Las organizaciones muchas veces necesitan de transformaciones significativas para ejecutar su planeación estratégica o para lograr diferenciarse en el mercado. Esas transformaciones pueden ser desde pequeños cambios sectoriales, hasta ampliaciones de ámbito superior, como la creación de nuevas unidades de departamento o fabriles. Para realizar tales cambios, es necesario crear proyectos e invertir en una buena gestión para que los objetivos globales sean alcanzados y no se pierda energía en acciones de bajo impacto o en retrabajos.
De acuerdo con Guilherme Barbassa, director de ActioEn general, el modelo de gestión empresarial tendrá dos pilares o fundamentos principales: la gestión de los procesos operativos, es decir, el día a día de la empresa; y la gestión de los proyectos, responsables en gran medida de generar cambios estructurales.
Barbassa dice que todos los proyectos asociados a una organización, son, en general, importantes y deben agregar valores, lo que no sucede con los proyectos que no tienen razón de existir. “De lo más simple hasta lo más complejo, su importancia debe ser adecuadamente evidenciada para evitar crear proyectos sin un valor significativo para el momento en el que se encuentra la organización, principalmente los proyectos resaltados como estratégicos,” resalta.
El director de Actio explica que, cuando se trata de gestión estratégica, estamos hablando de grandes cambios organizativos para ocupar una determinada posición en el mercado o reforzar la posición actual. Una buena gestión es lo que garantizará una gestión eficaz de los proyectos, que a su vez impulsará el cambio y sostendrá la gestión estratégica de la empresa.
Lo cierto es que llevar un proyecto estratégico y complejo al éxito es mucho más que afirmar simplemente que la organización defiende la metodología "A" o "B", o que tiene una oficina de proyectos "azul", "roja" o "amarilla", frases que muchas organizaciones se "enorgullecen" de decir. Gestionar un gran proyecto exige que la organización esté preparada para monitorear frecuentemente los indicadores, mitigar riesgos, y trabajar en las desviaciones para retornar al camino planeado.
“Muchas organizaciones actualmente todavía se engañan creyendo que el éxito de un proyecto es entregar un conjunto de actividades para una persona, sin preocuparse si hay una planificación adecuada y un plan de monitoreo y control compatible con la complejidad del proyecto en cuestión, de manera que puedan ser identificados los riesgos y se puedan encontrar soluciones,” comenta Barbassa.
Según el director, gestionar un proyecto es una ecuación compuesta por algunas variables importantes, tales como tener una planificación adecuada o la participación de las personas comprometidas con el “resultado positivo” (patrocinador, gerente del proyecto y equipos asociados), además de herramientas que faciliten el monitoreo o control de la comunicación de los indicadores de desempeño. Entre estos tres componentes claves citados, podemos decir que los dos primeros son fuertemente influenciados por la cultura de la organización patrocinadora del proyecto y el por el talento y comportamiento de las personas involucradas.
Gestión de proyectos con soporte de TI
El software de Gestión Estrategica desarrollado por Actio ayuda en la administración operacional, utilizando metodologías comunes de administración de proyectos, definiciones de caminos críticos, gestiones presupuestarias y de responsabilidades, además de todo el sistema de control para la ejecución de las actividades.
Barbassa llama atención al hecho de que el software permite escalonar alertas sobre las actividades,diciendo quién es responsable de cada acción, ver cómo está el desarrollo del proyecto y además, evaluar la gestión operativa de los mismos, además de poder visualizar la relación entre los proyectos, su priorización y generar automáticamente indicadores de eficiencia y eficacia de proyectos, como la curva S, por ejemplo.
El software permite también el control de la comunicación de las metas por varios puntos de vista, desde el cronograma más tradicional, pasando por alcance del producto final, hasta los costos asociados y los riesgos. “El gestor logra crear y monitorear no solo uno, sino varios indicadores de desempeño para monitorear y controlar el proyecto,” comenta.
El Software de las grandes empresas e instituciones
El software mencionado anteriormente es un sistema utilizado en el Ministerio de Minas y Energía y en la Coordinación Logística de la Presidencia de la República. El sistema también fue utilizado en la extinta Secretaría de Asuntos Estratégicos de la Presidencia.
Guilherme Barbassa, comenta que el Tune by Actio. controla todos los proyectos estratégicos del Ministerio de Minas y Energía. “Toda la metodología para administrar los proyectos está en la herramienta, así como todo el control de costos de los proyectos, presupuestos e indicadores,” dice.
Muchas otras empresas renombradas del mercado, de diferentes sectores como salud, educación, comercio e industria alimenticia también utilizan el Software de Gestión Estratégica para administrar sus proyectos. Vea nuestra lista de clientes.
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