É comum que dentre as atividades de uma empresa algumas precisem ser executadas todos os dias, exigindo dos gestores que se faça um gerenciamento da rotina. As atividades que se repetem constantemente, podem até ser maçante para os colaboradores, contudo, acontece com frequência de situações emergenciais tomarem o foco e as tarefas mais simples serem deixadas de lado. Com isso, outras atividades são prejudicadas, pois as pequenas tarefas rotineiras são essenciais para o funcionamento eficiente da organização de um modo geral.
Por causa disso, é fundamental buscar um bom gerenciamento de rotina que consiga mapear as atividades da empresa que são imprescindíveis para as outras operações diárias. Também é importante transmitir isso com clareza aos responsáveis por cada tarefa para melhorar cada vez mais os resultados da equipe.
Existem algumas práticas de gestão capazes de ajudar a melhorar esse gerenciamento de rotina. Se quer saber quais são, continue lendo este artigo.
GRD – Gerenciamento da Rotina Diária
O GRD (Gerenciamento da Rotina Diária) tem se popularizado no ambiente corporativo, por se tratar de uma metodologia que ajuda a orientar os membros de uma equipe sobre como melhorar seus resultados, por meio de três principais pilares, que são a melhoria contínua, a padronização do trabalho e o tratamento de anomalias.
Uma técnica bastante usada para isso no GRD é o Ciclo PDCA, que visa ajudar no desenvolvimento e melhoria das empresas e suprimir as anomalias nas atividades. De forma resumida, o PDCA consiste em 4 passos:
- planejar (traçar objetivos e caminhos);
- executar (fazer acontecer);
- controlar (comparar o planejamento e a execução);
- melhorar (fazer correções).
Padronização de processos
Padronizar os processos é uma excelente estratégia para economizar tempo e ampliar a confiança dos profissionais na execução das tarefas. Quando há um padrão para realizar uma atividade, ela pode ser feita por vários colaboradores e não apenas por um responsável específico.
Como o gerenciamento de rotinas consiste em verificar e realizar ações cotidianas para que os colaboradores estejam aptos a desenvolver suas obrigações, isso se torna muito mais fácil com a padronização.
Organização de prioridades
O fluxo de trabalho é otimizado quando há uma divisão das rotinas de maneira objetiva e clara. Isso deve ser feito com base na prioridade de cada tarefa, de modo a separar as atividades normais daquelas que são críticas.
Dentre os critérios utilizados para organizar as prioridades estão o prazo de entrega, o grau de impacto no funcionamento da instituição, os recursos envolvidos e o nível de dificuldade da execução.
Distribuição de tarefas
Centralizar atividades é um hábito nocivo para a eficiência e o cumprimento de prazos. Por causa disso, é fundamental distribuir corretamente as tarefas e delegar rotinas aos diversos profissionais da equipe de acordo com a prioridade dos procedimentos e a capacidade de cada colaborador.
Aqui também é importante considerar as prioridades e repassar principalmente aquelas tarefas que podem ser feitas por qualquer funcionário por ter um padrão a ser seguido. Vale destacar que delegar atividades para quem não tem habilidade para sua execução pode ser prejudicial e gerar um efeito cascata, atrapalhando o andamento de outras tarefas.
Monitoramento de desempenho
A gestão de rotina requer um monitoramento constante, tanto individualquanto da equipe e da empresa de um modo geral.
Isso é feito por meio de controle de tarefas e cobrança da execução dos procedimentos dentro dos prazos previstos. O uso de ferramentas que auxiliem a conferência do andamento das atividades é bastante útil, sejam check-lists e planilhas ou aplicativos e softwares de gerenciamento de planos de ação.
O monitoramento permite a verificação de problemas em determinadas rotinas, de modo a motivar a busca por alterações, correções ou o planejamento de novos procedimentos.
Categorização das rotinas
Uma técnica interessante e que pode gerar bons resultados na produtividadedos colaboradores é categorizar as rotinas operacionais. A prática consiste em separar em grupos os procedimentos a serem realizados de acordo com sua semelhança.
A partir daí, a equipe pode focar nas atividades de uma mesma categoria, de modo a facilitar a concentração e tornar o trabalho mais rápido. Isso porque, quando alguém precisa quebrar sua atenção para executar tarefas muito distintas, a tendência é que o processo seja mais demorado.
À medida em que essas práticas vão fazendo parte do gerenciamento de rotina, uma nova cultura é implantada na empresa, voltada à execução organizada das tarefas diárias e maior disciplina dentro da equipe.
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