Conforme as empresas enfrentam desafios, torna-se cada vez mais importante utilizar ferramentas de análise de riscos para uma gestão eficaz. Essas soluções ajudam a simplificar e agilizar as atividades diárias, oferecendo informações claras sobre os processos e métodos necessários.
Mas imagine se você pudesse utilizar um único software que fornecesse as melhores ferramentas para realizar análises de riscos de forma sistemática e tomar decisões precisas na gestão da sua organização. Neste post, vamos mostrar como isso é possível, além de apresentar uma lista das cinco principais ferramentas de análise de riscos e explicar como aplicá-las na sua empresa.
Ferramentas para análise de riscos
As ferramentas mais utilizadas para análise de risco são essenciais para uma gestão eficaz, uma vez que abrangem diversas áreas do conhecimento, como projetos, processos e estratégia, e, além disso, são capazes de desvendar os mistérios do ambiente empresarial.
Então, confira a seguir as cinco principais ferramentas de análise de riscos para a sua organização, suas etapas e como o Belt, software de gestão de riscos, pode te auxiliar na aplicação de cada metodologia.
What If
O “What If” é uma ferramenta de análise de riscos que se concentra na identificação de ameaças e falhas em projetos, normas ou procedimentos. Seu objetivo é, sobretudo, examinar o comportamento da equipe e sua capacitação no ambiente de trabalho.
Como utilizar o What If?
Para utilizar o What If, o profissional precisa fazer perguntas simples baseadas no conhecimento da empresa. A pergunta fundamental é “E se?” (em inglês, “What if”). Por exemplo, “E se a pressão nessa válvula for muito alta?”.
A partir das respostas obtidas, a equipe consegue identificar os perigos gerais e suas possíveis causas. No entanto, as respostas não precisam necessariamente aprofundar-se na identificação das causas, mas podem permitir que os envolvidos tomem as medidas necessárias para prevenir os possíveis riscos.
Além disso, uma abordagem mais sistemática também pode ser adotada, focando em áreas de intervenção específicas e aplicando medidas de controle e procedimentos de emergência adequados aos processos de cada área.
Para a análise ser efetiva, é recomendado ter fluxogramas de processos, especificações de equipamentos ou outros documentos relevantes, pois podem contribuir para a compreensão e identificação dos riscos.
Checklist
O uso de checklists é uma prática essencial na verificação da aplicação de medidas recomendadas em processos de análise de risco anteriores. Afinal, a adoção de checklists é simples e fácil, mas para que sejam realmente efetivos, é importante construí-los de forma que sua interpretação e aplicação sejam simples e diretas.
Passo-a-passo de como elaborar um checklist eficaz:
1- Listar e categorizar medidas: Comece listando todas as medidas anotadas em processos anteriores e divida-as em categorias relevantes. Com isso, ajudará a organizar o checklist e facilitará sua compreensão.
2 – Opções de resposta: Ao lado de cada medida, disponibilize um quadrado ou espaço para marcar uma das três opções: “Sim”, “Não” ou “Não Aplicável”. Essas opções permitirão uma avaliação clara e objetiva de cada medida.
3 – Interpretação adequada: Muitas empresas realizam avaliações de risco, mas não tomam medidas apropriadas com base nos dados levantados. Para evitar essa falha, é fundamental interpretar corretamente as informações coletadas. Certifique-se de que a interpretação dos resultados do checklist seja clara e que as ações correspondentes sejam tomadas de acordo com os resultados obtidos.
4 – Diagramação clara: A diagramação do formulário é crucial para facilitar o preenchimento do checklist. Certifique-se de que o formato seja organizado, com as medidas e opções de resposta claramente apresentadas. Use uma linguagem simples e direta para evitar ambiguidades ou confusões durante o preenchimento.
Ao seguir essas etapas, você estará criando um checklist eficaz que ajudará, sobretudo, a garantir a aplicação adequada das medidas de análise de risco. Mas, lembre-se de que a simplicidade e clareza são elementos-chave para garantir a efetividade do checklist.
Os 5 Porquês
Os 5 Porquês é uma técnica que se baseia em fazer a pergunta “por que” repetidamente quando um problema é identificado. Essa abordagem tem como objetivo descobrir, principalmente, a causa-raiz do problema e traz consigo diversos benefícios, tais como:
1- Relações entre causas e efeitos: Ao fazer repetidamente a pergunta “por que”, torna-se possível estabelecer uma conexão mais clara entre as causas e os efeitos do problema em questão. Pois, essa tática ajuda a compreender a sequência de eventos que levaram ao problema.
