Los proyectos los dirigen personas que deben tener claras sus responsabilidades y funciones dentro de ellos. Se trata de un principio fundamental, sin el cual ningún proyecto puede realizarse plenamente. Para llevar a cabo el proceso de asignación de recursos humanos al proyecto, muchos equipos utilizan la metodología RACI, que significa Responsable, Contable, Consultado e Informado.
En cada uno de estos Ítems, son definidas las personas y como ellas deben actuar. En la categoría Responsible son definidos los responsables por cada actividad, Y puede haber más de una persona por tarea. En la categoría Accountable será escogido quien va presentar cuentas sobre aquella actividad. En ese caso se designa una persona para esta función, Para Consulted serán escogidos los consultores, personas con mas conocimiento sobre el tema, responsables por aportar información importante para la ejecución de la actividad. En esta función la comunicación es esencial. Y en esta última categoría Informed se asignan las personas que tienen que ser informadas sobre el estado y el rendimiento de cada tarea.Utilizando la metodología de esta matriz, hace mas evidente quienes son los responsables por el proyecto y quienes son las personas involucradas. Para obtener aun mas eficiencia es aconsejable disponer de una sola función para cada persona, a menos que la persona responsable por el proyecto es también el proveedor de cuentas. si necesita mas de una persona por cada actividad, considere dividir la actividad en dos tareas mas pequeñas.
Recomendación: Por lo menos tener una persona responsable y una persona ejecutora atribuidas para cada línea de la matriz.
La metodología RACI es muy eficiente en la planificación del proyecto, sin embargo, en la practica se pueden presentar algunas dificultades como: Si el ejecutor falta el día de la entrega de la actividad, Quien la conducirá? Por esta razón se recomienda una variación de la matriz RACI indicando sustitutos en el caso de una falta o de licencia.
Según Priscila Nogueira, Directora de Alianzas y Estratégicas de Actio, la mejor forma de gestionar un proyecto de forma eficiente es definir claramente las responsabilidades de cada uno, negociando con cada uno individualmente. “La herramienta RACI ayuda a definir claramente las responsabilidades, lo que es fundamental para el proyecto y para reducir conflictos”, afirma.
Claudio Bastos, Gerente de Negocios y proyectos de Actio, en una entrevista para otro articulo, llamo la atención sobre las causas de éxito de un proyecto. “Muchas organizaciones actualmente todavía se engañan a si mismos de que el éxito de un proyecto es entregar un conjunto de actividades para una persona con una “varita mágica” que se titula “Gerente de Proyecto”, sin tener que preocuparse si hay un planificación adecuada y un plan de seguimiento y control compatible con la complejidad del proyecto en cuestión, de manera que puedan ser identificados los riesgos y estos sean solucionados. Sin eso lo que resta es para culpar a la “varita mágica” mas como ella es un elemento imaginario, la culpa siempre recae sobre la persona que fue nombrada como “Director de Proyecto”, dice.
Priscila también señala que la principal ventaja de la RACI es que permite identificar, de forma muy sencilla y directa, quién debe participar en un proyecto o actividad concretos. El principal reto es cómo utilizarlo dentro de los planes de acción, ya que sólo disponemos del campo de persona responsable. "Mi sugerencia es que los planes de acción contengan acciones que incluyan consultar o recabar información de las áreas que tienen información (la "C" de RACI), validar los resultados de las acciones con las áreas o personas que necesitan validarlos, y darlos a conocer con las áreas o personas que necesitan conocer los resultados de las acciones (la "I" de RACI). Es decir, incluir acciones de encuesta, validación y difusión en los planes de acción. Otra cuestión es que para trabajar con el responsable y el ejecutor en el plan de acción, suelo aconsejar que los "qué" contengan el nombre del responsable (la "A" de RACI), y los "cómo" tengan el nombre del ejecutor (la "R" de RACI). De este modo, queda de algún modo claro que la acción en su conjunto tiene un responsable que dará cuenta del trabajo realizado por los demás", explica Priscila.
Otro punto importante que la empresa debe tener en cuenta es la delegación de funciones en el proyecto y la colaboración entre las distintas áreas. De acuerdo con Priscilla, es importante no sólo para negociar con los líderes, sino también con sus jerarquías, por lo que hay una necesidad, las actividades del proyecto se priorizan dentro del área.
Por otra parte, es importante que exista una comunicación fluida entre los empleados. "Es esencial que todo el mundo conozca el proyecto y reciba información acerca de su progreso, que puede lograrse mediante la gestión de la vista de las reuniones de difusión, boletines internos, intranets y contactos personales. La comunicación debe ser parte de un programa de comunicación donde cada uno puede identificar los beneficios corporativos y personales con la ejecución del proyecto ", dice Priscila.
El Tune by Actio, software de Gestión Estratégica, permite el acompañamiento y gestión de proyectos de la organización. Dentro del software, puede supervisar los planes de acción, indicadores de los proyectos, y garantizar la transparencia de las empresas a medida que el software proporciona información crucial sobre el proyecto en el modelo de gestión a la vista. También hay un foro en el sistema, donde la gente puede intercambiar ideas y opiniones sobre lo que está sucediendo dentro de la organización o incluso ofrecer sugerencias para el proyecto. Por no hablar de la programación automática de las sesiones, que ayuda a recordar e invitar a todos los empleados necesarios para la reunión, así como al personal informando.
