Aqui no blog da Stratec já falamos algumas vezes sobre os benefícios da tecnologia para a gestão empresarial, especialmente a automação de processos para ganho de agilidade e eficiência. Obviamente, a gestão de pessoas também é uma das grandes afetadas pelas mudanças tecnológicas, mas não apenas nessa questão.  Atualmente, gerir pessoas tem se tornado um processo bem mais eficiente e preciso. Rumo à meritocracia Há muito tempo percebemos que a melhor forma de manter os verdadeiros talentos na empresa é implementar uma cultura de meritocracia, onde se dá as mesmas condições a todos os colaboradores e valoriza-se aqueles que têm destaque por seu empenho. No entanto, mensurar o desempenho de uma equipe nem sempre é tão fácil. Existem fatores subjetivos envolvidos em uma avaliação de performance que não esteja pautada em dados concretos. A percepção de um gestor ou colega de trabalho pode interferir na correta análise da evolução de um profissional. É aqui que a tecnologia entra como grande aliada. Primeiramente, registrando as competências iniciais de cada membro da organização, sua formação, habilidades e atitudes. Com base nesses dados, é possível traçar metas condizentes com o perfil e ocupação de cada pessoa, atribuindo responsabilidades que possam ser suportadas. Então, faz-se o acompanhamento de tais metas por meio de indicadores de performance individuais, que revelam se os objetivos propostos para cada membro do time serão alcançados conforme o planejado. No momento de recompensar aqueles que se destacaram, basta avaliar os números, que são imparciais em suas conclusões. Assim, é possível implementar uma cultura de meritocracia efetiva e justificar o porquê de este ou aquele colaborador ter se saído melhor. Dando maior transparência às decisões Já que falamos em justificar escolhas e decisões, devemos entrar no assunto transparência. É comum vermos boatos do tipo “fulano é peixinho do chefe” ou “ciclano é padrinho de beltrano”. De fato, o protecionismo pode existir nas corporações e devemos combater isso com mecanismos mais confiáveis de avaliação, como a tecnologia. Se você tem um sistema de gestão de performance na empresa, a abertura para favoritismos deixa de existir. Cada colaborador é avaliado por aquilo que faz, por seus esforços em se tornar um profissional melhor a cada dia. Assim, ao ouvir qualquer comentário maldoso, você pode utilizar da comunicação interna para esclarecer os fatos, deixando claro para todos os envolvidos quais são os critérios para conceder benefícios e vantagens. Em um recrutamento interno, por exemplo, você pode utilizar os dados extraídos do seu sistema de gestão de performance para fazer a melhor escolha para uma promoção, justificando para toda a organização o porquê da escolha. Esse tipo de atitude traz maior credibilidade e confiança para a empresa, revela um interesse real no desenvolvimento de cada pessoa e fortalece o comprometimento dos profissionais. Alinhando objetivos Uma das maiores dificuldades das organizações está em conscientizar as pessoas a respeito da importância do atingimento de metas. Normalmente, o recebimento de uma meta é levado como uma pressão por resultados que só beneficiam a alta direção, o que faz da comunicação um agente indispensável para desanuviar essa visão. Quando você possui uma tecnologia que permita conectar objetivos de negócio à atuação das pessoas, fica mais fácil ter o alinhamento necessário para que a empresa siga adiante com qualidade e resultados de excelência. Por exemplo: a telefonista tem uma meta de tempo médio de atendimento de 1 minuto. Ela pode considerar algo completamente sem sentido, no entanto, o tempo que ela leva para transferir uma ligação se reflete na satisfação do cliente. E esse indicador é de extrema importância para a empresa, pois se reflete em vendas e em faturamento. Um cliente descontente com o atendimento deixa de comprar da empresa, age como um detrator da marca, replica sua insatisfação para outras pessoas e acaba minando boa parte das estratégias de marketing que são direcionadas à captação de novos consumidores. Em suma, um simples desleixo pode significar prejuízos. Se você tem condições de mostrar isso ao seu time por meio de dados concretos, tem o poder de gerar maior comprometimento, engajar seus colaboradores e tê-los realmente envolvidos com os resultados da organização. Viu como tecnologia e gestão de pessoas tem tudo a ver? Compartilhe conosco suas experiências deixando suas impressões nos comentários! Se você quer saber mais sobre remuneração estratégica, que tal baixar o nosso e-book?

