As organizações muitas vezes necessitam de transformações significativas para executar seu planejamento estratégico, ou atingir uma diferenciação de mercado. Essas transformações podem ser desde pequenas mudanças setoriais ou até ampliações de maior vulto – como a criação de novas unidades departamentais ou fabris. Para realizar tais feitos, é preciso criar projetos e investir em um bom gerenciamento para que os objetivos globais sejam alcançados e não se perca energia em ações de baixo impacto ou retrabalhos.
Segundo Guilherme Barbassa, diretor da Stratec, o modelo de gestão empresarial geralmente vai ter duas grandes pilastras ou fundamentos: a gestão dos processos operacionais, isto é, o dia a dia da empresa; e a gestão dos projetos, que são os grandes responsáveis por gerar as mudanças estruturais.
Barbassa acredita que todos os projetos associados a uma organização são, em tese, importantes e devem agregar valores, caso contrário eles próprios não tem razão de existir. “Do mais simples até o mais complexo, sua importância deve ser adequadamente evidenciada para evitar equívocos de serem criados projetos sem um valor significativo para o momento que a organização se encontra, principalmente os projetos classificados como estratégicos”, ressalta.
O diretor da Stratec explica que, em se tratando de gestão estratégica, estamos falando de grandes mudanças organizacionais para ocupar determinado posicionamento no mercado ou fortalecer o posicionamento atual. Um bom gerenciamento é o que vai garantir uma eficácia na condução dos projetos que, por sua vez, vão conduzir a mudança e sustentar a gestão estratégica da empresa.
Fato é que, levar um projeto estratégico e complexo ao sucesso é muito mais que simplesmente afirmar que a organização preconiza a metodologia “A” ou “B”, ou que possui um escritório de projetos “azul”, “vermelho” ou “amarelo”, frases que muitas organizações se “orgulham” em dizer. Gerir um projeto de grande importância exige que a organização esteja preparada para monitorar frequentemente indicadores, mitigar riscos, e trabalhar nos desvios para retomar o caminho planejado.
“Muitas organizações atualmente ainda se iludem achando que o sucesso de um projeto é entregar um conjunto de atividades para uma pessoa, sem a preocupação se há um planejamento adequado e um plano de monitoramento e controle compatíveis com a complexidade do projeto em questão, de maneira que possam ser identificados os riscos e estes solucionados”, comenta Barbassa.
Segundo o diretor, gerir um projeto é uma equação composta por algumas variáveis importantes, tais como ter um planejamento adequado, o envolvimento de pessoas comprometidas com o “resultado positivo” (patrocinador, gerente do projeto e equipes associadas), além de tools que facilitem o monitoramento, o controle e a comunicação de indicadores de desempenho. Dentre esses três componentes chaves citados, podemos dizer que os dois primeiros são fortemente influenciados pela cultura da organização patrocinadora do projeto e pelo talento e comprometimento das pessoas envolvidas.
Gerenciando projetos com suporte de TI
O software de Strategic Management – desenvolvido pela Stratec, auxilia no gerenciamento operacional, utilizando metodologias comuns de gerenciamento de projetos, definição de caminho critico, gestão orçamentária e de responsabilidades, além de todo sistema de controle da execução das atividades.
Barbassa chama atenção para o fato do software permitir escalonar alertas sobre as atividades, dizendo quem é o responsável por cada ação, ver como está o andamento do projeto e ainda, avaliar a gestão operacional dos mesmos, além de poder visualizar a relação entre os projetos, a priorização deles e gerar automaticamente indicadores de eficácia e eficiência de projetos, como a curva S por exemplo.
O software possibilita também o controle e a comunicação das metas por vários pontos de vista, desde o mais tradicional cronograma, passando pelo escopo com seu produto final, pelos os custos alocados até os riscos. “O gestor consegue criar e monitorar não apenas um, mas vários indicadores de desempenho para o monitoramento e controle do projeto”, atesta.
O software das grandes empresas e instituições
O software mencionado acima é o sistema aplicado no Ministério de Minas e Energia e na Coordenação de Logística da Presidência da República. O sistema também já foi usado na extinta Secretaria de Assuntos Estratégicos da Presidência.
Guilherme Barbassa, conta que o Software Gestão Estratégica controla todos os projetos estratégicos do Ministério de Minas e Energia. “Toda a metodologia para gerenciar os projetos está na ferramenta, assim como todo o controle de custo dos projetos, controle orçamentário e indicadores”, diz.
Muitas outras empresas renomadas do mercado, de diferentes segmentos como saúde, educação, comércio varejista, indústrias alimentícias, também fazem uso do Software Gestão Estratégica para gerenciar projetos. Veja nossa lista de clientes.
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