento de sua execução e a divulgação dos resultados para a empresa, estabelecendo uma cultura de gestão à vista. Naturalmente, antes de implementar um sistema como esse, sua empresa precisará de uma mudança organizacional. O primeiro passo será mostrar a todos os colaboradores e gestores, que a tecnologia da informação será de suma importância para o sucesso dos negócios. Além disso, será preciso estruturar detalhadamente o plano estratégico, montar a árvore de indicadores, eleger os responsáveis por cada etapa da estratégia, além de escolher a metodologia de gestão mais adequada para a sua empresa. Executar com precisão cada uma das etapas citadas é essencial para garantir a execução da gestão estratégica e a eficácia da ferramenta. “Criar padrões através de sistemas é a melhor maneira de se proteger da crise”, explica Barbassa.  

A produção de qualquer produto ou serviço requer planejamento. E não basta pensar nas etapas, é preciso desenhar cada processo de forma que funcione perfeitamente e sem inconvenientes. Seja para fabricar um banco de madeira ou um avião, a gestão estratégica é fundamental quando o assunto é qualidade do produto final. A ISO 9001:2015 surge exatamente para melhorar o compromisso dos gestores em relação à padronização dos processos internos de um empreendimento. Além disso, as primeiras versões da norma inicialmente se referiam a produtos e não faziam referência aos serviços. Felizmente isso mudou na nova versão, e agora todos os tipos de outputs (saídas) estão contemplados na normativa, sejam softwares ou materiais fabricados. O diretor da Fatos e Dados – empresa parceira da Stratec que é especialista em certificações ISO – Tadeu Figuera – explica que as duas primeiras versões da Norma (estamos na 5a versão) eram apresentadas como se fossem cartilhas onde “todo o procedimento era descrito como um passo a passo. Nas versões seguintes já se notava uma evolução, pois a exigência de documentos e prescrições foram reduzidos. Agora na quinta versão, ainda registramos a necessidade de melhorias (que virão nas próximas versões), mas ela já é uma Norma mais madura, onde a orientação proposta para um sistema de gestão tem a ver com a melhoria da organização e com a satisfação de todas as partes interessadas: clientes, fornecedores, instituições públicas, colaboradores, etc”, explica. Quando aborda a gestão da qualidade, a ISO 9001:2015 demanda processos adequadamente detalhados para que toda a conjuntura da companhia funcione em um alinhamento de acordo com as expectativas de produção. E as orientações não valem somente para os processos internos. Serviços terceirizados e provedores externos igualmente precisam estar alinhados com a normativa. Buscar o certificado ISO 9001:2015 não se trata somente de melhorar a qualidade dos seus processos, envolve diretamente um planejamento otimizado e eficaz. A gestão estratégica cobra particular importância ao desenvolver metodologias inovadoras e funcionais. Como dissemos anteriormente, não há resultados satisfatórios sem o devido planejamento. “De uma maneira geral houve uma evolução bastante significativa desde a primeira versão da ISO 9001 até essa versão 2015. O grande benefício que a nova Norma pode trazer para a organização, é que ela deixou de ser um sistema paralelo ao negócio para gerenciar o centro dos negócios da organização. Antes, a empresa atendia à Norma e se gerenciava em paralelo. Agora há um envolvimento da Alta Direção para atender e implementar um sistema de gerenciamento da organização, para melhorar o lucro e o relacionamento com todos os stakeholders”, ressalta Figuera. Vamos dar uma olhada em alguns pontos que sofreram modificações para entender melhor os conceitos da nova normativa: Lideranças mais ativas Até a versão de 2008 da ISO 9001, o maior encarregado da gestão de qualidade era o denominado Representante de Direção. Na nova versão, essa atribuição foi transferida para a maior autoridade (presidente, diretor geral, gerente geral,…), porém continuam existindo outros atores que compartilham a gestão. O resultado prático é uma maior internalização e transmissão dos valores que determinam a qualidade. Manutenção das Reclamações Feedbacks sempre foram importantes para realizar ajustes em cadeias produtivas. A ISO 9001:2015 presta particular atenção neste ponto quando indica que toda