As organizações muitas vezes necessitam de transformações significativas para executar seu planejamento estratégico, ou atingir uma diferenciação de mercado. Essas transformações podem ser desde pequenas mudanças setoriais ou até ampliações de maior vulto – como a criação de novas unidades departamentais ou fabris. Para realizar tais feitos, é preciso criar projetos e investir em um bom gerenciamento para que os objetivos globais sejam alcançados e não se perca energia em ações de baixo impacto ou retrabalhos. Segundo Guilherme Barbassa, diretor da  Stratec, o modelo de gestão empresarial geralmente vai ter duas grandes pilastras ou fundamentos: a gestão dos processos operacionais, isto é, o dia a dia da empresa; e a gestão dos projetos, que são os grandes responsáveis por gerar as mudanças estruturais. Barbassa acredita que todos os projetos associados a uma organização são, em tese, importantes e devem agregar valores, caso contrário eles próprios não tem razão de existir. “Do mais simples até o mais complexo, sua importância deve ser adequadamente evidenciada para evitar equívocos de serem criados projetos sem um valor significativo para o momento que a organização se encontra, principalmente os projetos classificados como estratégicos”, ressalta. O diretor da Stratec explica que, em se tratando de gestão estratégica, estamos falando de grandes mudanças organizacionais para ocupar determinado posicionamento no mercado ou fortalecer o posicionamento atual. Um bom gerenciamento é o que vai garantir uma eficácia na condução dos projetos que, por sua vez, vão conduzir a mudança e sustentar a gestão estratégica da empresa. Fato é que, levar um projeto estratégico e complexo ao sucesso é muito mais que simplesmente afirmar que a organização preconiza a metodologia “A” ou “B”, ou que possui um escritório de projetos “azul”, “vermelho” ou “amarelo”, frases que muitas organizações se “orgulham” em dizer.  Gerir um projeto de grande importância exige que a organização esteja preparada para monitorar frequentemente indicadores, mitigar riscos, e trabalhar nos desvios para retomar o caminho planejado. “Muitas organizações atualmente ainda se iludem achando que o sucesso de um projeto é entregar um conjunto de atividades para uma pessoa, sem a preocupação se há um planejamento adequado e um plano de monitoramento e controle compatíveis com a complexidade do projeto em questão, de maneira que possam ser identificados os riscos e estes solucionados”, comenta Barbassa. Segundo o diretor, gerir um projeto é uma equação composta por algumas variáveis importantes, tais como ter um planejamento adequado, o envolvimento de pessoas comprometidas com o “resultado positivo” (patrocinador, gerente do projeto e equipes associadas), além de ferramentas que facilitem o monitoramento, o controle e a comunicação de indicadores de desempenho. Dentre esses três componentes chaves citados, podemos dizer que os dois primeiros são fortemente influenciados pela cultura da organização patrocinadora do projeto e pelo talento e comprometimento das pessoas envolvidas. Gerenciando projetos com suporte de TI O software de Gestão Estratégica – desenvolvido pela Stratec, auxilia no gerenciamento operacional, utilizando metodologias comuns de gerenciamento de projetos, definição de caminho critico, gestão orçamentária e de responsabilidades, além de todo sistema de controle da execução das atividades. Barbassa chama atenção para o fato do software permitir escalonar alertas sobre as atividades, dizendo quem é o responsável por cada ação, ver como está o andamento do projeto e ainda, avaliar a gestão operacional dos mesmos, além de poder visualizar a relação entre os projetos, a priorização deles e gerar automaticamente indicadores de eficácia e eficiência de projetos, como a curva S por exemplo. O software possibilita também o controle e a comunicação das metas por vários pontos de vista, desde o mais tradicional cronograma, passando pelo escopo com seu produto final, pelos os custos alocados até os riscos. “O gestor consegue criar e monitorar não apenas um, mas vários indicadores de desempenho para o monitoramento e controle do projeto”, atesta. O software das grandes empresas e instituições O software mencionado acima é o sistema aplicado no Ministério de Minas e Energia e na Coordenação de Logística da Presidência da República. O sistema também já foi usado na extinta Secretaria de Assuntos Estratégicos da Presidência. Guilherme Barbassa, conta que o  Software Gestão Estratégica controla todos os projetos estratégicos do Ministério de Minas e Energia. “Toda a metodologia para gerenciar os projetos está na ferramenta, assim como todo o controle de custo dos projetos, controle orçamentário e indicadores”, diz. Muitas outras empresas renomadas do mercado, de diferentes segmentos como saúde, educação, comércio varejista, indústrias alimentícias, também fazem uso do Software Gestão Estratégica para gerenciar projetos. Veja nossa lista de clientes. Quer conhecer melhor o software do qual estamos falando? Então clique aqui

Com o apoio de ferramentas e sistemas, os gestores esperam otimizar o próprio tempo e o número de horas despendidas pelos funcionários em suas atividades operacionais, liberando mais tempo para ações estratégicas e relevantes. O software Gestão Estratégica integra em uma só ferramenta diversas fontes de dados e informações estratégicas, de modo a facilitar a tomada de gestão do Corpo Diretivo, além de criar uma cultura de acompanhamento de resultados, tornando efetiva a execução do plano estratégico. Tudo isso gera, por consequência, um grande aumento de produtividade na empresa. Quer entender como um sistema de gestão pode trazer mais produtividade para o seu negócio? Leia a seguir: 1. Gestão à vista A comunicação dos resultados alcançados é um fator primordial para a motivação da equipe, apoio para tomada de decisão e correção de rumo. Conseguir ver, em uma única ferramenta, como andam os objetivos, metas, projetos, ações realizadas, atrasadas