En el proceso de planificación de cualquier tipo de empresa, generalmente existe un plan de acción, que es una herramienta de gestión utilizada para hacer un seguimiento del avance de las actividades de tu organización.
Sin embargo, incluso utilizando esta herramienta, no todo el mundo entiende por qué es tan importante para la consolidación de la gestión estratégica del negocio y la obtención de buenos resultados.
¿Para qué sirve el plan de acción?
De manera resumida, se puede decir que la principal función de la herramienta es detallar las estrategias y medidas a ser adoptadas, buscando alcanzar el objetivo de la empresa, previamente definido. Este sirve para registrar las acciones que serán realizadas y todo lo que involucran, como el plazo, responsables y condiciones.
Con la distribución de la información en una tabla o planilla, el plan de acción sirve para facilitar la visualización de los participantes, que logran acompañar las tareas e identificar en qué etapa se encuentran.
De este modo, es posible comprender el camino que hay que recorrer y de cuánto tiempo se dispone. Con el plan de acción, es posible comprender cuál es el recursos disponibles y necesarios para las tareas, ya sean humanos, financieros o materiales.
La herramienta también sirve para separar las acciones de rutina diaria de aquellas que pertenecen a la planificación estratégica y/o proyectos, facilitando la gestión de un proceso específico, permitiendo la percepción de la necesidad de cambios de plazos, cambio de responsables, inversión de nuevos recursos, etc.
¿Cuándo debe ser utilizado?
El plan de acción puede utilizarse a diario para determinar las actividades que deben realizarse para alcanzar un objetivo. Sin embargo, lo ideal es utilizarlo después de definir el plan estratégico de la organización.
Esto es porque después de haber ajustado las metas estratégicas para un período determinado, es fundamental determinar cómo se alcanzarán. Es el momento de definir lo que se hará, lo que tiene prioridad, quién debe hacer qué y quién va a supervisar el progreso de las tareas.
¿Por qué utilizar un plan de acción automatizado?
Cuando decimos un plan de acción automatizado, nos referimos a la gestión de las acciones y no a la ejecución automatizada de lo que fue planeado. ¿Y por qué vale la pena automatizar la gestión?
Sabemos que el ser humano comete errores, y con el exceso de informaciones (y distracciones) a la que estamos sometidos diariamente, se nota en las empresas una gran dificultad de cumplir con lo que fue planeado. Especialmente, en el plazo acordado.
Utilizando un software, el sistema avisa al responsable cuándo tiene alguna acción atrasada, y advierte también al gestor por encima del responsable, generando una presión positiva para el cumplimiento de las acciones.
Además, el sistema vincula cada plan de acción a un indicador de desempeño, dejando claro para quien lo ejecuta, cuáles son las consecuencias del incumplimiento y su responsabilidad ante las metas globales de la empresa.
¿Y cuando el Plan de Acción es fundamental?
Para profundizar un poco más, vamos a apuntar algunas situaciones específicas en que la utilización del plan de acción se vuelve extremadamente importante:
- Implantación de acciones estratégicas: mediante necesidades puntuales, como reducción de costos productivos, ampliación de la capacitación de colaboradores o aumento de la satisfacción de los clientes.
- Gestión de proyectos: en casos como implementación de un nuevo sistema o automatización de determinados procesos.
- Implantación de proyectos presupuestarios: de acuerdo con la situación financiera de la empresa, como en el caso de la necesidad de recortar costos, reducir la mano de obra o adquirir nuevos equipos.
¿Cuáles son las consecuencias de su utilización?
Si todavía estás en duda sobre cuáles son las ventajas de "pasar tiempo" construyendo y utilizando un plan de acción, conoce algunas posibles consecuencias que la empresa puede disfrutar:
- los involucrados pasan a conocer mejor la organización;
- todos son conscientes de dónde se quiere llegar;
- es más fácil conocer el mercado y la competencia;
- se produce un aumento del compromiso de empleados;
- hay mejoras en la relación profesional entre líderes y subordinados;
- los objetivos y metas se alcanzan de manera estructurada;
- los recursos de la empresa son mejor aprovechados;
- hay un aumento en la eficiencia de los procesos.
Conviene recordar que tanto los resultados como la forma de planificar y ejecutar el plan de acción varían de una empresa a otra. Es esencial que su creación se base en el bienestar de todos los implicados, para que nadie se vea sobrecargado o incapaz de seguir el ritmo del proceso.
Si te interesa consolidar tu gestión estratégica y alcanzar tus metas a través de esta herramienta, echa un vistazo a nuestro artículo que enseña cómo crear un plan de acción eficaz.
