Sem tempo para ler esse artigo? Que tal OUVI-LO? A gestão de projetos já está presente em boa parte das empresas, sendo que 97% delas acredita que o gerenciamento de projetos é essencial para o sucesso organizacional. Essa crença é fruto dos esforços de diversas instituições que fomentam as melhores práticas de gestão de projetos no mundo, como é o caso do PMI – Project Management Institute. Ciente da importância de disseminar conhecimentos de gestão que auxiliem as organizações a obterem melhores resultados em projetos, o PMI elaborou o Guia PMBOK (Project Management Body Knowledge). Com a leitura deste post, você fica sabendo exatamente do que se trata esse guia e por que ele é tão falado na gestão de projetos. Fique atento! O que é o Guia PMBOK? O Guia PMBOK, ou Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, é um compilado de melhores práticas em gestão de projetos, elaborado pelo PMI, uma das instituições de maior renome internacional em gestão de projetos. Ao longo das quase 600 páginas deste referencial teórico e prático, o profissional entra em contato com as 10 áreas do gerenciamento de projetos, aprendendo a planejar, executar e controlar todas as faces de um projeto desenvolvido em modo cascata, ou seja, em fases sequenciais. Considerado a “bíblia da gestão de projetos”, o PMBOK traz conhecimentos adquiridos por profissionais de todo o mundo, reunidos e compilados de forma didática para que qualquer pessoa consiga desenvolver projetos de baixa à alta complexidade. Partindo dos conceitos utilizados no segmento, o Guia PMBOK descreve o ciclo de vida de um projeto de forma completa, considerando os processos, atividades e documentos relacionados. Ele traz normas, técnicas, métodos e processos consolidados com anos de experiência, fornecendo subsídios para uma gestão estratégica e eficaz. As áreas com as quais o profissional de projetos aprende a lidar são: Gerenciamento de escopo; Gerenciamento de tempo; Gerenciamento de custos; Gerenciamento de qualidade; Gerenciamento de aquisições; Gerenciamento de recursos humanos; Gerenciamento de comunicação; Gerenciamento de riscos; Gerenciamento de partes interessadas (stakeholders); Gerenciamento de integração. Qual a importância do PMBOK na gestão de projetos? A partir dos conhecimentos adquiridos com o PMBOK, o gestor de projetos tem a possibilidade de padronizar os processos, estabelecer diretrizes claras de gestão e socializar a informação de maneira adequada, garantindo maior confiabilidade e qualidade na gestão de projetos. Leia tambem: Os indicadores de performance que você não pode perder de vista na gestão de projetos No início da implementação de um PMO (Project Management Office), por exemplo, são elaborados os documentos de registro e controle, os quais podem ser utilizados em qualquer iniciativa da empresa. Também são definidas normas e procedimentos para que o trabalho da equipe de projetos seja executado de forma alinhada à estratégia da organização. A distribuição de responsabilidades torna-se mais transparente e cada profissional envolvido conhece quais são os inputs de suas atividades, bem como os outputs. O controle de cronograma, bem como o acompanhamento da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) dão a dimensão necessária para que cada colaborador saiba exatamente o que e quando deve ser feito. O registro detalhado de todas as atividades e decisões de cada projeto é utilizado para a elaboração do Manual de Lições Aprendidas, ou seja, um compilado das experiências positivas e negativas vivenciadas pela equipe em cada projeto desenvolvido. Veja ainda: Comunicação efetiva e gestão de projetos, como combinar as duas coisas? Esse documento passa a fazer parte do conhecimento corporativo, um histórico a ser consultado sempre que necessário. Com ele, é possível conservar o aprendizado da empresa na execução de projetos e treinar novos colaboradores que venham a somar na equipe. Além do PMBOK, existem outros modelos de gerenciamento de projetos e outros conjuntos de melhores práticas que podem ser implementadas na sua empresa. Fique atento às novidades da Stratec, assine nossa newsletter e faça da gestão de projetos sua aliada!

