Trabalhar com indicadores de desempenho não é uma prática nova, mas muitas empresas ainda não sabem exatamente como implementar a gestão de KPIs no dia a dia da organização.
A sigla KPI vem do termo Key Perfomance Indicator e diz respeito aos dados que são relevantes para medir o desempenho de um processo e dos envolvidos nele.
Os indicadores servem para que os responsáveis consigam mensurar o que está funcionando bem ou não em todos os processos dentro da empresa e possam conhecer os problemas e estabelecer soluções para otimizar o trabalho.
Estabelecer um sistema de gestão de KPIs também permite rastrear o cumprimento das metas dos colaboradores, e os ajuda na priorização de tarefas e na compreensão de suas responsabilidades dentro da organização.
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Se você reconhece as vantagens de implementar essa gestão em sua empresa, mas não sabe como fazer, acompanhe a seguir alguns passos para isso.
Alinhe os indicadores com o planejamento estratégico
É fundamental que toda empresa possua um planejamento estratégico orientando suas ações para atingir determinados objetivos. É por meio dele que os colaboradores compreendem seus papéis e é definido como os processos agregarão valor aos produtos e/ou serviços ofertados pela organização.
In gestão de KPIs, é necessário entender completamente os objetivos estratégicos para que sejam traduzidos em metas alinhadas a eles.
Defina metas realistas
As metas embasadas no planejamento estratégico precisam ser relevantes para o negócio, mensuráveis e realistas, de modo que seja possível estabelecer um tempo para que sejam atingidas e, a partir daí, escolher os KPIs que serão monitorados.
Escolha os KPIs
Depois de ter metas estabelecidas, é preciso saber como medir se a empresa está caminhando para o sucesso ou não. Os indicadores de desempenho têm por função medir a performance do processo a que cada meta se refere.
A principal dica para orientar a escolha dos indicadores é que eles não podem ser difíceis de mensurar. Vale lembrar que eles devem focar nas tarefas que agregam mais valor à cadeia produtiva.
Não é recomendado definir um número exagerado de KPIs, no máximo cinco para cada processo. Também é importante indicar quem é o responsável pelo desempenho dos KPIs, seja uma pessoa ou um departamento.
Veja também: “Os indicadores de sucesso que você não pode perder de vista ao gerenciar projetos”
Monitore os processos
O passo seguinte é acompanhar a performance dos processos para verificar se o desempenho está dentro do esperado. Os KPIs precisam ser medidos e monitorados constantemente, de modo que eventuais desvios sejam percebidos e medidas sejam tomadas.
Corrija as falhas na sua gestão de KPIs
Um KPI abaixo da meta é sinal de que uma intervenção precisa ser feita para que a performance retorne ao nível desejado. Para isso, é preciso avaliar as causas para que a correção seja feita na raiz do problema.
Busque melhorar continuamente
Um dos principais propósitos da gestão de KPIs deve ser a melhoria contínua nos processos, mesmo que a meta de desempenho esteja sendo atingida.
Investigar a ocorrência de atrasos, gargalos e desperdícios é uma forma de otimizar os processos e alcançar níveis de performance cada vez mais altos.
É importante lembrar que os KPIs precisam ser autênticos, com base em dados confiáveis, a ponto de direcionar a empresa para as melhores tomadas de decisão. A ideia é que a empresa não se mantenha estática, mas dê passos à frente com a implementação da gestão.
Dependendo do tipo de organização, os KPIs precisam estar alinhados com normas, como ISO 9001 e PBQP-H, por exemplo. Isso quer dizer que a tarefa não será tão simples quanto parece.
De fato, implementar a cultura de monitorar os KPIs manualmente requer bastante trabalho, que envolve criação de fórmulas e gráficos, um processo de coleta de dados, além de colocar em risco a confiabilidade dos mesmos. Contudo, atualmente existem softwares específicos no mercado que facilitam esta implementação.
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