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Trabalhar com indicadores de desempenho não é uma prática nova, mas muitas empresas ainda não sabem exatamente como implementar a gestão de KPIs no dia a dia da organização. A sigla KPI vem do termo Key Perfomance Indicator e diz respeito aos dados que são relevantes para medir o desempenho de um processo e dos envolvidos nele. Os indicadores servem para que os responsáveis consigam mensurar o que está funcionando bem ou não em todos os processos dentro da empresa e possam conhecer os problemas e estabelecer soluções para otimizar o trabalho. Estabelecer um sistema de gestão de KPIs também permite rastrear o cumprimento das metas dos colaboradores, e os ajuda na priorização de tarefas e na compreensão de suas responsabilidades dentro da organização. Leia também: “Como criar uma cultura de acompanhamento de KPIs?” Se você reconhece as vantagens de implementar essa gestão em sua empresa, mas não sabe como fazer, acompanhe a seguir alguns passos para isso. Alinhe os indicadores com o planejamento estratégico É fundamental que toda empresa possua um planejamento estratégico orientando suas ações para atingir determinados objetivos. É por meio dele que os colaboradores compreendem seus papéis e é definido como os processos agregarão valor aos produtos e/ou serviços ofertados pela organização. Na gestão de KPIs, é necessário entender completamente os objetivos estratégicos para que sejam traduzidos em metas alinhadas a eles. Defina metas realistas As metas embasadas no planejamento estratégico precisam ser relevantes para o negócio, mensuráveis e realistas, de modo que seja possível estabelecer um tempo para que sejam atingidas e, a partir daí, escolher os KPIs que serão monitorados. Escolha os KPIs Depois de ter metas estabelecidas, é preciso saber como medir se a empresa está caminhando para o sucesso ou não. Os indicadores de desempenho têm por função medir a performance do processo a que cada meta se refere. A principal dica para orientar a escolha dos indicadores é que eles não podem ser difíceis de mensurar. Vale lembrar que eles devem focar nas tarefas que agregam mais valor à cadeia produtiva. Não é recomendado definir um número exagerado de KPIs, no máximo cinco para cada processo. Também é importante indicar quem é o responsável pelo desempenho dos KPIs, seja uma pessoa ou um departamento. Veja também: “Os indicadores de sucesso que você não pode perder de vista ao gerenciar projetos” Monitore os processos O passo seguinte é acompanhar a performance dos processos para verificar se o desempenho está dentro do esperado. Os KPIs precisam ser medidos e monitorados constantemente, de modo que eventuais desvios sejam percebidos e medidas sejam tomadas. Corrija as falhas na sua gestão de KPIs Um KPI abaixo da meta é sinal de que uma intervenção precisa ser feita para que a performance retorne ao nível desejado. Para isso, é preciso avaliar as causas para que a correção seja feita na raiz do problema. Busque melhorar continuamente Um dos principais propósitos da gestão de KPIs deve ser a melhoria contínua nos processos, mesmo que a meta de desempenho esteja sendo atingida. Investigar a ocorrência de atrasos, gargalos e desperdícios é uma forma de otimizar os processos e alcançar níveis de performance cada vez mais altos. É importante lembrar que os KPIs precisam ser autênticos, com base em dados confiáveis, a ponto de direcionar a empresa para as melhores tomadas de decisão. A ideia é que a empresa não se mantenha estática, mas dê passos à frente com a implementação da gestão. Dependendo do tipo de organização, os KPIs precisam estar alinhados com normas, como ISO 9001 e PBQP-H, por exemplo. Isso quer dizer que a tarefa não será tão simples quanto parece. De fato, implementar a cultura de monitorar os KPIs manualmente requer bastante trabalho, que envolve criação de fórmulas e gráficos, um processo de coleta de dados, além de colocar em risco a confiabilidade dos mesmos. Contudo, atualmente existem softwares específicos no mercado que facilitam esta implementação. Caso tenha interesse em conhecer melhor os sistemas da Stratec, entre em contato conosco. Será um prazer apresentar nossos softwares e oferecer à sua empresa uma demonstração gratuita!