No gerenciamento de projetos, a definição de escopo é o primeiro item a ser realizado. Essa atividade consiste em determinar quais processos e recursos são necessários para a realização da empreitada, delimitando exatamente o que está e o que não está incluso. De imediato, pode parecer uma atividade simples de ser executada, mas saiba que 78% dos projetos não têm um escopo alinhado aos objetivos estratégicos das empresas que os contratam, impactando nos resultados esperados. O mau dimensionamento do escopo pode acarretar uma série de problemas, especialmente no que tange ao custo, que pode aumentar, e ao prazo, que também pode ser afetado por mudanças não previstas a tempo. Não quer incorrer nesses erros? Confira as dicas que separamos para você definir corretamente o escopo dos seus projetos! Colete os requisitos Antes de mais nada, é preciso saber qual é o objetivo final do projeto, identificando os requisitos que ele deve cumprir juntamente com todos os stakeholders. Por exemplo: no desenvolvimento de um software de gestão de pessoas, haverá um módulo para folha de pagamento, outro para controle de jornada, outro para avaliação de desempenho, e assim por diante. Cada módulo deve carregar algumas funcionalidades, cumprindo com requisitos estipulados por quem vai fazer uso da solução. Este exercício serve para determinar o que está e o que não está contemplado no projeto. Para ficar mais claro para todos os motivos pelos quais cada requisito está sendo considerado, você pode desenvolver uma matriz de rastreabilidade de requisitos, onde são justificados todos os elementos considerados, demonstrando como eles contribuem para o objetivo final. Liste premissas e restrições Um exercício por vezes esquecido no gerenciamento de projetos e definição do escopo é a identificação das premissas e restrições do projeto. Premissa é tudo aquilo que se considera essencial para o desenvolvimento do projeto. No caso da construção de uma casa, por exemplo, podemos dizer que uma premissa é que os materiais sejam comprados com antecedência. Já as restrições são fatos ou situações que limitam a execução do projeto, como, por exemplo, o orçamento. Se você tem apenas 10 mil reais para desenvolver um novo protótipo de carro, pode ser que o produto final não fique exatamente como você gostaria, pela falta de recursos. Crie a EAP do projeto A Estrutura Analítica do Projeto é uma espécie de mapa que permite detalhar as atividades inerentes a cada entrega do projeto, dando uma dimensão mais completa de todo o esforço necessário para a conclusão do mesmo. Com a EAP, fica mais fácil dimensionar a quantidade de pessoas e recursos necessários para o desenvolvimento da iniciativa, bem como elaborar o diagrama de caminho crítico, o qual auxilia na mensuração do tempo necessário para o trabalho. No projeto de uma nova ala hospitalar, por exemplo, podemos decompor o entregável UTI em unidades menores, como: fundação; edifício; rede elétrica; rede de água e esgoto; entre outras. Essas podem, ainda, ser pormenorizadas, dependendo da complexidade do projeto e necessidade de detalhamento das atividades envolvidas. Valide o escopo Finalmente, não esqueça de validar o escopo do projeto com o sponsor e demais stakeholders, obtendo a aprovação de todos com relação aos dados levantados. Desta maneira, caso haja uma solicitação de mudança no meio do caminho ou então um questionamento acerca da execução do projeto, você terá um documento comprobatório de que todos estavam cientes de como seria o desenvolvimento do trabalho. Principalmente quando desenvolvemos projetos internos, isto é, para a nossa própria organização, esquecemos desta etapa. E quando surgem os problemas, ninguém lembra do que foi acordado inicialmente, gerando uma série de conflitos. Planejar e definir o escopo de um projeto não precisa ser difícil nem conflituoso. Siga estas dicas, utilize uma ferramenta de gestão de projetos para acelerar os fluxos de informação e otimize seu trabalho!

