Se tem algo que gestores e profissionais de RH desejam para a rotina de suas equipes, com certeza é a produtividade. No entanto, antes de ser produtivo e executar tarefas com sucesso, a organização no trabalho é um fator fundamental.
RH e gestores possuem uma grande influência sobre seus colaboradores para que eles não se percam, e fiquem cada vez menos produtivos e sem o engajamento necessário.
Quando eles assumem o compromisso de definir prioridades, estipular prazos de entrega e acompanham de perto a execução de todas as tarefas, a equipe passa a ter um rumo de trabalho.
Então, vamos apresentar neste artigo, os benefícios de manter a organização no trabalho, além de mostrar dicas de como alcançar esse resultado. Continue a leitura!
Conheça o software da Falconi desenvolvido por profissionais de Gente & Gestão
O que é organização no trabalho?
A organização no trabalho atua, precisamente, para conquistar um objetivo: a qualidade. Na realidade o verdadeiro motivo da organização do trabalho é para que tudo funcione de forma assertiva, como um relógio de precisão.
Se prestarmos atenção no funcionamento de um relógio, todas as peças unidas dão uma informação preciosa que resulta naquilo que precisamos para guiar-nos no tempo. Por isso, a organização no trabalho é algo essencial.
Contudo, a organização do trabalho depende da união de todas as peças. Os ponteiros não podem funcionar sem uma máquina precisa e esta, por sua vez, não se move sem uma fonte de energia. Nesse caso, a organização se torna indispensável.
Isso é o que definimos como organização do trabalho: cada peça funcionando em conformidade com as demais, formando um grupo organizado e conseguindo o objetivo de trabalhar da forma mais organizada possível.
A importância da organização no trabalho
Manter a organização no ambiente de trabalho é extremamente importante para qualquer profissional que queira ter mais produtividade e qualidade, pois garante às pessoas melhores condições de vida e facilidade no dia a dia, além do conforto.
A desorganização no trabalho implica no rendimento do profissional, e acaba afetando o seu humor e a sua saúde, além da possibilidade de desentendimento ou desgaste com colegas de trabalho.
Para garantir que o ambiente de trabalho esteja adequado, é necessário fazer uma avaliação de tudo que existe nele. Precisa-se entender que muitas coisas não estão sendo utilizadas e podem ser descartadas ou, até mesmo repassadas para profissionais de outros setores da empresa, que façam uso desse materiais.
No entanto, além de tudo o que já foi citado, é preciso lembrar também da organização pessoal em ações simples, como ter a agenda em dia, não atrasar-se para compromissos, reuniões e tarefas.
De nada adianta ter um ambiente limpo, espaçoso e bem organizado, se o clima organizacional não for bom. Por isso, a organização no trabalho é essencial.
Leia também: Home office eficaz: estratégias para alta produtividade
Quais as vantagens de manter a organização no trabalho?
Logicamente, manter organização no trabalho só traz vantagens, além de refletir diretamente no desempenho individual de cada colaborador, e de todos que utilizam um espaço bem cuidado. Confira alguns desses benefícios:
1- Aumento da produtividade
Quando você chega para trabalhar e encontra uma mesa toda bagunçada, com papéis e materiais jogados aleatoriamente, dificilmente conseguirá ser produtivo como esperado.
Primeiramente, será necessário arrumar toda a bagunça, colocando cada objeto em seu devido lugar e de maneira organizada, que não atrapalhe a execução de outros serviços. Com todo esse contratempo, ninguém consegue iniciar bem o dia de trabalho, certo?
Em outras palavras, a falta de ordenação impacta diretamente no rendimento de um profissional, obrigando-o a ocupar-se com tarefas que não estavam programadas e, assim, diminuir a sua produtividade diária.
2- Otimização de tempo
Com certeza você já escutou alguém falar que “tempo é dinheiro”, e no mundo corporativo, essa frase não é exagero. Considerando a alta concorrência do mercado atual, isso é ainda uma grande verdade.
Por isso, a partir de uma sistematização, você consegue otimizar a rotina de tarefas, cumprindo exatamente com o que foi planejado e, dessa forma, reduzindo o tempo ocioso e improdutivo. Os bons resultados serão uma consequência direta dessa organização.
3- Foco maior nas atividades
Todo profissional é contratado para executar um serviço específico, geralmente algo que está ligado a sua área de formação. Nesse caso, o gestor espera que o colaborador cumpra a sua parte e exerça com eficiência as suas atividades diárias.
Ou seja, para se concentrar completamente no cumprimento de suas responsabilidades, o profissional precisa contar com um ambiente totalmente favorável a isso, garantindo que nada tire a sua atenção do foco.
4- Bem-estar e conforto
A rotina de trabalho pode ser bem menos desgastante e estressante do que o de costume. Todavia, com obrigações que vão além das tarefas convencionais, nenhum trabalhador consegue iniciar ou terminar o seu dia com conforto ou bem-estar.
Garantir um local de trabalho que ofereça conforto para o colaborador, ajudará muito no aumento do engajamento e da motivação, fazendo o trabalhador sentir-se cada dia mais à vontade dentro da empresa.
