Como potencializar a função dos analistas de planejamento estratégico, ampliando suas contribuições para o sucesso das corporações. Realizar a gestão e interpretação de informações, números e definição de estratégias corporativas, funções do analista de planejamento estratégico de uma empresa, requer dedicação, organização e, acima de tudo, demanda tempo, além de frequentes atualizações. Tudo isso inserido no cenário acelerado atual, em que as organizações, cada vez mais em busca da otimização de resultados e maior produtividade, acabam dedicando menos tempo para os devidos planejamentos. A realidade que se vê nas empresas é que os analistas de planejamento se ocupam com realizações operacionais e não conseguem se dedicar efetivamente ao planejamento de estratégias, o que é prejudicial para as organizações, desacelerando o seu crescimento. Sendo assim, como gerenciar melhor essas importantes atividades, economizando o tempo gasto com o preenchimento de planilhas e abrindo mais possibilidades para desenvolvimentos e execuções de ações? Possuir sistemas automatizados que forneçam dados precisos, compilados em forma de gráficos, mapas e planilhas para facilitar as análises desses profissionais, vem a ser a resposta e torna-se fundamental nesses casos, além de ser um diferencial e tanto para quem busca sucesso nos negócios. O software Gestão Estratégica da Stratec, adaptado à metodologia BSC – Balance Scorecard, auxilia os analistas na vinculação e análise da relação de causa e efeito entre os objetivos estratégicos da corporação, possibilitando uma interpretação precisa das informações nele contidas, que são atualizadas automaticamente conforme o abastecimento de informações por cada gestor. Ou seja, a ferramenta possibilita que os gestores de cada área sejam os responsáveis por alimentar o sistema com os dados de seu setor, eliminando a cobrança por parte dos analistas e liberando esses profissionais para realizar diagnósticos, propor novas ações e indicar caminhos. Por meio da construção de dashboards – painéis de controle – com indicadores de desempenho de cada projeto ou área, o sistema auxilia na definição de metas e na medição de resultados. Os dashboards podem ser construídos para serem visualizados por todos, por uma área ou por um colaborador específico, facilitando também a coordenação de equipes, uma vez que os trabalhadores conseguem entender com mais clareza a sua contribuição para o negócio, ajustando melhor o seu foco. Essa ajuda externa acaba por se fazer essencial para desafogar os analistas e permitir que enfim, sejam consultores internos, pensem estrategicamente nos rumos da empresa, em como superar desafios e principalmente em como evitá-los, contribuindo mais efetivamente para o seu desenvolvimento.

  A possibilidade de importar o relatório de acompanhamento é a grande novidade na versão 6.05 do GE A Stratec está constantemente atualizando o software Gestão Estratégica, afim de oferecer um sistema cada vez mais completo aos seus clientes. Dentre outras novidades, a versão 6.05 do GE contará com a possibilidade de importar o relatório  de acompanhamento. Os campos que antes só eram possíveis de serem preenchidos manualmente, poderão também ser alimentados através de importação, o que facilitará o cadastro das informações. O relatório de acompanhamento é um documento que informa aos gestores da área o porque de aquela determinada meta não ter sido atingida. Por exemplo, se o colaborador X tinha uma ação para ser concluída em 10 dias, após esse prazo, se o indicador sinalizar o farol vermelho, o sistema automaticamente criará um relatório para ser preenchido e enviará uma mensagem para o responsável pelo indicador avisando que a meta não foi atingida. O colaborador deverá então apresentar as justificativas para aquele objetivo não ter sido alcançado e propor um plano de ação a ser executado a fim de atingir sua meta no próximo período. Esse relatório pode ser configurado de maneira personalizada, de acordo com o nível de cobrança da área. Cecília Fagundes, analista de testes da Stratec, explica: “Por exemplo, se eu tenho um indicador diário, posso configurar a emissão do relatório para todos os dias em que a meta não for alcançada, ou posso configurar que o relatório seja criado somente após a terceira vez que a meta não tenha sido atingida”, conta. Segundo Cecília, antes da mudança só era possível inserir as justificativas no sistema, manualmente. “Agora, é possível importar os dados automaticamente, facilitando a importação de vários relatórios de acompanhamento de uma só vez, através da importação de dados. Isso gera uma super economia de tempo”, conta. O arquivo a ser importado deve ser no formato “.xls”, do Excel. Após a conclusão do preenchimento do relatório, o farol do indicador permanecerá vermelho, porém com um ticket verde sobre ele, sinalizando que as justificativas para aquele indicador foram entregues. Esta sugestão foi indicada pela Anbima do Rio de Janeiro, cliente da Stratec desde 2012, contribuindo com a melhoria do sistema para todos os usuários. Se você também tem uma sugestão de melhoria, contate o nosso suporte: suporte@actiosoftware.com ou comente com o analista que já atende sua empresa. A Stratec tem o prazer em tornar a experiência do usuário cada dia melhor.

