Os controles internos são uma parte essencial da gestão empresarial, garantindo a segurança dos ativos, a conformidade com as normas e a eficiência operacional.
Dessa forma, implementar mecanismos de controle bem estruturados protege a empresa contra riscos, melhora a tomada de decisões e promove a integridade financeira.
A seguir, vamos explorar cinco exemplos de controles internos que podem ser aplicados em qualquer organização para fortalecer a governança e a segurança. Boa leitura!
Qual a definição dos tipos de controles?
Os controles internos são fundamentais para proteger os processos de uma empresa e se dividem em três categorias principais: controles preventivos, detectivos e corretivos.
- Controles Preventivos: Projetados para evitar que erros ou fraudes aconteçam. Um exemplo é a segregação de funções, onde diferentes pessoas são responsáveis por etapas distintas de um processo, diminuindo o risco de falhas ou fraudes.
- Controles Detectivos: Visam identificar problemas que já ocorreram, como as reconciliações bancárias, que comparam registros internos com extratos para detectar discrepâncias.
- Controles Corretivos: Ajudam a corrigir erros após serem identificados. Um exemplo são os ajustes contábeis feitos depois de uma auditoria que aponta erros em registros financeiros.
Esses três tipos de controle trabalham juntos para proteger a empresa, evitar problemas e corrigir falhas.
Confira os principais exemplos de controles internos
1- Segregação de funções
Primeiramente, a segregação de funções é uma prática fundamental para prevenir fraudes e erros operacionais. Ela envolve a divisão de tarefas entre diferentes pessoas, garantindo que nenhuma tenha controle total sobre um processo.
Por exemplo, uma pessoa pode ser responsável por processar pagamentos, enquanto outra lida com a aprovação e uma terceira realiza a reconciliação financeira. Esse método cria um sistema de verificação mútua, onde as atividades de uma pessoa são supervisionadas por outra, minimizando o risco de atividades fraudulentas ou erros não detectados.
Além disso, a segregação de funções é particularmente útil em áreas como a gestão financeira, onde a concentração de responsabilidades pode gerar vulnerabilidades. Ao dividir funções, a empresa aumenta a transparência e a rastreabilidade das operações.
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2- Controle de acesso e segurança da informação
Controlar quem tem acesso às informações e sistemas da empresa é importante para proteger dados sensíveis e prevenir acessos não autorizados.
Dessa forma, isso pode ser feito por meio da implementação de um sistema de controle de acesso, onde cada funcionário recebe permissões específicas de acordo com suas funções.
Além disso, a adoção de medidas como a autenticação multifator e senhas robustas ajuda a fortalecer a segurança dos sistemas.
Assegurar que apenas as pessoas certas tenham acesso a determinadas áreas da empresa impede vazamentos de informações, protege contra ataques cibernéticos e garante que as operações internas sejam realizadas de maneira controlada e segura.
O monitoramento contínuo das atividades dentro dos sistemas também permite identificar possíveis tentativas de acesso indevido e tomar ações preventivas.
3- Procedimentos de aprovação
Estabelecer procedimentos de aprovação formalizados é uma maneira eficaz de controlar decisões financeiras e operacionais. Esse tipo de controle interno exige que determinadas ações, como aprovações de despesas, contratações ou assinaturas de contratos, sejam revisadas e autorizadas por uma ou mais pessoas antes de serem executadas.
Por exemplo, em uma empresa de médio porte, a aprovação de compras acima de determinado valor pode exigir a assinatura do gerente financeiro e do diretor executivo.
Esses procedimentos garantem que as decisões críticas passem por uma análise criteriosa, reduzindo o risco de erros ou decisões precipitadas. Além disso, a formalização desse processo também contribui para a criação de um histórico de decisões, que pode ser consultado em auditorias ou revisões internas.
4- Reconciliação financeira
A reconciliação financeira é o processo de comparar registros internos da empresa, como livros contábeis, com extratos bancários ou outras fontes externas, para garantir que todas as transações foram registradas corretamente. Esse controle é essencial para identificar discrepâncias, como transações não registradas ou lançamentos incorretos, que podem indicar erros ou até fraudes.
Empresas que realizam reconciliações financeiras regulares têm maior controle sobre suas finanças e podem identificar problemas de forma rápida. Isso não apenas ajuda a manter os registros contábeis em ordem, como também garante a precisão das demonstrações financeiras, essenciais para a tomada de decisões estratégicas.
Assim, automatizar parte desse processo com softwares de gestão de riscos, como o Belt by Actio, pode aumentar a eficiência e reduzir o risco de erros humanos.
5- Auditorias internas e externas
Por fim, saiba que as auditorias são ferramentas indispensáveis para avaliar a eficácia dos controles internos e garantir a conformidade com regulamentos e políticas internas. Uma auditoria interna, conduzida por profissionais da própria empresa, permite a revisão periódica dos processos e identifica áreas onde melhorias são necessárias. Por outro lado, a auditoria externa, realizada por uma entidade independente, assegura uma avaliação imparcial e reforça a credibilidade da empresa perante investidores e outros stakeholders.
A realização de auditorias frequentes ajuda a identificar possíveis falhas nos controles internos, corrigindo-as antes que causem prejuízos significativos. Além disso, elas fornecem uma visão clara da integridade financeira e operacional da organização, promovendo melhorias contínuas e aumentando a confiança dos parceiros de negócios.
Como implementar os controles internos na sua empresa?
A implementação de controles internos requer planejamento e comprometimento da alta gestão. Dessa forma, aqui estão algumas etapas chave para implementar controles eficazes:
- Avaliar os riscos: Entender quais são os maiores riscos que a empresa enfrenta e quais áreas são mais vulneráveis.
- Desenvolver procedimentos claros: Criar políticas e procedimentos escritos para garantir a consistência e a compreensão entre os funcionários.
- Treinar a equipe: Garantir que todos os funcionários estejam cientes das políticas e procedimentos e sejam treinados adequadamente para segui-los.
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Além disso, o Belt by Actio ajuda a auxiliar sua empresa na Gestão de Riscos, ao assegurar que decisões mais eficientes sejam tomadas para evitar surpresas desagradáveis.
Dessa forma, com ele, a sua organização pode trilhar um caminho seguro rumo ao sucesso, antecipando problemas, tomando decisões baseadas em dados e prevendo as ações futuras.
Conclusão
A implementação de controles internos sólidos é essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa.
A segregação de funções, o controle de acesso, os procedimentos de aprovação, a reconciliação financeira e as auditorias são exemplos de mecanismos que protegem a empresa contra fraudes, erros e ineficiências, ao mesmo tempo que promovem transparência e segurança em todas as operações.
Assim, esses controles não apenas fortalecem a governança corporativa, como também asseguram a conformidade com normas e regulamentos, contribuindo para o crescimento sustentável da empresa.
Perguntas frequentes
1- O que são controles internos e por que são importantes para as empresas?
Controles internos são processos e políticas que ajudam a empresa a garantir a integridade financeira, reduzir fraudes e cumprir com as regulamentações. São fundamentais para assegurar a transparência e a eficiência operacional.
2- Quais os benefícios de implementar controles internos em uma empresa?
Os benefícios incluem a redução de fraudes, melhora na tomada de decisão, conformidade com normas legais e proteção dos ativos da empresa.
3- Qual é o papel da tecnologia na automação dos controles internos?
Por fim, a tecnologia automatiza tarefas repetitivas, melhora a precisão dos dados e facilita o monitoramento dos processos, garantindo maior eficiência e transparência nos controles internos.
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