Conheça alguns equívocos comuns que as empresas cometem em seus orçamentos empresariais e saiba como evitá-los
Melhorar o desempenho econômico da organização aumentando as margens e diminuindo as despesas é o objetivo de todo setor financeiro. No entanto, isso só é possível investindo tempo e energia na confecção e no monitoramento do orçamento, fazendo com que o mesmo sirva como suporte para a aplicação da estratégia da organização.
Para ter um orçamento bem planejado e condizente com a realidade da empresa, é importante prestar atenção em alguns fatores essenciais, que podem eliminar erros bem comuns nas empresas. Separamos cinco erros frequentes que você pode evitar. São eles:
- Não encarar o orçamento como fator crítico da organização. O orçamento é peça chave para apoiar o planejamento estratégico da empresa e por isso, deve ser encarado como uma missão crítica dentro da empresa. Caso contrário, o orçamento será sempre pobre, com previsões irreais e sem adesão por parte dos líderes da companhia. Deve-se criar uma consciência dentro na organização de que fazer um bom orçamento é fundamental para o sucesso dos negócios.
- Ignorar a comunicação no momento de fazer o orçamento. Para se fazer um bom plano econômico financeiro, é preciso antes de mais nada, investir na comunicação interna para coletar informações, negociar prioridades, documentar os acordos, fazer justificativas, notas explicativas, entre outros. A comunicação é fundamental para que o orçamento represente a realidade da empresa e seja adotado por todos legitimamente, visando o alcance dos objetivos estratégicos.
- Tratar todas as pessoas da companhia da mesma forma. É preciso pensar que diferentes áreas têm diferentes necessidades e por isso não se pode usar uma única fôrma orçamentária para todos os setores. É preciso ter flexibilidade na hora de coletar as informações e negociar a disponibilidade de recursos.
- Fazer o planejamento orçamentário no Excel. O Excel é uma ferramenta muito útil no dia a dia das empresas e atende à diversas demandas dentro de uma organização, mas não é a ferramenta ideal para se criar um banco de dados, tampouco para desenvolver um sistema. Para isso, existem outras alternativas que podem sistematizar as informações, criando controle cruzado para cada despesa ou receita, seja por natureza ou por centro de custo. O Excel por ser uma ferramenta aberta e de alimentação manual, aumenta a chance de erros na manipulação dos dados, podendo causar graves erros de gerenciamento.
- Pensar no orçamento apenas 1 vez ao ano. O processo de criação e planejamento do orçamento pode não ser dos mais fáceis dentro de uma organização, e por isso mesmo, é uma tendência entre as empresas passar por esse processo apenas uma vez ao ano. No entanto, com um sistema que possa apoiar esse processo de construção do orçamento, com certeza essa será uma missão mais simples e por isso mesmo, poderá (e deverá) ser revisada mais vezes. E quanto mais atualizado o orçamento for, melhor ele representará as necessidades e possibilidades reais da empresa, melhorando a qualidade e a confiabilidade das informações, facilitando também as tomadas de decisão dos gerentes.
Evitar que os erros orçamentários impeçam sua organização de atingir os objetivos estratégicos é um grande passo para o sucesso.
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