Com a tecnologia, gerir equipes remotamente têm se tornado cada vez mais comum. Saiba como tirar proveito da situação Gestores são responsáveis por uma equipe e uma série de atividades a serem realizadas dentro de uma empresa. Dentro do escritório, é mais fácil observar os funcionários que produzem mais, os que colaboram com os colegas, os que se destacam. No entanto, quando o gestor se vê na responsabilidade de gerenciar uma equipe à distância, bate a insegurança: será que os colaboradores irão entregar as tarefas e agir com responsabilidade, longe dos olhos dos chefes? Muitas empresas acreditam que sim, e adotam a prática da gestão à distância. Para que o gerente consiga administrar os projetos de sua equipe sem precisar ficar de olho em seus colaboradores, separamos algumas dicas: Defina metas claras Estabeleça com seu time objetivos claros, mensuráveis, individuais e com prazo. Isso faz com que o funcionário tenha um roteiro de prioridades para seguir e o gestor também consegue ver com mais facilidade a produtividade do indivíduo. Faça reuniões presenciais periodicamente Para manter o espírito de equipe e avaliar os resultados produzidos à distância, é aconselhável que o gestor faça reuniões presenciais periodicamente. Esses encontros diminuem a ansiedade do gestor e também o isolamento social a qual se colocam os funcionários que trabalham em casa. Vale fazer uma reunião mais longa uma vez por semana. Durante os outros dias, a comunicação pode ser via e-mail ou Skype. Faça questão da qualidade no trabalho No momento de definição das metas, deixe também bem claro o que se espera de cada ação e os prazos. Assim, o funcionário terá um padrão mínimo de qualidade para a entrega de suas atividades. Crie o hábito de se planejar Muitos lideres, diante das emergências ou de alguma dificuldade, recorrem à equipe para solucionar a questão, por ser mais cômodo e rápido. No entanto, quando a equipe está trabalhando à distância, o gestor não conta com essa facilidade e por isso, precisa se planejar para evitar ao máximo que imprevistos aconteçam. Aja mais como um consultor do que como um chefe Desenvolver habilidades de orientação, feedbacks, cobrança de maneira mais construtiva e não destrutiva, podem ser diferenciais na hora do gestor comandar a equipe que está fora do escritório. Muitos profissionais são produtivos em horários não convencionais, como à noite ou logo cedo de manhã. Segundo Guilherme Barbassa, diretor da Stratec, o mais importante é focar no resultado da equipe e não na quantidade de esforço realizado. “Se o gestor tem a tendência de controle de esforço, do quanto as pessoas estão trabalhando, ele vai viver um estágio de ansiedade muito grande, pois não da pra saber o quanto cada um está trabalhando. A noção de controle de trabalho não pode existir, o foco tem que estar nos resultados alcançados”, alerta. De acordo com o diretor, é preciso ter muito claro o que esperar de cada equipe, com indicadores e metas claras e projetos com entregáveis e prazos definidos. “Assim você acompanha o resultado de cada equipe e constrói um time eficiente, mesmo estando a distância”, afirma. Utilize ferramentas de controle e planejamento Possuir uma ferramenta que sistematize o plano de ações da equipe e o cumprimento das metas é essencial para quem pretende gerir um time à distância. O ideal é ter um sistema que organize as informações sobre o que deve ser feito, quando e como. “O software Gestão estratégica é uma ferramenta eficiente para viabilizar essa acompanhamento de resultados, de entrega de projetos e alcance de metas. Como ele é via web, pode ser acessado de qualquer lugar”, afirma Barbassa. Segundo o diretor, o GE é uma ferramenta que dá transparência ao controle de ações e consegue materializar o modelo de gestão voltado para resultados. Veja também: As vantagens e desvantagens do Home Office  