A matriz 9 BOX é uma ferramenta muito útil para quem trabalha com gestão de talentos, seja para identificar e formar líderes ou planejar sucessões dentro da empresa.  Desenvolvida por McKinsey e aperfeiçoada pela Companhia General Electric no final da década de 1960, essa metodologia de análise é bastante usada quando o assunto é desenvolvimento e crescimento dos recursos humanos nas organizações. Alocar os colaboradores nas posições adequadas e identificar o momento para fazer transições é um desafio para os gestores, que pode ser facilitado com essa ferramenta que ajuda na análise da contribuição atual de um funcionário e seu potencial de colaboração no futuro. Acompanhe este artigo e entenda como a Nine Box pode ser utilizada para gerir os talentos de sua empresa e auxiliar na identificação de liderança. O que é a matriz 9 Box? É uma ferramenta simples e bastante eficaz que tem por função analisar os colaboradores de uma empresa a partir de duas vertentes: seu desempenho passado/atual e seu potencial futuro. A matriz Nine Box consiste em uma tabela gráfica com nove quadrantes onde são colocados os membros da equipe, conforme seu desempenho e potencial. Seus atributos são medidos em uma escala que possui 3 níveis: baixo, moderado e alto. A linha horizontal é o eixo X da matriz, com 3 boxes (ou caixas), que avalia o desempenho atual do colaborador. A linha vertical é o eixo Y, também com 3 boxes, que avalia o potencial de liderança do colaborador. A combinação dos eixos X e Y é o box em que o profissional é colocado na grade. A matriz pode ser utilizada como um método de identificação de potenciais líderes dentro da empresa ou para realizar um planejamento de sucessão, já que as colunas verticais da tabela apontam o potencial de crescimento do profissional e as linhas horizontais mostram se ele está atendendo as expectativas de desempenho de sua função — ou se está abaixo ou superando-as. Como seu uso pode ajudar na identificação de lideranças? Como dito, a ideia da matriz Nine Box é que o eixo X mostre o desempenho e o eixo Y avalie o potencial de liderança de um profissional. Sua combinação determina onde o colaborador é colocado na matriz. Os indivíduos que alcançam o quadrante superior direito, então, podem ser considerados candidatos de alto potencial para liderança, para figurar no plano de sucessão da empresa e assumir novas posições. Além disso, há ainda a vantagem de a Nine Box apontar a necessidade de ações de treinamento e capacitação, bem como realocações. A ferramenta acaba por identificar também aqueles profissionais com desempenho ruim e baixo potencial, com quem a empresa não deve investir tempo e esforço. Como utilizar na prática? O ideal é que a ferramenta seja utilizada em equipe, tendo um facilitador com experiência na metodologia, seja um profissional do RH ou um responsável pelo desenvolvimento de liderança e/ou planejamento de sucessão. O primeiro passo é decidir como o desempenho será avaliado e quais os critérios para avaliar potenciais específicos. Uma boa estratégia é escolher uma pessoa como referência, que tenha maior desempenho e potencial, para comparar os mesmos quesitos com os de outros colaboradores. Em seguida, é importante fazer com que toda a equipe entenda o processo e saiba qual a sua importância e como poderá beneficiar a todos. Então é possível discutir em conjunto o restante dos nomes para as caixas da Nine Box. Feito isso, é possível que depois a equipe possa discutir planos de desenvolvimento para cada líder de acordo com seu desempenho e potencial. Como foi possível ver, a matriz 9 Box é uma ferramenta valiosa para que os gestores consigam identificar os talentos dentro da organização e possa, durante o processo de avaliação, trabalhar plano de carreira e de sucessão dos profissionais que se destacaram e apresentaram potencial de liderança. Se você gostou deste conteúdo, assine nossa newsletter e fique por dentro de tudo o que falamos por aqui! Veja também: Como distribuir responsabilidades em projetos com a Matriz RACI