Dicas de organização no trabalho
Conheça mais sobre a Actio, uma empresa do grupo Falconi
Abaixo você irá conferir algumas dicas simples que podem fazer a diferença no seu dia de trabalho, diminuindo o estresse e deixando o ambiente ainda melhor:
1-Arrume sua mesa
Comece estabelecendo a organização no trabalho. Defina onde cada coisa vai ficar: computador, porta canetas, decoração, papéis, livros, garrafinha ou copo. De preferência, coloque todos os papéis em uma caixa, descrevendo na tampa qual o conteúdo delas, depois disso junte todo o lixo acumulado e livre-se dele.
2- Limite o tempo de cada tarefa e priorize as atividades do dia
Uma vez priorizadas as tarefas, limite o tempo de cada uma delas. Dessa forma, você saberá quais atividades irão demandar mais tempo, e como programar-se para que todas sejam realizadas dentro do cronograma estipulado.
3- Faça intervalos
Pausas curtas e regulares são essenciais para que o seu rendimento e performance não caiam e, assim, você consiga manter o foco para realizar o seu trabalho da melhor maneira possível.
4-Defina a hora de sair
Estender a jornada de trabalho pode não ser uma boa opção! A organização no trabalho também está relacionada com a carga horária.
Além disso, defina uma hora para finalizar todas a suas tarefas do dia, e tente cumprir. Trabalhar cansado e com pouca energia gera um ambiente também de pouca organização e concentração, trazendo desânimo aos dias posteriores.
Procurando um software de gestão de desempenho? Conheça o Lift!
5-Tenha um propósito para sua tarefa
Quando você busca um sentido para aquilo que está fazendo, sua concentração no trabalho melhora de forma notória. Ou seja, para convencer o cérebro de que sua atividade profissional é importante, é preciso mostrar a ele que ela faz com que você cresça e também com que se divirta de alguma forma.
Ou seja, a dica é tentar ver o lado bom da atividade que você está fazendo; mesmo que não seja a atividade dos seus sonhos. Se for algo chato, pense que, por trás, existe um propósito, uma missão maior.
6-Corra da procrastinação
“Deixar para fazer depois…” Essa é uma mania comum que temos quando a tarefa nos assusta um pouco. Pode ser algo fácil de fazer, e só estamos com medo de começar. E daí vem a procrastinação.
Além disso, é preciso focar nos benefícios para superar os esforços. Uma dica é pensar na tarefa já executada, e quantos benefícios ela trará, começando devagar, com passos menores. Quando menos perceber, ela já estará cumprida.
7-Elabore listas
Listas são muito úteis para que o colaborador visualize suas tarefas durante o dia de trabalho, e se mantenha organizado.
Além disso, procure organizar-se diariamente, seja em uma tabela no papel, um rascunho ou até mesmo via caminhos mais modernos; como um aplicativo de celular ou um site que faça essa organização no trabalho para ajudar você.
Agora, se temos problema com a organização, existem algumas ferramentas que podem nos ajudar.
Uma delas é o 5S: uma metodologia japonesa para organização de qualquer ambiente.
O que significa os 5S’s? São palavras que, transliteradas para o nosso idioma, começam com a letra S. São elas: Seiri, Seiton, Seisõ, Seiketsu e Shitsuke. Veja em seguida um gráfico da Metra, que nos mostra com mais clareza cada significado:
Quais são os benefícios da organização no trabalho?
A seguir, listamos alguns benefícios de manter a organização no trabalho:
- Aumenta o desempenho do colaborador;
- Diminui o estresse;
- Otimiza a execução das atividades;
- Aumenta a motivação;
- Melhora a imagem da empresa perante os stakeholders;
- Minimiza os problemas de saúde e emocionais;
- Melhora o relacionamento interpessoal;
- Favorece a gestão do tempo;
- Previne imprevistos e a perda de documentos importantes;
- Aumenta a criatividade.
Mas lembre-se: objetivos só são alcançados por meio de esforços, então siga nossas dicas e melhore ainda mais seu desempenho!
Perguntas frequentes
1- O que é o conceito de organização do trabalho?
A organização do trabalho constitui uma dimensão significativa do “trabalho” entendido como toda atividade social e historicamente condicionada – e, portanto, mutável – orientada à satisfação de necessidades individuais e coletivas, que combina de diversas maneiras o esforço físico e mental.
2- Quais são os princípios de organização do trabalho?
Os princípios de organização incluem a unidade de comando, a paridade entre autoridade e responsabilidade, o princípio escalar e a cadeia de comando, bem como a amplitude de controle que se refere à extensão da supervisão de um superior.
3- Como é a organização do trabalho atualmente?
Atualmente, a organização do trabalho ocorre em meio a condições sociais, econômicas e culturais específicas, sendo influenciada pelo cenário digital caracterizado pelo excesso de informações e tecnologias.
4- Qual o objetivo do planejamento e organização do trabalho?
O planejamento e organização do trabalho visam estruturar tarefas e recursos disponíveis para alcançar os objetivos do negócio.
No entanto, isso envolve seguir metas estabelecidas e executar as ações necessárias para atingir esses propósitos.
5- Quais são os objetivos da organização?
Os objetivos organizacionais indicam a direção que a empresa busca, representando sua visão de futuro.
Ou seja, com base nesses objetivos, a empresa desenvolve planos e define ações estratégicas para atingir seu propósito.
Conclusão
Como você pode perceber, são muitos os benefícios da organização no trabalho. Todavia, para manter um ótimo padrão na sua empresa, é indispensável adotar a tecnologia, e utilizar um software de desempenho individual para gestão mais alinhada.
Não perca tempo, e mantenha-se produtivo e organizado durante todo o ano.
