Manter uma organização requer muito estudo, pesquisa e planejamento, afinal, é essencial estar atento aos riscos envolvidos e preparado para enfrentá-los. Apesar de não ser possível prever todos os problemas que podem surgir, a matriz de riscos pode ser uma grande aliada para você se sentir mais bem preparado quando essas situações acontecerem.
Identificar e avaliar os principais riscos presentes em uma empresa é fundamental para antecipá-los e tomar as medidas necessárias para sua mitigação. Pensando nisso, preparamos um conteúdo completo para você sobre a matriz de riscos e como o ChatGPT pode colaborar na identificação e classificação desse modelo. Continue lendo e entenda!
Mas afinal, o que é Matriz de Riscos?
A Matriz de Riscos, também conhecida como Matriz de Probabilidade e Impacto, é uma ferramenta fundamental no gerenciamento de riscos. O modelo é frequentemente usado de forma visual para identificar quais são riscos que precisam de uma maior atenção e quais ações devem ser tomadas para gerenciar os riscos envolvidos.
O grande diferencial da Matriz de Riscos trata-se de apresentar as informações de forma visual, o que proporciona uma vantagem significativa na análise dos dados. Por ser uma ferramenta gráfica, é simples identificar quais riscos terão um grande impacto na organização, colaborando na tomada de decisões mais assertivas.
Além disso, por ser uma ferramenta de fácil compreensão e apresentar informações claras e objetivas, a Matriz de Riscos também ajuda a engajar a equipe no processo de gestão de riscos.
Como funciona a ferramenta?
Ao utilizar a Matriz, é preciso avaliar cada risco a partir de dois critérios: a probabilidade de acontecer e o impacto que pode gerar na empresa. Através dessa ferramenta, também é possível posicionar os riscos em uma tabela com duas dimensões (probabilidade e impacto) e utilizar linhas e colunas para determinar o nível de criticidade do risco.
Na linha vertical, está apresentado o nível de probabilidade, ou seja, as chances do risco se concretizar. Já na linha horizontal, está apresentado o nível do impacto que o risco pode causar para a organização. Com base nesses critérios, os riscos são categorizados em diferentes graus, sendo:
- Cor verde para risco baixo;
- Cor amarela para risco médio;
- Cor vermelha para risco alto.
Ou seja, os riscos que recebem uma classificação considerada alta (cor vermelha) devem, obrigatoriamente, passar por uma maior analise do que aqueles classificados como médios (cor amarela) e os com classificação baixa (cor verde), que requerem uma menor atenção.
Uma vez que as dimensão de uma Matriz de Riscos são categorizadas por Probabilidade e Impacto, agora, vamos detalhar essas duas variáveis
O que significa Probabilidade?
Na matriz, a Probabilidade (eixo vertical) é uma das variáveis utilizadas para avaliar um determinado risco. Ela caracteriza a chance de que um risco indesejado ocorra e se torne um problema para a organização. Em geral, a Probabilidade pode ser expressa em termos de porcentagem ou em uma escala numérica, com valores que podem variar de baixos e altos. Por exemplo:
- Muito baixa = 1% a 10% = provavelmente não vai acontecer;
- Baixa = 11% a 30% = pode acontecer uma vez em um ano;
- Moderada = 31% a 50% = pode ocorrer mais de uma vez em um ano;
- Alta = 51% a 70% = pode ser que ocorra uma vez por mês;
- Muito alta = 71% a 90% = pode ocorrer uma vez por semana.
O que significa Impacto?
Já o Impacto (eixo horizontal), demonstra a avaliação de um determinado risco. Essa variável representa a relevância das consequências que um evento indesejado pode trazer caso ocorra em uma organização. O Impacto pode ser classificado em níveis que variam entre baixos e altos e em termos financeiros, de tempo, imagem, entre outros.
Assim, temos em sua classificação os níveis:
- Muito baixo: consequências pouco significativas;
- Baixo: consequências que podem ser reversíveis em curto e médio prazo com custo irrisório;
- Moderado: consequências reversíveis em curto e médio prazo com pouco custo;
- Alto: consequências reversíveis em curto e médio prazo com alto custo;
- Muito alto: consequências irreversíveis ou com custos fora do orçamento.
Relação Probabilidade x Impacto na Matriz de Riscos
A combinação dessas duas variáveis permite a definição da criticidade de um risco, ou seja, o quão crítico ele é para a empresa. Em geral, a matriz de riscos se dividide em quadrantes ou zonas, cada uma representando uma combinação diferente de probabilidade e impacto, e indicando um nível de criticidade.
