Caso de sucesso
Ville de Gatineau
Impulsionando o desempenho estratégico na governança municipal com a Actio
A cidade de Gatineau está localizada no sudoeste de Quebec, na margem norte do rio Ottawa. Com uma população de aproximadamente 300.000 habitantes, Gatineau é a quarta maior cidade da província.
Há alguns anos, Gatineau criou um novo Departamento de Desempenho Organizacional para promover a melhoria contínua em todos os serviços da cidade. A missão desse departamento é fomentar uma cultura orientada para o desempenho e garantir que todas as iniciativas, seja a nível organizacional ou departamental, tenham um impacto tangível na qualidade dos serviços prestados aos cidadãos.
Para apoiar essa missão, Gatineau adotou a plataforma Actio utilizando os módulos de Gestão Estratégica e Gestão de Desempenho corporativo. Essa iniciativa teve como objetivo digitalizar o processo de gestão estratégica da cidade, quebrando silos e alinhando centenas de iniciativas e medidas de desempenho com os objetivos estratégicos da cidade.
Website: gatineau.ca
Setor: Administração pública
Tamanho da empresa: 1.001 – 5.000 funcionários
Sede: Gatineau, Quebec, Canadá
Solução Actio: Actio Gestão Estratégica
+400
iniciativas gerenciadas em uma única plataforma.
100%
de acompanhamento em tempo real de todos os indicadores de desempenho e projetos.
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estratégia unificada, desde os executivos até a linha de frente.
Redução significativa no tempo de elaboração de relatórios manuais.
Apresentações mensais estáticas em PowerPoint eliminadas com apresentações dinâmicas.
Software é utilizado inteiramente em francês.
Desafios
A liderança de Gatineau reconheceu que seus métodos tradicionais de gestão estratégica não estavam acompanhando as necessidades da cidade. Vários fatores impulsionaram a necessidade de digitalizar o processo de gestão estratégica:
Grande volume de iniciativas
A cidade gerencia mais de 400 iniciativas, objetivos e medidas de desempenho. Acompanhar todas essas iniciativas estratégicas e garantir que elas estejam alinhadas com os objetivos gerais era extremamente complexo sem um sistema unificado.
Falta de visibilidade em tempo real
O planejamento estratégico e a elaboração de relatórios eram feitos com ferramentas básicas, como planilhas do Excel e PowerPoint. Isso dificultava o acompanhamento do progresso em tempo real e a comunicação eficaz das atualizações.
Relatórios manuais
A equipe dedicava muito tempo à coleta de dados e à preparação de apresentações para reuniões de resultados. Essas apresentações eram criadas do zero a cada vez, agregando dados de várias planilhas. O processo era demorado e propenso a erros, tirando o foco da melhoria real do desempenho.
Alinhamento estratégico limitado
Talvez o mais importante seja que os funcionários nem sempre compreendiam o “porquê” por trás de sua contribuição. Com metas e métricas registradas em documentos distintos, havia uma desconexão entre os objetivos de alto nível e as atividades operacionais.
Solução
A Actio forneceu a plataforma única de que Gatineau precisava para centralizar o planejamento estratégico e o acompanhamento do desempenho.
Todos os departamentos agora atualizam o status de seus projetos e KPIs no Actio Gestão Estratégica, vinculando cada iniciativa aos objetivos estratégicos da cidade. Os painéis intuitivos e os relatórios automatizados da plataforma transformaram os planos estáticos de Gatineau em uma estratégia viva e dinâmica. As partes interessadas em todos os níveis podem fazer login para ver o progresso em tempo real em direção às metas.
Implementação e impacto
Os principais aspectos da solução incluíram:
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Desdobramento estratégico e alinhamento:
O recurso Desdobramento do Actio foi introduzido para visualizar a hierarquia desde as metas de nível superior até os projetos individuais. O software tornou o mapa estratégico da cidade claro e acessível. Essa cascata garantiu que cada projeto e KPI estivesse explicitamente vinculado a prioridades mais amplas. A equipe de Gatineau escolheu esse recurso para comunicar o objetivo e a direção por trás de cada projeto, aplicando-o ao mapear todas as iniciativas departamentais ao plano estratégico da cidade.
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Envolvimento e responsabilidade:
Essa linha condutora estratégica, que vai das principais prioridades da cidade até os projetos individuais, também promoveu a responsabilidade – as equipes conhecem o “significado” por trás de suas tarefas e se sentem motivadas.
Quando os usuários inserem atualizações de KPIs, eles podem ver imediatamente qual meta a métrica influencia e “por que” ela é importante. O resultado foi uma mudança drástica de mentalidade.
