As reuniões fazem parte da rotina de toda empresa. São nelas em que são discutidos os problemas, tomadas as decisões e onde se define os trabalhos em grupo. Mas será que todas elas são necessárias? Qual o tempo e a frequência ideal para que as reuniões sejam encontros produtivos? Esse é um desafio que perpassa o dia a dia de todo gestor. Para auxiliar nessa tarefa, separamos 5 dicas para tornar suas reuniões produtivas e torná-las menos desgastantes para toda a equipe. Tenha um objetivo claro A primeira questão é: ao marcar uma reunião pergunte-se o motivo dela acontecer e quais os objetivos estão previstos de serem alcançados com o evento. Pode ser informar a equipe, receber informações de acompanhamento, coordenar projetos, treinar ou ser treinado sobre novos procedimentos, planejar metas, desenvolver estratégias, acompanhar resultados, definir prioridades, reajustar o orçamento, socializar com o time, entre outras razões. Tendo isso claro, fica mais fácil conduzir a reunião, manter o foco e garantir a produtividade e a qualidade. Delegue funções para os participantes O segundo ponto é definir funções entre os membros da equipe. Defina quem será o coordenador que convoca a reunião e lidera o encontro, quem será o facilitador que irá ajudar os participantes a manter o foco na questão principal para chegar a uma conclusão, defina quem será o controlador do tempo, lembrando do início e fim da conversa e a equipe de apoio, que deve providenciar os recursos técnicos para a reunião. Tenha uma pauta pré-definida Com esses dois tópicos definidos, prepare a pauta da reunião e compartilhe com os colegas que estarão presentes no dia. Priorize tópicos claros e objetivos que indicam uma ação a ser tomada, para não haver dispersão.  Para economizar tempo, o software Gestão Estratégica da Stratec permite estipular o calendário de reuniões de acompanhamento de resultados, sejam elas no nível estratégico ou setoriais. “O software facilita esse agendamento já criando um calendário de reuniões ao longo do ano. No agendamento é possível determinar horário de inicio e término da reunião, a periodicidade em que ela acontece, a pauta destrinchada e quem vai participar. O software já manda o convite para todos os participantes e bloqueia o horário na agenda dos convidados”, explica Guilherme Barbassa, diretor da Stratec. Escolha um bom horário Segundo especialistas, o melhor horário para se realizar uma reunião na empresa é na primeira hora da segunda feira, quando a equipe está descansada do final de semana e precisa de motivação para trabalhar. Mas se alguém chegar atrasado, não interrompa a reunião e solicite que o retardatário acompanhe pela anotação dos colegas, para não criar transtornos e perda de foco. Deixe tudo registrado Para deixar tudo registrado, o Gestão Estratégica permite também que se crie a ata da reunião no próprio sistema, arquivando o que ficou decidido e deixando o documento disponível para todos os que participaram do evento. Além disso, o gestor economiza tempo ao preparar uma reunião de acompanhamento. Isso porque, ele não precisa preparar uma apresentação especial para a reunião. O próprio software já disponibiliza um painel com as informações mais relevantes. “Para facilitar a dinâmica da reunião e reduzir trabalho, o gerente já pode criar o roteiro da reunião no software, utilizando os relatórios em forma de apresentação. Ao iniciar a reunião, basta projetar o software em um recurso multimídia e ele apresenta todos os tópicos escolhidos pelo gestor previamente” conta Barbassa. Vale reforçar ainda, que o sistema possui também uma funcionalidade que acompanha o tempo da apresentação, possibilitando o controle da duração da reunião e a manutenção do foco. Essas e diversas outras funcionalidades estão disponíveis no Software Gestão Estratégica. Para conhecer melhor o sistema, solicite uma apresentação.