e qualquer reclamação – não só dos clientes, mas também dos empregados e provedores externos – devem ser registradas e solucionadas. Em um mundo ideal, não haveria reclamação, mas como precisamos lidar com falhas no dia a dia, a solução dos inconvenientes tem impacto direto no planejamento estratégico e na qualidade do resultado final. Comunicação das Atribuições Uma estrutura organizada precisa ter as responsabilidades de cada área/função determinadas claramente. Um organograma possibilita esse entendimento de forma clara e visualmente assimilável. Quando comunicamos todos os papéis, responsabilidades e diretrizes de comportamento, somos capazes de unificar a cultura da empresa e esperar ter os mesmos resultados e condutas em qualquer etapa dos processos. Treinamento ≠ Conhecimento As capacitações têm um lugar fundamental em qualquer organização. A gestão estratégica de um empreendimento precisa antecipar avaliar todos os aspectos funcionais da empresa para que possam ser criados os processos ideais de treinamento. Mas, além disso, é fundamental transformar as informações administradas em conhecimento, tudo em prol da sustentabilidade das iniciativas. O treinamento é exercido, o conhecimento pode ser compartilhado e melhorado, e então, a qualidade final também é beneficiada. Como principal lição, a ISO 9001:2015 tem a oferecer o conceito de que nenhum processo produtivo está composto por partes isoladas. Quando entendemos que o resultado final é produto de uma longa cadeia logística de produção, estabelecer os parâmetros que orientam a estratégia torna-se fundamental para a padronização dos processos. Para Figuera, o maior desafio dessa certificação ainda é o ser humano e principalmente aqueles que têm mais autoridade na empresa. “O desafio é conscientizar a Alta Direção de que existe uma proposta lógica entendida no mundo todo e que deve ser homogênea na organização. Às vezes você até convence a Alta Direção em alterar o sistema e da importância das decisões serem baseadas em evidências. Mas, quando chegamos a média gerência encontramos alguma resistência. Por isso, é muito importante fazer essa ‘catequese’ interna”, reforça. Afinal de contas, certificar seus procedimentos a partir da ISO 9001 não se resume apenas a melhorar sua imagem de marca e relacionamento com os clientes. É preciso uma mudança cultural e estrutural, que irão trazer outros tantos benefícios como: diminuição dos custos de produção, aumento da produtividade e novos mercados que podem surgir em função do seu salto qualitativo e principalmente aumentar o seu índice de repetitividade, que é na realidade a qualidade percebida pelo cliente nos médio e longo prazos. . Do mesmo modo, a gestão estratégica é uma importante aliada, pois, garante uma cultura homogeneizada de gestão propiciando para a organização mais eficácia, (conformidade com as expectativas dos impactados) e mais eficiência (redução dos custos e desperdícios) nos negócios.

Conheça outros quatro processos que devem ser conduzidos e monitorados pelo escritório de estratégias da sua empresa Se você utiliza a metodologia de gestão BSC na sua empresa, mas ainda não tem um Escritório de Gestão Estratégica (EGE), leia o artigo que falamos sobre a importância desse setor em uma organização. Aqui, vamos continuar abordando quais são as funções do EGE. No artigo anterior, abordamos as seguintes funções: gestão do BSC, promoção do alinhamento organizacional, revisão da estratégia, atuação no planejamento estratégico e comunicação de tudo isso para a empresa. Vejamos as quatro funções remanescentes do EGE a seguir: 6. Gestão de iniciativas estratégicas As iniciativas estratégicas são projetos que normalmente são interdepartamentais (ou até entre organizações) que ajudam a atingir os objetivos estratégicos. A coordenação dessas iniciativas deve ser conduzida pelo Escritório de Gestão Estratégica de modo a garantir que elas tenham recursos suficientes, prioridade e foco. As iniciativas são normalmente planejadas na reunião anual de revisão da estratégia, mas podem surgir durante todo o ano, sendo avaliadas e priorizadas conforme a necessidade e viabilidade. Elas podem incluir programas de gestão na área de Qualidade Total e investimentos em Tecnologia da Informação para aprimorar operações e serviço ao cliente. No entanto, a operacionalização das iniciativas deve ser distribuída conforme a expertise de cada área e conhecimento. O EGE somente assegura que as ações estão alinhadas ao planejamento estratégico e com os processos críticos. 