O fluxo de trabalho é um sistema organizado de atividades padrão, cujo objetivo é transformar processos em materiais, serviços ou até mesmo informações.
Ou seja, o fluxo de trabalho conterá todos os caminhos, que terão como responsabilidade integrar as áreas da empresa ou os próprios colaboradores de uma equipe, para que alcancem um objetivo comum, que é o produto final ou o serviço oferecido.
A definição pode parecer um pouco técnica mas, na prática, ter tudo estruturado e definido é fundamental para conquistar ganho de performance e desenvolvimento. Afinal, automatizar tarefas e criar KPIs deixou de ser um diferencial, passando a ser uma medida essencial para o crescimento.
Entretanto, a automação por si só não é uma mágica que vai solucionar todos os gargalos dos seus processos. Ou seja, somente aplicar automação não necessariamente fará seu workflow mais eficaz. Você pode acabar tendo os mesmos resultados ruins, só que dessa vez aludidos por uma máquina.
Se você tem processos que não estão correndo do jeito que você quer, mesmo após a automação do fluxo de trabalho, não se preocupe: existem algumas técnicas de otimização do fluxo de trabalho, e você pode usá-los para ter os benefícios que busca.
Interessou-se pelo assunto? Então, continue a leitura deste artigo, e saiba como melhorar o fluxo de trabalho na sua empresa e qual a importância de realizar este processo. Nesse artigo vamos apresentar algumas dicas para você alavancar seus resultados!
O que é um fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho – também conhecido como workflow – é a lista de atividades funcionais da sua empresa, organizadas em ordem de prioridade e ocorrência. Ele funciona como um mapa, no qual cada etapa é um processo que precisa ser realizado para se alcançar um determinado objetivo estratégico.
Esse mapa atua como um guia, tanto para colaboradores quanto para setores da empresa. Ele deve indicar quais tarefas precisam ser realizadas, em que ordem elas devem ser executadas e quais recursos serão necessários para sua conclusão.
A aplicação dos conceitos de fluxo de trabalho podem ajudar na gestão de pessoas, no controle do processo produtivo, na melhora do atendimento ao cliente e também pode prover um maior controle financeiro.
Quais são os benefícios de um fluxo de trabalho bem estruturado?
Um workflow bem estruturado descreve a relação entre cada processo de uma empresa, indicando o modo como recursos e informações trafegam entre eles. Ele funciona como um “sincronizador” entre as diversas áreas da companhia, otimizando a execução das atividades e diminuindo o desperdício de tempo entre a realização de uma tarefa e outra.
Esse maior sincronismo entre os setores influencia diretamente na redução da taxa de erros. As tarefas diárias têm maior qualidade e padronização, diminuindo as falhas, o retrabalho e a perda de materiais e capital.
Outro ponto positivo de um fluxo de trabalho bem estruturado é o melhor aproveitamento dos recursos. Com todos os processos internos mapeados, é possível planejar de forma adequada o consumo de recursos de cada projeto, controlando e minimizando seus custos e evitando gastos desnecessários.
Como melhorar a execução das atividades?
Com tantas vantagens e consequências para os objetivos estratégicos, o workflow precisa receber certa atenção da gestão empresarial. Mesmo um fluxo de trabalho simples gera muitos benefícios, mas ele precisa estar constantemente progredindo e melhorando para manter-se operando com sucesso.
A aplicação do fluxo de trabalho, por si só, é capaz de melhorar o processo de execução das atividades de uma empresa. Entretanto, existem algumas técnicas que podem ser aplicadas para a obtenção de melhores resultados, como por exemplo:
Mapeie os processos de trabalho
O primeiro passo para melhorar o fluxo de trabalho é conhecer bem as atividades executadas em cada setor da sua empresa. Pense na companhia como uma grande linha de montagem: identifique os processos em ordem cronológica, desde a primeira tarefa executada até o alcance de um determinado objetivo.
Vamos usar como exemplo uma fábrica de carros, cujo objetivo estratégico é aumentar o índice de vendas. O workflow, nesse caso, começa desde a compra de matéria-prima, passando pela fabricação do automóvel até o fechamento da compra pelo cliente.
Lembre-se de listar e incluir quais os recursos necessários para a execução de cada estágio do plano de ação. Para cada processo, devem ser considerados recursos como:
Recursos Humanos: quantos profissionais são necessários? Quais as especialidades? Há colaboradores disponíveis?
Materiais: quais materiais brutos são necessários? Quais ferramentas, equipamentos e softwares? Há algum material que precisa ser adquirido?
Tempo: qual é o prazo da tarefa? Quantas e quais tarefas estão acontecendo ao mesmo tempo?
