Com a missão de “Aumentar a competitividade de nossos clientes através da sistematização de metodologias de gestão aplicadas à camada estratégica de organizações públicas e privadas, considerando a perspectiva e necessidade dos usuários”, a Stratec lança no mercado o conceito de Bases Administradas, visando atender também ao mercado das Micro e Pequenas Empresas. A Base Administrada consiste em uma nova modalidade de parceria que a Stratec oferece ao mercado de consultoria estratégica. Aderindo a essa parceria, o Consultor de PMEs pode utilizar o software Gestão Estratégica da Stratec como uma ferramenta de gestão e monitoramento dos trabalhos de planejamento estratégico desenvolvidos com todos os seus clientes em uma mesma de base de produção. Tudo isso a um custo mensal bem acessível. O Brasil contava com 4.918.370 empresas em atividade em 2002, sendo 93,6% micro empresas; 5,6%, pequenas; 0,5%, médias; e 0,3%, grandes. Segundo pesquisa do SEBRAE* em 2011, já são 6.385.814 empresas, sendo 99% de PMEs. Dentre as PMEs, 93,3% são micro empresas e 5,7% são pequenas empresas. As PMEs se concentram mais nos ramos de comércio e serviços, áreas que demandam planejamento estratégico contínuo. Segundo Guilherme Barbassa, diretor da Stratec, o alvo dessa nova politica é poder viabilizar o uso do software para PMEs, pois nesse modelo, o custo de implantação do software é reduzido em 80%, além de permitir que a empresa possa trabalhar no software com poucas licenças. “Na verdade são dois pontos que inviabilizam ou dificultam o uso do software pelas empresas: o preço, isto é, o custo mínimo de implantação, pois muitas vezes esse mínimo já está acima da capacidade de uma PME; e o conhecimento necessário pela empresa para fazer a metodologia funcionar. De forma geral, as PMEs não têm o conhecimento da metodologia de gestão estratégica e não conseguem alocar muitas horas/homens para fazer a metodologia funcionar ate que ela se torne cultura organizacional da empresa. Esses dois fatores aliados, faziam com que esse mercado ficasse sem ser atendido”, explica. Sol Sanchez, gerente de parcerias da Stratec, afirma que o maior desafio no trabalho de consultoria é levantar informações estratégicas em todos os clientes. Essa tarefa demanda tempo de coleta, digitação, análise e cruzamento de dados e na maioria das vezes, o tempo entre coleta e análise destas informações é muito longo. Consequentemente, essa demora diminui o tempo de reação, impossibilita a tomada de decisões e inviabiliza qualquer alteração de percurso para alterar um cenário desfavorável. “Utilizando o software, além de otimizar o tempo de monitoramento e gestão do planejamento estratégico dos seus clientes, o consultor tem inúmeros outros benefícios como: poder fazer o acompanhamento do desempenho empresarial e da execução da estratégica da empresa; o acompanhamento dos objetivos corporativos, projetos e metas desdobradas até o nível operacional; poder fazer o replanejamento quando necessário, uma vez que está apoiado no método PDCA; poder promover uma cultura de gestão voltada para resultados, para transparência de desempenho e alinhamento de toda a equipe, desde a diretoria até a operação, em torno da estratégia e objetivos globais estabelecidos; além de usar um sistema aderente as metodologias BSC, GPD, VBM”, enfatiza. Barbassa explica que alguns parceiros da Stratec que já atuavam nesse mercado foram selecionados para a primeira fase do projeto. “Os consultores que tinham credibilidade e experiência comprovada com PMEs foram treinados no software, receberam capacitação e receberam uma base de dados em branco para fazer a configuração. A base então fica em nome do consultor e dentro dessa base, eles colocam as informações dos clientes. Na mesma base ele pode colocar várias empresas e isso reduz o custo da licença por empresa e a quantidade mínima de licenças necessárias para implantar o software. Mas cada cliente só vê a sua informação”, ressalta. Barbassa explica que o consultor pode oferecer o sistema como serviço, onde ele agrega horas de consultoria mensais, o conhecimento necessário que falta nesse mercado e a ferramenta,  preenchendo as lacunas que havia ate então. Renan Chagas, diretor da Grow up Consultoria e Gestão Empresarial, é um dos parceiros da Stratec nessa iniciativa e um dos idealizadores do projeto. “Conversando com Barbassa, a gente pensava em como poderíamos fornecer o software para clientes de menor porte com custo compatível. Hoje a base administrada facilita muito a vida do cliente, principalmente o de pequeno porte, porque ele não precisa se envolver tanto com implantação, a gente entrega a base pronta pra ele”, diz. Chagas afirma ainda que o Software Gestão Estratégica facilita muito o trabalho de planejamento estratégico e agrega uma percepção de valor por parte do cliente no momento em