Num setor que cresce de 30 a 40% ao ano, ter uma gestão estratégica eficiente é essencial para garantir o sucesso dos negócios Com a evolução tecnológica e a popularização da internet, novas empresas se formaram no ambiente eletrônico e virtual, criando um novo mercado altamente lucrativo, que disponibiliza a vitrine de produtos na tela do computador e dispensa a necessidade de uma loja física para o atendimento ao consumidor. Segundo uma pesquisa realizada pela empresa italiana de consultoria Translated, o Brasil daqui a dois anos será o 4o maior mercado de e-commerce do mundo. As empresas que mais se destacam nesse cenário atualmente são parte do grupo B2W: Americanas.com, Shoptime e Submarino, ocupando o 15o lugar no ranking mundial de empresas de e-commerce. Por ser uma realidade relativamente nova, muitas companhias que trabalham com e-commerce não seguem os modelos de gestão tradicionais, mas, isso não as isenta de controlar os processos e monitorar os resultados para garantir o sucesso no final do período. Se considerarmos o grande volume  de vendas e operações realizadas nos maiores sites de compras do mercado, nota-se a complexidade dos processos e a importância do monitoramento em relação à logística e às metas dos procedimentos de venda e entrega dos produtos para a manutenção da satisfação dos clientes e da boa imagem da instituição no meio virtual. Nesse contexto, é preciso fazer a administração da linha de produtos, gerenciar o estoque, administrar o tempo de entrega dos itens, a logística de distribuição dos produtos, gerenciar a satisfação dos clientes, a rapidez no atendimento, entre outros tantos processos e indicadores. Controlar tudo isso, fica mais fácil quando se tem um sistema que automatiza toda a gestão de processos, como o software Gestão Estratégica da Stratec. Com essa ferramenta, é possível observar as não conformidades nos processos de compra, de entrega de produtos, o nível de satisfação dos clientes, a efetividade na manutenção do estoque, o gerenciamento das atividades dos colaboradores, entre outros tantos indicadores, que proporcionam o constante aprimoramento da empresa e garantem um diferencial competitivo e efetividade operacional. O grupo B2W é usuário do software Gestão Estratégica, que além de ser 100% web, automatiza o sistema de gestão e facilita a visualização das informações estratégicas do negócio e a comunicação das metas e resultados para toda a empresa. Para Guilherme Barbassa, controlar tudo isso, fica mais fácil quando se tem um sistema que automatiza toda a gestão de processos, como o software Gestão Estratégica da Stratec. Com essa ferramenta, é possível observar as não conformidades nos processos de compra, de entrega de produtos, o nível de satisfação dos clientes, a efetividade na manutenção do estoque, o gerenciamento das atividades dos colaboradores, entre outros tantos indicadores, que proporcionam o constante aprimoramento da empresa e garantem um diferencial competitivo e efetividade operacional.

