Guilherme Barbassa concede entrevista para a revista da SBPC/ML falando da importância da gestão estratégica em laboratórios de análises clínicas
É comum encontrarmos laboratórios que não conseguem investir em gestão estratégica por falta de tempo e acabam deixando de lado, diversas melhorias que poderiam aumentar a eficiência de seus negócios em um mercado altamente competitivo e de margens cada vez menores. Pensando nisso, a Stratec com o apoio da SBPC/ML – Sociedade Brasileira de Patologia Clínica/Medicina Laboratorial – acabam de lançar o Stratec Laboratórios, um software desenvolvido especialmente para auxiliar na gestão desse tipo de empresa.
Entrevistamos o diretor da Stratec, Guilherme Barbassa, idealizador do produto em conjunto com a presidente da SBPC/ML, Paula Távora.
SBPC/ML: O que é gestão estratégica?
Guilherme: Gestão estratégica é uma forma de gerenciar a empresa buscando garantir o alcance de resultados de longo prazo, isto é, buscando alcançar a visão da organização. Para que isso aconteça, é necessário em primeiro lugar definir uma estratégia, um planejamento de como essa estratégia vai ser implementada, garantir que esse planejamento seja executado e, sempre que necessário, disparar replanejamentos. Para que os resultados sejam alcançados é necessário ter um ciclo de PDCA (Planejar, fazer, verificar e agir corretivamente – Plan, Do, Check and Act) nessa camada mais global da gestão da empresa.
SBPC/ML: Por que a gestão estratégica é importante para os laboratórios clínicos? Quais são os benefícios?
Guilherme: Muitos laboratórios por questões históricas e até pelas formações dos donos ser muito técnica, eles trabalham no nível de qualidade operacional, mas tem pouca visão do desempenho empresarial e, até mesmo de estratégias. Por isso, focam muito na qualidade do produto e do serviço e não trabalham tanto nos projetos de negócio da organização. A gestão estratégica força as pessoas a dedicar um mínimo de tempo para pensar na empresa como um todo e no desempenho empresarial, em como alcançar a visão esperada. O que eu vejo muito acontecer com pequenos e médios laboratórios, é que se define a visão da empresa, mas não se define um plano para alcançar essa visão. Então, com a gestão estratégica, o gestor é “forçado” a dedicar um tempo para essa perspectiva da organização como um negócio, que deve gerar resultados de forma sustentável através de uma estratégia definida.
SBPC/ML: Gestão estratégica se aplica somente a laboratórios de grande porte ou também aos de médio e de pequeno porte? Por quê?
Guilherme: A gestão estratégica se aplica a laboratórios de qualquer porte. É claro que as ferramentas e práticas utilizadas vão variar conforme a maturidade de gestão de cada empresa, mas o conceito de gestão estratégica se aplica a qualquer laboratório, independente do porte.
SBPC/ML: Quais são as metodologias e ferramentas que apoiam a gestão estratégica e quais as suas vantagens?
Guilherme: Existem vários conceitos que atuam nesse âmbito de gestão estratégica. O primeiro deles é o PDCA, que é genérico e está por trás de diversas metodologias. Pode ser inclusive aplicado em conjunto com outras metodologias como BSC e GPD e VBM. O BSC é uma metodologia americana, desenvolvido em Harvard, que tem como principal diferencial definir que acompanhar apenas os objetivos financeiros da organização não garante a sustentabilidade a longo prazo, é preciso também acompanhar as vertentes clientes e mercados, processos internos e aprendizado e crescimento. Já o GPD – Gerenciamento Pelas Diretrizes, tem origem japonesa (Hoshin Kanri) e tem como principal diferencial o desdobramento das metas globais da organização para todas as áreas e toda estrutura organizacional, garantindo coerência entre as metas de processos operacionais com as metas globais da empresa. E finalmente, existe uma outra metodologia chamada VBM – Value Based Management, também de origem americana, que tem um enfoque mais econômico, que busca identificar as atividades que geram valor para a organização e vincular as metas dessas atividades à meta global de geração de valor econômico. O que é mais interessante é que essas metodologias não são excludentes entre si, podendo ser utilizadas em conjunto. Cada organização, conhecendo as metodologias existentes, pode criar o seu próprio modelo de gestão estratégica, incorporando os práticas que ele achar pertinente para sua empresa.