Conheça as novidades da nova versão do software Gestão estratégica O ano de 2013 fecha com chave de ouro para a Stratec com o lançamento da versão 6.01 do software Gestão Estratégica. Muitas novidades foram implantadas no sistema para a facilitar a vida do usuário e amadurecer o processo de gestão nas empresas parceiras. A primeira inovação trata da possibilidade de visualizar os gráficos e a árvore de gráfico com periodicidade diferente do indicador. Neidson Silva, coordenador de suporte e homologação da Stratec explica: “Por exemplo, se existe um indicador com apuração semanal e o usuário clica para exibir o gráfico dele, ele pode selecionar a exibição mensal do mesmo indicador. Então ele vai me dar o gráfico com os valores semanais acumulados no mês. E o melhor, ele acumula tanto a meta quanto o resultado, e isso funciona só em termos de visualização mesmo, o indicador não altera”, diz. Na função gestão a vista, também tem novidades. Agora é possível estabelecer uma condição para o gráfico aparecer ou não em uma nova página. Isto é, posso estabelecer a condição de que o gráfico só vai aparecer se tiver um desempenho inferior a 100% ou se o relatório de acompanhamento tiver sido preenchido. Caso contrário, o gráfico não aparece. “Esse recurso será muito utilizado quando a gestão precisar cobrar os funcionários. Enquanto o resultado estiver abaixo do esperado, o software exibe o gráfico e vai mostrando pra todo mundo que a área  ou a pessoa X não atingiu a meta”, explica Silva. Todo a aparência no gestão a vista pode ser customizada de acordo com a empresa. O tipo de fonte, tamanho da fonte, fundo, cores, itálico, negrito, tudo pode ser personalizado de maneira a deixar do jeito que o cliente quiser. Além disso, agora é possível ocultar filtros e o cabeçalho para aparecer somente o gráfico durante a apresentação. Essa medida foi solicitada por alguns clientes e já estará disponível na nova versão. Outra novidade é a possibilidade de inserir uma foto no cadastro de colaboradores. Basta clicar no espaço em branco e adicionar o arquivo. “Isso servirá para identificar os colaboradores em empresas muito grandes. Não é necessário salvar, basta importar”, comenta Silva. Uma função que os usuários já conhecem é o envio de e-mails diretamente do software para os colaboradores quando uma ação ou meta não foi completada, está atrasada ou um indicador está desatualizado. O que muda agora é que o e-mail já virá com o link direto para a ação referida, facilitando o acesso de quem é responsável por ela. Quem prefere trabalhar com valores fixos no planejamento anual também notará outra facilidade no software. Na versão 6.01, o gestor poderá criar uma meta anual e incluir uma fórmula no sistema para que o mesmo divida e preencha os valores fixos em cada mês automaticamente. “As fórmulas são livres, o cliente pode incluir a fórmula que quiser no sistema”, conta Silva. São mais de 80 inovações nessa nova versão que tornarão o cotidiano dos gestores mais fácil e produtivo, além dos ajustes solicitados. A Stratec está sempre disponível para sugestões sobre o sistema, visando simplificar e desenvolver a experiência do usuário.

Gestores revelam o que estão planejando para o próximo ano O fim do ano traz consigo o um clima propício para refletir sobre o período que passou e estimula um novo planejamento para o ano que está por vir. Para quem trabalha com gestão estratégica, esse é um momento delicado, pois transformar as expectativas futuras em realidade exige um diagnóstico apurado do que já foi feito, o levantamento das reformas que precisam ser aplicadas, e a criação de planos realistas para o futuro.  No entanto, esse exercício é que ajudará a construir o futuro do negócio. “Um bom planejamento terá que prever a otimização da estrutura, da organização do negócio, e ir além dos números, pensando também no fortalecimento da imagem e da marca no mercado”, ensina o consultor do Sebrae-SP, Júlio Tadeu Alencar, em entrevista ao portal. Depois de passar por esse processo,  a já definido o caminho que quer percorrer no próximo ano. Segundo Guilherme Barbassa, diretor da empresa, 2014 vai ser um ano de consolidação da internacionalização que a empresa iniciou este ano, instituindo escritórios na Colômbia, México e Argentina. “Consolidar a presença na América Latina e começar a dar os primeiros passos nos EUA e Canadá é um de nossos objetivos no ano que vem”. Já em relação aos produtos, Barbassa diz que já estão trabalhando em novidades a serem lançadas em 2014. “Pretendemos lançar uma linha de HCM – Human Capital Management que acaba tendo muita relação com os nosso produtos atuais. Em se tratando de gestão estratégica, cada vez mais as pessoas são dependentes de pessoas e serviços para que a estratégia seja executada. Além disso, as pessoas estão tendo cada vez mais importância nas organizações. E elas têm percebido isso”, diz. Segundo ele, os novos produtos já estão em desenvolvimento e abordarão funcionalidades tais como matriz de competências, gestão de capacitação e gestão de desempenho. Pedro Oliveira, analista de planejamento estratégico da Petros Engenharia, também já passou pelo momento de revisão em sua empresa e agora planeja os próximos passos. “O principal ponto de melhoria em nosso modelo de gestão é relacionado à comunicação da estratégia. Hoje o pleno acesso às informações do planejamento estratégico está restrito à Diretoria Executiva. Nossa intenção para o próximo ano é proporcionar maior conhecimento sobre a evolução das diretrizes estratégicas aos demais níveis da fundação”, afirma. Ele, que usa o software Gestão Estratégica para fazer esse planejamento e as reuniões de avaliação da performance da empresa, afirma que o sistema continuará conduzindo a gestão no ano que vem. “O software deve nos apoiar na comunicação e acesso às informações sobre o planejamento estratégico, bem como no acesso aos indicadores de gestão interna. Essas informações estarão disponíveis para a alta administração e corpo gerencial”, conclui. O ditado “em casa de ferreiro o espeto é de pau” não funciona na Stratec. Barbassa complementa que são também usuários dos softwares que produzem. “ Toda nossa estratégia está consolidada em metas, objetivos e projetos nos software GE – Gestão Estratégica. Para conhecer melhor do software Gestão Estratégica, veja nossos vídeos ou solicite uma apresentação.