Toda empresa está sujeta a hacer planes y, en determinado momento, percibir que las cosas no están caminando exactamente como es previsto. Esto puede ocurrir por influencias externas, como las rápidas transformaciones en el mercado y las preferencias de los clientes, pero también a causa de problemas internos, como problemas de comunicación e interpretación.
Por eso, es muy común que surja la necesidad de cuestionar el modelo de negocio y evaluar lo que está funcionando bien y lo que necesita de mejoras. Una herramienta interesante para ayudar en esta evaluación es el GAP analysis, también llamado Análisis de lagunas.
Entienda mejor lo que es ese método y cuáles son los beneficios que puede traer para su organización:
¿Qué es un análisis de lagunas?
Gap analysis o análisis de lagunas es un método utilizado para evaluar el desempeño real de la empresa frente a su potencial. Es un examen del desempeño actual que busca identificar cuáles son las diferencias entre el estado actual del negocio y dónde podría/desearía estar.
Un Gap – o laguna – es una disonancia que puede derivarse de problemas internos o no y que genera consecuencias, como problemas de entendimiento e interpretación, perjudicando la toma de decisiones..
El análisis de las lagunas puede ser capaz de apuntar la forma en que se utilizan los recursos y activos y ayudar a que los objetivos del negocio se alcancen de manera más rápida y eficiente, ya sean a corto o largo plazo.
¿Para qué sirve?
El propósito de la realización de un análisis de lagunas es ayudar a la empresa en la mejora de su eficiencia comercial, de su producto o su rentabilidad, ya que permite la identificación de vacíos o puntos que necesitan atención.
Luego de la conclusión del análisis, es posible que los recursos y energía del equipo sean redirigidos a las áreas que necesitan mejoras. Esto quiere decir que el Gap analysis sirve para apuntar a cambios que podrían hacer que una organización sea más competitiva, así como también para apuntar riesgos y oportunidades encontrados durante la averiguación.
¿Cuáles son los beneficios para la gestión de un negocio?
Además de responder a las preguntas sobre dónde su empresa se encuentra y en qué punto me gustaría estar, el Gap Analysis trae otras diversas ventajas, entre las cuales destacamos:
- Ayuda a la empresa a revisar el enfoque actual de su gestión e implementar las mejoras necesarias;
- Promueve más compromiso en el equipo, con esfuerzos centrados y acciones dirigidas;
- Producir una visión más amplia del sistema de gestión aplicado;
- Permite una mejor distribución de los recursos y mejora del ROI (Retorno de Inversión);
- Facilita la percepción de los riesgos y oportunidades del mercado.
¿Cómo hacer?
Es importante decir que un análisis de lagunas puede ser realizado en un departamento específico, en un único proceso o en toda la empresa. Son necesarias algunas etapas para la identificación de los problemas y cómo estos pueden ser corregidos, a partir de los siguientes pasos:
Identificación del estado actual
La primera tarea para el GAP analysis es identificar qué tema de la empresa estará sujeto a la evaluación. Vale decir que el estado actual no necesita ser necesariamente financiero, sino remitir a métricas o atributos diversos.
Identificación de dónde se quiere estar
Este es el momento de identificar objetivos a ser alcanzadas en un determinado período de tiempo, que es el estado deseado de la organización. Si la empresa tiene una planificación estratégica, es posible encontrar en esta las metas ya establecidas.
Los mapas y gráficos pueden ser útiles en esta etapa, para facilitar una representación clara del estado actual y el deseado.
Identificación de lagunas
Una laguna es básicamente la diferencia entre donde la empresa está y donde le gustaría estar. Y este es el momento de descubrir el motivo de la existencia de una laguna. Es necesario profundizar y hacer algunas preguntas para determinar por qué ocurrió esta laguna, por ejemplo, si el problema es con la forma en que la empresa trabaja, con los clientes o con los precios.
Elaboración de mejoras para cerrar las lagunas
Después de entender lo que ocasionó las lagunas, comienza la etapa de trazar las acciones más adecuadas para cerrarlas. Para que se llegue a soluciones sólidas y posibles, es necesario considerar el costo de implementación de cada solución, evaluando los recursos disponibles. También es esencial determinar plazos para las acciones y marcos para determinar su desarrollo y progreso.
Por último, es fundamental decir que no basta con hacer el Gap analysis, hay que cerciorarse de que las soluciones proyectadas se pongan en práctica y de hacer seguimiento a las mejoras. También es esencial no intentar cerrar muchas lagunas a la vez, a menos que estén todas relacionadas. Si este no es el caso, existe el riesgo de poner mucho énfasis en la organización y terminar no cerrando ninguna laguna.
Ahora que ya sabe todo lo básico sobre los Gap analysis y cómo se pueden implementar, conozca también los Análisis de Pareto y para qué sirven.