Não pode ler agora? Ouça a matéria clicando no player. Vivemos em um contexto em que inovação e modernização fazem parte do dia a dia em qualquer área da vida. Como não poderia deixar de ser, a gestão também precisa se modernizar para acompanhar o mercado. A liderança de hoje precisa buscar alinhamento com as novas gerações e criar um ambiente mais propício às inovações. E como o desempenho dos colaboradores está diretamente ligado aos objetivos estratégicos da empresa, um assunto que não pode ser negligenciado é a gestão de desempenho — ou de performance. É importante dizer que não estamos falando de avaliação de desempenho, que não é a mesma coisa. As avaliações, na verdade, fazem parte da gestão, que é um processo de identificar, mensurar e desenvolver o desempenho dos membros da equipe, visando o alinhamento de sua performance com os objetivos estratégicos da organização. Para compreender melhor como isso deve ser feito no mundo atual, continue acompanhando. Para que serve a gestão de desempenho? De maneira resumida, podemos dizer que o principal propósito da gestão de desempenho é aprimorar a performance geral da empresa por meio do desempenho individual de cada colaborador. Para medir o desempenho de uma organização, pode-se avaliar diferentes aspectos, por exemplo, o financeiro (lucro e crescimento), a satisfação dos clientes, os processos internos, a satisfação dos funcionários e seu crescimento (capacitações e treinamentos). Tradicionalmente, a gestão da performance dos colaboradores costumava utilizar mecanismos de avaliação que, em muitos casos, acabava não demostrando a realidade do dia a dia na empresa. O resultado obtido, geralmente, era o oposto do esperado, pois por ser pouco abrangente, a gestão de desempenho acabava por desmotivar os funcionários e aumentar seu nível de estresse, além de prejudicar o cumprimento de prazos, graças à sua burocracia. Por fim, a classificação da performance dos membros do time era feita por indicadores quantitativos, o que passou a significar pessoas cumprindo objetivos impostos sem que os resultados de seus trabalhos fossem de fato medidos. Por que modernizar essa gestão? Muitas organizações já identificaram a necessidade de modernização da gestão de performance, buscando atualizar sua definição desse conceito e tornando-se mais responsivas aos interesses dos colaboradores e não apenas do negócio. Por outro lado, existem empresas que resistem à modernização da forma de avaliar o desempenho de sua equipe, pois não sabem exatamente como compilar dados e utilizá-los no desenvolvimento de estratégias. O fato é que o mercado atual, inserido em uma sociedade do conhecimento, vê como um grande desafio a necessidade de mensurar e melhorar o desempenho no contexto organizacional, graças à sua complexidade. Especialistas dividem o desempenho profissional em duas dimensões: outcomes e behaviors, que significam resultados e comportamentos, sendo que resultados remetem ao que um colaborador produz e comportamentos à forma como ele produz. Até algum tempo atrás, as estratégias para motivar os colaboradores se resumiam em salário, benefícios e promoções. Hoje, isso já não garante a satisfação no trabalho e nem sempre promove engajamento. Se antes o principal objetivo dos profissionais era estabilidade no emprego, com os millenials no mercado, este fator dá lugar a novos anseios e desafios. Empresas que já migraram para um sistema mais dinâmico e flexível atestam que foi possível perceber aumento na satisfação e no desenvolvimento dos colaboradores. Como fazer na prática? O primeiro passo é entender quais são as expectativas das novas gerações para descobrir o que pode ser capaz de melhorar sua performance. Profissionais nascidos depois dos anos 1980 tendem a ter necessidade maior de independência e confiança. Além disso, colaboradores mais jovens buscam diferentes formas de remuneração por sua performance e zelam pela flexibilidade de horários, onde o foco esteja mais na produtividade do que no tempo em que permanecem na empresa. Por fim, vale dizer que eles preferem realizar atividades que os desafiam a buscar novas soluções e esperam encontrar um sentido para os objetivos a serem alcançados. Dito isto, é inevitável apontar a tecnologia como a principal aliada da gestão de desempenho.  Por meio dela, é muito mais fácil analisar a performance dos colaboradores em tempo real, através da modelagem de dados analíticos, e manipular grandes volumes de dados e indicadores. A tecnologia em nuvem, por exemplo, permite o acesso de informações em qualquer lugar e momento, de modo que o processo de avaliação de desempenho seja menos subjetivo e mais dinâmico, condizente com o que espera a geração dos millenials. Percebeu como uma gestão de desempenho mais moderna pode ajudar na tomada de decisão e na busca por alcançar os objetivos da organização? Se você gostou desse conteúdo, siga nossas redes sociais — Facebook, LinkedIn e YouTube— e fique por dentro de tudo o que falamos por aqui.