7. Planejamento do orçamento Todas as áreas que demandam orçamento específico devem estar profundamente conectadas com a estratégia, por exemplo, Recursos Humanos, Marketing e Tecnologia da Informação. Quando não se tem um Escritório de Gestão Estratégica com funções bem definidas, corre-se o risco dos planos funcionais ficaram muito apertados e operacionais, sendo difícil integra-los com a estratégia posteriormente. Juntamente com o departamento de Finanças, o EGE coordena o orçamento para garantir que as metas financeiras estão consistentes com aquilo que foi estabelecido no planejamento estratégico. Além disso, o EGE garante que nos orçamentos de cada área está sendo prevista uma verba para as iniciativas estratégicas. No caso de iniciativas que envolvem mais de um departamento, elas não devem constar em nenhum dos dois orçamentos individuais, tendo um planejamento próprio. 8. Alinhamento da força de trabalho Definição de metas, compensação, desenvolvimento profissional e de liderança são procedimentos que estão intimamente ligados à área de RH. E todos eles são potencializados quando vinculados à estratégia. Conectar os processos que envolvem os colaboradores com a estratégia deve ser uma ação compartilhada entre o setor de Recursos Humanos e o Escritório de Gestão Estratégica. Sendo assim, as metas individuais de cada colaborador, desenvolvimento de carreira e bonificações são alinhadas para que a execução da estratégia seja o trabalho principal de cada funcionário. 9. Compartilhamento das melhores práticas Ideias que possam melhorar a execução da estratégia podem surgir em qualquer campo da empresa o tempo todo. Muitas dessas ideias podem ter aplicação em diferentes áreas e unidades. É função do EGE identificar essas ideias e compartilhar as melhores práticas em toda a empresa, ajudando as sugestões criativas a superarem as barreiras departamentais e funcionais. Normalmente, as empresas que implementam um EGE têm cerca de 10 pessoas trabalhando na área. O objetivo é gerenciar as estratégias e tornar isso uma prioridade corporativa e não construir uma grande nova burocracia.  O segredo para o sucesso dessa área é ter pessoas dedicadas, pois não funciona adicionar o trabalho nos calendários já ocupados e repletos de responsabilidades. Como a estratégia é tratada na sua empresa? Compartilhe suas impressões nos comentários!

Quem é gestor sabe que o feedback é uma das melhores práticas para diminuir a distância entre os funcionários e deixar a relação mais transparente, além de contribuir para a melhoria dos processos da companhia como um todo. Por outro lado, o momento é delicado e exige certos cuidados para não acontecer exatamente o contrário e acabar causando mal-estar. Um feedback bem articulado é capaz de criar confiança, eliminar problemas e melhorar as habilidades dos colaboradores. Principalmente no ambiente corporativo, este tipo de avaliação é fundamental. Uma pesquisa da Top Employers indica que as companhias com as melhores práticas de recursos humanos incorporam feedbacks contínuos na estratégia de desenvolvimento dos funcionários. Mas, como dar um bom feedback? Há várias boas práticas que podem ser adotadas na hora desse tipo de aproximação. Abaixo, veremos algumas dicas de como fazer isso. #01 – Crie um Roteiro Feedback não é algo que você tem vontade de fazer, como tomar um cafezinho. Como no caso de qualquer outro processo relevante para a companhia, requer planejamento. Também é importante não confundir com chamar a atenção do funcionário, a avaliação precisa ser pensada. Prepare seu material do feedback: anote os pontos fortes e fracos antecipadamente e já comece sabendo o que vai falar. #02 – Prepare um lugar Seja um feedback coletivo ou individual, uma boa prática é realizar a sessão de avaliação em um lugar à parte. Evite espaços comuns ou zonas de fluxo. Os envolvidos vão se sentir mais à vontade se tiverem a conversa em um ambiente isolado, onde também possam se expressar. Igualmente, notifique de antemão quando e onde a instância ocorrerá. #03 – Use a técnica Feedback Sanduíche Para beneficiar a assimilação das suas orientações, use o método