2- Baixo custo: A técnica dos 5 Porquês não requer recursos complexos ou investimentos significativos. Por isso, ela pode ser aplicada com base no conhecimento e na experiência da equipe, sem a necessidade de ferramentas ou equipamentos específicos.
3- Integração com outras ferramentas de gestão e análise de risco: A abordagem dos 5 Porquês pode ser utilizada, principalmente, em conjunto com outras ferramentas de gestão e análise de risco, trazendo mais dados que facilitam o processo de identificação de problemas e causas fundamentais.
4 – Envolvimento de diversos colaboradores: A aplicação dos 5 Porquês geralmente envolve a colaboração de diferentes membros da equipe. Pois, ao estimular a participação de várias pessoas, é possível obter perspectivas diversas e uma compreensão mais abrangente do problema.
Como aplicar a técnica?
A técnica em si consiste em fazer pelo menos cinco perguntas “por que”, embora o número de repetições possa variar dependendo da situação. Essas perguntas sucessivas ajudam a remover as camadas superficiais das causas imediatas, permitindo a identificação das causas básicas que podem estar por trás do problema.
FMEA
Uma das ferramentas essenciais na análise de riscos é a FMEA ou Análise de Modo de Falhas e Efeitos, em português, que tem como objetivo identificar possíveis falhas e analisar seus efeitos nos processos, para tentar prevenir a ocorrência.
Como implementar o FMEA?
Para implementar essa ferramenta de maneira eficaz em sua empresa, é recomendado seguir três passos fundamentais:
1- Determinação dos responsáveis: É importante designar as pessoas que serão responsáveis por conduzir todo o processo e orientar os envolvidos na FMEA. Esses profissionais vão desempenhar um papel fundamental na execução adequada da análise.
2- Planejamento: Nessa etapa, é necessário estabelecer as reuniões necessárias, formar grupos de trabalho e elaborar toda a documentação relacionada ao processo em questão. Um planejamento adequado garantirá a eficiência e a organização durante a aplicação da FMEA.
3- Realização: Por último, a ferramenta FMEA aplica na prática, utilizando-se formulários específicos para identificar e analisar as falhas previamente definidas. Esse passo é fundamental para obter informações sobre os modos de falha e suas consequências, permitindo a elaboração de estratégias para lidar com as fragilidades identificadas.
PFMEA
O PFMEA (Process Failure Mode and Effective Analysis) permite identificar e avaliar potenciais falhas em um processo, analisando seus efeitos e definindo ações para reduzir ou eliminar os riscos. Conforme usamos essa ferramenta, é possível priorizar as falhas com maior potencial de risco, evitando prejuízos financeiros e otimizando o investimento de recursos.
O PFMEA é um valioso banco de conhecimento para a empresa, pois registra todas as falhas consideradas e as ações tomadas.
Suas principais etapas incluem:
- Identificar os modos de falha potenciais.
- Listar os efeitos das falhas.
- Atribuir classificações de gravidade.
- Determinar as causas potenciais ou mecanismos de falha.
- Calcular o índice de risco (RPN – Risk Priority Number).
- Desenvolver um plano de ação com ações corretivas.
- Definir prazo e responsável para acompanhamento do plano de ação e análise de eficácia
Introducing Belt: risk management software
Agora que você já sabe quais são as principais ferramentas de análise de riscos, que tal contar com uma ajuda da tecnologia para facilitar a sua gestão empresarial?
The Belt é software de Gestão de Riscos da Actio, empresa do grupo Falconi. Além disso, com ele, a sua organização pode trilhar um caminho seguro rumo ao sucesso, antecipando problemas, tomando decisões baseadas em dados e prevendo as ações futuras.
Confira alguns benefícios do software:
- Administração de todos os riscos da sua empresa de forma integrada
- Mapeamento, classificação e tratamento de riscos
- Gestão de Riscos com um software alinhado às certificações ISO 31.000, COSO e PMI
- Informações padronizadas e centralizadas em um único lugar
- Gestão de dados para a tomada de decisões
- Desenvolvimento de planos de ação e estratégias de mitigação
Agora, o Belt também conta com a integração do ChatGPT em suas soluções. Ou seja, será possível identificar, de forma mais precisa, os riscos envolvidos em cada atividade, permitindo a criação de planos de mitigação mais assertivos e a adoção de controles mais eficazes, que se adequam às características específicas de cada risco.
Entenda mais sobre a integração do ChatGPT nos nossos módulos
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