Software de Gestión Documental para Gobernanza, Control y Cumplimiento
Centraliza documentos, controla versiones, automatiza aprobaciones y obtén trazabilidad completa
Desarrollado conforme
buenas prácticas de la ISO 9001
Gestión documental con gobernanza de verdad
El Software de Gestión Documental de Actio centraliza los documentos en un único entorno, con control de accesos, versionado, flujos de aprobación y trazabilidad completa, incluso para políticas y procedimientos corporativos, garantizando el uso de la versión correcta en el momento adecuado.
El resultado es gobernanza, auditoría y ejecución, con menos riesgo y sin frenar la operación.
Cómo un software de gestión documental fortalece la gobernanza y la ejecución
Deixe para trás a gestão fragmentada e obtenha uma execução estratégica realmente alinhada.
Sin un software de gestión documental
- Documentos dispersos, con versiones inconsistentes y múltiples copias, lo que dificulta identificar la versión vigente.
- Aprobaciones informales, sin registro de quién aprobó, cuándo lo hizo o qué versión fue validada.
- Accesos otorgados o bloqueados sin criterios claros, aumentando el riesgo de uso indebido y filtraciones.
- Publicación manual, con recordatorios repetidos y sin comprobación de lectura ni cumplimiento de plazos.
- Las auditorías exigen reconstruir el historial con capturas de pantalla y correos electrónicos, mientras los documentos permanecen aislados del contexto del negocio.
Con el software para gestión documental de Actio
- Documentos centralizados en un repositorio único, organizados por áreas, responsables y metadatos, lo que facilita su localización.
- Control de versiones con ciclo de vida y vigencia definidos, garantizando el uso de la versión correcta.
- Flujos de aprobación configurables, con trazabilidad completa, estado visible e historial de aprobaciones.
- Permisos de acceso consistentes, con publicación dirigida, notificaciones y constancia de lectura registrada.
- Evidencias de versiones, aprobaciones y lecturas organizadas en el sistema, conectadas con objetivos, riesgos, indicadores y proyectos.
Organizaciones que confían en Actio para transformar la estrategia en resultados
Sintonizando resultados
COMPROMISO CON LAS ACCIONES Y OBJETIVOS
ANÁLISIS Y TRATAMIENTO DE LAS DESVIACIONES
ACCIONES PREVISTAS Y NO REALIZADAS
TIEMPO DEDICADO A RECOPILAR INFORMACIÓN
Todo lo que necesitas para una gestión documental con gobernanza
O Actio conecta estrategia, desempeño, proyectos y ações em uma plataforma intuitiva, permitindo alinhamento, execução disciplinada y visibilidade em tempo real para a tomada de decisões informadas em toda a organização.
Estandarización y organización
Estandariza documentos y versiones con generación automática de códigos por área, tipo y estructura, organizando grandes acervos documentales con consistencia, menos error humano y mayor control de versiones.
Aprobación y gobernanza
Aprueba documentos mediante flujos configurables según su tipo y criticidad, liberando solo versiones aprobadas y manteniendo una trazabilidad completamente auditable del proceso.
Versionado y control de vigencia
Controla versiones con reglas de vigencia y estados del ciclo de vida definidos, garantizando el uso de la versión correcta y manteniendo una trazabilidad lista para auditoría.
Publicación, comunicación y evidencia
Publica documentos para el público correcto, con notificaciones y plazos definidos, registrando la confirmación de lectura por usuario y cerrando el ciclo de comunicación con evidencias claras.
Relación del documento con la gobernanza
Integración completa con el ecosistema de tu empresa
- Elimina el tiempo dedicado a la conciliación de datos inconsistentes
- Automatiza las actualizaciones de desempeño
- Asegura que la estrategia esté orientada a la realidad operativa
- Intégrate perfectamente con todas las herramientas de Microsoft
Actio se adapta a tu modelo de gestión
BSC
Brinda a tus ejecutivos visibilidad sobre sus objetivos estratégicos con la vista BSC. Modela objetivos estratégicos en múltiples perspectivas.
OKRs
Crea objetivos y resultados clave y vincúlalos directamente con tus objetivos estratégicos, indicadores y KPIs, proyectos, departamentos e individuos.
No se trata de una aplicación de OKR aislada. Con Actio, puedes tener OKR conectados a todo tu sistema de gestión.
GPD
Traduce los objetivos estratégicos en indicadores de desempeño medibles y comunícalos a todos los niveles de tu organización.
Conecta y visualiza la contribución de cada departamento e individuo a los objetivos estratégicos de la empresa.
Experimenta el poder de la sinergia entre diferentes metodologías estratégicas.
Combina elementos de diferentes metodologías de gestión en una única jerarquía estructurada y apoya las transiciones hacia nuevas metodologías y enfoques híbridos.