sanduíche. Comece a conversa dando destaque para os pontos positivos do comportamento do profissional ou da equipe. Só após esta introdução, e gradualmente, comente o que não está alinhado com os interesses da empresa e quais são os aspectos que podem melhorar. Na hora de fechar, reafirme os pontos positivos da introdução e, mais importante ainda, não deixe de mostrar o que pode ser alcançado uma vez que os pontos negativos sejam corrigidos. Dessa forma, os colaboradores vão perceber que você está atento a todos os detalhes, não somente aos aspectos negativos. Este tipo de postura diminui a distância entre as partes e mostra que você está do lado do time – além de contribuir para a autoestima dos funcionários – e elimina qualquer possibilidade de que pensem que você só procura falhas. #04 – Use ferramentas de avaliação Já existe no mercado ferramentas para ajudar os gestores e o setor de RH no acompanhamento de resultados dos colaboradores. O ideal é estabelecer os indicadores de performance e metas com os funcionários e contar com um sistema que monitore o alcance de metas de forma automática e 100% online. Assim, seus controles ficam mais transparentes e reforçam as boas práticas de governança corporativa. Veja ainda: Remuneração estratégica e Governança Corporativa. Por que trabalha-las juntas? #05 – ‘Feedback do Feedback’ Toda história tem, pelo menos duas versões. Logo, as questões consideradas na reunião podem ser enriquecidas pelos comentários de quem está recebendo o feedback. Escute o que sua equipe tem para falar e também peça para que eles avaliem a sessão de análise de seu rendimento. Diga que você também quer ouví-los e sugira que comentem o que acharam da dinâmica do feedback e como ela pode ser melhorada. Neste momento, deixe-os livres para comentarem o que quiserem. Preste atenção, anote e faça suas considerações após a ronda. #06 – Crie objetivos O feedback não é uma instância isolada, faz parte de uma macro-estratégia de desenvolvimento e melhoria de desempenho. O principal objetivo é solucionar os desvios, correto? Logo, quando fizer as sessões de retorno, deixe claro quais são os aspectos que devem ser melhorados e registre como tópicos. Além disso, é interessante delimitar o tempo em que estas ações devem ser implementadas. Dessa forma, na próxima seção, será possível comparar os resultados e ver o que efetivamente melhorou, o que permaneceu inalterado e o que novamente precisa ser corrigido. A sua empresa planeja investir em uma cultura de remuneração meritocrática? Veja também o nosso artigo: Como implantar corretamente um modelo meritocrático

Executar bem a gestão de uma empresa não é uma tarefa simples. Afinal de contas, é preciso se dedicar ao planejamento, à criação de estratégias, fazer análises de risco e mais uma diversidade de elementos fundamentais para o correto andamento da empresa. E fazer isso manualmente, além de maçante, é muito suscetível a falhas e por isso, as empresas estão entendendo que implantar um software de gestão estratégica é fundamental. Contar com um software para controle do desempenho corporativo torna todos os processos mais fáceis, ágeis e eficientes. Mas, apesar da importância de ferramentas deste tipo, nem sempre os gestores ficam totalmente convencidos da necessidade de contratação de uma plataforma capaz de melhorar – e muito – o rendimento da empresa. No artigo de hoje, vamos dar dicas para que você e sua equipe consigam, de uma vez por todas, convencer os gestores da sua empresa de que está mais do que na hora de contratar um sistema de gestão estratégica. #01 Lidere a mudança Uma coisa é falar de benefícios e perceber que todos estão de acordo com isso, mas efetivar a implantação de uma solução vai além. A mudança tem que começar por você mesmo: tome a iniciativa como se fosse um objetivo da sua empresa. A partir daí, comece o processo de pesquisa, análise e obtenção de informações que servirão, posteriormente, para apresentar caso a caso e insistir na escolha. #02 Faça seu dever de casa Antes de sugerir qualquer alternativa, é preciso estar seguro de que esta é a melhor escolha. E para certificar-se de que uma solução é a mais correta, é preciso experimentá-la e esgotar seus recursos. Faça pesquisas na internet, registre-se para períodos de prova, leia reviews e opiniões sobre o sistema. Dessa