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Em qualquer âmbito da vida, seja pessoal ou profissional, a habilidade de se comunicar e transmitir informações com clareza é capaz de evitar erros e desentendimentos. Na gestão de projetos não é diferente, especialmente quando o assunto é dar e receber feedbacks.
Para que uma comunicação ocorra de maneira eficaz, é necessário que emissor e receptor falem a mesma língua, o que dentro de uma corporação significa habilidade de interagir, se relacionar e negociar com diferentes tipos de pessoas, bem como gerir equipes e liderar.
A comunicação em projetos é uma das mais importantes áreas de conhecimento, de acordo com o PMI (Project Management Institute), e necessita de atenção e um bom gerenciamento. Por mais que tenhamos disponíveis vários meios de comunicação atualmente, no Plano de Gerenciamento do Projeto é fundamental definir como essa comunicação será feita.
Por mais que todo mundo acredite que sabe se comunicar perfeitamente, existem algumas formas de evitar falhas na transmissão de informações e planejar e organizar a comunicação com as equipes de projetos. Continue lendo e entenda melhor.
Qual a importância da comunicação em projetos?
Ao se tratar da gestão de projetos, uma comunicação adequada (em que o receptor compreende totalmente a mensagem enviada e não há ruídos interferindo) serve para definir todos os aspectos do planejamento, como o que será feito, quem executará cada atividade, qual o prazo disponível e qual o resultado final previsto.
Todos os recursos humanos envolvidos no projeto precisam receber informações claras e suficientes para entender o fluxo de trabalho. Além disso, é por meio da comunicação que é possível estabelecer vínculos entre os membros da equipe e o gestor, para que ideias sejam geradas e considerações importantes sejam disseminadas.
Vale lembrar que as conversas es dizer que existem vários tipos de comunicação e todos precisam ser devidamente gerenciados. Alguns deles são:
- comunicação interna (que ocorre dentro da equipe) e externa (com clientes, público ou outros projetos);
- comunicação escrita e oral;
- verbal e não-verbal (o que inclui tom de voz e linguagem corporal);
- vertical (entre níveis superiores e inferiores) e horizontal (entre colaboradores de mesmo nível).
Ao falar da importância da comunicação em projetos, precisamos destacar também que a ineficiência nessa área pode acarretar em diversos prejuízos para a gestão e resultar em fracasso.
A falha na comunicação pode promover desentendimentos, dificuldade de compreender o planejado e inconsistências com relação às responsabilidades de cada envolvido. Além de prejuízos financeiros, isso pode atrasar a execução do projeto e aumentar o retrabalho.
Boas práticas
Os processos do gerenciamento da comunicação servem para garantir que as informações do projeto sejam devidamente planejadas e, em seguida, coletadas, criadas, catalogadas, compartilhadas, gerenciadas e monitoradas, além de apresentadas sempre de maneira acessível e clara.
De acordo com o Guia PMBOK, os processos destinados à área de comunicação são o Planejamento do gerenciamento das comunicações, Gerenciamento das comunicações e Controle das comunicações.
Existem algumas práticases, mas são altas as taxas de sucesso nas empresas, inclusive na gestão de projetos. Consiste no mapeamento de todas as funções e atividades a serem realizadas de maneira bem visual, o que permite um melhor entendimento do fluxo de trabalho e da divisão de responsabilidades.
O Canvas pode ser feito por meio de um mural ou, para projetos mais modernos, através de softwares de gestão.
Software de gestão de projetos
A área já possui muitos recursos tecnológicos disponíveis que podem facilitar todos os aspectos e tornar a comunicação mais eficiente. Com um software, é possível deixar todas as informações necessárias à disposição dos envolvidos, como prazos, metas, orçamento, responsabilidades e risk.
Além disso, cada colaborador pode acrescentar novos conteúdos e atualizar suas tarefas, para que outros membros da equipe saibam o que está sendo feito.
Público externo
Engana-se quem pensa que apenas a comunicação interna é relevante para o bom andamento do projeto. Ouvir fornecedores, clientes e demais públicos de interesse pode ajudar na obtenção de informações e opiniões valiosas.
Ofereça um canal de comunicação a esse público, em que seja possível, por exemplo, que clientes testem inovações e enviem feedbacks sobre determinado produto ou serviço. Isso pode evitar investimento de recursos em itens com pouca funcionalidade ou que não atinjam a expectativa dos consumidores.
Dar feedbacks aos colaboradores e criar um ambiente favorável à comunicação também são práticas úteis para que a comunicação em projetos seja eficiente. O sucesso do projeto está diretamente ligado à comunicação e a maneira como ela é feita.sua empresa? Tem alguma experiência a compartilhar? Utilize nosso espaço para comentários e deixe sua opinião sobre o assunto!