e por fazer, deixa mais fácil para o gestor a tomada de decisão. O sistema gera automaticamente uma série de recursos visuais como gráficos comparativos, dashboards, mapas com georreferenciamento de indicadores, gráfico de Gantt para projetos e muitos outros. Esses recursos gráficos podem ser vistos no próprio software ou em formato de Gestão a Vista, utilizando monitores distribuídos em pontos estratégicos dentro da empresa. Investir na comunicação dos resultados gera uma pressão positiva nos colaboradores, que acabam por se dedicar mais e com maior produtividade. Afinal, ninguém quer ter suas metas indicadas em vermelho no painel e divulgadas em toda a companhia, não é? 2. Relatórios automáticos No sistema também é possível programar o envio automático de relatórios, que podem ser personalizados para atender as necessidades do gestor no acompanhamento das atividades e desempenho de sua equipe. Isso significa que sempre que você precisar, o relatório será entregue em seu email, sem depender de ninguém para isso. O próprio sistema gera e envia. Os colaboradores somente têm que manter os indicadores atualizados na frequência correta. 3. Marcação automática de reuniões Já pensou em não se preocupar mais em ficar conciliando agendas para fazer a reunião mensal de resultados? O Software Gestão Estratégica também permite que se programe um calendário de reuniões de acompanhamento de resultados, sejam elas no nível estratégico ou setoriais. Você pode programar todas as reuniões do ano de uma só vez. No agendamento é possível determinar horário de inicio e término da reunião, a periodicidade em que ela acontece, a pauta destrinchada e quem vai participar. O software já manda um convite para todos os participantes de modo a marcar o compromisso nos softwares de agenda, como Outlook ou Mail, dos convidados. 4. Não perca tempo criando apresentações O GE dispensa a necessidade de preparar apresentações para cada reunião de acompanhamento de resultados já que tem a  funcionalidade de criar uma apresentação com pauta pré-definida. Para facilitar a dinâmica da reunião e reduzir trabalho, o gerente já pode criar o roteiro da reunião no software, utilizando os relatórios em forma de apresentação. Ao iniciar a reunião, basta projetar o software em um recurso multimídia e ele apresenta todos os tópicos escolhidos pelo gestor previamente.  Vale reforçar ainda, que o sistema possui uma funcionalidade que acompanha o tempo da apresentação, possibilitando o controle da duração da reunião e a manutenção do foco. 5. Emails personalizados e automáticos de alertas e lembretes É uma preocupação a menos quando você tem a garantia que um sistema irá enviar automaticamente lembretes e alertas a respeito das atividades que precisam ser executadas. Ou ainda, que o sistema irá alertar os gestores, quando uma ação de um projeto não foi executada dentro do prazo. Esta funcionalidade colabora para a entrega dos resultados e para a execução efetiva da estratégia. 6. Revisão periódica dos riscos Os riscos, quando não são bem geridos, podem impactar seriamente o negócio e a estratégia definida, afinal, diante de impactos negativos, gasta-se tempo e recursos com correções. No software GE você pode gerenciar os riscos criando indicadores de monitoramento de risco que sinalizam usandofaróis nas cores vermelho, amarelo e verde, o que torna a visualização mais prática e agradável. Além disso, o gestor tem a possibilidade de acompanhar se o risco está sendo constantemente revisado ou não. Você pode definir um colaborador responsável pela revisão e, periodicamente (mensalmente, semanalmente ou diariamente – ao gosto da empresa), ele será notificado automaticamente pelo e-mail para que revise aquele risco. Quer aumentar a produtividade e os resultados do seu negócio? Automatize a sua gestão estratégica! Entre em contato conosco.

Anualmente, inúmeras instituições de saúde aplicam para processos de acreditação, sempre no sentido de atingir padrões mais altos de qualidade de seus serviços e performance das equipes. As que efetivamente conseguem cumprir os elevados padrões solicitados pelas instituições acreditadoras melhoram seus serviços e imagem institucional frente aos pacientes, profissionais do setor e operadoras. Quem pode aplicar? No campo da saúde, praticamente todos os processos podem ser acreditados. De fato, o mérito reside em comprovar a qualidade de seus processos e a busca por continuamente melhorar seu funcionamento. Logo, o processo de acreditação é indicado para instituições públicas ou privadas, clínicas, hospitais, ambulatórios, etc. Para definir os critérios, uma equipe de especialistas composta por treze profissionais referência no mundo (médicos, gestores, especialistas em políticas públicas, enfermeiras, etc) ficou responsável por definir os critérios de revisão dos padrões para ter acesso à acreditação da JCI (Joint Commission International). Exigências para a acreditação (APR) A parte que trata das APRs (Accreditation Participation Requirements) define as exigências para que uma instituição possa participar do processo de acreditação. Neste sentido, as unidades de saúde precisam estar em conformidade com o que seja solicitado para aplicar à avaliação. De qualquer forma, as APRs não são necessariamente classificadas como uma forma de padronização. Uma unidade recebe um “conforme” ou “não conforme” em relação a APR. Sempre que a unidade de saúde não estiver conforme em relação a algum ponto em particular, a JCI exige que a mesma procure atender às exigências para não correr o risco de ser eliminada do processo de acreditação. São 12 APRs em total: Requirement: APR.1 – A Unidade precisa apresentar todos os documentos, em tempo hábil, para a JCI Requirement: APR.2 – O hospital fornece todas as informações sobre as fases do processo. Requirement: APR.3 – O hospital precisa informar, com 15 dias de antecedência, qualquer mudança no planejamento. Requirement: APR.4 – O hospital permite que sejam feitas avaliações in loco sobre os cuidados, relatórios, e