Sabemos que o capital humano é um dos principais responsáveis pelo sucesso de qualquer empreendimento, por isso é fundamental fazer aesa. Por que a gestão dos recursos humanos é importante? Planejar e fazer uma gestão acertada dos recursos humanos é o que garante que sejam determinadas e reconhecidas as reais habilidades necessárias para o sucesso do projeto. A intenção é formar uma equipe de excelência, capaz de cumprir as atividades propostas e atingir os resultados previstos. Além do planejamento, durante o desenvolvimento dos processos, a gestão de RH serve para dar ao gerente mais controle e informações que o permitem identificar e solucionar problemas, dar feedbacks e implantar mudanças que visem otimizar o projeto. A observação e análise do desempenho de cada participante também favorece uma correta valorização dos colaboradores e, consequentemente, sua motivação. Como planejar a equipe de projetos? Como não poderia deixar de ser, o primeiro passo é o planejamento, etapa em que são definidas as atividades a serem executadas no projeto, para obter as informações sobre a necessidade de recursos humanos e analisar quem são as pessoas disponíveis na empresa. Planejar essa gestão envolve identificar e documentar cada uma das funções, competências, responsabilidades e relações hierárquicas dentro da equipe. Depois disso, pode-se dar início ao plano de gerenciamento, o que significa registrar oficialmente cada etapa do projeto, as tarefas a serem realizadas e a quantidade e tipo de recursos humanos necessários. Esse é o momento de fazer uso de organogramas, descrições de cargos e rede de relacionamentos. Veja também: Como implementar a matriz RACI?  Como fazer a distribuição de pessoas em projetos? Os processos que compõem a gestão de RH servem para organizar a equipe responsável pelo projeto, que é formada pelas pessoas designadas a cumprirem determinadas tarefas para viabilizar a proposta. Depois de planejar como os recursos humanos serão utilizados, os próximos passos são decisões práticas para o gerenciamento da equipe. Esses processos podem ser resumidos da seguinte forma: Mobilização Nessa etapa, a gestão mobiliza as pessoas que integrarão o projeto, ou seja, é o momento de obter os recursos humanos necessários. O mais recomendado é que os integrantes da equipe participem desde o início, mas a qu empresa não possua pessoas qualificadas para as funções, é preciso contratar essa mão de obra externamente. Desenvolvimento Com o intuito de aprimorar o desempenho do projeto, a equipe vai sendo desenvolvida e tendo suas competências melhoradas. A interação entre os membros também vai sendo aperfeiçoada. Nesta fase, deve-se almejar aumentar a capacidade dos membros para elevar a qualidade das entregas e, até mesmo, economizar financeiramente, por diminuir os cronogramas. É interessante buscar a criação de uma cultura do grupo, de modo que seja incentivado o espírito de colaboração e a produtividade individual aumente cada vez mais. Para isso, vale investir em treinamentos e mentorias entre os próprios integrantes, de maneira que compartilhem experiências e conhecimentos. Gerenciamento Gerenciar a equipe é acompanhar seu desenvolvimento, o cumprimento das metas e prazos, resolver problemas, oferecer feedbacks e coordenar mudanças que se fizerem necessárias. Essa etapa requer do gerente de projeto foco na comunicação e competência para liderança, negociação e gerenciamento de conflitos. Na gestão da equipe, o responsável deve influenciar os demais membros e estabelecer um comportamento profissional ético para todos. Seguindo esses passos, é possível criar uma equipe qualificada e apta a alcançar os resultados previstos em cada atividade e função designada. Agora que você já sabe a importância de executar um bom gerenciamento dos recursos humanos em sua gestão de projetos, leia também sobre os KPIs que você não pode perder de vista ao gerenciar seus projetos!