que a consultoria disponibiliza também uma ferramenta de TI. Os clientes veem a vantagem de trabalhar com uma ferramenta que facilite a questão dos indicadores e projetos. “Estamos inserindo a Base Administrada dentro de um produto da Grow Up. Isso agrega valor ao meu trabalho. Sou fã do software”, comemora. Sol  Sanchez ressalta ainda que a única forma de evitar ataques predatórios de outras empresas é ter um planejamento estratégico bem elaborado e que permita mudanças rápidas de rumos para acompanhar a velocidade do mercado. “Aí entra o consultor parceiro. O consultor que utiliza o software GE de maneira contínua e eficiente, tem mais chances de conseguir desenvolver cases de sucesso e apontar resultados positivos juntos aos seus clientes”, diz. Barbassa reforça ainda que  a Stratec está aberta a novas parcerias e quem se interessar pode entrar em contato com a Sol no email sol.sanchez@actiosoftware.com Fontes:  Anuário do Trabalho na Micro e Pequena Empresa. 2011. Disponível em: http://bis.sebrae.com.br/GestorRepositorio/ARQUIVOS_CHRONUS/bds/bds.nsf/8cb2d324ffde890ece700a5fb073c4da/$File/4246.pdf Jornal do Senado, Brasília: Senado Federal, 13 nov. 2006, p. 4) Disponível em: http://www.viniciuscouto.com/site/a-importancia-da-gestao-estrategica-para-empresas-de-pequeno-porte/

Projetos são conduzidos por pessoas que precisam saber claramente quais são suas responsabilidades e papéis ali dentro. Esse é um principio fundamental, sem o qual nenhum projeto poderá ser realizado plenamente. Para conduzir o processo de alocação de recursos humanos no projeto, muitas equipes usam a metodologia  RACI, que em inglês significa Responsible, Accountable, Consulted e Informed. Veja também como mensurar desvios nos projetos Em cada um desses itens, são definidas as pessoas e como elas irão atuar. Na categoria Responsible, são definidos os responsáveis por cada atividade, podendo ser mais de uma pessoa por tarefa. Na categoria Accountable, será escolhido quem vai prestar contas sobre aquela atividade. Nesse caso, designa-se apenas uma pessoa para a função. Para Consulted, são eleitos os consultores, pessoas com mais conhecimento sobre o assunto, responsáveis por fornecer informações importantes para execução da atividade. Nessa função, a comunicação é essencial. E na última categoria, Informed, são alocadas as pessoas que tem que ser informadas sobre os status e a execução de cada tarefa. Figura 1 – Matriz RACI [1]. Usando a metodologia dessa matriz, fica mais evidente quem são os responsáveis pelo projeto e quem são as pessoas envolvidas. Para ficar ainda mais eficiente, é aconselhável ter uma função apenas para cada pessoa, a não ser que o responsável pelo projeto seja também o prestador de contas. Se houver necessidade de mais de uma pessoa por atividade, considere dividir a atividade em duas outras tarefas menores. Dica: No mínimo tenha uma pessoa responsável e uma pessoa executora atribuídas para cada linha da matriz. A metodologia RACI é muito eficiente no momento do planejamento do projeto, no entanto, na prática, pode apresentar algumas dificuldades como: se o executor faltar no dia da entrega da atividade, quem irá conduzi-la? Para isso, recomenda-se uma variação da matriz RACI com a indicação de substitutos no caso de uma falta ou licença. Figura 2 – Variação da Matriz RACI [1]. Segundo Priscila Nogueira, diretora de alianças estratégicas da Stratec, a melhor forma de gerenciar um projeto de forma eficiente é definir claramente as responsabilidades de cada um, negociando com cada um individualmente. “A ferramenta RACI ajuda a definir claramente as responsabilidades, o que é fundamental para o projeto e para reduzir conflitos”, afirma. Leia também sobre a funcionalidade de alertas automáticos do sistema Gestão Estratégica   Claudio Bastos, gerente de negócios e projetos da Stratec, em entrevista para outro artigo, chamou atenção para as causas do sucesso de um projeto. “Muitas organizações atualmente ainda se iludem achando que o sucesso de um projeto é entregar um conjunto de atividades para uma pessoa com uma “varinha mágica” que será intitulada de “gerente do projeto”, sem a preocupação se há um planejamento adequado e um plano de monitoramento e controle compatíveis com a complexidade do projeto em questão, de maneira que possam ser identificados os riscos e estes solucionados. Sem isso, o que resta é colocar a culpa na “varinha mágica”, mas como ela é um elemento imaginário, a culpa sempre recai para pessoa que foi nomeada como “gerente do projeto”’, brinca. Priscila ressalta ainda que a principal vantagem do  RACI é que ele permite identificar, de forma bastante simples e direta, quem deve ser envolvido num projeto ou numa atividade específica. O principal desafio é como utilizá-lo dentro dos planos de ação, uma vez que temos somente o campo de responsável. “Minha