Na hora de colocar o planejamento estratégico em prática, é comum que os gestores cometam alguns erros. Saiba quais são e como evitá-los Ao construir o planejamento estratégico da empresa, é preciso considerar alguns fatores essenciais, que quando negligenciados, impactam negativamente na aplicação e na manutenção da estratégia na empresa. São eles: comunicação, monitoramento, definição clara de metas e objetivos, definição da frequência das reuniões estratégicas e envolvimento da equipe. Nesse artigo vamos destrinchar cada um desses itens para que você não cometa nenhum desses erros na hora de colocar em prática o planejamento estratégico da sua companhia. Em primeiro lugar é preciso conhecer os objetivos da empresa, suas metas e onde ela almeja chegar. Mais do que conhecer, é preciso divulgar essas informações para toda a empresa, de maneira que todos os colaboradores possam se inspirar e desejar fazer parte desse plano maior. Comunicar o planejamento estratégico de maneira clara e objetiva com metas e ações bem definidas para toda a organização, promove uma cultura de crescimento em conjunto, possibilitando a harmonização entre os planos pessoais e profissionais dos funcionários. Para fazer uma comunicação eficiente, é preciso antes definir muito bem as metas e os objetivos. Um dos erros mais frequentes na proposição de um plano estratégico é no momento de definição da visão e missão do negócio e as metas que devem ser alcançadas. Visões muito genéricas ao invés de ampliar as possibilidades do negócio, deixam as pessoas confusas e não criam a percepção de pertencimento. Para uma visão ser clara, ela tem que ter uma dimensão tangível  com prazos específicos para acontecer, traduzindo o objetivo maior da empresa e onde ele pretende chegar daqui a um determinado período de tempo. A partir da visão é que se divide os objetivos menores, que por sua vez, são quebrados em metas e indicadores que possam ser medidos com clareza. Com a divisão da visão em objetivos menores, que por sua vez se dividem em metas, normalmente o planejamento estratégico gera um plano de ação repleto de atividades para cada área ou equipe. Se, durante o ano não houver um acompanhamento rígido desse plano de ação, elas acabam caindo no esquecimento. Portanto, cabe aos gestores estabelecer uma rotina de acompanhamento do plano de ação para assegurar que o mesmo será cumprido. Além de acompanhar as metas com frequência, é preciso também acompanhar os indicadores, que são as menores subdivisões do planejamento estratégico. Por exemplo: Como objetivo, a empresa determinou que quer melhorar o atendimento ao cliente. O indicador será a média de reclamações que o SAC recebe por mês. A meta é diminuir esse número de reclamações pela metade até o próximo semestre. São os indicadores que permitem que o gestor possa acompanhar o curso das ações da empresa e tomar decisões mais assertivas e rápidas caso encontre um obstáculo no caminho.  Por isso, devem ser monitorados constantemente e seus status devem ser comunicados para toda a empresa, como um meio de divulgação dos resultados e a criação do senso de responsabilidade conjunta de toda a equipe. Um bom estímulo é o reconhecimento e bonificação das áreas que alcançaram bons resultados no período. E por fim, é um erro bastante comum nas empresas realizar o planejamento estratégico apenas no nível da alta gerência da empresa, sem evolver a equipe no planejamento.  Deixar de fora a equipe, principalmente os líderes de cada área, da criação do planejamento, não gera o sentimento de trabalho em conjunto, ao contrário, imprime uma impressão de ordenação hierárquica, o que não é favorável. Criar as metas e objetivos em conjunto irá fortalecer a sua empresa e promover o comprometimento de todos para o bem comum do negócio. Para não errar, o ideal é que se use um sistema que automatize todos esses processos e possa conduzir o planejamento estratégico de maneira sistematizada. O Software Gestão Estratégica da Stratec possui dashboards que facilitam a transmissão das informações estratégicas em painéis, auxiliando a implantação de uma cultura de gestão à vista nas empresas e a comunicação dos resultados de maneira democrática. Além disso, ele comporta e organiza todos os objetivos, metas e indicadores da organização de maneira simples e amigável, definindo responsáveis por cada ação e auxiliando os gestores e terem uma visão mais clara se uma ação está atrasada ou não foi cumprida e o por quê. E ainda, com o GE, as reuniões de acompanhamento são muito mais simples, já que todas as informações se encontram disponibilizadas em gráficos de fácil interpretação, permitindo que os gestores tomem decisões mais assertivas e ágeis, dentre outros benefícios. Para conhecer melhor o Software Gestão Estratégica, veja nossos vídeos. Com as dicas acima, pare, planeje e aplique o planejamento estratégico sem erros na sua empresa.