A constante busca por resultados e maior competitividade tem levado as organizações hospitalares a desenvolverem melhores estratégias de gestão, sendo a gestão à vista, uma das aplicadas. Quando falamos neste termo, nos referimos à modalidade de gestão que deixa tudo às claras, tanto para os dirigentes do hospital quanto para funcionários, fornecedores e investidores. O intuito é envolver todos os stakeholders na busca por resultados, deixando claro (à vista) quais são os objetivos traçados, as metas a serem alcançadas e, claro, os resultados obtidos ao longo do tempo. Não é uma mudança fácil de ser implementada, afinal, muitos gestores ainda têm medo de comunicar abertamente quais são os planos de longo prazo, o faturamento real da organização, os custos da operação, as falhas e acertos. Entretanto, cada dia mais, vê-se a necessidade de colocar tudo em pratos limpos para atrair a atenção de potenciais investidores e assim consolidar a marca no mercado. A gestão à vista na tomada de decisão Um dos maiores objetivos em se implementar a gestão à vista em uma organização hospitalar é melhorar a tomada de decisão, envolvendo desde o nível operacional até o estratégico. A partir do estabelecimento de metas, a empresa de saúde atribui a cada setor e funcionário determinarmos indicadores de performance, como as metas de redução de infecção hospitalar, por exemplo. Esse número é conhecido por todos e o desempenho do setor rumo à meta é divulgado diariamente, seja por meio de quadros localizados em ambientes de grande fluxo de pessoas ou por meio de tecnologias, como sistemas de gestão estratégica. Essa medida simples evita que os resultados sejam conhecidos somente ao final do mês, contribuindo para que a equipe aja proativamente para contornar obstáculos e chegar aos resultados almejados. Um hospital que tenha esse sistema implementado mostra, a potenciais investidores, que busca o alinhamento estratégico em todas as instâncias de atuação, o que confere maior credibilidade à marca. Gestão à vista e maior produtividade Quando os objetivos, metas e responsabilidades são compartilhados, os colaboradores sentem-se parte vital do processo de geração de valor, tornando-se mais engajados. Um técnico em enfermagem que seja estimulado a oferecer ideias e soluções para problemas internos, por exemplo, passa a atuar de maneira mais focada, elevando a qualidade dos serviços prestados aos pacientes e demais setores. O comprometimento elevado faz com que os profissionais aumentem a produtividade e também a qualidade dos serviços prestados, o que se reflete em uma melhor imagem da empresa de saúde junto ao mercado. As organizações que configuram a lista das melhores empresas para se trabalhar no mundo, por exemplo, têm boas cotações na bolsa de valores, são respeitadas pelo público em geral e recebem aportes de investidores com maior frequência. Esse tipo de reconhecimento da sociedade também pode ser conquistado por clínicas e hospitais, desde que estes invistam em estratégias de gestão focadas no ser humano como peça-chave na geração de valor. Não é incomum vermos investidores questionando sobre pesquisas de clima organizacional e entrevistando colaboradores para saber como a empresa realmente é, antes de fazer qualquer negociação. Neste sentido, a gestão à vista faz com que o discurso interno seja sempre o mesmo, bem como a cultura organizacional esteja consolidada para oportunidades de aporte de capital. Gestão à vista e redução de riscos A análise de riscos é uma das primeiras a serem feitas por qualquer investidor, independentemente da situação financeira da organização hospitalar. Os riscos podem ser toda ordem, portanto, é imprescindível ter na ponta do lápis todos os eventos que podem impactar positiva ou negativamente os negócios. A gestão à vista, neste caso, auxilia na detecção de problemas com maior velocidade e precisão, já que os indicadores de performance são compartilhados com todos. Qualquer desvio do planejado é facilmente percebido e pode ser tratado antes que riscos maiores venham a ocorrer. Do ponto de vista do investidor, esse tipo de atitude por parte da empresa de saúde demonstra maturidade para lidar com questões internas e externas e preparo para enfrentar qualquer adversidade, estimulando-o a realizar o investimento com segurança. Na hora de atrair investimentos externos, não tenha medo de mostrar o potencial da sua instituição e envolva cada colaborador neste processo. Desta maneira, não há como errar! Quer saber mais sobre gestão à vista e termos relacionados? Inscreva-se em nossa newsletter e fique por dentro de novos conteúdos!

