No processo de planejamento de qualquer tipo de empresa, geralmente existe um plano de ação, ferramenta de gestão utilizada para acompanhar o avanço das atividades da organização.
Contudo, mesmo utilizando essa ferramenta, nem todo mundo entende por que ela é tão importante para a consolidação da gestão estratégica do negócio e obtenção de bons resultados.
Para que serve o plano de ação?
De maneira resumida, pode-se dizer que a principal função da ferramenta é detalhar as estratégias e medidas a serem adotadas, visando alcançar o objetivo da empresa, previamente definido. Ela serve para registrar as ações que serão realizadas e tudo que as envolve, como prazo, responsáveis e condições.
Com a distribuição de informações em uma tabela ou planilha, o plano de ação serve para facilitar a visualização dos participantes, que conseguem acompanhar as tarefas e identificar em que estágio cada uma se encontra.
Desse modo, é possível entender qual o caminho a ser percorrido e quanto tempo há disponível para tal. Com o plano de ação, é possível compreender quais são os recursos disponíveis e necessários para as tarefas, sejam humanos, financeiros ou materiais.
A ferramenta também serve para separar as ações de rotina diária daquelas que pertencem ao planejamento estratégico e/ou projetos, facilitando a gestão de um processo específico, permitindo a percepção da necessidade de alterações de prazos, troca de responsáveis, investimento de novos recursos, etc.
Quando deve ser utilizado?
O plano de ação pode ser usado diariamente, para apontar as atividades a serem realizadas para alcançar um objetivo. Mas o ideal mesmo é que ele seja utilizado após a definição do plano estratégico da organização.
Isso porque depois de ter ajustadas as metas estratégicas para um período determinado, é fundamental determinar como elas serão atingidas. É o momento de definir o que será feito, o que tem prioridade, quem deve fazer o quê e quem irá supervisionar o andamento das tarefas.
Por que usar um Plano de Ação automatizado?
Quando dizemos plano de ação automatizado, nos referimos à gestão das ações e não à execução automatizada do que foi planejado. E por que vale a pena automatizar gestão?
Sabemos que o ser humano é falho, e com o excesso de informações (e distrações) a qual somos submetidos diariamente, nota-se nas empresas uma grande dificuldade de cumprir com o que foi planejado. Especialmente, no prazo acordado.
Utilizando um software, o sistema avisa o responsável quando tem alguma ação atrasada, e avisa também o gestor acima do responsável, gerando uma pressão positiva para o cumprimento das ações.
Além disso, o sistema vincula cada plano de ação a um indicador de performance, deixando claro para quem executa, quais são as consequências do não cumprimento e sua responsabilidade diante das metas globais da empresa.
E quando o Plano de Ação é fundamental?
Para aprofundar um pouco mais, vamos apontar algumas situações específicas em que a utilização do plano de ação se torna extremamente importante:
- Implantação de ações estratégicas: mediante necessidades pontuais, como redução de custos produtivos, ampliação da capacitação de colaboradores ou aumento da satisfação dos clientes.
- Gestão de projetos: em casos como implantação de um novo sistema ou automatização de determinados processos.
- Implantação de projetos orçamentários: de acordo com a situação financeira da empresa, como no caso da necessidade de cortar custos, reduzir mão de obra ou adquirir novos equipamentos.
Quais as consequências de sua utilização?
Se você ainda está em dúvidas sobre quais as vantagens de “gastar tempo” construindo e utilizando um plano de ação, conheça algumas possíveis consequências que a empresa pode desfrutar:
- os envolvidos passam a conhecer melhor a organização;
- todos ficam cientes de onde se quer chegar;
- fica mais fácil conhecer o mercado e a concorrência;
- há aumento no engajamento dos funcionários;
- há melhoria no relacionamento profissional entre líderes e subordinados;
- os objetivos e metas são alcançados de maneira estruturada;
- os recursos da empresa são mais bem aproveitados;
- há aumento na eficiência dos processos.
Vale lembrar que tanto os resultados quanto a forma de planejar e executar o plano de ação variam de uma empresa para outra. É fundamental que sua criação se baseie no bem-estar de todos os envolvidos, para que ninguém se sobrecarregue ou não consiga acompanhar o processo.
Se você ficou interessado em consolidar sua gestão estratégica e atingir suas metas por meio dessa ferramenta, confira nosso artigo que ensina como montar um plano de ação eficaz.