informações necessárias. Requirement: APR.5 – A instituição permite que a JCI solicite e revise quaisquer resultados de análises de instituições externas. Requirement: APR.6 – A unidade permite que a JCI tenha acesso às análises in loco. Requirement: APR.7 – A entidade define quais são os parâmetros relacionados a seu funcionamento que figuram na Library measure specifications. Entre as mesmas, podemos destacar algumas: Diagnóstico do Paciente Segurança Laboratorial Procedimentos Cirúrgicos Medicação errada ou não necessariamente correta Uso de anestésicos e sedativos Controle de infecções e informes relacionados Conformidade com a legislação Objetivos de segurança do paciente Requirement: APR.8 – Representação precisa em relação ao status da aplicação e programas e serviços da JCI Requirement: APR.9 – Qualquer membro do staff do hospital pode fazer comentários sobre a segurança dos pacientes e qualidade do atendimento para a JCI Requirement: APR.10 – Eventualmente, qualquer tradução ou serviço de interpretação de atividades precisa ser expedida por profissionais licenciados e qualificados. Requirement: APR.11 – A instituição notifica o público os canais de atendimento para que qualquer preocupação em relação à segurança dos pacientes seja transmitida, registrada e atendida. Requirement: APR.12 – O hospital deve proporcionar um ambiente livre de ameaças para a saúde do paciente, público ou equipe. Ferramentas úteis Naturalmente, para controlar todas as informações, relatórios e orientações necessárias, é fundamental contar com ferramentas que permitam que tudo seja acompanhado a partir de um só lugar. Neste sentido, uma gestão eficiente de metas, indicadores e projetos, além da melhoria da qualidade, pode ter respaldo no uso de softwares apropriados para gestão estratégica hospitalar. Entre em contato conosco e receba mais informações sobre como podemos lhe ajudar a atingir a excelência em serviços e contar com um certificado de acreditação que vai lhe posicionar entre os líderes do mercado de saúde no Brasil. Estamos à disposição em todos os nossos canais de atendimento.

As instituições hospitalares têm, como missão principal, prestar o melhor atendimento possível a todos os seus pacientes. Exatamente por isso, toda unidade hospitalar precisa buscar permanentemente a melhoria da qualidade da sua gestão e assistência. A integração entre as áreas é um caminho a seguir, além do uso das ferramentas corretas e análise de indicadores precisos. Uma das formas de atingir parâmetros de excelência no atendimento hospitalar é através da certificação e acreditação de entidades que se dedicam a regulamentar e avaliar o funcionamento das instituições. Entre elas, podemos destacar a ONA (Organização Nacional de Acreditação). No artigo de hoje, vamos ver como sua instituição pode se preparar para a avaliação. A gestão e acreditação A gestão de uma unidade hospitalar é uma tarefa complexa, pois é necessário organizar todos os processos de forma interligada. Afinal, todos os setores interferem de alguma maneira nos demais. Por isso, é preciso avaliar o todo, e não somente as áreas de forma isolada. O processo de acreditação segue o mesmo raciocínio. O objetivo é usar da melhor forma possível os recursos existentes, e isso só acontece quando se racionaliza e ordena a organização como um todo. Para isso, é importante definir métricas e indicadores de qualidade. (Veja também o nosso artigo sobre indicadores de sucesso para hospitais). Mantendo a atenção nos dados, fica mais fácil tomar decisões e concentrar os esforços em áreas com maior índice de erros. Melhor ainda se toda a informação puder ser acompanhada através de uma só solução para gestão estratégica. Veja também o nosso artigo sobre “Porque é importante obter a certificação ONA?” Tipos de acreditação e requisitos específicos Acreditado ONA 1 Neste nível inicial de acreditação, as instituições são avaliadas em relação aos requisitos legais e técnicos mínimos, para que possam operar. Entre eles: Processos-chave padronizados Programas de Identificação de Risco Presença de instrumentos de controle Também é recomendável que a unidade hospitalar já tenha implantado: Modelo de gestão por competências Planejamento de metas e objetivos da organização Indicadores sistematizados sobre qualidade e segurança Reorganizar os processos é uma das tarefas mais complicadas para a maioria das organizações que aplicam. Acreditado Pleno ONA 2 Além de ter recebido a acreditação ONA 1, uma entidade de saúde precisa contar com um sistema de planejamento que tenha como foco a gestão integrada. Aqui é onde podemos voltar a conectar com a necessidade de contar com soluções que contribuam para a melhoria dos processos. A modernização da Tecnologia da Informação hospitalar e o uso de softwares de gestão integrada são uma necessidade básica para as organizações que buscam por este tipo de acreditação. O objeto de estudo, neste caso, é a qualidade do fluxo de informações da instituição e o canal usado para transmitir tais dados. Processos ágeis, que funcionem através de sistemas automatizados minimizam as chances de erro. Neste nível de acreditação, que tem uma validade de 2 anos, também são avaliados fatores como: Existência de programas de capacitação contínua Formação de equipes multidisciplinares para promover melhorias em processos Acreditado com Excelência ONA 3 Unidades hospitalares que queiram receber a acreditação ONA 3 precisam contar com o suporte de sistemas de gerenciamento de desempenhos completos, e isso em cada nível organizacional. Estes sistemas devem ser 100% informatizados e permitirem total manutenção de métricas. As avaliações devem ser constantes, tudo para melhorar os resultados. Neste sentido, programas de melhoria contínua geram resultados válidos para alinhar a performance do quadro de profissionais em relação aos objetivos da organização como um todo. Sua organização quer ser acreditada, mas precisa de ajuda? Conte conosco! Entre em contato para entender como podemos te ajudar!

