La gestión de estas partes es esencial para el éxito del proyecto, tanto que en la quinta edición de la Guía PMBOK fue incluido como una nueva área: la gestión de las partes interesadas,en la que se indican los stakeholders, además de la planificación, la gestión y el control de informaciones como influencias, planificación e intereses de ese grupo.
Un gestor de partes interesadas sirve para anticipar oportunidades y facilitar una prevención de problemas y una melodía en la comunicación del proyecto.Continúe leyendo y entenderemos cómo un gestor de proyectos puede hacer esto.
¿Qué es la gestión de las partes interesadas?
La Guía PMBOK considera como gestión de stakeholders todos los procesos realizados con el objetivo de identificar a las personas, instituciones o grupos capaces de impactar o ser impactados por un proyecto.
En la práctica, se hace un análisis de las expectativas de los actores y su influencia en el proyecto, a partir de ahí, se desarrollan las mejores estrategias para la gestión que pretenden resultar en un compromiso eficaz por parte de los stakeholders.
De acuerdo con la Guía elaborada por el instituto PMI (Project Management Institute), la gestión de partes interesadas requiere el cumplimiento de las siguientes etapas:
- Identificación de los stakeholders
- Planificación de la gestión de los stakeholders
- Gestión de la participación de los stakeholders
- Control de la participación de los stakeholders
¿Cómo hacer?
Para facilitar el entendimiento de cómo la gestión de las partes interesadas se hace en la práctica, vamos a explicar mejor cada una de las etapas a seguir.
Identificar a los Involucrados
La identificación de los participantes consiste en listar a todas las personas o grupos que pueden influir en el éxito del proyecto de alguna manera. Para ello, es interesante hacer una reunión de reflexión y registrar a todas las partes que potencialmente tienen algún interés en el proyecto, independientemente del tamaño del impacto de cada una.
Es importante describir estos grupos y sus participantes para conocer bien a los stakeholders, para que sea posible identificar cómo pueden impactar o ser impactados por alguna actividad, decisión o resultado do projeto.
Analizar sus intereses y expectativas
Esta etapa sirve para entender lo que cada stakeholder quiere, para eso es necesario describir cuáles son las expectativas e intereses de cada uno de los involucrados respecto al proyecto.
En ese momento, es fundamental evaluar tanto el aspecto positivo como el negativo de esos intereses, pues algunos pueden ser perjudiciales a la iniciativa. A partir de ese análisis es que será posible conocer profundamente a los interesados y definir cómo deben ser tratados.
Clasificar a los involucrados
Después de saber quiénes son los involucrados y lo que pretenden, se debe definir cuál es el nivel de influencia de cada interviniente sobre el proyecto. Para ello, el siguiente paso es clasificarlos por orden de importancia, de acuerdo con su grado de poder, impacto, susceptibilidad e interés.
Esta clasificación sirve para aclarar cuál es la capacidad de cada stakeholder para ayudar o paralizar el proyecto. También tiene por objeto facilitar el desarrollo de una estrategia específica para cada uno.
Crear un plan de enfoque
Después de tener los involucrados identificados y clasificados, así como sus expectativas y necesidades, es hora de definir cómo será el enfoque de cada uno para controlar su implicación, lo que requiere del gestor dos competencias: negociación y comunicación.
Es esencial planificar de manera detallada cómo será la relación con cada diferente tipo de stakeholder, de manera que se eviten los embates innecesarios, mantener un diálogo abierto y de que se aumente el compromiso de las partes interesadas.
Planejar a comunicación com os intervenientes garante que os objetivos de todos fiquem alinhados e que as partes do projeto possam se envolver quando necessário. Vale dizer que o ideal é que, na gestão de partes interessadas, os stakeholders sejam envolvidos desde o início dos trabalhos.
El gestor debe enfocar su atención en aquellos que desde el principio “compraron la idea”, pues éstos pueden motivar a las demás partes y disminuir las posibles resistencias. También es válido establecer alianzas con los responsables de los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto.
El secreto es siempre mantener un canal abierto de rendición de cuentas del progreso del proyecto, para eliminar desconfianza y resistencia que pueden perjudicar el resultado.
Siguiendo estos pasos y consejos, será posible hacer una buena gestión de stakeholders y, consecuentemente, una buena gestión de proyectos, con buenos resultados para todos los involucrados.
Si este artículo ha sido útil para usted, creemos que también puede interesarse en cómo hacer una gestión de calidad en sus proyectos..