sugestão é que os planos de ação contenham ações prevendo a consulta ou o levantamento de informações junto às áreas que possuem informação (o “C” do RACI), a validação do resultado de ações junto a áreas ou pessoas que precisam validar, e a divulgação junto a áreas ou pessoas que precisam conhecer o resultado das ações (o “I” do RACI). Ou seja, incluir ações de levantamento, validação e divulgação nos planos de ação. Outra questão é que para trabalhar com responsável e executor no plano de ação, costumo orientar que o “o que” contenha o nome do responsável (o “A” do RACI), e os “comos” tenham o nome do executor (o “R” do RACI). Assim, de alguma forma, fica claro que a ação, como um todo, tem um responsável que irá responder pelo trabalho executado pelos demais”, explica Priscila. Outro ponto importante que a empresa deve considerar ao delegar funções nos projetos é a colaboração entre áreas diversas. De acordo com Priscila, é importante negociar não somente com os responsáveis, como também com suas hierarquias, de forma que, havendo necessidade, as atividades do projeto sejam priorizadas dentro da área. Além disso, é importante que haja uma comunicação fluida entre os colaboradores. “É essencial que todos conheçam o projeto e recebam informação sobre seu andamento, o que pode ser realizado através da gestão a vista, de reuniões de divulgação, de boletins internos, de intranets e de contatos pessoais. A comunicação deve fazer parte de um programa de comunicação, onde todos possam identificar benefícios corporativos e pessoais com a implementação do projeto”, alerta Priscila. O software Gestão Estratégica da Stratec, possibilita o acompanhamento e a gestão dos projetos na organização. Dentro do software, é possível monitorar os planos de ação, indicadores dos projetos, além de garantir a transparência corporativa na medida em que o software disponibiliza as informações cruciais do projeto no modelo gestão a vista. Há também no sistema um fórum, onde as pessoas podem trocar ideias e opiniões sobre o que está ocorrendo dentro da organização ou mesmo propor sugestões para o projeto. Isso sem falar no agendamento automático de reuniões, que ajuda a lembrar e convidar todos os colaboradores requisitados para o encontro, já informando também a pauta. Essas e outras funcionalidades do software você pode conhecer melhor assistindo nossos vídeos, ou solicitando uma apresentação. [1] ANGOTTI, Kleber. Matriz RACI. Disponível em <http://www.angotti.com.br/index.php?option=com_content&view=article&id=28:matriz-raci&catid=2:gp-informacoes&Itemid=2>. Acesso em 30 de Abril de 2012.

Os gestores frequentemente se deparam com a seguinte questão: “como identificar desvios nos projetos da empresa”? Para solucionar a dúvida, muitos investem em análises complicadas sobre custos, datas, cronogramas, entre outras informações, perdendo muito tempo e obtendo resultados com dificuldades. A curva S é um excelente instrumento gerencial de acompanhamento de projetos que pode solucionar a questão dos desvios com muito mais facilidade. E o melhor: ela já está disponível no software Gestão Estratégica. A curva S consiste em um gráfico, em cujo eixo das ordenadas (eixo Y) ficam os custos, e no eixo das abscissas (eixo X) está o tempo decorrido do projeto. Do cruzamento dos dados resulta um gráfico em que o  formato “S” ocorre devido a característica do ciclo de vida que os projetos assumem, onde no início dos trabalhos temos esforços reduzidos com a curva na posição próximo da horizontal e assumindo gradativamente a posição vertical conforme os esforços aumentam. Leia também sobre a funcionalidade de alertas automáticos do sistema Gestão Estratégica Guilherme Barbassa, diretor da Stratec, conta que  a curva S  é um gráfico que traz Informações do andamento físico e financeiros do projeto. “Essa funcionalidade é muito útil porque você consegue facilmente identificar desvios em relação ao que foi planejado”, afirma. Segundo Cláudio Bastos Boaventura, Gerente de Negócios e Projetos da Stratec, a curva “S” é utilizada na abordagem de análise de valor agregado em projetos, onde o indicador de desempenho está relacionado ao custo orçado para a execução das atividades e o custo realmente gasto (realizado). “Ela traz para uma forma simples e mais didática, a maioria dos esforços do projeto que são convertidos em valores financeiros ou índices para serem comparados ao desempenho esperado.  