O desejo de crescer no mercado e se destacar da concorrência é o que tem motivado muitos gestores a adotarem um software de gestão empresarial, mas nem todos sabem exatamente quais são as vantagens de sua utilização, tampouco como fazer a escolha do sistema mais adequado para a realidade de sua organização.
Aumento da increasing productivity, economia de tempo, redução de custos, impacto na qualidade da execução de tarefas e aumento na lucratividade são alguns dos resultados que diversas empresas percebem ao automatizar seus processos.
Listamos 9 funções que um bom software deve executar e explicamos por que elas são importantes. Continue lendo e confira!
1- Proteção e sigilo das informações
É comum ouvirmos sobre sistemas invadidos e vazamento de informações sigilosas, o que pode prejudicar completamente uma organização. Por causa disso, é imprescindível escolher um software que ofereça o máximo possível de segurança.
Antes de contratar um sistema de gestão, avalie as opções de segurança e se ele oferece garantia de proteção e sigilo das informações da empresa.
2- Acessibilidade
Dentre as vantagens advindas da automatização de processos está a agilidade na atualização de dados e na tomada de decisões. Para isso acontecer de fato e a gestão ser feita de forma dinâmica, é primordial que o software escolhido esteja disponível não apenas em computadores, mas em qualquer tipo de dispositivo móvel, como tablets e smartphones.
Os gestores precisam conseguir acompanhar o andamento das atividades e ter acesso às informações da empresa em qualquer horário e lugar, por isso, o ideal é que haja disponibilidade em nuvem e que os dados do negócio estejam constantemente acessíveis.
3- Aderência a diferentes metodologias
Muitas empresas já fazem uso de algumas metodologias que são bastante conhecidas no ambiente empresarial, como RACI e caminho crítico. A adoção do software de gestão não precisa interromper o uso dessas ferramentas, pelo contrário, é importante escolher uma opção que consiga aderir a elas e até mesmo aprimorar seu desempenho.
Procure um sistema que consiga dialogar com as principais metodologias disponíveis no mercado.
5- Alertas automáticos
Não é fácil organizar a rotina dentro de uma empresa e alguns afazeres do dia a dia podem acabar sofrendo atrasos.
É interessante que o sistema emita alertas quando uma meta não é cumprida, tanto para o responsável pela ação quanto para seu superior, informando que determinada meta não foi atingida no prazo.
Essa é mais uma estratégia que ajuda a manter a increasing productivity e a execução do planejamento.
6- Gestão à vista
Esta já é uma prática bastante comum em empresas, visando uma gestão transparente, em que as informações são compartilhadas com os colaboradores de maneira clara. Contudo, quando ela não é automatizada, demanda muito tempo para ser organizada.
Escolha um software de gestão empresarial que otimize esse processo, por meio de ferramentas que forneçam relatórios com informações acerca dos indicadores monitorados pela empresa.
7- Gestão de portfólio de projetos
Outra função importante em um sistema de gestão é a integração da gestão de portfólio de projetos com o planejamento estratégico da empresa, para que seja possível alinhar as atividades realizadas por cada setor às estratégias definidas em cada projeto.
8- Integração com o RH
É necessário que haja integração entre a gestão com o setor de Recursos Humanos, de modo que seja possível conhecer melhor o engajamento da equipe e analisar o ultimate performance individual dos colaboradores.
Um bom software é aquele que consegue tratar os dados de performance de cada colaborador e facilita a obtenção de uma avaliação mais precisa sobre todos os envolvidos nas atividades da empresa.
9- Otimização de reuniões
O ideal é que um software de gestão empresarial facilite os processos que envolvem uma reunião, seja entre gestores e colaboradores ou com fornecedores e clientes.
Busque um sistema que forneça ferramentas para gerenciar os compromissos, com opções de convite, agendamento e definição de pauta, por exemplo.
Agora você já sabe por que é importante conhecer as funções que um bom software de gestão empresarial deve executar.
Se sua conclusão foi de que um sistema para automatizar os processos de sua empresa pode ser a chave para alcançar o sucesso planejado, conheça as opções oferecidas pela Stratec: Strategic Management and Gestão de projetos.