forma, você vai contar com informações válidas e terá conhecimento empírico sobre o que está tentando implementar na empresa. #03 Encontre aliados Nem todo mundo está interessado em mudanças, pelo contrário: é muito comum encontrar quem não queira mudar absolutamente nada em suas rotinas por uma questão de conformismo ou preguiça. Neste caso, é fundamental identificar os atores que podem contribuir para convencer a mesa diretora de que vale a pena evoluir. Tente com quem mais pode se beneficiar com as alterações: chefes de equipe e gestores setoriais são um bom começo. #04 Transforme-se em uma referência Se você efetivamente quer ser escutado, tem que mostrar que vale a pena ouvir o que tem a dizer. Como o mais comum é funcionar de acordo com uma hierarquia bem definida, onde as decisões vêm de cima, inverter essa ordem de funcionamento pode não ser uma tarefa muito fácil. Exatamente por isso, é fundamental que você prove o valor das suas opiniões através de um trabalho eficiente, proativo e que dê resultados. Com isso, fica mais fácil associar as suas opiniões com ideias efetivas de melhorias e evolução de processos. Até mesmo seu discurso deve estar adaptado para os públicos específicos com os quais você precise interagir para sugerir a implementação de soluções. Para isso, é preciso ampliar os seus conhecimentos e identificar quais são os benefícios que a implantação de uma ferramenta de gestão podem conferir às áreas que não têm nada a ver com a sua. Ajuste o vocabulário e invista massivamente em discursos específicos por setor. #05 Demonstre Uma vez que esteja certo de qual é a melhor alternativa e já conte com uma rede de apoio relativamente grande, é hora de propor uma instância de apresentação da solução. Agende uma reunião e demonstre, na prática, como a ferramenta funciona, como pode beneficiar a empresa e quais são as etapas de implementação da mesma. Você pode inclusive, chamar o fornecedor para uma apresentação presencial. Assim, ele já pode sanar todas as possíveis dúvidas que irão surgir durante a apresentação e mais, pode também apresentar alguns casos de sucesso de empresas que já testaram o produto. A Stratec possui uma série de soluções em automatização da gestão. Nossos softwares corporativos envolvem desde sistemas completos de Gestão Estratégica até soluções para controle do Desempenho Individual, Matriz Orçamentária e Benchmarking. Precisa de uma apresentação de nossos consultores? Agende aqui.

Conheça os nove processos que devem ser conduzidos e monitorados pelo escritório de estratégias da sua empresa Já falamos aqui sobre a importância de se ter um Escritório de Gestão Estratégica (EGE) em uma organização. Ter uma área que se dedique a cuidar do planejamento e garantir o cumprimento de metas é um avanço enorme para qualquer negócio.  Mas, quais são as atividades desse setor? O que é de responsabilidade do escritório de gestão estratégica Basicamente, o escritório de gestão estratégica deve cuidar dos nove processos do BSC – Balanced Scorecard. Veja a seguir: 1. Gestão do BSC A função mais natural e primária do EGE é cuidar do Balanced Scorecard. E isso implica em diversas outras reponsabilidades, como por exemplo, facilitar e conduzir a reunião anual de revisão da estratégia, traduzindo a estratégia atualizada em mapas e objetivos estratégicos. Ainda que não haja mudanças significativas na estratégia, no momento da revisão, o EGE precisa liderar na reunião a discussão sobre os KPIs (Key Performance Indicators) e suas medidas. Assim que os objetivos e os indicadores são aprovados para o ano seguinte, é função do EGE orientar os executivos da Alta Administração a determinar metas e identificar iniciativas estratégicas que serão necessárias para o atingimento das metas. Além disso, durante o ano, o EGE deve propor cursos e treinamentos na empresa sobre o modelo de gestão BSC, sendo reconhecido como o centro de conhecimento da metodologia, e servindo tanto para orientações, treinamentos e cursos, eventos e principalmente, para ajudar os líderes locais com as ferramentas que suportam a metodologia. Um ponto importante é que o EGE não precisa assumir a função de cobrar os resultados de cada área. Durante o processo de definição de metas e indicadores de cada setor, já se determina também quem será o responsável por produzir os relatórios da área e prestar contas. O que o EGE pode fazer é supervisionar o processo de coleta dos dados e apresentação dos mesmos, a fim de orientar e garantir a validade da informação que está sendo compartilhada. Outra questão é que normalmente é o EGE quem escolhe o sistema de gestão estratégica a ser usado na empresa, que pode variar desde planilhas de Excel e apresentações, até softwares robustos que automatizam toda a execução da estratégia. Portanto, o EGE deve garantir o treinamento e a usabilidade do sistema escolhido para que funcione corretamente e garanta a validade dos dados. 