Capital: quanto é o custo? Qual o retorno esperado? Há reservas de capital para emergências?
Documente os processos e suas interdependências
Uma das etapas mais importantes da criação de um fluxo de trabalho é a documentação dos processos. O ideal é ver o funcionamento da empresa como uma linha de montagem, identificando todos os passos que são necessários para sua produção.
Com todas as tarefas identificadas, crie um documento que descreva o workflow e como os processos estão relacionados uns com os outros. Organize o fluxo de trabalho com as atividades na ordem de execução, incluindo os recursos necessários de cada etapa.
Assim, será possível identificar gargalos e certificar a quantidade de recursos que um projeto consome, garantindo a lucratividade da empresa naquele processo.
Use a tecnologia para ajudar no gerenciamento
A tecnologia é uma poderosa aliada na gestão empresarial e com o fluxo de trabalho não é diferente. Documentar todo o processo não é uma tarefa simples, por isso procure investir em uma ferramenta de gestão estratégica para auxiliar no gerenciamento das atividades, como um software de gestão, por exemplo. Ele ajuda a estruturar o seu workflow e otimizar os processos internos, facilitando o trabalho dos gestores e economizando tempo e esforço.
Além das ferramentas de gestão, incentive a inovação em todos os níveis e setores da empresa. Se existir uma tarefa básica e repetitiva, busque por uma solução automatizada para ela. Manter processos e ferramentas atualizados, além de dinamizar o fluxo de trabalho, aumenta a produtividade e diminui as taxas de erros.
Monitore os processos de perto
Na melhoria de processos, o monitoramento tem um papel fundamental e deve ser realizado de forma constante. O ideal é acompanhar todas as etapas do fluxo de trabalho bem de perto, coletando dados e informações de desempenho e resultados para serem analisados.
Essa supervisão próxima e progressiva ajuda a reconhecer focos de otimização no workflow, bem como identificar os gargalos de cada setor. Também é importante para identificar quais processos são mais valorizados pelos clientes e no que é necessário investir tempo e esforço de melhoria.
Avalie, repita e otimize o fluxo de trabalho
Com os dados coletados durante o monitoramento, será possível avaliar as melhorias do fluxo de trabalho para a empresa. Identifique quais aperfeiçoamentos tiveram melhores resultados e quais processos ainda precisam ser otimizados.
Em seguida, planeje e execute novas mudanças, sempre alinhando suas ações aos objetivos de negócio e às necessidades dos clientes, e repita o processo de monitoramento e avaliação.
Um bom fluxo de trabalho deve estar sempre em constante evolução para que continue trazendo benefícios para a companhia. Acompanhe o seu desempenho atentamente, sempre em busca de novos pontos de melhoria. Lembre-se que o ambiente externo muda a todo o instante e sua empresa precisa acompanhar essas mudanças para se manter competitiva.
Agora que você já sabe como melhorar um fluxo de trabalho, comece a colocar em prática essas dicas no seu negócio.
O que devo fazer antes de otimizar o fluxo de trabalho?
Como dito acima, a otimização do workflow refere-se ao processo de agilizar e simplificar operações de negócios para torná-lo mais eficiente, melhorar a qualidade e reduzir erros e custos relacionados a certa tarefa.
Também pode ser definido como o processo de renovar procedimentos existentes, acrescentando novas funções, e unindo colegas de trabalho com instruções mais simples de como fazer o trabalho de maneira eficiente.
Um ambiente de workflow ágil pode mudar a forma com que você e seus colegas trabalham. Por isso, antes de implementar qualquer mudança nos processos, faça os seguintes preparativos:
- converse com seus colegas sobre as mudanças que possivelmente irão acontecer;
- ensine-os sobre a importância de um fluxo de trabalho otimizado e como ele pode reduzir o caos nas tarefas diárias;
- dê a eles uma breve visão geral sobre que tipo de software de gestão você está planejando implementar na rotina;
- se a implementação for acontecer somente em seu time, não deixe de avisar o pessoal das finanças, operações e outros setores para que eles fiquem a par da mudança também;
- otimização e automação do workflow serão para todos, eventualmente;
- assim que eles entenderem os benefícios de otimizar o fluxo de trabalho e aprenderem as nuances de usar um software, eles ficarão mais engajados. Esteja pronto para oferecer um tempo de adaptação e acompanhe cada um nesse processo.
Bom, depois de fazer esses preparativos, é hora de otimizar seu fluxo de trabalho. E então, pronto para otimizar o fluxo de trabalho da sua empresa? Esperamos que essas dicas tenham ajudado você, bem como a indicação de um software de gestão estratégica, que realmente fará a diferença no seu dia a dia.