A acreditação hospitalar impacta diretamente na qualidade do funcionamento de unidades hospitalares e no atendimento dos pacientes. A implantação de procedimentos normativos padronizados também é benéfica para a rotina de trabalho dos prestadores de serviço de saúde. Além disso, obter a acreditação também coloca a instituição como uma referência no setor. Uma das consequências positivas é a melhora da imagem da instituição frente à opinião pública, o que estimula a confiança dos pacientes e profissionais envolvidos. No Brasil, hoje em dia, a quantidade de unidades hospitalares que conta com certificados de acreditação ainda é pequena. Dentre os tipos de certificados existentes, no artigo de hoje, vamos focar no emitido pela Organização Nacional de Acreditação (ONA), uma das principais do Brasil. Vejamos a seguir alguns pontos que reforçam a importância deste título. #01 Capacitação Contínua dos Profissionais A gestão da qualidade nas instituições de saúde pode ser melhorada quando os profissionais que compõem o quadro de colaboradores se envolvem nos processos e forma de trabalhar. Para que isso se torne uma realidade, é importante estimular os profissionais da saúde através da capacitação contínua. Dessa forma, desenvolve-se a capacidade de análise e os processos são beneficiados como um todo. A certificação faz com que, paulatinamente, se verifique uma mudança de hábitos. Profissionais que participam do processo de acreditação têm uma tendência a se esforçar mais no trabalho. Quando os colaboradores têm voz ativa, se engajam mais, tornam-se mais eficientes e se compromete com metas e objetivos. #02  Segurança no Trabalho Instituições que têm, em suas filosofias, predominância de conceitos como humanidade e integração e que tratam todas as camadas hierárquicas da mesma forma, além de dar abertura para participação em decisões e processos de otimização apresentam melhores índices de segurança e eficiência. Humanizar o tratamento não tem necessariamente a ver com acompanhamento permanente, e sim com a um tratamento personalizado que faz com que paciente e profissionais da saúde estejam mais próximos. #03 Melhoria permanente dos serviços prestados De acordo com a ONA, as instituições do setor de saúde que fazem parte do programa de acreditação hospitalar são mais comprometidas com a ética profissional, segurança, eficácia das atividades e qualidade do atendimento aos pacientes. Isso só é possível quando uma unidade conta com as ferramentas adequadas de gestão estratégica e é capaz de acompanhar os processos e avaliar as métricas da prestação de serviços. Acreditações A ONA certifica em 3 níveis, de acordo com o grau de otimização de cada instituição que adere ao programa voluntário de avaliação: Acreditado: Unidades de saúde que comprovem atender a todos os critérios de segurança em todo seu funcionamento, inclusive estrutural e assistencialmente. Acreditado Pleno: Unidades que, além do certificado anterior, tenham uma gestão integrada e apresentem processos fluidos e comunicação funcional. Acreditado com Excelência: Além de atender às exigências dos dois primeiros certificados, é preciso contar com um modelo de organização que vise a melhoria contínua. Para ter acesso ao procedimento de acreditação hospitalar, é preciso que a unidade entre em contato com uma das organizações credenciadas e inicie os procedimentos com base em um contrato assinado por ambas. A certificação é feita in loco através de visitas do grupo de avaliadores. A Actio está à disposição da sua instituição para que possam colocar em prática as estratégias do seu hospital e alinhar os recursos disponíveis com as necessidades operacionais. Nossas soluções em gestão permitem que sua unidade planeje seus objetivos e acompanhe a execução através do monitoramento permanente. Quer saber mais? Fale conosco e agende uma reunião.

