Com o apoio de ferramentas e sistemas, os gestores esperam otimizar o próprio tempo e o número de horas despendidas pelos funcionários em suas atividades operacionais, liberando mais tempo para ações estratégicas e relevantes.
O software Gestão Estratégica integra em uma só ferramenta diversas fontes de dados e informações estratégicas, de modo a facilitar a tomada de gestão do Corpo Diretivo, além de criar uma cultura de acompanhamento de resultados, tornando efetiva a execução do plano estratégico. Tudo isso gera, por consequência, um grande aumento de produtividade na empresa. Quer entender como um sistema de gestão pode trazer mais produtividade para o seu negócio? Leia a seguir:
1. Gestão à vista
A comunicação dos resultados alcançados é um fator primordial para a motivação da equipe, apoio para tomada de decisão e correção de rumo. Conseguir ver, em uma única ferramenta, como andam os objetivos, metas, projetos, ações realizadas, atrasadas e por fazer, deixa mais fácil para o gestor a tomada de decisão. O sistema gera automaticamente uma série de recursos visuais como gráficos comparativos, dashboards, mapas com georreferenciamento de indicadores, gráfico de Gantt para projetos e muitos outros. Esses recursos gráficos podem ser vistos no próprio software ou em formato de Gestão a Vista, utilizando monitores distribuídos em pontos estratégicos dentro da empresa. Investir na comunicação dos resultados gera uma pressão positiva nos colaboradores, que acabam por se dedicar mais e com maior produtividade. Afinal, ninguém quer ter suas metas indicadas em vermelho no painel e divulgadas em toda a companhia, não é?
2. Relatórios automáticos
No sistema também é possível programar o envio automático de relatórios, que podem ser personalizados para atender as necessidades do gestor no acompanhamento das atividades e desempenho de sua equipe. Isso significa que sempre que você precisar, o relatório será entregue em seu email, sem depender de ninguém para isso. O próprio sistema gera e envia. Os colaboradores somente têm que manter os indicadores atualizados na frequência correta.
3. Marcação automática de reuniões
Já pensou em não se preocupar mais em ficar conciliando agendas para fazer a reunião mensal de resultados? O Software Gestão Estratégica também permite que se programe um calendário de reuniões de acompanhamento de resultados, sejam elas no nível estratégico ou setoriais. Você pode programar todas as reuniões do ano de uma só vez. No agendamento é possível determinar horário de inicio e término da reunião, a periodicidade em que ela acontece, a pauta destrinchada e quem vai participar. O software já manda um convite para todos os participantes de modo a marcar o compromisso nos softwares de agenda, como Outlook ou Mail, dos convidados.
4. Não perca tempo criando apresentações
O GE dispensa a necessidade de preparar apresentações para cada reunião de acompanhamento de resultados já que tem a funcionalidade de criar uma apresentação com pauta pré-definida. Para facilitar a dinâmica da reunião e reduzir trabalho, o gerente já pode criar o roteiro da reunião no software, utilizando os relatórios em forma de apresentação. Ao iniciar a reunião, basta projetar o software em um recurso multimídia e ele apresenta todos os tópicos escolhidos pelo gestor previamente. Vale reforçar ainda, que o sistema possui uma funcionalidade que acompanha o tempo da apresentação, possibilitando o controle da duração da reunião e a manutenção do foco.
5. Emails personalizados e automáticos de alertas e lembretes
É uma preocupação a menos quando você tem a garantia que um sistema irá enviar automaticamente lembretes e alertas a respeito das atividades que precisam ser executadas. Ou ainda, que o sistema irá alertar os gestores, quando uma ação de um projeto não foi executada dentro do prazo. Esta funcionalidade colabora para a entrega dos resultados e para a execução efetiva da estratégia.
6. Revisão periódica dos riscos
Os riscos, quando não são bem geridos, podem impactar seriamente o negócio e a estratégia definida, afinal, diante de impactos negativos, gasta-se tempo e recursos com correções. No software GE você pode gerenciar os riscos criando indicadores de monitoramento de risco que sinalizam usandofaróis nas cores vermelho, amarelo e verde, o que torna a visualização mais prática e agradável. Além disso, o gestor tem a possibilidade de acompanhar se o risco está sendo constantemente revisado ou não. Você pode definir um colaborador responsável pela revisão e, periodicamente (mensalmente, semanalmente ou diariamente – ao gosto da empresa), ele será notificado automaticamente pelo e-mail para que revise aquele risco.
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