2. Alinhamento Organizacional O Escritório de Gestão Estratégica é responsável por garantir o alinhamento da empresa toda com a estratégia do negócio provocando uma sinergia interna. O alinhamento traz foco e coordenação entre as atividades e projetos da empresa e por isso é tão importante. É função do EGE desenvolver e desdobrar o BSC nos diferentes níveis hierárquicos da empresa, desde a Alta Gestão até o “chão de fábrica”. Além disso, o EGE precisa fazer o link entre fornecedores, clientes, parceiros, joint ventures, o corpo diretivo e acionistas para que todos estejam alinhados à estratégia da organização. 3. Revisões da Estratégia As reuniões mensais de gestão são fundamentais no processo de controle e execução do BSC. São elas que proporcionam a oportunidade de revisar a estratégia e fazer os ajustes necessários. Nesse momento, os aprendizados são compartilhados e documentados e novas ações são propostas. Além de conduzir a reunião, o EGE deve orientar o CEO antes do evento sobre os desafios atuais identificados no BSC. É esse briefing que vai determinar a agenda da reunião, priorizando sempre a revisão da estratégia em detrimento das questões financeiras de curto prazo e ações para “apagar incêndio” que insistem em aparecer nessas ocasiões. O EGE deve conduzir a discussão para a confecção de planos de ação e monitoramento para garantir que os projetos vão sair do papel. Assim como a Alta Direção ocupa um papel importante no processo de revisão e direcionamento da estratégia, o EGE pode ajudar na preparação das reuniões de diretoria. 4. Planejamento estratégico A formulação da estratégia e a execução da mesma estão intimamente conectados em um processo cíclico. A função de planejar a estratégia do negócio requer do EGE uma análise competitiva interna e externa de grande profundidade, além de construir cenários, organizar reuniões de planejamento e orientar líderes e gestores para atingirem o máximo de resultados. É importante que a estratégia não seja uma questão tratada somente uma vez ao ano, e nesse ponto é que o EGE é fundamental. De nada adianta ter uma estratégia super bem formulada se ela não é comunicada para toda a empresa, testada, revisada e que reflita a realidade do negócio. Os colaboradores precisam ter a liberdade de contactar o EGE para sugerir novas ações e soluções. E a Alta Direção precisa revisar a estratégia constantemente durante o ano, afinal, nada mais é que uma hipótese de relação entre causa e efeito que leva em consideração as ações internas e o impacto esperado nos stakeholders. Essas hipóteses precisam ser validadas e constantemente editadas. 5. Comunicar a estratégia Para ter seus colaboradores realmente envolvidos no cumprimento dos objetivos globais da organização, eles precisam conhecer a estratégia do negócio e ter contato com ela. Nesse ponto, a comunicação é a ferramenta mais poderosa a ser usada. Algumas empresas apostam em criar diversas mensagens e disseminá-las por meio de diferentes canais de mídia. Nesse caso, o EGE serve como coordenador das campanhas juntamente com a área de marketing e comunicação, revisando a mensagem e a frequência do contato para garantir que a estratégia está sendo comunicada corretamente. Caso a empresa opte por fazer uma comunicação mais simples, especialmente quando se está começando a implantar o BSC na companhia, o EGE pode assumir a comunicação da estratégia para todos os funcionários. É também função do EGE implementar uma cultura de formação e treinamento para os colaboradores novos e criar um programa de reciclagem do conhecimento para os funcionários antigos. No próximo artigo vamos falar sobre outras quatro funções do Escritório de Gestão Estratégica. Mas, já queremos saber o que você está achando desse assunto.