Ninguém está livre da competitividade do mercado. Até mesmo instituições de saúde devem preocupar-se com performance, qualidade e resultados. Quanto mais eficiente sua organização é, maiores as chances de perpetuar os negócios. Entretanto, vemos uma grande dificuldade em estipular e monitorar indicadores de desempenho em instituições de saúde. É por esse motivo que, no post de hoje, você confere como os indicadores de desempenho podem ajudar a melhorar a gestão hospitalar. Vamos adiante? O que são indicadores? Antes de mais nada, vamos relembrar o que são indicadores de desempenho. Tratam-se de unidades de medida que auxiliam no monitoramento e mensuração de resultados da organização hospitalar. Estão estreitamente ligados ao planejamento estratégico da organização e permitem acompanhar a evolução das metas de qualidade estipuladas no planejamento anual.   Como planejar os indicadores de qualidade certos? A partir dos objetivos globais da organização hospitalar, devem ser identificadas as metas de curto, médio e longo prazo. A cada uma das metas são atrelados um ou mais indicadores de performance que permitam acompanhar o desempenho rumo ao objetivo final. Tais métricas devem ser monitoradas mês a mês a fim de proverem uma visão abrangente e segura sobre ações X resultados. Neste sentido, um software de gestão pode ser um grande aliado, afinal, traz facilidades na hora de estabelecer e monitorar seus indicadores de qualidade na gestão hospitalar.   Indicadores de qualidade Os indicadores de qualidade hospitalar são um dos grupos mais importantes de dados a serem acompanhados. Eles indicam a performance da sua instituição em oferecer um bom serviço de saúde, zelando pelas melhores práticas hospitalares. Um bom desempenho em qualidade significa pacientes satisfeitos, com a saúde em dia, sem falar na melhoria da reputação da marca. Confira alguns destes indicadores: ●      Taxa de mortalidade geral hospitalar; ●      Taxa de infecção hospitalar; ●      Taxa de cesáreas; ●      Taxa de cirurgias desnecessárias; ●      Taxa de complicações ou intercorrências; ●      Taxa de mortalidade; ●      Taxa de glosas por planos de saúde; ●      Entre outras. Indicadores de uso eficiente da infraestrutura O investimento em infraestrutura é um dos mais altos na área de saúde. Um leito cirúrgico ocioso, por exemplo, significa que seu investimento não está trazendo retorno financeiro para a organização. O mesmo acontece com equipamentos de Raio X, Ressonância Magnética e salas de cirurgia. Se não há pacientes, não há ganho financeiro, apenas despesas. Neste sentido, cabe a identificação e monitoramento de indicadores que mostrem o uso efetivo do espaço, tal como: ●      Taxa de ocupação de leitos; ●      Taxa de ociosidade de equipamentos; ●      Depreciação de equipamentos; ●      Taxa de retorno sobre o investimento.   Indicadores de desempenho humano Outra vertente a ser monitorada regularmente são os indicadores de desempenho humano, que estão atrelados à performance da sua equipe. Dada a infraestrutura necessária para que todos trabalhem com qualidade, é possível monitorar uma série de indicadores que ajudarão na gestão hospitalar: ●      Produtividade por hora; ●      Custo de pessoal por hora; ●      Taxa de absenteísmos; ●      Taxa de ociosidade; ●      Efetividade de treinamentos; ●      Retorno sobre o investimento em pessoal.   Indicadores de qualidade no atendimento No setor de saúde, a qualidade no atendimento é uma das maiores responsabilidades de qualquer empresa. O estado delicado em que os pacientes se encontram, tanto física quanto psicologicamente, exige um preparo adequado e, claro, o monitoramento de indicadores. Alguns indicadores de qualidade a serem acompanhados: ●      Índice de satisfação dos pacientes; ●      Número de reclamações atendidas; ●      Número de recomendações recebidas; ●      Taxa de mortalidade; ●      Taxa de infecções hospitalares; ●      Tempo médio de permanência de pacientes.   Indicadores de uso eficiente de recursos Hospitais, assim como clínicas e outros estabelecimentos que lidam com a saúde das pessoas, trabalham diretamente com compra e armazenagem de medicamentos, troca de equipamentos e implementação de novos projetos a fim de melhorar o atendimento. Neste sentido, faz-se necessário avaliar se os recursos estão sendo utilizados da maneira correta. Um exemplo fácil de ser lembrado é com relação ao estoque de medicamentos: a correta gestão de estoques evita perdas por prazos de validade vencidos. Alguns indicadores referentes à área de logística hospitalar são: ●      Qualidade dos fornecedores; ●      Giro de estoque; ●      Tempo de reposição de estoque; ●      Número de perdas de medicamentos por prazo de validade vencido; ●      Quebras de estoque por mau armazenamento.   Indicadores de gestão estratégica Os indicadores setoriais servem de base para que a organização hospitalar atinja seus objetivos maiores, previstos no planejamento estratégico. O correto acompanhamento da evolução desses esforços é feito por meio de indicadores de gestão estratégica, que podem ser: ●      Índice de lucratividade; ●      Índice de rentabilidade; ●      Nível de endividamento; ●      Patrimônio líquido.   Como gerir esses indicadores de gestão hospitalar Quando entramos em contato com tantos dados e decisões a serem tomadas, a impressão que dá é que é impossível monitorar tudo ao mesmo tempo e extrair valor de tais informações a ponto de poder melhorar a gestão hospitalar. No entanto, é possível padronizar todos os cálculos e otimizar a apuração de dados contando com ferramentas próprias para isso, como sistemas de gestão estratégica. Preparados para oferecer insights precisos a respeito dos indicadores de desempenho da sua organização, esses sistemas são capazes de demonstrar, por meio de dashboards de controle, um panorama completo da gestão hospitalar. Assim, as decisões se tornam mais simples de serem tomadas e as ações necessárias para levar adiante um objetivo estratégico ganham velocidade de execução. Quer saber mais a respeito dessa tecnologia que vem revolucionando a forma de gerir organizações hospitalares? Conheça o software de gestão estratégica da Stratec!  

