Gerir projetos se tornou tão complexo quanto gerir uma empresa. Precisamos definir escopo, prazos, custos, recursos, aquisições, viabilidade, canais de comunicação, entre vários outros detalhes.
A correta mensuração do que será necessário para levar uma iniciativa à conclusão é fator determinante para o sucesso empresarial, o que exige ferramentas de apoio, como um software de gestão de projetos.
É fato que, por muito tempo, fizemos tudo isso à mão, em planilhas de Excel, confiando no feeling e na experiência dos profissionais envolvidos. Porém, sabe-se que quanto mais complexo o controle feito manualmente, mais susceptível a erros ele está, podendo gerar desperdícios e prejuízos desnecessários. E, diante da acirrada concorrência, ser altamente preciso e veloz nas decisões e nas ações é essencial.
Leia também: Escopo de projeto: o que é e como aplicar?
Saiba agora mesmo o que considerar na escolha da ferramenta que será sua aliada:
1. Qual é sua necessidade real?
Antes de adquirir o software de gestão de projetos só porque ele possui uma boa reputação no mercado ou por que alguém disse que é bom, considere as necessidades reais da sua empresa.
O que precisa ser gerido? Com que nível de detalhamento? Quantas pessoas precisam ter acesso à ferramenta? Que tipo de análises serão necessárias?
Vale mais esperar pela ferramenta certa do que pegar o primeiro software que aparecer e descobrir que seu esforço de transportar todas as informações para ele foi em vão.
2. Quais são as funcionalidades necessárias?
As funcionalidades do sistema de gestão de projetos é que vão conferir agilidade, eficiência e produtividade ao seu time. Muitas empresas investem altas somas de dinheiro em tecnologias cujas funcionalidades não subaproveitadas ou ainda em ferramentas que deixam a desejar nesse quesito.
As funcionalidades devem corresponder às suas necessidades, refletir seus processos de gestão e trazer as informações de que você precisa de maneira rápida e intuitiva.
Além disso, procure avaliar nos softwares se eles vão além dos projetos. Algumas soluções contemplam uma solução de gestão estratégica ao controle de projetos, conferindo uma unidade maior na gestão dos resultados da sua companhia.
3. É possível customizar a solução?
Cada empresa possui suas particularidades. A melhor maneira de fazer com que um software de gestão de projetos responda a todas elas é contratando uma solução que tenha a possibilidade de ter a sua cara.
Consulte os fornecedores para verificar a possibilidade de customização. Algumas soluções serão altamente customizáveis, outras nem tanto. Mais uma vez, avalie a necessidade da sua empresa e se a tecnologia corresponde ao que você espera.
4. O software é escalável?
Em um mercado onde as empresas estão se tornando cada vez mais projetizadas, é essencial ter uma solução que seja escalável. Isso significa ter um software com capacidade de expansão de espaço de armazenamento, conforme sua empresa cresce.
Verifique se o fornecedor garante essa possibilidade ou se, havendo necessidade de aumentar o número de usuários e dados você terá que trocar de sistema. Melhor investir em algo de longa duração do que em um software que logo terá que ser substituído.
5. A solução é colaborativa?
Trabalhar em equipe é essencial na gestão de projetos, mas não podemos partir do pressuposto que seu time sempre estará reunido dentro da mesma sala, usando os mesmos gadgets e ferramentas.
Dentro desta perspectiva, verifique se a solução contratada permite colaboração em tempo real, especialmente na nuvem. Softwares oferecidos no modelo SaaS (Software as a Service) trazem vantagens para o trabalho colaborativo.
6. Todas as áreas da gestão de projetos são contempladas?
A complexidade de cada projeto determina a necessidade de gerenciamento. Iniciativas pequenas consomem poucos recursos, muitas vezes não precisam de análise de viabilidade. Mas, quando se trata de algo grande, os detalhes é que mandam.
Neste sentido, confira se o software de gestão de projetos a ser contratado permite gerenciar todo o ciclo do projeto mais complexo que você possa vir a ter. Assim você não precisará de controles externos e alternativos.
Verifique se é possível controlar planos de ação, cronograma, indicadores (KPIs), tarefas em atraso, custos, entre outros. Funcionalidades extras como um fórum onde os colaboradores podem trocar ideias online e até mesmo a possibilidade de ter o agendamento automático da reunião de controle podem ser um “plus” na sua gestão!
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7. Como o software ajuda na comunicação interna?
Um dos segredos da gestão eficiente de projetos é a comunicação interna e a transparência. Verifique nos softwares selecionados quais são as funcionalidades relacionadas a esse tema. A transparência ajuda na pressão positiva para a execução dentro do prazo, afinal, se todo mundo pode ver onde o projeto está atrasando, ninguém vai querer ser o responsável pelo gargalo, não é mesmo? Desse modo, naturalmente as pessoas começam a se movimentar para eliminar os empecilhos e colocar o projeto no rumo novamente.
Verifique se o software oferece:
- Alertas automáticos para início de ação e/ou ações atrasadas
- Se é possível separar os projetos por áreas
- Relatórios de acompanhamento para atrasos ou desvios
- Indicadores de desempenho
- Dashboards para gestão a vista com visibilidade do andamento dos projetos em tempo real
8. Existe suporte para a solução?
Nada mais frustrante do que contratar uma solução e perceber que você tem várias dúvidas e ninguém para respondê-las. É por essa razão que, antes mesmo de adquirir qualquer software de gestão de projetos você deve se certificar de que existe um suporte, e dos bons.
Verifique se, junto ao contrato, vem anexado um SLA (Service Legal Agreement), isto é, um documento que determina qual é o serviço mínimo a ser prestado pelo suporte e a qualidade deste.
9. É possível integrar o software de gestão de projetos a outras soluções?
Item importantíssimo a ser verificado antes da contratação da ferramenta: a possibilidade de integração com outros sistemas utilizados na sua empresa, como ERP, CRM, Big Data, entre outros.
A gestão integrada é necessária para que você tenha uma visão completa do desempenho da sua organização, inclusive dos projetos, cujo objetivo maior é sempre o de trazer retorno financeiro ao negócio.
10. Qual é o custo da solução?
Finalmente, avalie se o custo da solução é condizente com os benefícios oferecidos e se está dentro do orçamento previsto para o investimento. Melhor ter uma solução mais cara e que traga melhores resultados no médio e longo prazo do que ter um software que dá mais trabalho do que deveria.
Lembre-se sempre de que o software mais barato nem sempre é a melhor solução para sua empresa. Avalie os requisitos básicos antes – necessidades, funcionalidades, escalabilidade, etc. – para colocar o custo como fator de desempate.
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