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A identificação de problemas e desvios em projetos é uma das atividades mais importantes para a correta mitigação dos riscos, impedindo que haja entraves à entrega ao cliente ou ainda impactos negativos na qualidade do produto final. Uma forma de contornar esses problemas e promover uma gestão de projetos mais eficiente é aplicar os relatórios de fato, causa e ação (FCA), uma ferramenta simples e de fácil aplicação que permite identificar com precisão a fonte dos problemas enfrentados.
O que são relatórios de fato, causa e ação (FCA)
O FCA é um processo bastante simples que pode ser desenvolvido pela equipe do projeto a qualquer momento, frente a qualquer problema. Primeiramente, identificado o fato, que é o problema, pergunta-se por que essa anormalidade ocorreu. Com a resposta do “porquê”, é hora de pensar na causa, ou seja, o que gerou o fato.
Identificada a causa do problema, é preciso desenvolver um plano de ação para eliminar essa causa ou corrigi-la, acabando com os riscos ao projeto. Se não for possível eliminar a causa, a equipe deve se focar em alternativas para contornar o problema e assim concluir o projeto conforme o contratado.
Por fim, um responsável por realizar a mitigação dos riscos é identificado e um cronograma de implantação da solução é definido, visando encerrar o processo o mais breve possível e retomar os trabalhos de maneira natural.
Onde é possível aplicar os relatórios de FCA?
Os relatórios de FCA são bastante flexíveis e servem a diversos propósitos, podendo ser aplicados em situações como:
Problemas na produção
Se existe um problema como a queda da produção, é possível utilizar os relatórios de fato, causa e ação para identificar o que está afetando a produção da empresa e assim eliminar o fator de risco e dar continuidade aos trabalhos.
Envolvimento humano
A motivação de uma equipe de projetos é essencial para que o trabalho seja feito de acordo com o planejado, cumprindo-se prazos e requisitos. Se já uma queda na motivação da equipe, aparece o turnover, as ausências e o desenvolvimento do projeto fica prejudicado. Nesse sentido, os relatórios de FCA auxiliam a encontrar o motivo da desmotivação, como por exemplo, falhas da liderança, carga de trabalho muito pesada, falta de recursos, entre outros, e assim acabar com a causa verdadeira do problema.
Acompanhamento de metas e indicadores
Outra aplicação para os relatórios de fato, causa e ação é o acompanhamento do desempenho de um projeto através de metas e indicadores. Se as metas estão dentro do planejado, perfeito. Contudo, se não estão, é possível utilizar o FCA para identificar o que está causando o déficit na performance e assim tratar o problema antes que ele se torne grande demais para a empresa ou ainda para o cliente.
Existem milhares de aplicações para os relatórios FCA, basta que você tenha um problema e faça as perguntas certas!
Por que usar os relatórios de fato, causa e ação
Primeiramente porque não há necessidade de uma tecnologia avançada para fazer esta análise. Basta que você reúna seu time e converse com ele para identificar as causas de um problema e as atitudes que devem ser tomadas no curto, médio e longo prazo. Além da facilidade de aplicação do método, o FCA é versátil e pode ser usado em qualquer contexto, ou seja, independentemente do projeto em que a sua equipe esteja envolvida o FCA é altamente eficaz no auxílio à mitigação de riscos.
O FCA é também uma maneira ágil de combater os riscos surgidos ao longo de um projeto, permitindo que a equipe trabalhe proativamente na manutenção das falhas e problemas que possam ocorrer ao longo do esforço comum.
Você já conhecia os relatórios de fato, causa e ação? Em qual contexto costuma aplicá-los? Qual o grau de efetividade desse método na sua empresa? Compartilhe suas experiências conosco!