Falhas de comunicação estão entre os erros mais graves cometidos na gestão de projetos. Para qualquer gestor, garantir que informação seja transmitida de forma efetiva é crucial para o desenvolvimento do trabalho e para a conquista de resultados. Num geral, gestores de projetos são bons comunicadores, mas muitos não sabem como garantir uma troca de ideias assertiva com seu time, clientes e outros stakeholders. Portanto, o desafio de combinar comunicação efetiva e gestão de projetos é real, mas pode ser vencido, gerando resultados cada vez mais satisfatórios. Quer saber como? Além das palavras: a importância da comunicação Antes de mais nada, é válido ter informações que ajudam a compreender o valor da comunicação efetiva na gestão de projetos: Dados apontam que 75% dos executivos acreditam que seus projetos estão destinados ao fracasso desde o início. Em contrapartida, 90% do tempo de um gestor que concluiu um projeto com sucesso foi gasto em atividades relativas à comunicação. Comunicar não é apenas compartilhar informações E não basta, simplesmente, trocar informações ou enviar dados para os stakeholders. A comunicação só é efetiva quando o receptor entende, de fato, o que o emissor daquela mensagem quis dizer. Em outras palavras, uma comunicação só é efetiva quando não apresenta falhas e, muitas vezes, o gestor desconsidera essa possibilidade no processo. Apenas enviar um e-mail ou disponibilizar dados na intranet, por exemplo, não garante que a troca seja bem-sucedida. Problemas desse tipo estão entre as causas mais frequentes de falhas em projetos. A comunicação como relacionamento Por essa razão, é preciso haver um esforço para alinhar a comunicação com a equipe e com as demais pessoas envolvidas no projeto. Ao gestor, é preciso entender que a comunicação efetiva se dá quando há um relacionamento entre as partes. É esse esforço que garante que os envolvidos estejam “na mesma página” e falem “a mesma língua”, diminuindo ruídos e falhas que atrapalham o bom andamento do trabalho. Desta maneira, não importa quais linguagens sejam utilizadas – formal ou informal, escrita ou não-verbal -, é papel do gestor desenvolver um ambiente em que a comunicação aconteça de forma clara, direta e objetiva. O segredo está no o planejamento Fazer tudo isso acontecer nem sempre é fácil. A comunicação nos é natural e, por isso, pensar em planejar essa atividade pode parecer estranho. Como visto, porém, o sucesso baseia-se em uma comunicação pautada por recursos que contribuam para sua efetividade. Nesse sentido, o planejamento e análise das comunicações precisa ser incluído no processo. Pensando nisso, preparamos algumas dicas: Defina para quem, quando e como Nem todo mundo precisa receber todas as informações. Comunicar tudo a todas as pessoas envolvidas no projeto pode ser desnecessário, improdutivo e pouco efetivo. O gestor precisa saber a quem cada informação se destina, quando essa deve ser fornecida e qual canal de comunicação utilizar em cada caso. O uso de softwares de gestão de projetos é a melhor forma de disseminar as informações com a velocidade e qualidade necessárias, segmentando-as de acordo com os interesses. Evite o excesso de informações Qualidade é melhor do que quantidade. O excesso de dados pode tornar qualquer material ou conversa exaustiva e confusa. Isso contribui para que haja falhas no processo de recepção da mensagem. Escolha os canais de comunicação adequados Por vezes, a comunicação digital – seja por e-mail ou outras plataformas – parece a mais prática e interessante. Nem sempre, porém, é a mais efetiva. Há casos em que a comunicação verbal é mais adequada para garantir a que a informação vai ser devidamente compreendida por seus destinatários, por exemplo. Avalie a necessidade do uso da linguagem técnica Escolher a linguagem certa para cada material e ocasião também faz a diferença. Por vezes, simplificar a mensagem é a chave para uma comunicação mais efetiva. Um dos fatores de sucesso de um bom processo de comunicação em projetos é o feedback. Que tal saber como usá-lo?

