*Este artículo fue desarrollado para el cuaderno especial de Business Intelligence del periódico El Mercurio - Chile, publicado el 28/3/2016.
Imaginemos la siguiente situación: un director de una empresa mediana necesita decidir si invierte o no en el lanzamiento de una nueva línea de productos en el mercado. Él sabe bien que esta decisión afectará el futuro de su empresa. Afortunadamente, la organización invirtió recientemente en una herramienta de Business Intelligence (BI) de última generación que después de algunos meses de proyectos y dedicación de una parte de su equipo, ha entrado en operación recientemente.
Las herramientas de BI son capaces de extraer información de bases de datos grandes de la empresa y compilar la información que es útil para la toma de decisiones, además de analizar los elementos desde diferentes ángulos. Usando una herramienta de BI, el director fue capaz de identificar que el mercado consumidor de productos similares es lo que generaba mejores márgenes para la empresa y que los productos ofrecidos estaban disminuyendo sistemáticamente las ventas en los últimos años. Con base en estos datos fue fácil decidir la inversión en la nueva línea de productos.
No hay duda de que la toma de decisiones asertiva es fundamental para los negocios, siendo esencial para el éxito o fracaso de las empresas. Cada vez más y más organizaciones buscan herramientas que las apoyen en este proceso, generando conocimientos valiosos, información de calidad, competitividad en el mercado, innovaciones, y finalmente, resultados.
Pero, ¿qué hacer a partir de la decisión tomada?
Después de la decisión: próximos pasos
Es importante resaltar que la toma de decisiones es parte de un plan más grande y por sí sola no garantiza el resultado, que solo llegará cuando la decisión es, de hecho, implementada. Por lo tanto, debemos seguir tres etapas después de la determinación: la elaboración del plan de ejecución de la decisión, el desarrollo de una metodología de seguimiento del plan, para saber si realmente fue ejecutado y el análisis de los resultados generados de la ejecución del plan.
El plan de ejecución consiste en determinar los objetivos de una decisión y desglosarlos en metas, que a su vez, se dividen en acciones operativas. Cada acción tiene un responsable, un plazo y un superior al cual el responsable por la acción se reporta.
La metodología de seguimiento del plan controlará si las acciones están siendo ejecutadas en el plazo y si necesitan de otras acciones complementarias para lograr el objetivo final. Esta medición se lleva a cabo a través de los indicadores clave de desempeño (KPI) que son controlados constantemente. El indicador ayuda al gestor a comprender cómo está su negocio y le permite identificar cuáles son los esfuerzos necesarios para lograr los resultados planificados.
Y el análisis de resultados se da a través de la revisión de lo que fue generado a partir del cumplimiento de las metas. ¿Eran estos los resultados esperados? ¿Necesitamos volver a hacer una planificación?
Cuando el gestor verifica, por medio de informes que no se han logrado sus objetivos, necesita disponer de herramientas que le permitan tomar una actitud. Lo ideal es hacerlo en un sistema automatizado que controle los indicadores, metas, procesos y proyectos en un solo lugar. Lo que pocos saben es que las herramientas de BI apoyan a la toma de decisiones muy bien, e igualmente con toda la información de desempeño de la empresa, los gestores carecen de mecanismos para ejecutar los cambios necesarios. La buena noticia es que existen otros programas de software de gestión estratégica que se proponen ayudar de este punto en adelante, lo que los vuelve complementarios.
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