El deseo de crecer en el mercado y destacarse de la competencia es lo que ha motivado a muchos gestores a adoptar un software de gestión empresarial, pero no todos saben exactamente cuáles son las ventajas de su utilización, tampoco cómo hacer la elección del sistema más adecuado para su organización.
Aumento de la productividad, ahorro de tiempo, reducción de costos, impacto en la calidad de la ejecución de tareas y aumento en la rentabilidad son algunos de los resultados que varias empresas perciben al automatizar sus procesos.
Listamos 9 funciones que un buen software debe ejecutar y explicamos por qué son importantes. ¡Continúe leyendo y echa un vistazo!
1- Protección y confidencialidad de la información
Es común oír sobre sistemas invadidos y fugas de información confidencial, lo que puede perjudicar completamente a una organización. Por lo tanto, es imprescindible elegir un software que ofrezca el máximo de seguridad posible.
Antes de contratar un sistema de gestión, evalúe las opciones de seguridad y si ofrece garantía de protección y confidencialidad de la información de la empresa.
2- Accesibilidad
Entre las ventajas derivadas de la automatización de procesos está la agilidad en la actualización de datos y en la toma de decisiones. Para que esto suceda de hecho y la gestión se haga de forma dinámica, es primordial que el software escogido esté disponible no sólo en ordenadores, sino en cualquier tipo de dispositivo móvil, como tablets y smartphones.
Los gestores deben poder acompañar el progreso de las actividades y tener acceso a la información de la empresa en cualquier momento y lugar, por lo que lo ideal es que haya disponibilidad en nube y que los datos del negocio sean constantemente accesibles.
3- Adherencia a diferentes metodologías
Muchas empresas ya hacen uso de algunas metodologías que son bastante conocidas en el ambiente empresarial, como RACI y camino crítico. La adopción del software de gestión no necesita interrumpir el uso de estas herramientas, por el contrario, es importante elegir una opción que pueda adherirse a ellas e incluso mejorar su desempeño.
Busque un sistema que pueda dialogar con las principales metodologías disponibles en el mercado.
5- Alertas Automáticas
No es fácil organizar la rutina dentro de una empresa y algunos quehaceres del día a día pueden terminar sufriendo retrasos.
Es interesante que el sistema emita alertas cuando una meta no es cumplida, tanto para el responsable de la acción y para su superior, informando que determinada meta no fue alcanzada en el plazo.
Esta es otra estrategia que ayuda a mantener la productividad y la ejecución de la planificación.
6- Gestión a la Vista
Esta ya es una práctica bastante común en las empresas, con vistas a una gestión transparente, en la que la información se comparte con los colaboradores de manera clara. Sin embargo, cuando no es automatizada, demanda mucho tiempo para ser organizada.
Elija un software de gestión empresarial que optimice este proceso a través de herramientas que proporcionan informes con información acerca de los indicadores monitoreados por la empresa.
7- Gestión de Portafolio de Objetos
Otra función importante en un sistema de gestión es la integración de la gestión del portafolio de proyectos con la planificación estratégica de la empresa, para que sea posible alinear las actividades realizadas por cada sector a las estrategias definidas en cada proyecto.
8- Integración con el Departamento de Recursos Humanos
Es necesario que haya integración entre la gestión con el sector de Recursos Humanos, de modo que sea posible conocer mejor el compromiso del equipo y analizar el desempeño individual de los colaboradores.
Un buen software es aquel que consigue tratar los datos de desempeño de cada colaborador y facilita la obtención de una evaluación más precisa sobre todos los involucrados en las actividades de la empresa
9- Optimización de Reuniones
Lo ideal es que un software de gestión empresarial facilite los procesos que involucran una reunión, ya sea entre gestores y colaboradores o con proveedores y clientes.
Busque un sistema que proporcione herramientas para administrar las citas, con opciones de invitación, programación y definición de pautas, por ejemplo.
Ahora ya sabe por qué es importante conocer las funciones que un buen software de gestión empresarial debe ejecutar.
Si su conclusión fue que un sistema para automatizar los procesos de su empresa puede ser la clave para alcanzar el éxito planificado, conozca las opciones ofrecidas por Actio: Gestión estratégica y Gestión de proyectos.
