Em meio a tantos compromissos, responsabilidades e informações, encontrar maneiras de reduzir a carga diária de atividades e focar seus esforços na parte estratégica do negócio é essencial para que você possa planejar com mais qualidade e assim obter resultados mais satisfatórios com a sua equipe. Mas como conseguir isso?
Saiba priorizar aquilo que é realmente importante
Diariamente temos quatro tipos de atividades:
- Importantes e urgentes: por alguma razão deixaram de ser feitas no momento certo e exigem atenção redobrada para cumprir os prazos;
- Importantes e não urgentes: estão no seu prazo de execução e permitem uma atuação tranquila e bem planejada;
- Não importantes e urgentes: são os famosos “incêndios” que temos que apagar diariamente, e que nos tomam tempo precioso;
- Não importantes e não urgentes: são as distrações que tiram nossa atenção.
Se você parar para avaliar essas quatro situações, verá que a ideal é a segunda, importantes e não urgentes. As demais devem ser evitadas ou delegadas para que você possa trabalhar com qualidade e sem estresse. Dessa forma, crie uma matriz de priorização de atividades dentro desses quatro quadrantes e comece a organizar o seu dia a dia com o que realmente gera resultados para o seu trabalho.
Delegue atividades menos complexas
Saber delegar atividades é uma característica que todo gestor deve ter. Para delegar com segurança, conheça sua equipe e o potencial de cada membro para executar determinadas tarefas, definindo papéis e responsabilidades com precisão. Mas, tome cuidado com a supervisão dessas tarefas: se você delegou a atividade, delegue também a responsabilidade para executá-la e acompanhe a evolução, auxiliando sua equipe sempre que for necessário.
Automatize processos
Muitas das preocupações que temos no dia a dia estão relacionadas a trabalhos manuais, que demandam tempo e não trazem resultados efetivos para a empresa, como preenchimento de documentos, planilhas e emissão de relatórios. Para essas atividades, busque sistemas informatizados que possam concentrar todas as informações e gerar relatórios gerenciais que auxiliem sua tomada de decisão, otimizando tempo e reduzindo o estresse.
Defina objetivos, metas e métricas
Quando você define objetivos e metas de desempenho para a sua equipe, cria maior senso de pertencimento e gera maior comprometimento nas pessoas. Mas para saber se tudo está caminhando conforme o previsto, a identificação de métricas ou indicadores de performance também é necessária. Sabendo onde a equipe precisa chegar, quais os passos a serem seguidos e mantendo um acompanhamento regular dos resultados, você tem a ferramenta ideal para reduzir a sua carga diária e fazer com que a sua equipe trabalhe de maneira integrada, focada nos mesmos objetivos que você.
Coloque a tecnologia a seu favor
A tecnologia está cada vez mais acessível e afinada com as necessidades das empresas, portanto, invista alguns minutos para conhecer quais são suas possibilidades de gestão a partir de ferramentas tecnológicas, como sistemas de ERP, CRM, automação de marketing, gestão de contatos e gerenciamento de projetos. Existem muitas dessas ferramentas disponíveis na nuvem, como é o caso do strategic management software da Stratec, facilitando o acesso de qualquer lugar, a qualquer momento.
A redução da carga diária permite que você pense com mais tranquilidade sobre os rumos que deseja dar para a sua empresa, portanto, invista alguns minutos no planejamento da sua agenda, envolva as pessoas certas e certifique-se de ter os recursos adequados para otimizar o seu tempo!
