No gerenciamento de projetos, podemos dizer que temos um tripé essencial para o sucesso de qualquer iniciativa: escopo, tempo e custos. Qualquer variação de escopo ou de tempo afeta na gestão de custos, gerando despesas adicionais para a conclusão do projeto.
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A correta gestão dos processos que envolvem o planejamento, as estimativas, os financiamentos, os investimentos e aquisições necessárias à empreitada garante a conclusão do projeto dentro do orçamento previsto.
Mas o que você precisa saber para fazer uma boa gestão de custos em projetos?
Planejamento de custos
A fase de planejamento é a mais importante na gestão de custos. É onde você vai determinar as políticas e os procedimentos para controlar todas as despesas do projeto. É também o momento de criar fluxos de aprovação e métodos de registro de todos os custos envolvidos na iniciativa.
É durante o planejamento que você faz o alinhamento com a equipe no que tange aos termos e unidades de medida a serem utilizadas. Por exemplo: na construção de uma casa, você pode comprar tijolos por unidade ou por metro quadrado; pode comprar fios por metragem ou peso.
Essas definições são essenciais para que a execução do projeto não venha a ser comprometida pela interpretação equivocada dos dados no momento da aquisição de insumos.
Estimativa de custos
Feito o planejamento, é hora de verificar quanto o projeto custará ao cliente. Obviamente, esse cálculo não é 100% exato, por isso, falamos em estimativas.
Com base na EAP montada durante o planejamento do escopo, você e sua equipe determinarão quais recursos são necessários para cada atividade ligada ao projeto. É importante chegar aos mínimos detalhes para que nada fique de fora do seu orçamento.
Entram neste cálculo custo de homem/hora, tecnologias a serem utilizadas, insumos, tipos de materiais, licenças de softwares, entre outros. De qualquer forma, é ao longo da execução que você conseguirá chegar a uma precisão maior dos custos envolvidos no desenvolvimento da solução.
Dentre as técnicas utilizadas para estimativa de custos podemos citar a opinião especializada, que é a consultoria de um profissional com vasta experiência no tipo de projeto em questão; a estimativa análoga, que é o comparativo do seu projeto com outros projetos semelhantes; a estimativa paramétrica, baseada em cálculos estatísticos; e a estimativa de três pontos, que prevê três cenários distintos: mais provável, otimista e pessimista.
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Com todas as projeções prontas, é possível determinar o orçamento necessário para levar o projeto até o final e gerar valor agregado ao cliente. Muitas empresas começam a planejar a gestão de custos em projetos nesse momento, o que pode ser arriscado. Nem sempre o orçamento que você tem disponível é suficiente para levar sua iniciativa a cabo.
O método mais eficaz para estipular o orçamento de um projeto é atrelar os custos a cada pacote de trabalho listado na EAP, visando identificar quanto custará cada fase do projeto.
Pode ser que você perceba que em determinado momento o orçamento será insuficiente para desenvolver a solução por completo. Neste caso, é possível negociar com o cliente, modificar o escopo inicial e assim garantir um produto básico, mas funcional e rentável.
Controle de custos
A etapa final consiste em monitorar o previsto X realizado, a fim de saber se o orçamento está sendo cumprido. Para tanto, você deve estabelecer KPIs que permitam fazer tal avaliação.
Uma das maneiras de saber como está o desempenho da gestão de custos é utilizar o Índice de Desempenho de Custos (IDC): IDC = VA / CR
Onde VA é o Valor Agregado gerado por cada atividade em relação ao custo total da atividade e CR é o Custo Real de cada atividade. Um IDC menor do que 1 representa que a atividade está custando mais do que deveria. Já um IDC maior que 1 indica que você está fazendo bom uso dos recursos disponíveis.
Achou difícil fazer tantos cálculos e controles? Fique tranquilo, existem diversas ferramentas que podem auxiliar na gestão de custos em projetos. Basta saber escolher a sua!