Gestión para quienes definen, estructuran y ejecutan
Para quienes gobiernan la calidad, los procesos o el sistema de gestión integrado (SGI)
Para quienes responden por cumplimiento, auditoría interna o controles internos
Necesitan demostrar que los documentos críticos pasaron por revisión, aprobación y publicación conforme a los criterios exigidos, manteniendo una trazabilidad auditável clara — quién revisó, quién aprobó, cuándo entró en vigencia y quién tuvo conocimiento — sin convertir cada auditoría en un esfuerzo operativo excesivo.
Para quienes cuidan de la seguridad de la información, la privacidad o TI
Para quienes son dueños de políticas, normas o contratos corporativos
Necesitan asegurar que los documentos normativos y contractuales estén actualizados, correctamente aprobados y accesibles al público adecuado, pudiendo demostrar su publicación, la constancia de lectura y la adherencia interna, reduciendo la exposición jurídica y los riesgos de incumplimiento.
Para quienes lideran PMO u Operaciones en entornos distribuidos
Para una gestión documental eficiente, en cualquier sector
- Salud y Hospitales
- Agricultura
- Farmacéutica
- Servicios Financieros
- Seguros
- Energía y Utilities
- Energía Renovable
- Minería y Metales
- Logística y Transporte
- Cadena de Suministro y Distribución
- Textil y Confección
- Hotelería y Servicios
- Minorista
- Tecnología y Software
- Bienes de Consumo
- Industria y Manufactura
- Automotriz y Maquinaria
- Construcción e Ingeniería
- Inmobiliario e Infraestructura
- Telecomunicaciones
- Educación
- Sector Público y Gobierno
- Organizaciones sin Fines de Lucro y Fundaciones
- Químico y Petroquímico
- Petróleo y Gas
- Envases e Impresión
- Industria de Alimentos y Bebidas
El papel de la IA en la gestión documental
Con la IA de Actio, los documentos dejan de ser solo registros y pasan a apoyar la toma de decisiones, anticipar desviaciones y mantener el foco en los factores que influyen en el desempeño.
Reconocido y adoptado por líderes en estrategia y desempeño.
Del planeamiento al desempeño, Actio permite que los equipos se alineen con las prioridades, ejecuten con confianza y tomen decisiones rápidas y orientadas por datos
La contratación del software nos permitió alinear el proceso de planificación estratégica, promover la colaboración entre áreas, facilitar el seguimiento de las tareas asignadas a los gestores, disponer de información para comunicar los avances e identificar oportunidades de mejora en todos los niveles de la organización.
Jenniffer Rodríguez
Gerente de Gestión Estratégica
Todas nuestras centrales aquí en Estados Unidos y Canadá trabajan con el módulo de Actio. El sistema se adapta a nuestra metodología y tenemos un nivel de satisfacción muy alto, una media de entre 8 y 9.
Iliel Yamada
Jefe de Implementación
Amplía el alcance de tu gestión estratégica
Identifica y reduce los riesgos en la implementación de tu estrategia
Integra tus riesgos a tu estrategia: no te limites a ver el panorama general; observa las pequeñas fallas en tus operaciones y corrígelas de forma proactiva para evitar que afecten el logro de tus objetivos.
Recompensa a tus colaboradores
Involucra y motiva a los colaboradores con puntuaciones individuales que muestran exactamente qué KPIs y proyectos impulsan, y recompensa a quienes alcancen sus objetivos.
Aumenta el compromiso con el cumplimiento de los objetivos con recursos como contratos de compromiso de desempeño.
Evoluciona de objetivos impuestos a compromisos compartidos
Utiliza negociaciones estructuradas de objetivos para alinear las expectativas entre gerentes y colaboradores, calibrando las metas según la capacidad y el contexto. Esto aumenta el compromiso, la percepción de justicia y la responsabilidad.
Impulsa la ejecución de la estrategia con la gestión de proyectos
Prioriza el portafolio de proyectos.
Haz seguimiento del progreso de los proyectos en paralelo con la estrategia de tu empresa, para que trabajes en lo que realmente importa.
Garantiza la gobernanza documental en tu organización
Completa el formulario y conoce la solución de gestión documental de Actio.
Preguntas frecuentes
¿Actio es solo un repositorio de documentos?
¿Cómo garantiza Actio la gobernanza en la gestión documental?
¿Es posible saber qué versión de un documento estaba vigente en una fecha específica en Actio?
¿Cómo comprueba Actio que los documentos fueron comunicados correctamente?
¿La estandarización de los documentos en Actio depende de las personas o del software de gestión?
¿Los documentos quedan aislados o están conectados con la gobernanza de la empresa en Actio?
¿Cómo funcionan el control de accesos y la seguridad de la información en Actio?
Sobre este contenido
Contenido desarrollado por el equipo de Actio, con base en prácticas consolidadas de gestión estratégica, alineación organizacional y ejecución de metas en organizaciones medianas y grandes.
Última actualización: 02/2026