As empresas, independente do ramo de atuação, para garantir sua perpetuidade no mercado têm uma necessidade em comum: responder às demandas rapidamente e efetivamente. Mas, como conhecer essas demandas antecipadamente? E como se preparar para elas antes da concorrência? A velocidade da informação e sua confiabilidade dos dados são requisitos fundamentais nesse processo. De fato, é preciso favorecer a execução da estratégia, relacionando os recursos aos objetivos globais da organização e garantindo sua posição competitiva. O que os gestores precisam então, são de ferramentas que sustentem a tomada de decisão, garantindo confiabilidade e rapidez na geração de informações estratégicas. Segundo Guilherme Barbassa, diretor da Stratec, o que acontece frequentemente nas empresas é que cada setor visualiza somente suas tarefas, não se importando com os processos dos outros departamentos. Porém, em grande parte das vezes, os processos não são exclusivos e interferem também no serviço de outras áreas. “Nos tempos atuais, visualizar processos de maneira holística é essencial”, afirma. Para solucionar essa questão, a melhor opção é automatizar a estratégia da empresa, ou seja, tirar a estratégia do papel e coloca-la em um sistema, na nuvem, onde todos possam acessá-la, entendê-la e sentir-se parte do processo. Para isso, existem softwares específicos no mercado, como o Gestão Estratégica, que proporciona rapidez na tomada de decisão, acompanhamento mais próximo dos processos internos, tarefas, projetos interdisciplinares, gerando também uma melhor comunicação entre as áreas. Aderente às principais metodologias de gestão estratégica, como BSC, PDCA, GPD e VBM, o software Gestão Estratégica, permite o planejamento de metas e planos de ação claros, além do acompanhamento de sua execução e a divulgação dos resultados para a empresa, estabelecendo uma cultura de gestão à vista. Naturalmente, antes de implementar um sistema como esse, sua empresa precisará de uma mudança organizacional. O primeiro passo será mostrar a todos os colaboradores e gestores, que a tecnologia da informação será de suma importância para o sucesso dos negócios. Além disso, será preciso estruturar detalhadamente o plano estratégico, montar a árvore de indicadores, eleger os responsáveis por cada etapa da estratégia, além de escolher a metodologia de gestão mais adequada para a sua empresa. Executar com precisão cada uma das etapas citadas é essencial para garantir a execução da gestão estratégica e a eficácia da ferramenta. “Criar padrões através de sistemas é a melhor maneira de se proteger da crise”, explica Barbassa.  

A produção de qualquer produto ou serviço requer planejamento. E não basta pensar nas etapas, é preciso desenhar cada processo de forma que funcione perfeitamente e sem inconvenientes. Seja para fabricar um banco de madeira ou um avião, a gestão estratégica é fundamental quando o assunto é qualidade do produto final. A ISO 9001:2015 surge exatamente para melhorar o compromisso dos gestores em relação à padronização dos processos internos de um empreendimento. Além disso, as primeiras versões da norma inicialmente se referiam a produtos e não faziam referência aos serviços. Felizmente isso mudou na nova versão, e agora todos os tipos de outputs (saídas) estão contemplados na normativa, sejam softwares ou materiais fabricados. O diretor da Fatos e Dados – empresa parceira da Stratec que é especialista em certificações ISO – Tadeu Figuera – explica que as duas primeiras versões da Norma (estamos na 5a versão) eram apresentadas como se fossem cartilhas onde “todo o procedimento era descrito como um passo a passo. Nas versões seguintes já se notava uma evolução, pois a exigência de documentos e prescrições foram reduzidos. Agora na quinta versão, ainda registramos a necessidade de melhorias (que virão nas próximas versões), mas ela já é uma Norma mais madura, onde a orientação proposta para um sistema de gestão tem a ver com a melhoria da organização e com a satisfação de todas as partes interessadas: clientes, fornecedores, instituições públicas, colaboradores, etc”, explica. Quando aborda a gestão da qualidade, a ISO 9001:2015 demanda processos adequadamente detalhados para que toda a conjuntura da companhia funcione em um alinhamento de acordo com as expectativas de produção. E as orientações não valem somente para os processos internos. Serviços terceirizados e provedores externos igualmente precisam estar alinhados com a normativa. Buscar o certificado ISO 9001:2015 não se trata somente de melhorar a qualidade dos seus processos, envolve diretamente um planejamento otimizado e eficaz. A gestão estratégica cobra particular importância ao desenvolver metodologias inovadoras e funcionais. Como dissemos anteriormente, não há resultados satisfatórios sem o devido planejamento. “De uma maneira geral houve uma evolução bastante significativa desde a primeira versão da ISO 9001 até essa versão 2015. O grande benefício que a nova Norma pode trazer para a organização, é que ela deixou de ser um sistema paralelo ao negócio para gerenciar o centro dos negócios da organização. Antes, a empresa atendia à Norma e se gerenciava em paralelo. Agora há um envolvimento da Alta Direção para atender e implementar um sistema de gerenciamento da organização, para melhorar o lucro e o relacionamento com todos os stakeholders”, ressalta Figuera. Vamos dar uma olhada em alguns pontos que sofreram modificações para entender melhor os conceitos da nova normativa: Lideranças mais ativas Até a versão de 2008 da ISO 9001, o maior encarregado da gestão de qualidade era o denominado Representante de Direção. Na nova versão, essa atribuição foi transferida para a maior autoridade (presidente, diretor geral, gerente geral,…), porém continuam existindo outros atores que compartilham a gestão. O resultado prático é uma maior internalização e transmissão dos valores que determinam a qualidade. Manutenção das Reclamações Feedbacks sempre foram importantes para realizar ajustes em cadeias produtivas. A ISO 9001:2015 presta particular atenção neste ponto quando indica que toda e qualquer reclamação – não só dos clientes, mas também dos empregados e provedores externos – devem ser registradas e solucionadas. Em um mundo ideal, não haveria reclamação, mas como precisamos lidar com falhas no dia a dia, a solução dos inconvenientes tem impacto direto no planejamento estratégico e na qualidade do resultado final. Comunicação das Atribuições Uma estrutura organizada