Essa clareza motivou as equipes a se concentrarem nos resultados e assumirem a responsabilidade pelos resultados, em vez de apenas relatar números.
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Eficiência e tomada de decisões:
A Gatineau abordou a questão dos relatórios manuais e da unificação de dados aproveitando os recursos dinâmicos de relatórios, painéis e apresentações do Actio. A equipe configurou painéis e apresentações ao vivo que extraem os status mais recentes dos projetos e os números dos KPIs, eliminando a necessidade de recriar apresentações todos os meses.
Isso significa que o Departamento de Desempenho e os gerentes de projeto gastam menos tempo preparando relatórios e mais tempo executando e analisando resultados.
Além disso, o Actio possibilitou visibilidade em tempo real. Com informações atualizadas ao seu alcance, os líderes da Gatineau podem tomar decisões mais rapidamente. Os altos funcionários podem fazer login e verificar o progresso a qualquer momento, e a equipe gasta menos tempo respondendo a solicitações não planejadas e/ou inesperadas.
“Depois de atualizar um projeto, eles não precisam mais enviar um e-mail toda vez para seu gerente. O gerente pode simplesmente fazer login e ver o progresso… É isso”, explica Eric, destacando como a transparência melhorou a eficiência da gestão.
O que podemos aprender com Ville de Gatineau
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Mudança cultural e maturidade organizacional:
Embora a tecnologia tenha sido o facilitador, a transformação de Gatineau é fundamentalmente uma história de mudança cultural. Eles reconhecem que essa jornada é contínua e requer o desenvolvimento da maturidade da organização passo a passo. “Tudo começa com a cultura”, diz Eric. “No momento, em termos de maturidade, estamos progredindo, mas ainda não chegamos lá. Ainda estamos desenvolvendo nossa cultura de desempenho.” Segundo sua estimativa, a cidade está apenas a cerca de 60% do caminho para onde deseja chegar em termos de adotar totalmente uma gestão baseada em dados e focada em resultados.
Essa avaliação honesta reflete que a verdadeira transformação não é instantânea. É necessário um esforço contínuo em treinamento, gestão de mudanças e demonstração de valor.
Uma importante mudança cultural observada é que os gerentes estão gradualmente passando de um pensamento orientado para a ação para um pensamento orientado para os resultados. Com o Actio tornando os resultados mais visíveis, o sucesso é medido pelo fato de as ações terem alcançado o resultado pretendido. Essa mudança promoveu uma mudança de mentalidade: os gerentes estão começando a pensar em termos de impacto, perguntando “estamos atingindo nossos objetivos?” em vez de apenas “concluímos as ações/projetos?”.
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Crescimento gradual e melhoria contínua:
A cidade está primeiro garantindo que todos estejam familiarizados com as principais funcionalidades do Actio (objetivos estratégicos, projetos, KPIs e painéis básicos). A próxima fase planejada é incorporar a camada de gestão de riscos, integrando registros de riscos e ações de mitigação às medidas estratégicas e projetos. A longo prazo, Gatineau poderá usar o Actio para apoiar uma abordagem robusta de gestão de portfólio de projetos.
O Actio garante que se adapta às necessidades atuais da sua organização e está pronto para a maturidade da sua gestão no futuro.
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Apoio e visão da liderança:
Os executivos de Gatineau não só patrocinaram a implementação do Actio, como também defendem a cultura do desempenho.
Eles comunicam frequentemente a visão de serem uma organização orientada para os resultados. Eric menciona que parte da sua visão é “posicionar-nos como líderes entre os municípios canadenses” na forma como gerem o desempenho.
Essa meta ambiciosa ajuda a reunir a cultura interna em torno da busca pela excelência, não apenas pela conformidade. Ela transmite uma mensagem: usar o Actio e focar nos dados não significa burocracia extra, mas sim tornar-se uma das cidades mais bem administradas em termos de gestão estratégica.
Resumo
O caso de Gatineau destaca que a adoção de tecnologia e a maturidade cultural andam de mãos dadas. A Actio forneceu as ferramentas para mudar a forma como o trabalho é feito, mas o lado humano – mudar mentalidades e criar novos hábitos – é uma jornada contínua. A cidade fez grandes progressos, mas continua comprometida com a melhoria contínua à medida que avança na maturidade da sua gestão estratégica.
Com uma liderança visionária, foco na cultura e as ferramentas digitais certas, como a Actio, uma cidade pode reinventar suas práticas de gestão estratégica. A cidade está agora mais ágil, transparente e alinhada na execução de sua estratégia — tudo em benefício de seus cidadãos.
A experiência pioneira de Gatineau serve como um exemplo convincente de como a adoção da digitalização estratégica pode capacitar um município a alcançar novos patamares de desempenho e responsabilidade.
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