Não é novidade que empresas que atingem um alto nível de maturidade na metodologia S&OP testemunham as vantagens reais do modelo. No entanto, o que se sabe é que 2/3 dos negócios que executam o Planejamento de Vendas e Operações não ultrapassam os dois primeiros estágios propostos no modelo de maturidade da Gartner (2010). O que é realmente uma pena, já que os resultados mais significativos são colhidos quando a empresa atinge os níveis 3 e 4 de maturidade. Segundo Ronaldo Barreto, da Crimson&Co, empresa parceira da Stratec, “a maioria das empresas que usam o S&OP estão entre os níveis de maturidade 2 e 3, onde as áreas já se falam, algumas decisões são tomadas, mas ainda se escorrega muito na previsão de cenários e na não utilização de softwares, que servem como apoio nesse processo”, comenta. Para não estagnar nos níveis mais básicos do S&OP por falta de conhecimento, vamos falar um pouco mais sobre esses quatro níveis de maturidade. Nível 1 – Reação A empresa nesse estágio está começando a se familiarizar com a metodologia e ainda está desenvolvendo um plano operacional. Observa-se uma lacuna entre vendas e produção, gerando um desequilíbrio entre ambas. Além disso, não se entende com clareza, quais são os objetivos do S&OP. Geralmente, nessa fase, ferramentas como Excel e ERPs dominam os controles operacionais. Os planos operacionais geralmente são executados dentro do ERP, mas frequentemente se vê a necessidade de criar planilhas complementares e ferramentas de planejamento comercial. Nas reuniões de revisão do S&OP, ferramentas simples como PowerPoint e Excel são os instrumentos de apresentação dos planos e as reuniões são basicamente uma revisão do plano de vendas. Nível 2 – Antecipação No segundo nível, existe uma preocupação maior em se fazer um bom planejamento da previsão de vendas, baseado no volume, e combinar esse plano com a produção. Já se vê aqui uma pré-disposição maior de se dar apoio às decisões que são frutos das reuniões de S&OP. Aqui, a organização já entendeu que precisa ter informações apuradas e verídicas sobre o volume de produção e o estoque. Muitas vezes, por causa das discussões prolongadas acerca do volume, capacidade de produção e tempo de entrega, as reuniões de S&OP ficam restritas à cadeia de suprimentos. As empresas que atingem o segundo nível de maturidade devem ter uma política formal de governança e cultura de disciplina. No entanto, nesse ponto as discussões ainda não ultrapassam os planos de curto prazo (até 3 meses). Outro desafio é que as decisões tomadas no processo do S&OP normalmente não chegam até o nível operacional da empresa. Em termos de ferramentas, no estágio 2 ainda se utiliza muito as planilhas eletrônicas juntamente com o ERP, somados a alguma ferramenta de supply chain. No entanto, as empresas começam a perceber que precisam de ferramentas mais robustas para suportar a gestão de processos, gestão da informação e apresentação dos dados. Nível 3 – Colaboração O objetivo nessa etapa é atingir o lucro. A cadeia de suprimentos passa a ser o “maestro” do S&OP e todas as ações são determinadas tendo em vista os impactos financeiros que elas trazem para o negócio. Agora, a empresa já vê a metodologia do S&OP como “a maneira como fazemos negócio” e todas as decisões são cautelosamente estudadas e executadas. O alinhamento entre o operacional e o tático da empresa são sentidos com mais força, em um ambiente de colaboração. Isso acontece em função dos processos que foram cuidadosamente moldados nas etapas anteriores. Agora, já se consegue fazer planos de médio a longo prazo, que são alinhados com o orçamento anual e o plano estratégico da empresa. O impacto dos planos e dos cenários são focados em aumentar a lucratividade do negócio. Em termos de tecnologia, as organizações que atingem esse nível de maturidade, já requerem uma solução mais robusta e adequada à metodologia S&OP para suportar seus processos. Nível 4 – Maestria Pouquíssimas empresas atingem esse nível de maturidade, onde existe uma sensibilidade aguçada da demanda e uma estrutura bem planejada de produção para direcionar uma resposta otimizada à demanda. Quando se atinge esse patamar, percebe-se uma grande participação dos altos executivos e da área financeira. A colaboração aqui extrapola os limites da organização para alcançar valor de ponta a ponta na cadeia. Os processos aqui são balanceados e dinâmicos. Há uma conectividade forte com o planejamento estratégico e operacional e as ferramentas suportam o gerenciamento de risco, “trade-offs”, otimização de preços e simulações complexas. Você já aplica a metodologia do S&OP na sua empresa? Qual o nível de maturidade da sua organização? Compartilhe com a gente! Leia também nossos outros artigos de S&OP: Os cinco passos do S&OP Planejamento de Vendas e Operações: S&OP