Mas é importante ter em mente que a quantidade de níveis para a Probabilidade e Impacto devem ser as mesmas. Por exemplo, se ficar decidido que a classificação da Probailidade será baixa, média e alta (três níveis), o Impacto também deve contem três níveis, podendo ser classificado em insignificante, moderado ou catastrófico. Para você entender melhor, confira na imagem abaixo um exemplo de Matriz de Riscos com cinco níveis:
Como fazer uma Matriz de Riscos eficaz?
Para construir uma Matriz de Riscos eficiente é importante seguir algumas etapas:
1- Definir os níveis de probabilidade e impacto
Na primeira etapa, é necessário definir os critérios de probabilidade e impacto, ou seja, a empresa deve identificar em quantos níveis eles serão divididos e como serão identificados, a fim de adaptar-se de forma mais adequada ao cenário em questão.
2- Escolher um software adequado
Para auxiliar no processo de apoio da avaliação de riscos, onde a matriz será implementada, é necessário escolher um software adequado e especializado em gestão de riscos, para te ajudar na tomada das decisões mais assertivas.
3- Defina o nível de criticidade de cada risco
Também é necessário realizar a identificação e avaliação dos riscos quanto à sua probabilidade e impacto. Essa avaliação deve ser realizada por profissionais que possuem conhecimento sobre a área em questão, pois são capazes de realizar uma análise mais realista e precisa
Além disso, com a determinação da probabilidade e impacto de cada risco, é possível classificá-los em uma matriz de riscos e criar um ranking, que permite priorizar ações e ser mais assertivo no gerenciamento dos trabalhos.
4- Controle dos riscos identificados
Após identificar os riscos envolvidos, é preciso pensar em possíveis soluções para esses problemas. Nessa etapa, é fundamental que haja uma reunião de troca de sugestões entre os colaboradores da empresa. Mas lembre-se: as sugestões devem priorizar a economia financeira e a praticidade do seu negócio.
5- Implementação das soluções
Para que sejam alcançados resultados efetivos, depois de identificar e classificar os riscos, é preciso agir e implementar soluções. Para isso, é fundamental contar com o engajamento de toda a equipe, pois será necessário se adaptar a uma nova rotina.
Benefícios de utilizar uma Matriz de Riscos + ChatGPT
Existem vários benefícios em utilizar a Matriz de Riscos em processos de gestão de riscos empresariais. Um dos grandes diferenciais, é que essa ferramenta permite uma avaliação mais clara e objetiva dos riscos envolvidos em determinado processo, projeto ou negócio.
Por meio da análise da probabilidade e do impacto, também é possível classificar os riscos em diferentes níveis, o que facilita a priorização dos trabalhos e a tomada de decisões.
Com a ajuda do ChatGPT, é possível aprimorar ainda mais a utilização da matriz de riscos. O modelo pode ser utilizado para oferecer sugestões de melhores práticas na gestão de riscos, para indicar quais são os riscos mais comuns em determinado setor ou negócio, além de fornecer insights valiosos sobre as tendências e as mudanças no ambiente externo que podem impactar a organização.
A integração do ChatGPT com a Matriz de Riscos também pode atuar como um parceiro estratégico, auxiliando as empresas a se manterem mais seguras e preparadas para enfrentar desafios. Então, que tal contar com a ajuda de um software, como o Belt, que dispõe justamente dessas funcionalidades?
Conheça o Belt
A Actio, é a primeira empresa de softwares de gestão brasileira a realizar a integração com o ChatGPT!
Isso significa que agora, nosso módulo de gestão de riscos conta com um consultor virtual com Inteligência Artificial para orientar o usuário na identificação de causas, garantindo a formação de uma cultura de resultados e coerência metodológica no processo.
Com o Belt, será possível identificar, de forma mais precisa, os riscos envolvidos em cada atividade, permitindo a criação de planos de mitigação mais assertivos e a adoção de controles mais eficazes, que se adequam às características específicas de cada risco.
A integração do ChatGPT também permite melhorar a tomada de decisões do seu negócio, uma vez que é possível acessar informações precisas em tempo real no Belt e com isso, os profissionais que realizam tarefas arriscadas, podem se dedicar a tarefas mais analíticas e de gestão estratégica, aumentando assim sua produtividade e melhores resultados.
Como você já pode perceber, com o software da Actio, se tornou ainda mais fácil proporcionar um ambiente de trabalho mais seguro e confiável para seus trabalhadores, além de garantir uma maior eficácia em todas as etapas do processo de gestão. Não deixe de pedir um orçamento aos nossos consultores.
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