Realizar o gerenciamento de riscos eficiente é uma etapa essencial para qualquer empresa nos dias de hoje. Isso porque, com as rápidas mudanças de mercado, devido à transformação digital, uma reação lenta pode prejudicar seus negócios.
São diversos os pontos de controle de riscos, e várias as situações que podem levar ao prejuízo da sua empresa. Como, então, realizar um acompanhamento eficaz de todas essas ocorrências?
Para responder a esse questionamento e mostrar a você o caminho a ser seguido, melhorando a sua gestão de riscos e tornando-a mais eficiente, elaboramos este artigo.
Continue lendo, e confira todas as dicas que reunimos para você!
O que é o Gerenciamento de Riscos?
Antes de mais nada, vamos definir o que é o gerenciamento de riscos: todo processo, atividade ou projeto mantém um determinado nível de risco. Podemos considerar como a chance de algo não sair como planejado, causando perdas de recursos, desvios de percurso ou atrasos.
Esses problemas podem ter diferentes origens. Como uma falta de demanda do mercado, a falta de organização com despesas e serviços, ou até mesmo os erros de um colaborador.
Qualquer um dos itens anteriores podem representar um risco para a sua operação, acarretando danos. Entretanto, esses mesmos fatores podem trazer consigo oportunidades de melhoria. Mas, para aproveitá-las é preciso, antes de tudo, mapear os riscos.
É bem aí que surge a gestão. Ela identifica todos esses pontos antes que aconteçam. Isso facilita o aproveitamento das oportunidades e minimizando as os impactos e ações das ameaças.
Podemos então conceituar o gerenciamento de riscos como um conjunto de ações estratégicas. Estas visam minimizar as ameaças e maximizar as oportunidades trazidas por eventos incertos e fora do controle de sua empresa.
Como tratar os riscos de um projeto?
Primeiramente, é muito importante entender o real motivo dos acontecimentos para facilitar o processo. Pensando nisso, elaboramos aqui um passo a passo para orientar você com o gerenciamento de riscos nos projetos do seu negócio. Confira:
1. Planejamento do gerenciamento de riscos
O primeiro passo é planejar o gerenciamento de riscos. Ou seja, antes mesmo de saber quais são os riscos, você deve planejar como vai encontrá-los e estar preparado para tomada de decisões.
2. Identificação dos riscos
O segundo passo é identificar todos os riscos do seu projeto. Elabore uma lista, podendo assim verificar o que pode dar certo ou errado. Essa etapa precisa haver comprometimento e ajuda com informações.
3. Realização da análise qualitativa dos riscos
A análise qualitativa é a priorização dos riscos. Dar atenção aos que têm grande probabilidade de ocorrer ou que podem causar grandes impactos ao projeto, pois não é possível tratar dos detalhes de todos.
A classificação pode ser feita em uma escala. Nesta, a probabilidade pode ir de muito alta a quase nula, e o impacto pode ir de gravíssimo a insignificante.
4. Realização da análise quantitativa dos riscos
A quantitativa análise demonstra o impacto de tempo e dinheiro que os riscos causam ao projeto. Fornecendo números, dias, horas e valores que a empresa terá caso ocorram os riscos.
Diante das destas três etapas classificadas como: planejar, identificar e qualificar, podemos então iniciar a execução do projeto. Não nos esquecendo que precisamos fazer o gerenciamento de riscos após a aplicabilidade das etapas para visualizar se está ocorrendo tudo conforme planejado.
Durante a execução de um projeto, novos riscos – sejam pequenos ou grandes – aparecerão. O sucesso do projeto virá com o gerenciamento de riscos constante, feito durante toda a durabilidade do projeto.
7. Monitoramento dos riscos
Essa etapa consiste em acompanhar o projeto ao longo de toda sua realização. Observando sempre quando ele está sendo exposto aos riscos e identificando o momento certo de implementar a resposta planejada.
Aqui, também devem ser levados em conta os novos riscos que podem estar surgindo ao longo do progresso do projeto. Isso deve ocorrer de modo que o gerenciamento de riscos torne-se um processo contínuo e cíclico.
Ferramentas para gerenciamento de riscos
O guia PMBOK cita diversas ferramentas que podem ser utilizadas para gerenciamento de riscos. A análise de listas de verificação, por exemplo, identifica os riscos baseando-se em projetos similares aos anteriores.
Além disso, os riscos podem ser identificados por meio de reuniões de brainstorm. Mas uma das ferramentas mais importantes, completas e utilizadas no gerenciamento de riscos é a matriz SWOT.
Matriz SWOT
A matriz SWOT foi criada pelo professor Albert Humphrey, de Stanford, na década de 60. Ela consiste na elaboração de uma análise que mapeia 4 categorias de atributos do seu projeto, sendo elas as seguintes:
- Strenghts (Forças);
- Weaknesses (Fraquezas);
- Opportunities (Oportunidades);
- Threats (Ameaças).
Esta técnica tem sido muito usada no planejamento estratégico de organizações, mas também no gerenciamento de riscos, apontando o que precisa ser analisado. Detalhando os pontos, temos:
Forças: Neste quesito, devem ser listados os principais diferenciais e vantagens competitivas do negócio. Ou seja, aquilo que pode minimizar impactos ou impedir os riscos, reduzindo as probabilidades de problemas e acidentes.
Fraquezas: Este é o momento de listar o oposto imediato do item anterior. As deficiências do projeto, que são aqueles fatores que podem aumentar as chances de os riscos se concretizarem, como a problemas com a equipe ou equipamentos.
Oportunidades: Aqui é onde são consideradas as possibilidades de mitigar os riscos, de acordo com a capacidade da empresa de reduzir os impactos para o projeto. Por meio de melhorias em seus processos. Vale lembrar que as melhorias são potenciais, o que quer dizer que talvez os resultados não sejam exatamente como imaginado.
Ameaças: Mudanças na legislação tributária ou o crescimento da concorrência são alguns exemplos de ameaças de um projeto. Portanto, neste quesito deve-se listar o que pode ser um obstáculo para o sucesso do negócio.
A sua principal finalidade é avaliar os fatores internos e externos que vão de encontro ao seu projeto. Identificando seus pontos fortes e fracos (fatores internos), assim como suas oportunidades e ameaças (fatores externos).
Depois de reunir essas informações, o ideal é fazer uma análise completa de todo o cenário que o seu projeto enfrenta. E, em seguida, planejar o gerenciamento de riscos.
Vale lembrar, também, que um bom plano de gerenciamento de riscos deve conter informações sobre todos os riscos. Detalhes sobre cada um deles, seu nível de gravidade, os responsáveis pela prevenção de cada risco e pelo contorno dos problemas, etc.
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