Não pode ler agora? Ouça a matéria clicando no player:   No gerenciamento de projetos, podemos dizer que temos um tripé essencial para o sucesso de qualquer iniciativa: escopo, tempo e custos. Qualquer variação de escopo ou de tempo afeta na gestão de custos, gerando despesas adicionais para a conclusão do projeto. Leia também: Como garantir o cumprimento de prazos em projetos? A correta gestão dos processos que envolvem o planejamento, as estimativas, os financiamentos, os investimentos e aquisições necessárias à empreitada garante a conclusão do projeto dentro do orçamento previsto. Mas o que você precisa saber para fazer uma boa gestão de custos em projetos? Planejamento de custos A fase de planejamento é a mais importante na gestão de custos. É onde você vai determinar as políticas e os procedimentos para controlar todas as despesas do projeto. É também o momento de criar fluxos de aprovação e métodos de registro de todos os custos envolvidos na iniciativa. É durante o planejamento que você faz o alinhamento com a equipe no que tange aos termos e unidades de medida a serem utilizadas. Por exemplo: na construção de uma casa, você pode comprar tijolos por unidade ou por metro quadrado; pode comprar fios por metragem ou peso. Essas definições são essenciais para que a execução do projeto não venha a ser comprometida pela interpretação equivocada dos dados no momento da aquisição de insumos. Estimativa de custos Feito o planejamento, é hora de verificar quanto o projeto custará ao cliente. Obviamente, esse cálculo não é 100% exato, por isso, falamos em estimativas. Com base na EAP montada durante o planejamento do escopo, você e sua equipe determinarão quais recursos são necessários para cada atividade ligada ao projeto. É importante chegar aos mínimos detalhes para que nada fique de fora do seu orçamento. Entram neste cálculo custo de homem/hora, tecnologias a serem utilizadas, insumos, tipos de materiais, licenças de softwares, entre outros. De qualquer forma, é ao longo da execução que você conseguirá chegar a uma precisão maior dos custos envolvidos no desenvolvimento da solução. Dentre as técnicas utilizadas para estimativa de custos podemos citar a opinião especializada, que é a consultoria de um profissional com vasta experiência no tipo de projeto em questão; a estimativa análoga, que é o comparativo do seu projeto com outros projetos semelhantes; a estimativa paramétrica, baseada em cálculos estatísticos; e a estimativa de três pontos, que prevê três cenários distintos: mais provável, otimista e pessimista. Orçamento Com todas as projeções prontas, é possível determinar o orçamento necessário para levar o projeto até o final e gerar valor agregado ao cliente. Muitas empresas começam a planejar a gestão de custos em projetos nesse momento, o que pode ser arriscado. Nem sempre o orçamento que você tem disponível é suficiente para levar sua iniciativa a cabo. O método mais eficaz para estipular o orçamento de um projeto é atrelar os custos a cada pacote de trabalho listado na EAP, visando identificar quanto custará cada fase do projeto. Pode ser que você perceba que em determinado momento o orçamento será insuficiente para desenvolver a solução por completo. Neste caso, é possível negociar com o cliente, modificar o escopo inicial e assim garantir um produto básico, mas funcional e rentável. Controle de custos A etapa final consiste em monitorar o previsto X realizado, a fim de saber se o orçamento está sendo cumprido. Para tanto, você deve estabelecer indicadores de desempenho que permitam fazer tal avaliação. Uma das maneiras de saber como está o desempenho da gestão de custos é utilizar o Índice de Desempenho de Custos (IDC): IDC = VA / CR Onde VA é o Valor Agregado gerado por cada atividade em relação ao custo total da atividade e CR é o Custo Real de cada atividade. Um IDC menor do que 1 representa que a atividade está custando mais do que deveria. Já um IDC maior que 1 indica que você está fazendo bom uso dos recursos disponíveis. Achou difícil fazer tantos cálculos e controles? Fique tranquilo, existem diversas ferramentas que podem auxiliar na gestão de custos em projetos. Basta saber escolher a sua!