precisa ter as responsabilidades de cada área/função determinadas claramente. Um organograma possibilita esse entendimento de forma clara e visualmente assimilável. Quando comunicamos todos os papéis, responsabilidades e diretrizes de comportamento, somos capazes de unificar a cultura da empresa e esperar ter os mesmos resultados e condutas em qualquer etapa dos processos. Treinamento ≠ Conhecimento As capacitações têm um lugar fundamental em qualquer organização. A gestão estratégica de um empreendimento precisa antecipar avaliar todos os aspectos funcionais da empresa para que possam ser criados os processos ideais de treinamento. Mas, além disso, é fundamental transformar as informações administradas em conhecimento, tudo em prol da sustentabilidade das iniciativas. O treinamento é exercido, o conhecimento pode ser compartilhado e melhorado, e então, a qualidade final também é beneficiada. Como principal lição, a ISO 9001:2015 tem a oferecer o conceito de que nenhum processo produtivo está composto por partes isoladas. Quando entendemos que o resultado final é produto de uma longa cadeia logística de produção, estabelecer os parâmetros que orientam a estratégia torna-se fundamental para a padronização dos processos. Para Figuera, o maior desafio dessa certificação ainda é o ser humano e principalmente aqueles que têm mais autoridade na empresa. “O desafio é conscientizar a Alta Direção de que existe uma proposta lógica entendida no mundo todo e que deve ser homogênea na organização. Às vezes você até convence a Alta Direção em alterar o sistema e da importância das decisões serem baseadas em evidências. Mas, quando chegamos a média gerência encontramos alguma resistência. Por isso, é muito importante fazer essa ‘catequese’ interna”, reforça. Afinal de contas, certificar seus procedimentos a partir da ISO 9001 não se resume apenas a melhorar sua imagem de marca e relacionamento com os clientes. É preciso uma mudança cultural e estrutural, que irão trazer outros tantos benefícios como: diminuição dos custos de produção, aumento da produtividade e novos mercados que podem surgir em função do seu salto qualitativo e principalmente aumentar o seu índice de repetitividade, que é na realidade a qualidade percebida pelo cliente nos médio e longo prazos. . Do mesmo modo, a gestão estratégica é uma importante aliada, pois, garante uma cultura homogeneizada de gestão propiciando para a organização mais eficácia, (conformidade com as expectativas dos impactados) e mais eficiência (redução dos custos e desperdícios) nos negócios.

Conheça outros quatro processos que devem ser conduzidos e monitorados pelo escritório de estratégias da sua empresa Se você utiliza a metodologia de gestão BSC na sua empresa, mas ainda não tem um Escritório de Gestão Estratégica (EGE), leia o artigo que falamos sobre a importância desse setor em uma organização. Aqui, vamos continuar abordando quais são as funções do EGE. No artigo anterior, abordamos as seguintes funções: gestão do BSC, promoção do alinhamento organizacional, revisão da estratégia, atuação no planejamento estratégico e comunicação de tudo isso para a empresa. Vejamos as quatro funções remanescentes do EGE a seguir: 6. Gestão de iniciativas estratégicas As iniciativas estratégicas são projetos que normalmente são interdepartamentais (ou até entre organizações) que ajudam a atingir os objetivos estratégicos. A coordenação dessas iniciativas deve ser conduzida pelo Escritório de Gestão Estratégica de modo a garantir que elas tenham recursos suficientes, prioridade e foco. As iniciativas são normalmente planejadas na reunião anual de revisão da estratégia, mas podem surgir durante todo o ano, sendo avaliadas e priorizadas conforme a necessidade e viabilidade. Elas podem incluir programas de gestão na área de Qualidade Total e investimentos em Tecnologia da Informação para aprimorar operações e serviço ao cliente. No entanto, a operacionalização das iniciativas deve ser distribuída conforme a expertise de cada área e conhecimento. O EGE somente assegura que as ações estão alinhadas ao planejamento estratégico e com os processos críticos. 7. Planejamento do orçamento Todas as áreas que demandam orçamento específico devem estar profundamente conectadas com a estratégia, por exemplo, Recursos Humanos, Marketing e Tecnologia da Informação. Quando não se tem um Escritório de Gestão Estratégica com funções bem definidas, corre-se o risco dos planos funcionais ficaram muito apertados e operacionais, sendo difícil integra-los com a estratégia posteriormente. Juntamente com o departamento de Finanças, o EGE coordena o orçamento para garantir que as metas financeiras estão consistentes com aquilo que foi estabelecido no planejamento estratégico. Além disso, o EGE garante que nos orçamentos de cada área está sendo prevista uma verba para as iniciativas estratégicas. No caso de iniciativas que envolvem mais de um departamento, elas não devem constar em nenhum dos dois orçamentos individuais, tendo um planejamento próprio. 8. Alinhamento da força de trabalho Definição de metas, compensação, desenvolvimento profissional e de liderança são procedimentos que estão intimamente ligados à área de RH. E todos eles são potencializados quando vinculados à estratégia. Conectar os processos que envolvem os colaboradores com a estratégia deve ser uma ação compartilhada entre o setor de Recursos Humanos e o Escritório de Gestão Estratégica. Sendo assim, as metas individuais de cada colaborador, desenvolvimento de carreira e bonificações são alinhadas para que a execução da estratégia seja o trabalho principal de cada funcionário. 9. Compartilhamento das melhores práticas Ideias que possam melhorar a execução da estratégia podem surgir em qualquer campo da empresa o tempo todo. Muitas dessas ideias podem ter aplicação em diferentes áreas e unidades. É função do EGE identificar essas ideias e compartilhar as melhores práticas em toda a empresa, ajudando as sugestões criativas a superarem as barreiras departamentais e funcionais. Normalmente, as empresas que implementam um EGE têm cerca de 10 pessoas trabalhando na área. O objetivo é gerenciar as estratégias e tornar isso uma prioridade corporativa e não construir uma grande nova burocracia.  O segredo para o sucesso dessa área é ter pessoas dedicadas, pois não funciona adicionar o trabalho nos calendários já ocupados e repletos de responsabilidades. Como a estratégia é tratada na sua empresa? Compartilhe suas impressões nos comentários!