Saiba porque nossos clientes aprovam nosso serviço e produtos e nos recomendam! Gerir a estratégia de uma organização não é fácil. Requer trabalho, organização, planejamento e muita dedicação. O maior desafio dos executivos é colocar em prática a estratégia, alinhando os recursos aos objetivos globais da organização e garantindo sua posição competitiva. Nós sabemos disso. Afinal, a Stratec é uma empresa de tecnologia, que nasceu da necessidade de mercado de sistematizar e automatizar as metodologias de gestão corporativa. Dessa forma, nosso compromisso com nossos clientes é viabilizar a implementação de sua estratégia e a obtenção de resultados, através da disponibilização de ferramentas que suportem as decisões operacionais, táticas e estratégicas. Veja 7 benefícios de se tornar um cliente nosso: 1. Softwares compatíveis com as principais metodologias de gestão Desenvolvemos softwares corporativos que automatizam metodologias de gestão, aplicadas à camada estratégica de organizações públicas e privadas de diversos setores e portes. Independente se você utiliza o BSC – Balanced Scorecard, PDCA, VBM, GPD, S&OP ou outros, nossa suíte de governança pode trazer grandes resultados para a sua empresa. 2. Softwares na nuvem  – SAAS A tecnologia está cada dia mais avançada e hoje desfrutamos de sistemas de gestão empresarial completos e facilmente personalizáveis na nuvem, funcionando 100% online e permitindo que a sua empresa seja gerida com qualidade, segurança e competência. Nossos sistemas concentram as informações do seu negócio em um único lugar, cruzam os dados armazenados e geram relatórios analíticos que revelam os melhores caminhos a serem tomados para o crescimento da sua empresa. 3. Soluções customizáveis Se o seu negócio possui muitas especificidades, não tem problema! Nossas soluções são altamente flexíveis e parametrizáveis para atender à sua demanda de gestão. 4. Atualizações constantes Além das customizações, nossos sistemas passam por atualizações constantes na plataforma, para sempre atender melhor às necessidades de nossos clientes. Como sabemos, a tecnologia de hoje não é a mesma de amanhã, a obsolescência chega muito rápido, exigindo novos investimentos de quem adquire um software. No entanto, se você usa soluções gerenciais na nuvem, a atualização dessa tecnologia fica por nossa conta, tirando essa responsabilidade da sua empresa e facilitando o acesso a ferramentas e soluções de última geração. Nossa equipe de suporte está sempre atenta para as sugestões de melhorias e oportunidades e temos o prazer em tornar a experiência do usuário cada dia melhor. 5. Parceria com as empresas de consultorias referência no Brasil e América Latina Nossos parceiros, consultorias em gestão empresarial, estão presentes em toda América Latina trabalham em sinergia com a Stratec formando soluções integradas de serviços de primeira linha com software para garantir a perpetuidade do conhecimento nas organizações e eficácia no alcance de resultados Se você ainda não possui um planejamento estratégico estruturado ou um modelo de gestão de resultados da empresa, mas deseja já começar com tudo automatizado, consulte-nos. Poderemos indicar uma das nossas consultorias parceiras para você. 6. Experiência de mercado em diversos setores e internacional Nossos sistemas são aplicáveis a diversos segmentos tanto públicos quanto privados e atende a grandes e pequenas empresas. Nossos softwares, inclusive, já foram validados no exterior, sendo comercializados no Chile, Colômbia, México e Portugal. 7. Soluções integráveis Nossos softwares são integrados entre si e possibilitam a gestão da estratégia em todos os níveis da organização. Além disso, os sistemas são integráveis com outros softwares como ERP, EPM, entre outros. Ficou convencido? A Stratec certamente vai atender às suas expectativas de sistematização da gestão, com uma solução totalmente compatível com aquilo que sua empresa precisa. Agende uma conversa conosco para conhecer melhor nossos produtos!