No gerenciamento de projetos, temos um tripé essencial para o sucesso de qualquer iniciativa: escopo, tempo e custo. Um escopo mal dimensionado afeta no tempo e no custo, assim como o atraso de um cronograma pode afetar o custo e o escopo do projeto. Custos mal dimensionados podem acabar de vez com tudo o que foi planejado no escopo e no cronograma. Em outras palavras, um lado do triângulo afeta os demais. Leia também: gestão de custos em projetos – o que você precisa saber? No post de hoje vamos falar sobre um destes vértices: o tempo. De acordo com estudo do Standish Group, menos de um terço de todos os projetos são concluídos dentro do prazo estimado. Você está neste grupo? A partir de hoje, não mais. Siga essas dicas e garanta o cumprimento de prazos em projetos: Determine o sequenciamento de atividades Esperar que sua mente registre e ordene absolutamente todas as tarefas que devem ser realizadas por você e sua equipe é um grande risco. Nossa mente é seletiva, ainda mais em tempos onde temos um excesso de informações chegando a todo instante. A melhor forma de começar a organizar os prazos do projeto é criar uma lista de afazeres, ordenando-as segundo uma sequência lógica. Você poderá ter tarefas executadas concomitantemente e outras que dependem de atividades anteriores para serem iniciadas. É importante determinar essas interdependências, criando um mapa, também chamado de diagrama de rede. Existem vários tipos de diagramas de rede, entre os mais conhecidos estão o Gráfico PERT (Program Evaluation and Review Technique) e o PDM (Precedence Diagramming Method). Ambos métodos de análise permitem identificar onde estão os gargalos do projeto, isto é, atividades que podem comprometer o andamento e acarretar em atrasos. Assim, você pode dimensionar um prazo maior para essas atividades, encontrar maneiras de reduzir os riscos de atraso e alocar mais pessoas nessas tarefas para que elas sejam concluídas dentro do prazo estimado. Identifique responsáveis, recursos e prazos Cada atividade do seu cronograma terá recursos físicos e humanos alocados. Saber exatamente o que será preciso para concluir cada tarefa é essencial para deixar tudo à mão e evitar atrasos. Feito isso, também é preciso definir datas limites para os entregáveis. Faça uma reunião com seu time e estime o tempo necessário para cada atividade, sempre considerando um tempo adicional a cada fase do projeto para ganhar aquele fôlego em momentos mais difíceis. Mais uma vez, não confie somente na memória das pessoas ou em post-its colados frente ao computador. Uma ferramenta de gestão te dará maior poder de controle sobre as atividades do projeto, como faróis de sinalização para que você e sua equipe saibam de imediato quais atividades estão atrasadas, quais estão no limite e quais ainda gozam de tempo para serem concluídas. Alertas via e-mail são uma boa forma de manter todos focados nos objetivos do projeto e no cumprimento de prazos, algo que pode muito bem ser feito por uma solução tecnológica desenvolvida para a otimização de resultados. Monitore o desempenho da equipe Após o planejamento do cronograma, estimativa de atividades e prazos, tudo o que você precisa é criar um mecanismo para acompanhar o desempenho da equipe e o cumprimento de prazos. Aqui os recursos são vários: você pode fazer uma gestão simplificada, por meio de um quadro Kanban; com auxílio de um software que indique tais informações em um dashboard de controle; ou ainda com um Gráfico de Gantt. Em nosso post “Os indicadores de performance que você não pode perder de vista ao gerenciar projetos”, você encontra algumas fórmulas que ajudam a calcular o desvio do cronograma e as implicações disto no seu projeto. Prazos foram feitos para serem cumpridos. A falta de cuidado nesta parte do planejamento de um projeto pode acarretar em sérias consequências para você e seus clientes, chegando a inviabilizar um projeto pela perda do time to market, por exemplo. Sendo assim, use um sistema de gestão que auxilie neste processo, desde a estimativa de tempo de cada tarefa a ser realizada até o monitoramento do previsto X realizado. Como você garante o cumprimento de prazos nos seus projetos? Compartilhe sua experiência conosco!