Quem é gestor sabe que o feedback é uma das melhores práticas para diminuir a distância entre os funcionários e deixar a relação mais transparente, além de contribuir para a melhoria dos processos da companhia como um todo. Por outro lado, o momento é delicado e exige certos cuidados para não acontecer exatamente o contrário e acabar causando mal-estar. Um feedback bem articulado é capaz de criar confiança, eliminar problemas e melhorar as habilidades dos colaboradores. Principalmente no ambiente corporativo, este tipo de avaliação é fundamental. Uma pesquisa da Top Employers indica que as companhias com as melhores práticas de recursos humanos incorporam feedbacks contínuos na estratégia de desenvolvimento dos funcionários. Mas, como dar um bom feedback? Há várias boas práticas que podem ser adotadas na hora desse tipo de aproximação. Abaixo, veremos algumas dicas de como fazer isso. #01 – Crie um Roteiro Feedback não é algo que você tem vontade de fazer, como tomar um cafezinho. Como no caso de qualquer outro processo relevante para a companhia, requer planejamento. Também é importante não confundir com chamar a atenção do funcionário, a avaliação precisa ser pensada. Prepare seu material do feedback: anote os pontos fortes e fracos antecipadamente e já comece sabendo o que vai falar. #02 – Prepare um lugar Seja um feedback coletivo ou individual, uma boa prática é realizar a sessão de avaliação em um lugar à parte. Evite espaços comuns ou zonas de fluxo. Os envolvidos vão se sentir mais à vontade se tiverem a conversa em um ambiente isolado, onde também possam se expressar. Igualmente, notifique de antemão quando e onde a instância ocorrerá. #03 – Use a técnica Feedback Sanduíche Para beneficiar a assimilação das suas orientações, use o método sanduíche. Comece a conversa dando destaque para os pontos positivos do comportamento do profissional ou da equipe. Só após esta introdução, e gradualmente, comente o que não está alinhado com os interesses da empresa e quais são os aspectos que podem melhorar. Na hora de fechar, reafirme os pontos positivos da introdução e, mais importante ainda, não deixe de mostrar o que pode ser alcançado uma vez que os pontos negativos sejam corrigidos. Dessa forma, os colaboradores vão perceber que você está atento a todos os detalhes, não somente aos aspectos negativos. Este tipo de postura diminui a distância entre as partes e mostra que você está do lado do time – além de contribuir para a autoestima dos funcionários – e elimina qualquer possibilidade de que pensem que você só procura falhas. #04 – Use ferramentas de avaliação Já existe no mercado ferramentas para ajudar os gestores e o setor de RH no acompanhamento de resultados dos colaboradores. O ideal é estabelecer os indicadores de performance e metas com os funcionários e contar com um sistema que monitore o alcance de metas de forma automática e 100% online. Assim, seus controles ficam mais transparentes e reforçam as boas práticas de governança corporativa. Veja ainda: Remuneração estratégica e Governança Corporativa. Por que trabalha-las juntas? #05 – ‘Feedback do Feedback’ Toda história tem, pelo menos duas versões. Logo, as questões consideradas na reunião podem ser enriquecidas pelos comentários de quem está recebendo o feedback. Escute o que sua equipe tem para falar e também peça para que eles avaliem a sessão de análise de seu rendimento. Diga que você também quer ouví-los e sugira que comentem o que acharam da dinâmica do feedback e como ela pode ser melhorada. Neste momento, deixe-os livres para comentarem o que quiserem. Preste atenção, anote e faça suas considerações após a ronda. #06 – Crie objetivos O feedback não é uma instância isolada, faz parte de uma macro-estratégia de desenvolvimento e melhoria de desempenho. O principal objetivo é solucionar os desvios, correto? Logo, quando fizer as sessões de retorno, deixe claro quais são os aspectos que devem ser melhorados e registre como tópicos. Além disso, é interessante delimitar o tempo em que estas ações devem ser implementadas. Dessa forma, na próxima seção, será possível comparar os resultados e ver o que efetivamente melhorou, o que permaneceu inalterado e o que novamente precisa ser corrigido. A sua empresa planeja investir em uma cultura de remuneração meritocrática? Veja também o nosso artigo: Como implantar corretamente um modelo meritocrático