SBPC/ML: E como é feito o monitoramento da gestão estratégica? Como saber se está dando certo?
Guilherme: Bom, o produto final do planejamento estratégico é composto por alguns elementos, que são: objetivos estratégicos, indicadores, planos de ação, projetos e relatórios de acompanhamento. Esses elementos podem ser agrupados para facilitar a interpretação e o acompanhamento desse planejamento estratégico. Uma forma tradicional de organização é através de mapas estratégicos, que são utilizados especialmente na metodologia do BSC. Eles mostram como os objetivos estratégicos se relacionam para se alcançar os resultados financeiros finais. Os mapas estratégicos são a tradução da estratégia da organização numa figura de fácil acompanhamento e comunicação. Outra forma de agrupar os elementos do planejamento pode ser via dashboards ou painéis de contribuição, onde podemos criar um agrupamento de indicadores e projetos de forma temática. Então, esses dashboards podem ser criados para agrupar indicadores e projetos separados por temas. Por exemplo, eu posso ter painéis de desempenho por unidades de coleta, mostrando o comportamento de cada uma delas ou um painel com informações sobre relacionamento com operadoras, entre outros.
SBPC/ML: Você comentou sobre os indicadores. Mas, para que servem e como usá-los?
Indicadores de gestão estratégica servem para acompanhar os resultados obtidos por todos os esforços da empresa. Enquanto os planos e projetos são meios de alcançar os resultados esperados, é pelos indicadores que sabemos se eles foram ou não atingidos e se é necessário disparar um replanejamento. Por exemplo, no caso de laboratórios, pode-se criar indicadores como índice de recoleta, tempo médio do atendimento, lucro liquido, etc. No sistema que estamos planejando com a SBPC/ML para laboratórios, já tem um conjunto de indicadores voltados especificamente para esse segmento pré-estabelecidos, que podem servir como orientação para os gestores.
SBPC/ML: A gestão estratégica ajuda a estabelecer metas para o laboratório? Como se faz isso?
Guilherme: Sim, a gestão estratégica ajuda a definir metas uma vez que você pode definir as metas para alcançar a visão da organização. Então as metas são definidas não somente baseadas no histórico da empresa, mas também em onde a empresa quer chegar. Utilizando o conceito de PDCA nas metas operacionais, se você tem uma meta de melhoria, de cara, você já deve criar um plano de ação, pois nada melhora sozinho. Sempre alguém tem que fazer alguma coisa para alcançar uma melhoria. E existem práticas como reuniões de acompanhamento de resultados ou a utilização de software de apoio a gestão estratégica que vão garantir o “C” e o “D” do PDCA. Se as metas não estiverem sendo atingidas, o responsável por elas, antes mesmo de ir para a reunião de resultados deve preencher um relatório de acompanhamento contendo as informações de análise da meta não alcançada e principalmente, as ações propostas para que aquela meta seja alcançada no próximo mês. Existem alguns formatos típicos para esses relatórios de acompanhamento, como o relatório de fato-causa– ação, relatório de três gerações ou relatório contendo os cinco por quês.
SBPC/ML: Existem softwares de gestão estratégica?
Guilherme: Sim, existem softwares elaborados especificamente para apoiar esse processo de gestão estratégica nas organizações, como por exemplo, o software da Stratec. Nós preparamos um programa com o apoio da SBPC/ML que inclui o software e um conjunto de indicadores, objetivos estratégicos e mapa estratégicos específicos para laboratórios. Cabe aos laboratórios apenas definir as metas que serão alcançadas e os projetos que vão suportar o melhor desempenho da organização, assim como os planos de ação para atingir cada indicador individualmente. No Stratec, é possível também acompanhar os resultados pelos dashboards, podendo ser filtrado por áreas ou projetos ou até um dashboard individual, com as metas e indicadores do usuário. O software é 100% web, podendo ser acessado por qualquer tablet, celular ou computador ligado à internet e extremamente fácil de usar.
Essa entrevista foi publicada originalmente na revista da SBPC/ML – Sociedade Brasileira de Patologia Clínica e Medicina Laboratorial.
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