Os indicadores de performance são ferramentas de gestão que auxiliam a monitorar e controlar o desempenho de projetos. Por meio deles, sua equipe é capaz de saber como está o andamento de cada atividade, se os prazos estão sendo cumpridos e os objetivos alcançados. A quantidade de indicadores depende da complexidade do projeto e da necessidade de acompanhamento que este tem, portanto, varia de empresa para empresa e também de projeto para projeto. No post de hoje, você confere quais são os indicadores de performance que você não pode perder de vista ao gerenciar seus projetos. Confira: Custo do projeto ou CPI Um dos indicadores mais importantes em qualquer iniciativa é o custo. Você prevê seu orçamento no momento de planejar as etapas, recursos e atividades do projeto, e acompanha os gastos realizados para verificar se o previsto está sendo realizado ou se existe alguma dissonância. O cálculo deste indicador é bastante simples: Valor planejado = % de tarefas a concluir x orçamento do projeto. Caso você esteja estimando o orçamento com base nas horas de trabalho da sua equipe, a fórmula sofre uma pequena alteração: Valor planejado = horas restantes para concluir o projeto x valor da hora/homem Retorno sobre o investimento (ROI) O ROI – Retorno sobre o Investimento é um dos indicadores mais utilizados para calcular se um projeto está gerando o lucro esperado ou não. Mas há que atentar-se para o fato de que ele é uma medida do passado, ou seja, só pode ser calculado com base no seu histórico. Ele também pode variar de um mês para outro, portanto, é uma medida incerta, que deve sempre ser avaliado junto a outros indicadores econômicos, como VPL – Valor Presente Líquido e TIR – Taxa Interna de Retorno. De qualquer forma, quanto maior for o ROI de um projeto, mais dinheiro ele está trazendo para sua empresa. Só é preciso verificar se esse retorno justifica o investimento ou se o dinheiro poderia ser investido em outro projeto, decisão que pode ser facilmente tomada com a análise de viabilidade do projeto. Desempenho de prazos ou SPI Projeto atrasado significa equipe mobilizada por mais tempo, mais recursos utilizados e, claro, cliente insatisfeito. Você pode até perder todo o investimento realizado caso o projeto atrase muito, como ocorreu com várias obras das Olimpíadas. Por não terem sido terminadas a tempo, seu objetivo se perdeu. Sendo assim, um dos indicadores de performance de projetos que não pode faltar no seu controle é o desempenho de prazos ou SPI (Schedule Performance Index). Para calcular esse indicador, basta verificar o cronograma previsto X realizado, dividindo a quantidade de horas realizadas pelo total de horas previstas. Quanto mais seu resultado se aproximar de 1, melhor está o seu desempenho em cumprir com o cronograma do projeto. Desvio de prazo Ainda em relação ao cumprimento do cronograma planejado, você pode calcular o índice de desvio de prazo, que identifica quanto você e sua equipe estão longe de cumprir com o acordado com o cliente ou internamente. O cálculo é o seguinte: Desvio de prazo = (Término Real – Término Planejado)                                             Duração planejada Satisfação do cliente Outro importante indicador na gestão de projetos é a satisfação do cliente quando o resultado do projeto deve gerar algum tipo de benefício a ele. Neste caso, você pode utilizar uma fórmula bastante simples, aplicada por uma grande quantidade de empresas: o NPS. O Net Promote Score é uma forma de determinar a satisfação dos clientes com apenas uma pergunta: Numa escala de 0 a 10, quanto você indicaria a nossa empresa – ou equipe – para outras pessoas? Parece algo superficial, no entanto, demonstra facilmente o quanto o cliente está satisfeito ou não com o trabalho do seu time. As respostas são divididas em três segmentos: Avaliações 9 e 10: são os promotores da sua marca, clientes que indicam sua empresa para outras pessoas. Avaliações de 6 a 8: são os neutros, isto é, clientes nem satisfeitos, nem insatisfeitos. Eles não costumam recomendar as empresas para outras pessoas. Avaliações abaixo de 5: são os clientes detratores, ou seja, aqueles que estão insatisfeitos, não recomendam sua empresa a ninguém, pelo contrário, podem falar mal de você. Perguntando-se como gerenciar tantos indicadores, fórmulas e cálculos? Uma boa ferramenta de gestão é sempre recomendada, especialmente porque a maior atribuição do gerente de projetos é liderar a equipe, não se ocupar com isso, concorda? O Software Gestão Estratégica calcula automaticamente os indicadores SPI, CPI, PV, CV, SV, EV, AC, BAC, EAC, ETC e VAC. Gostou do artigo? Assine nossa newsletter e fique por dentro de outros temas de interesse do gerente de projetos!