En la gestión de proyectos, la definición de ámbito es el primer elemento a realizar. Esta actividad consiste en determinar qué procesos y recursos son necesarios para la realización de la empresa, delimitando exactamente lo que está y lo que no está incluido.
De inmediato, puede parecer una actividad simple de ser ejecutada, pero debes saber que el 78% de los proyectos no tienen un alcance alineado a los objetivos estratégicos de las empresas que los contratan, impactando en los resultados esperados.
O mau dimensionamento do escopo pode acarretar uma série de problemas, especialmente no que tange ao costo, que pode aumentar, e ao prazo, que também pode ser afetado por mudanças não previstas a tempo.
¿No quieres incurrir en esos errores? ¡Comprueba los consejos que le tenemos preparado para que te puedas definir correctamente el alcance de tus proyectos!
Recopila los requisitos
En primer lugar, hay que saber cuál es el objetivo final del proyecto, identificando los requisitos que debe cumplir con todas las partes interesadas.
Por ejemplo: en el desarrollo de un software de gestión de personas, habrá un módulo de nómina, otro para control de jornada, otro para evaluación de desempeño, y así sucesivamente.
Cada módulo debe cargar algunas funcionalidades, cumpliendo con los requisitos estipulados por quien va a hacer uso de la solución. Este ejercicio sirve para determinar lo que está y lo que no está contemplado en el proyecto.
Para estar más claro para todos los motivos por los cuales se está considerando cada requisito, puede desarrollar una matriz de trazabilidad de requisitos, donde se justifican todos los elementos considerados, demostrando cómo contribuyen al logro del objetivo final.
Lista premios y restricciones
Un ejercicio a veces olvidado en la gestión de proyectos y la definición del ámbito es la identificación de las premisas y restricciones del proyecto. Premisa; es todo lo que se considera esencial para el desarrollo del proyecto. En el caso de la construcción de una casa, por ejemplo, podemos decir que una premisa es que los materiales sean comprados con antelación.
Las restricciones son hechos o situaciones que limitan la ejecución del proyecto, como por ejemplo el presupuesto. Si tienes sólo 10 mil reales para desarrollar un nuevo prototipo de coche, puede que el producto final no salga exactamente como te gustaría, por falta de recursos.
Crea la EAP del proyecto
La Estructura Analítica del Proyecto es una especie de mapa que permite detallar las actividades inherentes a cada entrega del proyecto, dando una dimensión más completa de todo el esfuerzo necesario para la conclusión del mismo.
Con la EAP, es más fácil dimensionar la cantidad de personas y recursos necesarios para el desarrollo de la iniciativa, así como elaborar el diagrama de camino crítico, el cual auxilia en la medición del tiempo necesario para el trabajo.
En el proyecto de una nueva ala hospitalaria, por ejemplo, podemos descomponer el entregable UTI en unidades menores, como: fundación; Edificio; red eléctrica; Red de agua y alcantarillado; entre otras. Es posible que se detallen, dependiendo de la complejidad del proyecto y la necesidad de detallar las actividades involucradas.
Valida el ámbito
Finalmente, no olvides validar el alcance del proyecto con el patrocinador y demás partes interesadas, obteniendo la aprobación de todos con respecto a los datos levantados. De esta manera, si hay una solicitud de cambio en el medio del camino o entonces un cuestionamiento acerca de la ejecución del proyecto, tendrás un documento comprobatorio de que todos eran conscientes de cómo sería el desarrollo del trabajo.
Principalmente cuando desarrollamos proyectos internos, es decir, para nuestra propia organización, olvidamos esta etapa. Y cuando surgen los problemas, nadie recuerda lo que se acordó inicialmente, generando una serie de conflictos.
Planificar y definir el alcance de un proyecto no tiene por qué ser difícil ni conflictivo. Sigue todos estos consejos, utiliza una herramienta de gestión de proyectos para acelerar los flujos de información y optimiza tu trabajo.