Se você realizou uma tarefa abaixo do esperado e gastou mais do que deveria, há um problema para ser resolvido. Se você executou o planejado e conseguiu reduzir os seus gastos para aquela atividade, você superou as expectativas”, explica. Boaventura explica ainda que a curva “S” e a análise de valor agregado auxiliam a gestão estratégica porque trazem indicadores que possibilitam avaliar como está a “saúde” físico-financeira de todos os projetos, principalmente os estratégicos. É através de um planejamento adequado, com medições específicas e um acompanhamento eficiente que teremos como ajustar os caminhos dos projetos e dos planos estratégicos das instituições em rumo ao sucesso esperado. “Afinal para que servem os volantes dos automóveis se não para ajustar o caminho mais adequado do veículo? Nos mercados e ambientes de hoje com oscilações constantes, o percentual de caminhos retos e perfeitos tendem a zero, e caso não estejamos atentos às oscilações sairemos da pista na primeira curva. Com instrumentos e ferramentas adequadas poderemos não ser perfeitos, mas reduziremos drasticamente os riscos de ‘bater no primeiro poste’ ”, brinca. Veja também: “Definindo funções e responsabilidades em projetos” Outra vantagem deste instrumento é que ele faz com que não somente os gerentes de projetos, mas também a alta direção da organização possam ter uma avaliação da situação baseada em dados, conhecendo o planejado, medindo o presente e estimando o futuro. Boaventura alerta para o fato de que muitas organizações públicas e privadas veem seus projetos saírem do rumo planejado, por falta de conhecimento ou falta de oportunidade de mudar a cultura da organização, porque existem muitos instrumentos e ferramentas de mercado que foram feitas para facilitar a vida de quem executa e quem gerencia ou dirige. Barbassa ressalta que geralmente esse gráfico é analisado com alguns indicadores, mas ele, por si só, já é um resumo dos projetos. O diretor chama atenção também para o fato de que além da curva S, o software já calcula automaticamente os indicadores SPI, CPI, PV, CV, SV, EV, AC, BAC, EAC, ETC e VAC. Credito da imagem: Google images

A gestão à vista é uma excelente ferramenta de comunicação interna, contribuindo para a formação de uma cultura organizacional voltada para resultados. A gestão à vista é uma forma de tornar visíveis os elementos primordiais do gerenciamento, que são a meta, o plano de ação e o status de ambos. O propósito da gestão à vista vai, contudo, além da simples divulgação desses elementos: busca compartilhar a gestão, servindo como recurso para análise crítica, um ponto de atenção permanente e uma forma de obter envolvimento e comprometimento. Contribui, dessa forma, para o acompanhamento e redirecionamento dos rumos organizacionais, proporcionando transparência aos resultados. A funcionalidade de gestão à vista, quando se expande para ser uma ferramenta de comunicação não só da gestão, mas também como informativo de RH, comunicação interna e aculturamento sobre as crenças e valores da empresa, tem seu alcance ampliado nas instituições. Segundo Guilherme Barbassa, diretor da Actio, os quadros de gestão a vista geralmente ficam juntos aos murais de comunicação interna da organização.  Daí surgiu a ideia de unir as funcionalidades. “Já que nós desenvolvemos uma ferramenta eletrônica para gestão a vista no software Tune, ficava desequilibrado ter um mural tradicional do lado um monitor de LCD. Como a tecnologia estava disponível, e pela demanda de alguns clientes, integramos as duas soluções numa ferramenta única”, revela. Com o software em questão, a gestão à vista evolui para apresentações dinâmicas, intercalando gráficos de acompanhamento de metas e projetos com mensagens e vídeos, capturando a atenção dos colaboradores para os resultados. Sabe-se que usar a comunicação em sintonia com o planejamento estratégico corporativo é uma forma concreta de viabilizar a conquista das  metas estabelecidas pela organização. O bom ou mau resultado tem relação direta com a tomada de decisão no dia a dia da organização e por isso precisa ser visto e comunicado à toda empresa. Segundo Barbassa, tradicionalmente, a gestão a vista já é usada como ferramenta de transparência dos resultados da empresa. Ao se publicar o alcance de meta e status de projetos, acaba gerando uma cultura organizacional voltada para resultados, pois  “ninguém gosta de ver suas metas não alcançadas expostas pra todo mundo”, brinca. Mas além da maneira tradicional de usar a gestão a vista, no software, os gestores podem criar painéis da maneira que quiserem e podem incluir anúncios, mensagens, vídeos orientadores da presidência, intercalados com os resultados da organização. Além disso, os painéis podem ser configurados por área. Por exemplo, em um centro de serviços compartilhados são apresentados os indicadores dessa área. Já na sala da presidência pode ter os mapas estratégicos, metas e projetos da organização. “É possível trabalhar com painéis com informações diferenciadas. Tem essa opção no software. Você pode criar painéis diferentes e escolher onde vai aparecer o quê”, explica Barbassa. Para conhecer mais sobre o software e sobre a função Gestão a Vista solicite uma apresentação do nosso sistema.